檔案管理1到4章課堂筆記

1、1 / 8第一章檔案概論檔案的定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的基本含義：1.檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的。2.檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件3.檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的4.檔案是原始的歷史記錄檔案的形成者的類(lèi)型：官方性質(zhì)的種種機(jī)關(guān)單位，半官方的或非官方性質(zhì)的社團(tuán)組織；某些個(gè)人。檔案來(lái)源于一定的 基本單位，形成于特定的歷史活動(dòng)。復(fù)雜的社會(huì)實(shí)踐， 決定了檔案來(lái)源的 廣泛性和檔案內(nèi)容的豐富性以及一定的來(lái)源與內(nèi)容的檔案材料之間具有內(nèi)在的聯(lián)系性。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備的條件：1辦理完畢（或

2、叫處理完畢）的文件才能作為檔案。（所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書(shū)處理程序）2對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件,才有必要作為檔案保存3.按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案 檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩上基本因素。檔案是原始的歷史記錄。這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性1.檔案不同于一般的歷史遣物，它是以具體內(nèi)容反映其形成機(jī)關(guān)或人物特定活動(dòng)的歷史記 錄物，具有很強(qiáng)的記錄性。2.檔案不同于一般的信息資料，它是特定的形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募D(zhuǎn)化 物，因而具有原始性的特點(diǎn)。檔案則以兼具原始性和記錄性二者于一體的特點(diǎn)，區(qū)別于其他資料檔案的一般屬性：知

3、識(shí)屬性和信息屬性1.檔案是貯存和傳播知識(shí)的一種形式2.檔案是一種重要的信息資料檔案是人類(lèi)認(rèn)識(shí)和改造世界的智慧的結(jié)晶，它記載了人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中大量有知識(shí)價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)、成果和理論檔案不僅有貯存的功能，當(dāng)它被人們利用時(shí)又可以發(fā)揮傳播知識(shí)的功能。檔案信息又具有自身的某些特性，主要表現(xiàn)為原始性和回溯性信息可分為原始信息和加工信息。對(duì)原始信息進(jìn)行不同的加工處理即成為加工信息。檔案的種類(lèi)：1.按來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)：分為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案 等2.按內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：一直接分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學(xué) 技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案等多種門(mén)類(lèi)。二先分為普通檔案和專(zhuān)

4、門(mén)檔案3.按載體標(biāo)準(zhǔn)：分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、 磁帶檔案等。4.按時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)：分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱(chēng)為歷史檔案。5.按所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn)：分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。2 / 86.中國(guó)常的檔案種類(lèi)劃分尚有文書(shū)檔案、科學(xué)檔案和專(zhuān)門(mén)檔案檔案的一般作用:1.行政管理的考查憑據(jù)2.生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)3.政治斗爭(zhēng)的必要工具4.科學(xué)研究的可靠資料5.宣傳教育的生動(dòng)素材6.維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律書(shū)證 檔案作用是：憑證件用和參考作用。檔案的憑證作用是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的作用之最基本的特點(diǎn) 檔案所以有憑證作用

5、，是由檔案的形成規(guī)律和檔案自身的特點(diǎn)所決定。檔案的作用對(duì)其形成機(jī)關(guān)對(duì)社會(huì)作用的雙重性和過(guò)渡性，對(duì)機(jī)關(guān)的作用又稱(chēng)檔案的第一價(jià)值。社會(huì)的作用又稱(chēng) 第二價(jià)值。檔案的廣泛使用領(lǐng)域， 有時(shí)也可大致概括為行政領(lǐng)域和科學(xué)文化領(lǐng)域，人們把這種現(xiàn)象稱(chēng)為檔案的行政作用和科學(xué)作用。檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮的程度如何，怎樣發(fā)揮它的作用，這都取決于一定的條件。檔案價(jià)值和作用，必須在利用過(guò)程中檔案參與實(shí)踐活動(dòng)，才能直接實(shí)現(xiàn)和具體表現(xiàn)出來(lái)。檔案利用的實(shí)踐是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的最基本的條件。檔案的主要條件：1.檔案利用實(shí)踐2.社會(huì)發(fā)展水平3.社會(huì)檔案意識(shí)4.檔案管理水平第二章檔案工作概論檔案工作包括檔案室工作、檔案館工作、檔案

