本校公文管理及制作相關(guān)事項(xiàng)

1、本校公文管理及製作相關(guān)事項(xiàng)一、 流程：1. 請(qǐng)?zhí)罟难u作帳號(hào)申請(qǐng)表（置於本校文書組網(wǎng)頁/表格下載），經(jīng)主管核章送文書組編列帳號(hào)，再上網(wǎng)申辦（網(wǎng)址：http：/ /文書編輯/會(huì)員登入），本校工讀生及勤務(wù)員請(qǐng)勿申請(qǐng)帳號(hào)。2. 點(diǎn)加入會(huì)員（帳號(hào)由學(xué)校編列，密碼自設(shè)），填寫相關(guān)資料，送出資料。3. 確定申請(qǐng)成功後，請(qǐng)至下載安裝離線版筆硯公文製作系統(tǒng)。4. 連結(jié)本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)。（網(wǎng)址：http：/07/chuodweb）。5. 登入帳號(hào)及密碼（帳號(hào)不用打nchu，密碼同帳號(hào)），如需更改密碼請(qǐng)進(jìn)入系統(tǒng)/系統(tǒng)維護(hù)/使用者密碼更改。6. 點(diǎn)選公文管理/啟動(dòng)公文製作。（如無法啟

2、動(dòng)公文製作，請(qǐng)參考/文書編輯/常見問題，依說明自行檢視處理或電04-23550866帝緯公司處理。）7. 公文製作完成後，由承辦人自動(dòng)取號(hào)（簽呈需點(diǎn)選簽用取號(hào)），存檔時(shí)務(wù)必先另存至個(gè)人PC並給檔名後，再點(diǎn)選【儲(chǔ)存至伺服器&上傳資料】。8. 本校承辦人使用本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)製作公文書，文書組將不再繕打校對(duì)公文。註1：筆硯公文製作系統(tǒng)教學(xué)課程（可登入終身學(xué)習(xí)時(shí)數(shù)），請(qǐng)參考/文書編輯/e-Learning/電子公文/公文製作。註2：本校公文管理系統(tǒng)操作手冊(cè)，請(qǐng)參考本校文書組網(wǎng)頁。二、 注意事項(xiàng)：1. 辦理次級(jí)單位文稿（例：國(guó)立中興大學(xué)總務(wù)處函），不用至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)製作，請(qǐng)自行以

3、WORD製作。2. 公文書橫式書寫簽署原則為由左至右，由上而下，詳蓋章範(fàn)例。3. 校內(nèi)簽呈請(qǐng)選擇93簽格式，上行教育部簽請(qǐng)選擇93簽（上行簽）格式。4. 會(huì)辦單位意見如無法於文面完整表達(dá)時(shí)，請(qǐng)使用簽稿會(huì)核單（表格可至筆硯系統(tǒng)選取）。5. 公文書橫式書寫數(shù)字使用原則，詳附件。6. 因筆硯公文製作系統(tǒng)無法自動(dòng)列印抄本單位，請(qǐng)各單位改以副本發(fā)文。7. 公文如無法取號(hào)、存至伺服器或公文上傳成功但登記桌無法登入資料，請(qǐng)至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)（網(wǎng)址：http：/07/chuodweb）/輔助說明/帝緯公司-問題單填寫/帳號(hào)密碼:chuoe。三、公文製作常見錯(cuò)誤1. 發(fā)文字號(hào)欄位

4、：（1）請(qǐng)鍵入字及稿署名，例如：字總務(wù)處請(qǐng)鍵入興總，教務(wù)處請(qǐng)鍵入興教；稿署名應(yīng)鍵入校 長(zhǎng) 蕭 。（2）文號(hào)除之前從自動(dòng)取號(hào)或簽用取號(hào)取出多餘文號(hào)及總收文文號(hào)外，可直接鍵入文號(hào)外，其餘請(qǐng)不要自行繕打，應(yīng)由系統(tǒng)取號(hào)，以避免文號(hào)重複情形。（3）公文如有總收文號(hào)時(shí)，請(qǐng)以總收文號(hào)辦理發(fā)文，請(qǐng)不要再取號(hào)。文號(hào)請(qǐng)鍵入/發(fā)文字號(hào)/文號(hào)及管理資訊整合/內(nèi)部流水號(hào)。（4）欲知公文正確文號(hào)可點(diǎn)選/管理資訊整合/內(nèi)部流水號(hào)/確認(rèn)。（5）上行教育部公文請(qǐng)務(wù)必於署名鍵入校 長(zhǎng) 蕭 介 夫。2.公文如為密件時(shí)，請(qǐng)務(wù)必填寫密等及解密條件或保密期限。3.檔號(hào)及保存年限請(qǐng)以半型阿拉伯?dāng)?shù)字輸入。4. 主旨及說明（1）主旨：請(qǐng)勿刪除

5、，以免登記桌無法登入資料。（2）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一律以"全型輸入"；文稿如由其他檔案複製貼上時(shí)，請(qǐng)注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)"全型"問題。5.登打說明段落排列，請(qǐng)參考公文管理系統(tǒng)操作手冊(cè)第31頁。6.正副本欄位：（1）為利電子發(fā)文作業(yè)，避免因單位名稱錯(cuò)誤，而遭收文機(jī)關(guān)退件，受文者名稱請(qǐng)以繁體中文輸入，例：正確名稱為臺(tái)中市政府，請(qǐng)勿繕打臺(tái)中市政府。公務(wù)機(jī)關(guān)請(qǐng)繕打機(jī)關(guān)全銜，例：正確名稱為行政院國(guó)家科學(xué)委員會(huì)，請(qǐng)勿繕打國(guó)家科學(xué)委員會(huì)。（2）發(fā)文單位如為校內(nèi)單位，請(qǐng)於單位名稱前繕打本校。（3）單位如為民眾或私人機(jī)關(guān)請(qǐng)務(wù)必鍵入地址。（4）正副本單位輸入方式，請(qǐng)參考手冊(cè)第33-35頁。7

6、.決行層級(jí)請(qǐng)刪除本案依照分層負(fù)責(zé)授權(quán)決行。8.辦理簽呈時(shí)，承辦人署名，請(qǐng)不要打。9.點(diǎn)選自動(dòng)取號(hào)或簽用取號(hào)時(shí)，每件公文只能點(diǎn)選一次，請(qǐng)勿重複點(diǎn)選，若不小心重複點(diǎn)選，請(qǐng)記得該多取的文號(hào)，於下次製作公文時(shí)，直接鍵入發(fā)文文號(hào)或管理資訊整合/內(nèi)部流水號(hào)。10.公文文號(hào)條碼印製方式為：點(diǎn)選預(yù)視/特殊列印/勾選列印條碼。11.公文製作完成，請(qǐng)務(wù)必另存?zhèn)€人電腦並輸入檔案名稱後，再【儲(chǔ)存至伺服器&上傳資料】，以免將來在個(gè)人電腦找不到檔案。12.附件如有電子檔案時(shí)，請(qǐng)務(wù)必將電子檔案上傳，請(qǐng)參考手冊(cè)第31頁四、其他說明：1. 欲知公文處理流程可至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)/公文查詢/公文流程或內(nèi)容查詢/輸入文號(hào)/查詢。2. 如需來文機(jī)關(guān)附件電子檔案時(shí)，可至本校網(wǎng)際電子化公文系統(tǒng)/公文查詢