管理者必須學(xué)管理會(huì)分權(quán)與控權(quán)

1、 管理者的任務(wù)說到底是提供實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的協(xié)調(diào)和服務(wù)，并不需要事事親力，也不需要件件親為。管理者學(xué)會(huì)訂計(jì)劃、抓重點(diǎn)，學(xué)會(huì)授權(quán)，并適時(shí)檢查，幫助下屬達(dá)成目標(biāo)就夠了。 有的企業(yè)經(jīng)理們整天忙忙碌碌，時(shí)間一天天過去，卻沒有一件事忙出頭緒。應(yīng)該解決的問題沒有解決，加上他的不作為，企業(yè)的問題反而越來越多。聰明的手下想給他一點(diǎn)幫助，他還不領(lǐng)情，認(rèn)為下屬瞎操心；老板交待的事情他想做就做，不想做，他也不給個(gè)解釋。別人說他方法落后，他還振振有詞：做事要慢慢來！ 碰到這樣的管理者，不知是企業(yè)的悲哀，還是員工的悲哀。大事不會(huì)抓，小事抓不好，企業(yè)效率低下，大都與管理者的無能有關(guān)。如果不是有簽字這項(xiàng)工作，真不知道這類管理者

2、還有什么事可做！ 一個(gè)好的管理者應(yīng)該讓下屬工作滿負(fù)荷，人人有事做，自己只要知道什么事什么人去做最合適就行。這就是我們通常所說的授權(quán)。如果你把一切抓在自己手上，對(duì)誰都不信任，對(duì)誰做事都不放心，那么你就相當(dāng)于剝奪了他人獨(dú)立工作的權(quán)利，也相當(dāng)于給自己套上了沉重的枷鎖，不僅把自己的時(shí)間限死了，連活動(dòng)的空間也限死了。表面上看來，企業(yè)是離不開你了，實(shí)際上是你把其他人排除在核心工作之外了，其他人都成了你工作的附庸或幫手。如果真到這了這種地步，你實(shí)際上已經(jīng)成為企業(yè)的罪人，你浪費(fèi)了企業(yè)的人才資源，你浪費(fèi)了人才發(fā)揮的空間，也浪費(fèi)了他們的工作時(shí)間。 不會(huì)授權(quán)的管理者往往因?yàn)樗麄兠菜乒ぷ髫?fù)責(zé)，而能蒙騙于企業(yè)于一時(shí)。長

3、此以往，企業(yè)不被他們搞垮也會(huì)被他們拖垮。 那是不是會(huì)授權(quán)的管理者就一定能把企業(yè)管好呢？答案也不盡然。 授權(quán)也是分權(quán)，會(huì)分權(quán)還要會(huì)控權(quán)。什么是控權(quán)呢？簡言之就是跟蹤控制，訂好計(jì)劃，分好任務(wù)，跟蹤工作進(jìn)程與責(zé)任落實(shí)就是控權(quán)?？貦?quán)的基礎(chǔ)是責(zé)任明確，考核到位，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)，將工作結(jié)果與員工的切身利益掛鉤。為達(dá)到這一目的，就必須建立健全一套好的管理體系。管理者的主要責(zé)任就是打造企業(yè)的管理體系，而不是忙于瑣碎事務(wù)。而建立健全企業(yè)管理體系，企業(yè)的主要管理者更是責(zé)無旁貸！ 對(duì)一個(gè)管理者而言，忙不是功勞，忙不是做不好工作的理由。訂計(jì)劃、分任務(wù)，跟蹤檢查，達(dá)成目標(biāo)才是管理者的本職工作。 時(shí)間管理（Time Manag

4、ement） 目錄 1 什么是時(shí)間管理 2 時(shí)間管理方法 3 最新的時(shí)間管理概念-GTD 4 時(shí)間管理的十一條金律1 5 時(shí)間管理案例分析 5.1 案例一:淺談高校管理者的時(shí)間管理2 5.2 案例二：時(shí)間管理的 小故事3 5.3 案例三：時(shí)間管理華為成功之寶4 6 幾款在線的時(shí)間管理工具 7 參考文獻(xiàn) 什么是時(shí)間管理 時(shí)間管理是有效地運(yùn)用時(shí)間，降低變動(dòng)性。 時(shí)間管理的目的：決定該做些什么；決定什么事情不應(yīng)該做。 時(shí)間管理最重要的功能：是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。 一、無法管理外在的要求？應(yīng)接不暇 主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。 擔(dān)任主管的責(zé)

