接待管理制度

1、接待管理制度編制：張燕鋒審核：袁意江批準(zhǔn)：趙尚吾日期*七早下修訂內(nèi)容修訂后版本制/修訂人審核人2009.2.25全文新增訂2.0杜群泉息江2010.2.24全文修訂各條款3.0張燕鋒泉息江1目的為了進(jìn)一步規(guī)范接待工作程序，提高接待效率，樹立公司良好形象，特制定接待管理制度。2 適用范圍本制度適用范圍為公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門。3 接待原則與職責(zé)分工3.1 堅(jiān)持有利公務(wù)、簡(jiǎn)化禮儀、務(wù)實(shí)節(jié)儉、杜絕浪費(fèi)的原則。3.2 堅(jiān)持接待報(bào)告制原則。凡屬公司級(jí)接待，接待對(duì)口部門應(yīng)及時(shí)向公司辦通報(bào)，戰(zhàn)略用戶、關(guān)鍵供應(yīng)商及省市處級(jí)以上、集團(tuán)總部領(lǐng)導(dǎo)來司的接待，公司辦或?qū)诓块T應(yīng)報(bào)告公司主要領(lǐng)導(dǎo)。3.3 堅(jiān)持統(tǒng)一歸口管理

2、的原則。公司辦負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的接待工作，負(fù)責(zé)公司接待服務(wù)工作的歸口管理和指導(dǎo)。外事接待由進(jìn)出口公司負(fù)責(zé)，公司辦及相關(guān)部門配合接待。一般專業(yè)性的部門業(yè)務(wù)接待，由相關(guān)對(duì)口部門安排接待。3.4 參加公務(wù)接待的公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員要按照接待計(jì)劃參加接待活動(dòng)，因特殊情況不能參加的，應(yīng)報(bào)告參加公務(wù)接待的主要領(lǐng)導(dǎo)。4 公司級(jí)接待對(duì)象4.1 來公司聯(lián)系業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略供應(yīng)商副總經(jīng)理以上的客人；4.2 應(yīng)邀來公司的戰(zhàn)略用戶部長(zhǎng)以上客人；4.3 中央、省市政府、協(xié)會(huì)來公司檢查、指導(dǎo)、調(diào)研等工作的處級(jí)以上和相當(dāng)于這一級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)；4.4 集團(tuán)公司部長(zhǎng)以上的領(lǐng)導(dǎo)；4.5 公司主要領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他接待客人。5 接待工作內(nèi)容5

3、.1 公司級(jí)接待必須由對(duì)口業(yè)務(wù)部門提前半天填寫接待通知單，公司辦公室接到接待通知，根據(jù)來賓目的和要求，確定接待室及安排做好接待，并通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。如果接待預(yù)排時(shí)間有變動(dòng)的（半小時(shí)以上），業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知公司辦。5.2 公司級(jí)的重要接待，由公司辦制定接待計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，確定接待人員，按具體接待事項(xiàng)進(jìn)行布置。5.3 由相關(guān)對(duì)口部門具體負(fù)責(zé)的接待，應(yīng)制定好接待計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，并提交一份接待計(jì)劃給公司辦，公司辦配合做好接待工作。5.4 公司辦按照來賓行程安排信息，提前做好迎接客人的車輛接站接機(jī)、住宿安排、聯(lián)系宴請(qǐng)酒店、商務(wù)活動(dòng)日程安排、安排領(lǐng)導(dǎo)前往來賓下榻處看望客人、組織好客人活

4、動(dòng)、贈(zèng)送禮品、來賓的票務(wù)及安排好來賓返程事宜等相關(guān)工作。5.5 公司辦根據(jù)接待來賓信息及時(shí)在電子顯示屏寫出歡迎牌。5.6 公司辦前廳接待員要做好重要來賓的引領(lǐng)及大廳衛(wèi)生督促管理。公司辦清潔員要做好辦公樓（廁所）等衛(wèi)生保潔工作。5.7 公司辦接待人員要對(duì)接待前的準(zhǔn)備工作逐一進(jìn)行檢查落實(shí)。負(fù)責(zé)安排好接待室及衛(wèi)生工作，準(zhǔn)備好公司宣傳資料，根據(jù)需要提前做好投影設(shè)備的安裝，負(fù)責(zé)通知參與接待的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門，并相應(yīng)做好茶水?dāng)[放等工作。5.8 重大的接待活動(dòng)，公司辦接待人員要對(duì)接待過程全程跟蹤，銜接有序，確保接待工作順利進(jìn)行。5.9 來賓如果需要進(jìn)廠參觀的，應(yīng)參照公司保密制度，按照來賓工作的性質(zhì)確定參觀路線

