物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度9

1、物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度9 物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度9 1目的 對(duì)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行掌握，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。 2適用范圍 適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和掌握。 3職責(zé) 3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和掌握。 3.2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等詳細(xì)工作。 3.3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。 4操作步驟 4.1技術(shù)資料的收集 4.1.1新購(gòu)設(shè)備技術(shù)資料的收集 4.1.1.1新購(gòu)設(shè)備進(jìn)行開箱驗(yàn)收時(shí)，工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。 4.1.1.2設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公

2、室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對(duì)其進(jìn)行復(fù)印，并將復(fù)印件供應(yīng)給使用部門。 4.1.1.3復(fù)印份數(shù)及分發(fā)狀況必需照實(shí)記錄。 4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集 公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開發(fā)商進(jìn)行交接。接管驗(yàn)收完畢后，接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料（包括各種圖紙、設(shè)備資料等）交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。 4.1.3其他技術(shù)資料的收集 4.1.3.1工程技術(shù)部文員平常應(yīng)留意收集國(guó)家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。 4.1.3.2工程技術(shù)部文員平常應(yīng)留意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。 4.2技術(shù)資料的存檔

3、4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。 4.2.2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)。 4.2.3工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號(hào)、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。 4.3技術(shù)資料的使用 4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。由文員進(jìn)行復(fù)印，核對(duì)無誤后并進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。 4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必需出示部門負(fù)責(zé)人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。 4.4技術(shù)資料的作廢 4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理 以下狀況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理: a)該技術(shù)資料與國(guó)家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸，或被其明令禁止； b)已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料； C)因本身存在較大錯(cuò)誤，被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。 4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報(bào)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。 4.4.4全部作廢的技術(shù)資料必需加蓋“作廢”章，同時(shí)填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”，并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷毀。 4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件，須經(jīng)工程