H公司包裝材料采購(gòu)管理現(xiàn)狀分析

1、H公司包裝材料采購(gòu)管理案例分析1.采購(gòu)背景1.1 H公司的基本概況及組織架構(gòu)1）公司簡(jiǎn)介上海H有限公司是上海H集團(tuán)股份有限公司附屬公司，是原上海H集團(tuán)下屬三家最大生產(chǎn)抗生素產(chǎn)品的骨干企業(yè)之一，吸收合并注資重組和專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)和商標(biāo)等無(wú)形資產(chǎn)注A的大型醫(yī)藥制藥企業(yè)。上海H有限公司是目前國(guó)內(nèi)品種最齊全、最豐富、最有特色的抗生素生產(chǎn)企業(yè)，也繁衍出來(lái)一條集研發(fā)、原料、制劑、銷(xiāo)售于一體的完整產(chǎn)業(yè)鏈。公司的主要產(chǎn)品頭孢類(lèi)在國(guó)內(nèi)市場(chǎng)排名均居前列，市場(chǎng)占有率均超過(guò)10%。2）公司組織架構(gòu)上海H有限公司主要由總經(jīng)理和QA總經(jīng)理負(fù)責(zé)重大事情的決策，并向董事會(huì)匯報(bào)工作。副總經(jīng)理兩名，分別由生產(chǎn)副總負(fù)責(zé)生產(chǎn)部及工程部

2、，財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部及物料控制部，其中包括采購(gòu)部、銷(xiāo)售部、倉(cāng)儲(chǔ)部。QA經(jīng)理主要負(fù)責(zé)QA部門(mén)和QC部門(mén)，對(duì)質(zhì)量進(jìn)行最終的管理。公司的組織架構(gòu)圖如圖1所示：圖1公司組織架構(gòu)3）公司發(fā)展?fàn)顩rH公司創(chuàng)建于1926年，中國(guó)民族醫(yī)藥工業(yè)先驅(qū)之一。作為上海市高新技術(shù)企業(yè)，H公司致力于在傳承中追求不斷創(chuàng)新，調(diào)整經(jīng)營(yíng)模式，不斷優(yōu)化品種、優(yōu)化營(yíng)銷(xiāo)方式、優(yōu)化生產(chǎn)布局、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、優(yōu)化管理體制。H公司在近幾年的迅速發(fā)展、組織架構(gòu)的調(diào)整，公司的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。為了更有效的處理好公司內(nèi)部各部門(mén)之間信息的傳遞，加強(qiáng)部門(mén)之間的信息共享。在2006年H公司引入了 ERP系統(tǒng)，希望通過(guò)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，加強(qiáng)企業(yè)管理，優(yōu)化企業(yè)

3、組織架構(gòu)。1.2 H公司采購(gòu)產(chǎn)品的特點(diǎn)和要求H公司采購(gòu)的物料主要分為三大類(lèi)：生產(chǎn)中使用的醫(yī)藥原料、包裝材料、五金材料。醫(yī)藥原料主要包括中間體和輔料，這部分物料的采購(gòu)金額占公司采購(gòu)金額的大部分，因此做好醫(yī)藥原料采購(gòu)工作對(duì)節(jié)約公司的采購(gòu)成本是十分重要的。包裝采購(gòu)主要分兩大類(lèi)：內(nèi)包裝材料和外包裝材料，內(nèi)包裝材料主要包括：膠塞、模制瓶、鋁蓋等一些直接接觸藥品的包裝材料。外包裝材料主要包括：盒子、紙箱、瓶貼、盒貼、說(shuō)明書(shū)、塑托等。這部分物料的采購(gòu)金額雖然占公司總的釆購(gòu)金額的比重不大，但是由于制藥企業(yè)對(duì)包裝材料的要求是十分嚴(yán)格。在2000年藥品包裝用材料、容器管理辦法中提到加強(qiáng)藥品包裝材料、容器的監(jiān)督管理