5、，對(duì)口部門或領(lǐng)導(dǎo)陪同參觀。5.10 生產(chǎn)制造部在接到公司辦的重要接待通知后，對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境督促進(jìn)行清掃、檢查、考核，做好接待來賓參觀的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。5.11 企業(yè)文化部和武裝保衛(wèi)部對(duì)重要的接待活動(dòng)負(fù)責(zé)做好入廠通道的疏通、現(xiàn)場(chǎng)保安及宣傳報(bào)道工作。負(fù)責(zé)做好大型接待、會(huì)議的橫幅、廣告策劃、宣傳等工作。5.12 物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)入廠通道的衛(wèi)生清掃，根據(jù)需要提供擺放綠色植物及花卉，由公司辦督辦落實(shí)。5.13 相關(guān)接待部門必須隨時(shí)與公司辦保持聯(lián)系，如遇到接待中的安排發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)通報(bào)公司辦，以便公司辦及時(shí)做出相應(yīng)的調(diào)整措施，防止出現(xiàn)接待工作失誤，保證接待工作的圓滿完成。6 接待工作要求6.1 樹立賓客至

6、上，為來賓服務(wù)的思想。接待人員從接聽電話、引導(dǎo)、引見介紹到乘車行路和每一細(xì)節(jié)都要做到主動(dòng)熱情、落落大方、恰到好處。要力求講普通話。6.2 制定周密細(xì)致的接待計(jì)劃，特別是大型接待活動(dòng)，要有具體接待方案，責(zé)任落實(shí)到人。6.3 接待人員服務(wù)要主動(dòng)、周到，態(tài)度要謙虛，用語(yǔ)要文明，對(duì)接待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)事求是，誠(chéng)懇待客，不卑不亢。6.4 接待過程中要特別注意保密工作，迎來送往尤其要注意言談舉止，注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守公司商業(yè)秘密。6.5 辦不成的事或解決不了的問題，要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，注意做好解釋工作，使來賓滿意。6.6 接待工作未落實(shí)，導(dǎo)致接待工作嚴(yán)重失誤而影響公司形象的部門及個(gè)人，以及部門未填報(bào)接待通

7、知單和接待中安排發(fā)生變化不及時(shí)通報(bào)，導(dǎo)致接待工作不到位的，公司辦將按工作質(zhì)量事故處罰辦法進(jìn)行考核。7 禮品管理7.1 禮品的使用范圍。主要用于公司對(duì)外的公務(wù)活動(dòng)、接待、出訪等活動(dòng)。7.2 禮品的購(gòu)置。禮品由企業(yè)文化部統(tǒng)一策劃、公司辦統(tǒng)一購(gòu)置，公司辦分層次備齊具有紀(jì)念價(jià)值、體現(xiàn)公司文化的禮品。7.3 禮品的領(lǐng)取。對(duì)口接待部門或領(lǐng)導(dǎo)需用公司一般禮品，應(yīng)向公司辦提出，經(jīng)核實(shí)后方可領(lǐng)取。有特殊禮品要求的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并提前通知公司辦購(gòu)置。7.4 公司辦負(fù)責(zé)對(duì)禮品進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)，并對(duì)領(lǐng)出的禮品進(jìn)行登記備查。8 接待用餐及費(fèi)用管理8.1 工作餐審批程序：一般工作餐由部門經(jīng)辦人在OA上填寫業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單，

8、申明用餐理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，由公司辦公室接待員審核，超過100元由公司辦主任批準(zhǔn)，方可領(lǐng)取餐票到公司食堂就餐。8.2 接待用餐審批程序：部門經(jīng)辦人在OA上填寫業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由公司辦主任會(huì)簽。公司領(lǐng)導(dǎo)接待客人，由公司辦負(fù)責(zé)根據(jù)客人情況做好接待安排。8.3 在接待用餐中，陪同人員不得超過接待對(duì)象的3/5，陪同人員總數(shù)最多不得超過4人。司機(jī)及工作人員確需就餐的一律按工作餐標(biāo)準(zhǔn)安排，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)可與客人就餐。8.4 定點(diǎn)接待管理：公司定點(diǎn)在市內(nèi)相關(guān)酒店和公司食堂簽定最低消費(fèi)協(xié)議，定點(diǎn)接待用餐。所有接待用餐由公司辦確定專人統(tǒng)一安排，并按接待標(biāo)準(zhǔn)確定好菜單等準(zhǔn)備事項(xiàng)。定點(diǎn)接待用餐按協(xié)議折扣結(jié)算，取消簽單制。中午接待客人原則上在食堂接待，達(dá)到8人以上一律使用自助餐，特殊情況須經(jīng)公司辦同意方可改換到定點(diǎn)酒店接待。8.5 接待酒水管理：接待用餐酒水一律按標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行自帶，由公司辦統(tǒng)一配置，相關(guān)接待部門或領(lǐng)導(dǎo)簽字領(lǐng)取，公司辦做好對(duì)酒水的管理和統(tǒng)計(jì)，并對(duì)領(lǐng)出的酒水進(jìn)行登記備查。8.6 費(fèi)用管理：公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用統(tǒng)一由公司辦歸口管理，由接待部門憑發(fā)票經(jīng)公司辦簽字審核，財(cái)務(wù)部報(bào)銷；未經(jīng)公司辦同意發(fā)生的招待費(fèi)用，財(cái)務(wù)部一律不得報(bào)銷。8.7 銷售部門接待客人發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，須經(jīng)公司辦登記備案后，方可按審批程序報(bào)銷。8.8 技術(shù)部門業(yè)務(wù)招待費(fèi)歸口公司辦統(tǒng)一管理