物業(yè)管理手冊(cè)：采購(gòu)控制程序

1、物業(yè)管理手冊(cè)：采購(gòu)控制程序 物業(yè)管理手冊(cè)：選購(gòu)掌握程序 1、目的 對(duì)選購(gòu)過(guò)程和供方進(jìn)行掌握，確保所選購(gòu)的產(chǎn)品和供方供應(yīng)的服務(wù)符合規(guī)定要求。 2、適用范圍 適用于對(duì)服務(wù)所需的物資選購(gòu)和對(duì)供方的選擇、評(píng)價(jià)和掌握。 3、職責(zé) 3.1各部門負(fù)責(zé)本部門所需選購(gòu)計(jì)劃的編制及對(duì)供方供應(yīng)的產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)督、反饋。 3.2管理部負(fù)責(zé)選購(gòu)計(jì)劃的審核、落實(shí)，選購(gòu)物資的驗(yàn)證、管理及供方的評(píng)價(jià),建立供方檔案。 3.3工程部負(fù)責(zé)服務(wù)設(shè)施、設(shè)備選購(gòu)計(jì)劃的審核工作。 3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)選購(gòu)計(jì)劃的審批工作。 4、程序 4.1評(píng)價(jià)范圍 4.1.1對(duì)價(jià)值高、用量多、對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響大的修理配件、物資的供方需進(jìn)行評(píng)價(jià)。 4.1.2對(duì)服務(wù)質(zhì)量

2、有較大影響的零星修理配件、物資，如：水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進(jìn)行評(píng)價(jià)。 4.1.3對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響微小的零星修理配件、物資，如：掃帚、拖把等的供方可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)、簡(jiǎn)潔的驗(yàn)證。 4.1.4對(duì)公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進(jìn)行評(píng)價(jià)。 4.2評(píng)價(jià)方式 4.2.1對(duì)產(chǎn)品資料的獲取 4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店，調(diào)查物資的生產(chǎn)廠家、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號(hào)、合格證、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)證狀況等。 4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的，可直接到廠家所在地收集資料，內(nèi)容同上。 4.2.1.3對(duì)分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進(jìn)行掌握。 4.2.2對(duì)供方的評(píng)價(jià)方法 4

3、.2.2.1對(duì)服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星修理配件、物資，由管理部調(diào)查供方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、 產(chǎn)品認(rèn)證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)等，對(duì)其供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄。 4.2.2.2對(duì)分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡(jiǎn)介、信譽(yù)等級(jí)及質(zhì)量保證能力等進(jìn)行評(píng)價(jià)。 4.2.3對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響微小的零星修理配件、物資，可由使用部門、選購(gòu)人員在選購(gòu)現(xiàn)場(chǎng)對(duì)質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行目測(cè)、比較等方法進(jìn)行評(píng)價(jià)。 4.2.4對(duì)評(píng)價(jià)合格的產(chǎn)品和供方，報(bào)總經(jīng)理審批同意后，可列入選購(gòu)物資一覽表、合格供方名錄。 4.3對(duì)于屬4.1.1、4.1.2范圍，而又未列入選購(gòu)物資一覽表的修理配料、物資由管理部依據(jù)

4、使用狀況進(jìn)行評(píng)審。 4.3.1此類物資的選購(gòu)應(yīng)依據(jù)實(shí)際使用量進(jìn)行最小選購(gòu)，發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題隨時(shí)退貨、退款。 4.3.2管理部依據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期（1-3個(gè)月），試用期內(nèi)各使用部門依據(jù)使用批次填寫物資質(zhì)量使用狀況反饋單報(bào)管理部。 4.3.3試用期結(jié)束后，管理部依據(jù)物資質(zhì)量使用狀況反饋單，對(duì)符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審合格，由總經(jīng)理簽署意見(jiàn)，列入選購(gòu)物資一覽表。 4.4管理部負(fù)責(zé)合格供方的業(yè)績(jī)考核，其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國(guó)家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?？己朔椒椋何镔Y使用部門，對(duì)物資質(zhì)量狀況隨時(shí)填寫物資質(zhì)量使用狀況反饋單報(bào)管理部，管理部對(duì)其匯總評(píng)價(jià)?？己藰?biāo)準(zhǔn)為：對(duì)同一類物資連

5、續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題的，由管理部報(bào)總經(jīng)理審批取消供方資格。 4.5選購(gòu)計(jì)劃的編制、審批與落實(shí) 4.5.1各部門于每月26日前編制下月選購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)辦公正臺(tái)以公文形式上報(bào)給管理部。 4.5.2管理部依據(jù)合格供方名錄和選購(gòu)物資一覽表及上月的倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)表在三天內(nèi)分別完成對(duì)辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價(jià)格審核，報(bào)總經(jīng)理審批。 4.5.3審批完畢，管理部依據(jù)總經(jīng)理批示，通過(guò)辦公正臺(tái)以公文形式發(fā)至財(cái)務(wù)部。 4.5.4管理部負(fù)責(zé)在每月7日之前完成對(duì)選購(gòu)計(jì)劃的落實(shí)工作，并通報(bào)選購(gòu)狀況。 4.6管理部應(yīng)保存有關(guān)選購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)及相應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企 業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。各部門在編制選購(gòu)計(jì)劃

6、時(shí)，應(yīng)列出選購(gòu)產(chǎn)品的規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)。管理部負(fù)責(zé)有關(guān)資料的收集，對(duì)選購(gòu)中發(fā)生的合同，在選購(gòu)結(jié)束后，由管理部統(tǒng)一保存。 4.7選購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證 4.7.1零星修理配件的選購(gòu)由選購(gòu)人員根據(jù)管理部指定的品牌、廠家、型號(hào)等要求購(gòu)買，在購(gòu)買時(shí)目測(cè)質(zhì)量狀況。 4.7.2對(duì)需要在貨源處驗(yàn)證的，則由選購(gòu)人員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行驗(yàn)證；如不需要，則在產(chǎn)品使用過(guò)程中由使用部門進(jìn)行驗(yàn)證。 4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運(yùn)工作，品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心根據(jù)委托合同的商定進(jìn)行監(jiān)督、考核。 5、相關(guān)文件 5.1相關(guān)記錄掌握程序 5.2綠化服務(wù)委托合同 5.3垃圾清運(yùn)服務(wù)合同 6、相關(guān)記錄 6.1合格供方名錄JW/JL-7.4-001 6.2選購(gòu)物資一覽表JW/JL-7.4-002 6.3選購(gòu)計(jì)劃JW/JL