4、，并對(duì)藥品包裝材料實(shí)行產(chǎn)品注冊(cè)制度；2001年中華人民共和國(guó)藥品管理法就增設(shè)了 “藥品的包裝和分裝”章節(jié)對(duì)醫(yī)藥包裝問(wèn)題做了專(zhuān)門(mén)規(guī)定。其中包括：醫(yī)藥包裝的標(biāo)簽或說(shuō)明書(shū)上必須注明藥品的品名、規(guī)格、生產(chǎn)企業(yè)、批準(zhǔn)文號(hào)、產(chǎn)品批號(hào)、主要成分、適應(yīng)癥、用法和用量等注意事項(xiàng)。五金材料主要是公司用于日常設(shè)備的檢修和維護(hù)的備品備件等。由于醫(yī)藥公司對(duì)采購(gòu)物料的特殊要求，一般在釆購(gòu)前對(duì)符合GMP要求的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)的報(bào)批，在通過(guò)質(zhì)量審核后才能進(jìn)入公司的備選供應(yīng)商中， 而所有公司的原材料采購(gòu)和包裝材料釆購(gòu)必須在這些被選入合格供應(yīng)商中進(jìn)行選擇。根據(jù)公司采購(gòu)的不同類(lèi)型的物料，將物料釆購(gòu)方式大致分為以下三類(lèi)：首先，是對(duì)原材

5、料的采購(gòu)，采購(gòu)部門(mén)每年的年初會(huì)制定出采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)，根據(jù)上一年的各個(gè)供應(yīng)商的釆購(gòu)量對(duì)不同物料的需求量進(jìn)行采購(gòu)分配。釆購(gòu)一般在每個(gè)月10日拿到生產(chǎn)計(jì)劃后，在采購(gòu)部門(mén)確認(rèn)并制定完采購(gòu)計(jì)劃后，采購(gòu)人員將釆購(gòu)物料的合同以傳真的方式傳遞給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商在當(dāng)月底前把物料送達(dá)公司。其次，關(guān)于包裝材料的采購(gòu)方式，由于制藥企業(yè)對(duì)包裝材料的要求十分的嚴(yán)格，公司先把包裝材料供應(yīng)商分為兩大類(lèi)，一類(lèi)是外包裝的材料，一類(lèi)是內(nèi)包裝的材料。各類(lèi)物料都需要備選三家供應(yīng)商，而這些供應(yīng)商必須通過(guò)GMP認(rèn)證后才能使用。包裝材料的采購(gòu)以年度合同為基準(zhǔn)，參考每周的生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)訂單后，供應(yīng)商根據(jù)訂單的數(shù)量和配送時(shí)間將包裝材料送達(dá)公司。

6、最后，五金材料的釆購(gòu)主要根據(jù)日常維修使用所耗用的設(shè)備來(lái)進(jìn)行采購(gòu)，對(duì)五金材料的采購(gòu)的要求相對(duì)原料和包裝材料相對(duì)簡(jiǎn)單。本案例主要研究A項(xiàng)目在H公司的實(shí)施，如何通過(guò)對(duì)A項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的深入探討，及時(shí)發(fā)現(xiàn)H公司現(xiàn)存的采購(gòu)問(wèn)題，如何改進(jìn)、如何優(yōu)化H公司的采購(gòu)管理，提出實(shí)施有效的優(yōu)化方案是該論文主要研究的內(nèi)容。1.3 H公司包裝材料采購(gòu)流程的現(xiàn)狀根據(jù)上面對(duì)不同種類(lèi)的物料采購(gòu)方式進(jìn)行分析，其中對(duì)包裝材料的采購(gòu)流程與其他物料采購(gòu)有所不同，具體包裝材料采購(gòu)流程如下：圖2采購(gòu)流程2.采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算2.1 A項(xiàng)目采購(gòu)管理現(xiàn)狀1）A項(xiàng)目簡(jiǎn)介A項(xiàng)目是由H集團(tuán)投資450萬(wàn)人民幣，由該集團(tuán)下屬子公司H公司承接此項(xiàng)目。該項(xiàng)目主