5、任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動(dòng)，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時(shí)段做為你的工作空擋，當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí)，告訴他，你這會(huì)兒忙著呢，不急的話兒，在你的空擋時(shí)間再來詳談。 時(shí)間管理發(fā)展得很快，第一代是建立備忘錄；第二代就需要事先的計(jì)劃和準(zhǔn)備；第三代會(huì)根據(jù)你對(duì)任務(wù)的理解排列優(yōu)先順序。到了第四代，就是分工合作的授權(quán)管理。 二、做事沒有方法？閱歷 我們常運(yùn)用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實(shí)上，這并不是最有效率的方法。 完成一件事情，可以有許多方法，關(guān)鍵在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘

6、的時(shí)間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？ 三、周圍干擾因素？自控 周圍眾多干擾因素，是時(shí)間流逝的致命殺手，嘈雜聲、雜志、零食、報(bào)紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯(lián)想、健康狀況，都是諸多的影響因素。 編輯時(shí)間管理方法 （一）、計(jì)劃管理 關(guān)于計(jì)劃，有日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃、季度計(jì)劃、年度計(jì)劃。時(shí)間管理的重點(diǎn)是待辦單、日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃。 待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時(shí)間，以突出工作重點(diǎn)。要避免遺忘就要避免半途而廢，盡可能做到，今日事今日畢，干一起了一起。 待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、

7、昨日未完成的事項(xiàng)等。 待辦單的使用注意：每天在固定時(shí)間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項(xiàng)工作劃掉一項(xiàng)、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng)，每天堅(jiān)持。 每年年末作出下一年度工作規(guī)劃； 每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計(jì)劃；每周周末作出下周工作計(jì)劃 （二）、時(shí)間“四象限”法 著名管理學(xué)家科維 提出了一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要（如人事危機(jī)、客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、新的機(jī)會(huì)、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之

8、客、行政檢查、主管部門會(huì)議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個(gè)人的愛好等）。時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開展工作。 時(shí)間管理之重要事情 如何區(qū)別

9、重要與不重要的事情? 1、會(huì)影響群體利益的事情為重要的事情； 2、上級(jí)關(guān)注的事情為重要的事情； 3、會(huì)影響績效考核的事情為重要的事情。 4、對(duì)組織和個(gè)人而言價(jià)值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質(zhì)兩方面。） 該時(shí)間管理方法常常被以如下圖式表示： 1、對(duì)重要和緊急的事情當(dāng)然是立即就做 2、而對(duì)不重要不緊急的事情不做 3、平時(shí)多做重要但不緊急的事情，（因?yàn)檫@是第二象限，常常被稱為第二象限工作法） 4、對(duì)緊急但不重要的事情選擇做。 （三）、有效的時(shí)間管理 美國管理學(xué)者彼得德魯克(PFDrucker認(rèn)為，有效的時(shí)間管理主要是記錄自己的時(shí)間，以認(rèn)清時(shí)間耗在什么地方； 管理自己的時(shí)間，設(shè)法減少非生產(chǎn)

10、性工作的時(shí)間； 集中自己的時(shí)間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時(shí)間段。 （四）、時(shí)間abc分類法 將自己工作按輕重緩急分為：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）三類；安排各項(xiàng)工作優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比；在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間；每日計(jì)劃時(shí)間安排與耗用時(shí)間對(duì)比，分析時(shí)間運(yùn)用效率；重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。 （五）、考慮不確定性 在時(shí)間管理的過程中，還需應(yīng)付意外的不確定性事件，因?yàn)橛?jì)劃沒有變化快，需為意外事件留時(shí)間。有三個(gè)預(yù)防此類 事件發(fā)生的方法：第一是為每件計(jì)劃都留有多余的預(yù)備時(shí)間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預(yù)計(jì)的工作。這并非不可能，事實(shí)

11、上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準(zhǔn)備一套應(yīng)變計(jì)劃。迫使自己在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，對(duì)你自己能力有了信心，你已仔細(xì)分析過將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。 考慮到不確定性，在不忙的時(shí)候，把一般的必然要做的工作先盡快解決。 在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時(shí)間。工作是無限的，時(shí)間卻是有限的。時(shí)間是最寶貴的財(cái)富。沒有時(shí)間，計(jì)劃再好，目標(biāo)再高，能力再強(qiáng)，也是空的。時(shí)間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時(shí)間就是潛在的資本。充分合理地利用每個(gè)可利用的時(shí)間，壓縮時(shí)間的流程，使時(shí)間價(jià)值最大化。 編輯最