7、要是對(duì)H公司研發(fā)的X產(chǎn)品進(jìn)行整體的包裝采購(gòu)管理，從產(chǎn)品包裝的設(shè)計(jì)、到釆購(gòu)部門(mén)對(duì)產(chǎn)品供應(yīng)商的評(píng)估、審核、選擇，質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商提供物料的檢查，在檢測(cè)合格后將物料放置在倉(cāng)庫(kù)合格區(qū)域，付款結(jié)帳，結(jié)束整個(gè)采購(gòu)工作。為此H公司2013年1月成立了 A項(xiàng)目組，由公司總經(jīng)理為項(xiàng)目總指揮。任命一位副總經(jīng)理為常務(wù)副總指揮部主持日常的項(xiàng)目管理工作。并同時(shí)從公司內(nèi)部各重要部門(mén)抽調(diào)十位QA人員、十位QC人員、十位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，二十位管理人員、四十位工人，組成近百人的項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)。其組織結(jié)構(gòu)圖如下所示：圖3 A項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)各職能部門(mén)的職能介紹：質(zhì)量部門(mén)主要有QA部門(mén)和QC部門(mén)兩個(gè)子部門(mén)組成。其中，QC部主要負(fù)責(zé)對(duì)

8、包裝材料的設(shè)計(jì)和供應(yīng)商的審核管理工作。QA部主要負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的物料進(jìn)行抽樣檢測(cè)，確認(rèn)該物料是否符合藥品包裝要求，是否能夠上線(xiàn)生產(chǎn)。綜合管理部門(mén)主要有其下的物控部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)兩個(gè)子部門(mén)組成。物控部門(mén)主要負(fù)責(zé)采購(gòu)、銷(xiāo)售、倉(cāng)儲(chǔ)管理。財(cái)務(wù)部門(mén)主要對(duì)項(xiàng)目后期收尾工作的付款結(jié)算的管理。2）A項(xiàng)目釆購(gòu)管理情況本案例研究的H公司A項(xiàng)目采購(gòu)管理包括內(nèi)包裝材料的釆購(gòu)、外包裝材料的釆購(gòu)。項(xiàng)目指揮部依據(jù)ERP中查詢(xún)到的相關(guān)物料信息，編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃， 將采購(gòu)需要的資金、時(shí)間、采購(gòu)物料的名稱(chēng)、數(shù)量等進(jìn)行分類(lèi)匯總，制定物料采購(gòu)方案，上報(bào)指揮部負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)后開(kāi)始進(jìn)行采購(gòu)的編制。釆購(gòu)部門(mén)按照審批合格的采購(gòu)計(jì)劃組織招標(biāo)。采購(gòu)

9、物料通過(guò)GMP認(rèn)證的有資質(zhì)的供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)。依據(jù)項(xiàng)目要求，將3到4個(gè)符合要求的合格供應(yīng)商要約到場(chǎng)，進(jìn)行招標(biāo)，與招標(biāo)采購(gòu)的供應(yīng)商簽訂合同。通過(guò)對(duì)這些供應(yīng)商提供的小樣，項(xiàng)目派專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行檢測(cè)和驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物料入庫(kù)，并在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)內(nèi)完成采購(gòu)工作，在項(xiàng)目收尾前結(jié)算貨款，完成整個(gè)項(xiàng)目。2.2 A項(xiàng)目采購(gòu)的目標(biāo)對(duì)于H公司而言，如何科學(xué)合理的管理和控制采購(gòu)成本和供應(yīng)商選擇，優(yōu)化釆購(gòu)管理機(jī)制，更加明確采購(gòu)工作的目的和原則，通過(guò)ERP的實(shí)施，對(duì)采購(gòu)管理優(yōu)化的目標(biāo)如下幾點(diǎn)：1）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理的選擇和審核，確認(rèn)符合GMP認(rèn)證的有批文的合格供應(yīng)商。2）及時(shí)有效的控制庫(kù)存，盡可能做到零庫(kù)存。3）按時(shí)向供

10、應(yīng)方支付貨款，不延付、不錯(cuò)付。4）釆購(gòu)人員分工明確，從而把工作進(jìn)一步做細(xì)、做好。5）對(duì)釆購(gòu)人員進(jìn)行相關(guān)ERP的釆購(gòu)模塊的培訓(xùn)，財(cái)務(wù)知識(shí)等專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提高工作效率和工作的實(shí)效性。6）在基于ERP的環(huán)境下，對(duì)各部門(mén)之間進(jìn)行管理，使各個(gè)部門(mén)之間能夠及時(shí)反饋信息，互相配合，互相監(jiān)督，互相制約，公平、公正、公開(kāi)的開(kāi)展工作。2.3 A項(xiàng)目采購(gòu)的原則在A(yíng)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，每一個(gè)階段的完工進(jìn)度將影響整個(gè)項(xiàng)目的工期和驗(yàn)收的滿(mǎn)意程度，需要在項(xiàng)目的每個(gè)階段對(duì)項(xiàng)目的采購(gòu)工作進(jìn)行改進(jìn)和完善，而這些優(yōu)化原則如下：1）首先必須建立完善的供應(yīng)商評(píng)審體制：對(duì)具體的供應(yīng)商資格、評(píng)審程序、評(píng)審方法等要做出明確的規(guī)定。2）建立采購(gòu)流程

11、、價(jià)格流程、驗(yàn)收流程、付款結(jié)算流程。3）完善采購(gòu)員的培訓(xùn)制度，保證采購(gòu)流程有效實(shí)施。4）價(jià)格的評(píng)審應(yīng)有相應(yīng)程序規(guī)定由相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)名簽署生效，杜絕暗箱操作。5）規(guī)范樣品的確認(rèn)制度，分散采購(gòu)部的權(quán)力。6）不定期的監(jiān)督，規(guī)范采購(gòu)行為。7）建立獎(jiǎng)勵(lì)制度，下調(diào)價(jià)格后應(yīng)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。8）加強(qiáng)開(kāi)發(fā)能力，尋求廉價(jià)代替品。3.采購(gòu)過(guò)程3.1 A項(xiàng)目采購(gòu)物料的ABC分類(lèi)對(duì)于一般的企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的物料種類(lèi)少則有幾百種，多則要上千、上萬(wàn)種，而且每種物料的釆購(gòu)價(jià)格都不一樣，需要釆購(gòu)的數(shù)量也各不相同。為了降低采購(gòu)成本、控制庫(kù)存數(shù)量、提供采購(gòu)實(shí)效性。根據(jù)庫(kù)存物料重要程度的不同，采用不同的控制和管理方式，這就是ABC分類(lèi)

12、方法的基本思想。通常ABC分類(lèi)方法根據(jù)兩個(gè)指標(biāo)來(lái)劃分，它們分別為“所占庫(kù)存資金的比例”和“所占庫(kù)存總品種數(shù)的比例”。如圖4所示：圖4 ABC分類(lèi)3.2 A類(lèi)核心部件采購(gòu)審批流程對(duì)于H公司A項(xiàng)目中的A類(lèi)核心部件，主要指針對(duì)X產(chǎn)品的內(nèi)包裝材料，也就是一些直接接觸藥品的包裝材料，包括：膠塞、模制瓶、鋁蓋等。對(duì)這些內(nèi)包裝材料的質(zhì)量要求是十分嚴(yán)格的，直接關(guān)系到藥品的質(zhì)量問(wèn)題。采購(gòu)金額占該項(xiàng)目包裝材料金額的70%左右。A類(lèi)核心部件的采購(gòu)審批流程如下：1）根據(jù)A項(xiàng)目的需求計(jì)劃，由采購(gòu)部門(mén)編制采購(gòu)文件。2）由物控部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批。審批合格后將采購(gòu)計(jì)劃交予采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行。3）采購(gòu)部門(mén)在拿到計(jì)劃后，通過(guò)E