12、新的時(shí)間管理概念-GTD GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書Getting Things Done，國內(nèi)的中文翻譯本盡管去做：無壓工作的藝術(shù)。 GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟： 收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個(gè)inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。 整理：將stuff放入inbox之后，就需要

13、定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動(dòng)進(jìn)行區(qū)分整理，對(duì)于不能付諸行動(dòng)的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對(duì)可行動(dòng)的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動(dòng)完成它，如果不行對(duì)下一步行動(dòng)進(jìn)行組織 。 組織：個(gè)人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對(duì)參考資料的組織與對(duì)下一步行動(dòng)的組織。對(duì)參考資料的組織主要就是一個(gè)文檔管理系統(tǒng)，而對(duì)下一步行動(dòng)的組織則一般可分為：下一步行動(dòng)清單，等待清單和未來/某天清單。 等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計(jì)劃、電子等等。而

14、下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個(gè)項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。 GTD對(duì)下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作 了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動(dòng)，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作 。 回顧：回顧也是GTD中的一個(gè)重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時(shí)可能還需要進(jìn)行未來一周的計(jì)劃工作。 執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動(dòng)了，在具體行動(dòng)中可能會(huì)需要根據(jù)所處的環(huán)境，

15、時(shí)間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項(xiàng)來行動(dòng)。 編輯時(shí)間管理的十一條金律1 金律一:要和你的價(jià)值觀相吻合 你一定要確立個(gè)人的價(jià)值觀，假如價(jià)值觀不明確，你就很難知道什么對(duì)你最重要，當(dāng)你價(jià)值觀不明確，時(shí)間分配一定不好。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來說最重要的事。 金律二:設(shè)立明確的目標(biāo) 成功等于目標(biāo)，時(shí)間管理的目的是讓你在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);你必須把今年度4到10個(gè)目標(biāo)寫出來，找出一個(gè)核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計(jì)劃，你的關(guān)鍵就是依照計(jì)劃進(jìn)行。 金律三:改變你的想法 美

16、國心理學(xué)之父威廉詹姆士對(duì)時(shí)間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對(duì)待時(shí)間的態(tài)度:“這件工作必須完成它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動(dòng)手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動(dòng)機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個(gè)習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的list中選出最不想做的事情先做。 金律四:遵循20比80定律. 生活中肯定會(huì)有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時(shí)間管理并不理想。成功者花最多時(shí)間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要

17、的事。 金律五:安排“不被干擾”時(shí)間 每天至少要有半小時(shí)到一小時(shí)的“不被干擾”時(shí)間。假如你能有一個(gè)小時(shí)完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個(gè)小時(shí)可以抵過你一天的工作效率，甚至有時(shí)侯這一小時(shí)比你3天工作的效率還要好。 金律六:嚴(yán)格規(guī)定完成期限 帕金森(c-NoarthcoteParkinson在其所著的帕金森法則(Parkinsons Law中，寫下這 段話:“你有多少時(shí)間完成工作,工作就會(huì)自動(dòng)變成需要那么多時(shí)間?！比绻阌幸徽斓臅r(shí)間可以做某項(xiàng)工作，你就會(huì)花一天的時(shí)間去做它。而如果你只有一小時(shí)的時(shí)間可以做這項(xiàng)工作，你就會(huì)更迅速有效地在一小時(shí)內(nèi)做完它。 金律七:做好時(shí)間日志 你花了多少時(shí)間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等花了多少時(shí)間，搭車花了多少時(shí)間，出去拜訪客戶花了多少時(shí)間把每天花的時(shí)間一一記錄下來，你會(huì)清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時(shí)間。這和記賬是一個(gè)道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時(shí)間的根源，你才有辦法改變。 金律八:理解時(shí)間大于金錢 用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要抓住一切機(jī)會(huì)向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對(duì)象，因?yàn)檫@會(huì)節(jié)省你很多時(shí)間。假設(shè)與一個(gè)成功者在一起，他花了40年時(shí)間成功，你跟10個(gè)這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)? 金