13、RP系統(tǒng)的貨源和供貨價(jià)格的對(duì)比，查詢(xún)出符合該采購(gòu)計(jì)劃的供應(yīng)商。4）將查詢(xún)后的供應(yīng)商信息以書(shū)面形式交由QC部門(mén)進(jìn)行審核。5）QC部門(mén)在收到供應(yīng)商信息后，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，要求供應(yīng)商提供相關(guān)物料的小樣，并將該小樣送QA部門(mén)檢測(cè)。6）QA部門(mén)在15天的檢測(cè)周期后將檢測(cè)結(jié)果呈報(bào)項(xiàng)目組的質(zhì)量管理副總。7）綜合管理副總和質(zhì)量管理副總分別將物控部門(mén)和QA、QC部門(mén)呈上的關(guān)于該項(xiàng)目候選供應(yīng)商的信息進(jìn)行審核。8）當(dāng)批準(zhǔn)該供應(yīng)商為該項(xiàng)目的合格供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)首先通過(guò)ERP查詢(xún)?cè)撐锪系膸?kù)存情況。9）在準(zhǔn)確知道該物料的庫(kù)存數(shù)量的情況下，結(jié)合釆購(gòu)計(jì)劃，在ERP系統(tǒng)中下達(dá)訂單。同時(shí)，等待采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。10）采購(gòu)訂單

14、審批通過(guò)后，負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的該物料采購(gòu)的采購(gòu)人員應(yīng)該及時(shí)通知供應(yīng)商供貨的具體事項(xiàng)。并將ERP的電子釆購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商以做此次采購(gòu)的最終確認(rèn)。11）供應(yīng)商在收到訂單后，在指定的時(shí)間里將物料送往H公司倉(cāng)庫(kù)。12）倉(cāng)庫(kù)在收到物料后，將物料具體信息錄入ERP中。13）在收貨后，倉(cāng)庫(kù)將該物料放置在待驗(yàn)區(qū)，通知QC部門(mén)來(lái)檢測(cè)。檢測(cè)合格時(shí)放入合格區(qū)，將信息錄入ERP，并通知生產(chǎn)部門(mén)領(lǐng)用。3.3 B類(lèi)部件采購(gòu)審批流程A項(xiàng)目中的B類(lèi)部件，主要指針對(duì)X產(chǎn)品的外包裝材料，也就是一些非直接接觸藥品的包裝材料，包括：盒子、紙箱、瓶貼、盒貼、說(shuō)明書(shū)、塑料托盤(pán)等。采購(gòu)金額占該項(xiàng)目包裝材料金額的20%左右。B類(lèi)部件的采購(gòu)審批流程

15、如下：1）根據(jù)A項(xiàng)目審批通過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃，在ERP系統(tǒng)中查詢(xún)符合要求的供應(yīng)商。2）由QC部門(mén)將設(shè)計(jì)好的打樣的圖紙以電子文檔的形式交給供應(yīng)商。3）供應(yīng)商按照QC提供的打樣圖紙進(jìn)行打樣，并將打樣好的小樣送QC檢測(cè)，以確認(rèn)小樣的質(zhì)量符合要求。4）在QC部門(mén)確認(rèn)后，通知供應(yīng)商可以生產(chǎn)，此時(shí)供應(yīng)商按釆購(gòu)部門(mén)提供的訂單進(jìn)行生產(chǎn)。5）在訂單規(guī)定的時(shí)間，將物料送往倉(cāng)庫(kù)待驗(yàn)區(qū)，等待檢驗(yàn)。6）QC檢驗(yàn)合格后，信息入ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)線(xiàn)領(lǐng)用。3.4 C類(lèi)部件采購(gòu)審批流程C類(lèi)物料是除A項(xiàng)目中使用的內(nèi)包裝材料和外包裝材料以外的，一些輔助X產(chǎn)品生產(chǎn)的零星物料，包括：封箱帶、泡沫板等。此類(lèi)物料占整個(gè)項(xiàng)目包裝材料釆購(gòu)金額的10%

16、左右。此物料按釆購(gòu)計(jì)劃和合格供應(yīng)商進(jìn)行釆購(gòu)，入庫(kù)后由QC部門(mén)檢查入庫(kù)，通知車(chē)間領(lǐng)用。4.決策優(yōu)化4.1采購(gòu)批量決策優(yōu)化由于A(yíng)項(xiàng)目的產(chǎn)品成本中的包裝材料成本占整個(gè)項(xiàng)目總成本的比重較大，對(duì)釆購(gòu)成本的控制是H公司成本控制的重要環(huán)節(jié)，也是公司降低成本的主要途徑和方法之一。所以加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制是成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。采購(gòu)批量是當(dāng)今企業(yè)普遍使用的采購(gòu)方法，主要是通過(guò)銷(xiāo)售訂單流轉(zhuǎn)釆購(gòu)訂單時(shí)，釆購(gòu)訂單的數(shù)量依據(jù)銷(xiāo)售訂單的數(shù)量，當(dāng)銷(xiāo)售訂單的數(shù)量不足一個(gè)采購(gòu)批量時(shí)，按一個(gè)采購(gòu)批量處理。釆購(gòu)批量的方法關(guān)注的是采購(gòu)物料的價(jià)格和儲(chǔ)存物料的費(fèi)用。如何將這些費(fèi)用降低到最小來(lái)合理控制采購(gòu)成本。制定出采購(gòu)計(jì)劃，進(jìn)行采購(gòu)。而這些

17、數(shù)據(jù)的收集、分析、匯總會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間，從而在一定程度上影響著項(xiàng)目的整個(gè)完工期，增加項(xiàng)目的成本。如何合理有效的解決這個(gè)問(wèn)題，提高這部分工作的實(shí)效性，通過(guò)ERP環(huán)境下，實(shí)施批量采購(gòu)，從而優(yōu)化采購(gòu)批量決策.如下圖所示，是在ERP系統(tǒng)下進(jìn)行釆購(gòu)流程優(yōu)化。圖5批量采購(gòu)優(yōu)化流程4.2采購(gòu)時(shí)間決策優(yōu)化對(duì)于普通物料的采購(gòu)，采購(gòu)人員關(guān)注的是物料到貨的時(shí)間，很少關(guān)心物料從采購(gòu)下單到物料到庫(kù)的過(guò)程中的每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)。而對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，更關(guān)注每個(gè)階段的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，因?yàn)橐粋€(gè)項(xiàng)目是否能成功完成，主要是看這個(gè)項(xiàng)目是不是在每個(gè)階段完成相應(yīng)的任務(wù)，以確保項(xiàng)目最終能按時(shí)完工。對(duì)與項(xiàng)目中的時(shí)間控制可以通過(guò)以下方法來(lái)優(yōu)化：1）通過(guò)ER

18、P系統(tǒng)，收集項(xiàng)目的進(jìn)展信息如現(xiàn)在銷(xiāo)售情況如何，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，制定采購(gòu)訂單，跟蹤采購(gòu)物料的情況等。2）進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃的比較，將ERP中的項(xiàng)目信息情況與進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較，看是否出現(xiàn)進(jìn)度偏差。如果沒(méi)有偏差，繼續(xù)下一個(gè)階段的任務(wù)，否則執(zhí)行下一步工作。3）針對(duì)出現(xiàn)的進(jìn)度偏差，通過(guò)ERP系統(tǒng)提供的關(guān)于項(xiàng)目的采購(gòu)數(shù)據(jù)對(duì)這些偏差進(jìn)行分析研究。4)執(zhí)行進(jìn)度調(diào)整后的進(jìn)度計(jì)劃和解決方案根據(jù)ERP提供的分析數(shù)據(jù)，進(jìn)行處理，調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。有效控制釆購(gòu)時(shí)間，降低采購(gòu)成本。5.效果分析及經(jīng)驗(yàn)借鑒5.1采購(gòu)管理與采購(gòu)職能的分離采購(gòu)管理與釆購(gòu)職能的分離企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范，是為了防止在釆購(gòu)工作

19、中出現(xiàn)的錯(cuò)誤和舞弊行為，或是利用職務(wù)之便來(lái)掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的現(xiàn)象。通過(guò)管理與職能的分離能有效監(jiān)督和制約個(gè)人或部門(mén)間的工作符合企業(yè)的規(guī)范，從而降低企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。在ERP環(huán)境下進(jìn)行釆購(gòu)管理與職能的分離，更加科學(xué)、合理的優(yōu)化釆購(gòu)管理機(jī)制。1）釆購(gòu)申請(qǐng)由生產(chǎn)、銷(xiāo)售等相關(guān)部門(mén)提出，具體釆購(gòu)業(yè)務(wù)由釆購(gòu)部門(mén)完成。2）貨物的采購(gòu)人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)貨物的驗(yàn)收工作，通過(guò)ERP系統(tǒng)對(duì)不同人員職務(wù)進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，使得釆購(gòu)人員和驗(yàn)收人員職能管理和操作自己職務(wù)范圍內(nèi)的工作，以防止采購(gòu)人員收受客戶(hù)賄賂，購(gòu)買(mǎi)不符合生產(chǎn)質(zhì)量的物料影響企業(yè)生產(chǎn)乃至整體利益。3）貨款審批人和貨款執(zhí)行人不能同時(shí)辦理尋求供應(yīng)商和索價(jià)業(yè)務(wù)。付

20、款的審批通常經(jīng)ERP系統(tǒng)顯示驗(yàn)貨通過(guò)后，付款業(yè)務(wù)才能執(zhí)行，以保證貨物的價(jià)格、質(zhì)量、規(guī)格等符合標(biāo)準(zhǔn)。4）貨物的采購(gòu)、儲(chǔ)存保管人員不能擔(dān)任賬務(wù)記錄人員，防止繞過(guò)驗(yàn)單，減少誤錄入貨物數(shù)量和金額的可能性。5）付款的申請(qǐng)人應(yīng)該與付款的執(zhí)行人職務(wù)分離。避免在數(shù)量和金額上的錯(cuò)誤，起到相互制約的作用。6）記錄應(yīng)付款的人不能同時(shí)擔(dān)任付款職務(wù)，以保證按所欠賣(mài)方價(jià)款的真實(shí)金額按時(shí)簽發(fā)支票。5.2審批流程對(duì)采購(gòu)合同的實(shí)效采購(gòu)合同是買(mǎi)賣(mài)雙方履行權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，也是買(mǎi)賣(mài)雙方爭(zhēng)議處理的憑證。合同的錯(cuò)漏將嚴(yán)重影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及對(duì)外形象。因此也是改進(jìn)內(nèi)部控制措施的關(guān)鍵內(nèi)容之一。采購(gòu)合同管理的內(nèi)容并不僅限于合同本身，而應(yīng)將管理內(nèi)容拓展到以釆購(gòu)合同為依據(jù)的采購(gòu)流程操作上，采購(gòu)合同額各項(xiàng)內(nèi)容是否符合請(qǐng)購(gòu)單要求。如果出現(xiàn)差異，應(yīng)當(dāng)立即找出原因并做相應(yīng)說(shuō)明，請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)單是否符合公司規(guī)定的申報(bào)、審批程序，是否有領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)責(zé)任人的簽字，釆購(gòu)合同應(yīng)當(dāng)包括貨品描述、數(shù)量、單價(jià)、品質(zhì)、包裝、支付條件和交貨期