6、行政管理工作、 檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等。這些屬于檔案事業(yè)。檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作。即科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作?；緝?nèi)容包括以下八項(xiàng)：檔案的接收和征集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與 研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計(jì)。為了更廣泛地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，需要對(duì)這些文進(jìn)行挑選， 并且集中地保存 起來(lái)，這就形成了檔案的收集工作。檔案反映歷史活動(dòng)的客觀過(guò)程方面的真實(shí)的;實(shí)的或不完全真實(shí)的。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性：1檔案作用的時(shí)效律和擴(kuò)展律2檔案機(jī)密性遞減律和社會(huì)性遞增律3檔案行政作用弱化律和科學(xué)作用強(qiáng)化律。4檔案發(fā)揮作用的條件

7、律。檔案所記述的內(nèi)容有的是真實(shí)的，有的是不真3 / 8為了便于保存和系統(tǒng)地提供利用，需要把這些檔案 分門(mén)別類(lèi)，這就形成了檔案的 整理工作。 為了使最有價(jià)值的檔案更充分地發(fā)揮作用，需要對(duì)保存的檔案進(jìn)行“檢簡(jiǎn)”，去粗取精，這 就形成了檔案的 鑒定 工作。為了更長(zhǎng)遠(yuǎn)地利用檔案， 需要對(duì)檔案采取保護(hù)措施，延長(zhǎng)檔案的壽命， 進(jìn)行 系統(tǒng)的管理 ，這 就形成了檔案的 保管工 作。為了滿(mǎn)足特定的查找利用要求， 需要通過(guò)多種途徑和形式 揭示檔案的內(nèi)容和成分 ，提供 檢尋 檔案材料的手段，這就形成了檔案的 編目和檢索 工作。為了滿(mǎn)足更多的利用者各種不同的利用要求， 需要對(duì)浩瀚的檔案史料進(jìn)行 研究、 匯集和編寫(xiě) 專(zhuān)

8、門(mén)材料，這就形成了檔案的 編輯和研究 工作。為了滿(mǎn)足實(shí)際利用的要求， 需要通過(guò)各種方式和方法， 向利用者提供檔案材料 ，進(jìn)行咨詢(xún)服 務(wù)，這就形成了檔案的 利用 工作。為了掌握情況及其規(guī)律性， 需要對(duì)檔案和檔案管理等狀況 進(jìn)行數(shù)量的觀察和分析研究 ，這就 形成了檔案 統(tǒng)計(jì) 工作。收集、整理、鑒定、?？?、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，都貫穿著社會(huì)需要和提供利用工作的 要求， 同時(shí)，前面諸環(huán)節(jié)又都直接影響著提供利用，因此，整個(gè)檔案工作的內(nèi)容又可以劃分 為兩個(gè)方面： 基礎(chǔ)工作和利用工作 。檔案工作就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)， 是一項(xiàng)管理性工作、服務(wù)性工作、政治性工作。 檔案就保存和流傳歸宿的程序，可分為 檔

9、案室階段 和 檔案館階段 。 檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴(lài)以存在和發(fā)展的基本因素。檔案工作的服務(wù)方向是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)。 檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。 由于檔案是歷史的見(jiàn)證，所以歷業(yè)就存在維護(hù)檔案的真實(shí)性同篡改檔案之間的斗爭(zhēng)。1955 年 1 月 17 日，中共中央批準(zhǔn)的中國(guó)共產(chǎn)黨中央和省（市）級(jí)機(jī)關(guān)文快睡上理工作和 檔案工作暫行條例 中規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案工作的基本原則。 這一富有歷史意義的文件，在我國(guó) 第一次明確地規(guī)定了檔案工作的基本原則。1956 年 4 月 16 日確立了全國(guó)范圍內(nèi)的“檔案工作的原則是集中統(tǒng)一地家檔案，維護(hù)檔案的 完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用

10、。1959 年 1 月 7 日中共中央確定了黨政檔案工作的 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 和黨政檔案的 統(tǒng)一管理 。 我國(guó)檔案工作的基本原則可以理解為： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案， 維護(hù)檔案 的完整與安全，便于社會(huì)種方面的利用。檔案工作的基本思想包括：1.確立了檔案工作的組織原則和管理體制統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案2.提出了檔案管理的基本要求維護(hù)檔案的完整與安全；3.體現(xiàn)了檔案工作的要本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)便于社會(huì)各方面的利用。 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案，這是我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制 .1.檔案事業(yè)由黨和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)2.國(guó)家所有的檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別地集中統(tǒng)

11、一管理3.全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行下機(jī)構(gòu)分層負(fù)責(zé)地統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。 維護(hù)檔案的完整與安全，這是檔案管理最起碼的基本要求，維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：一方面從數(shù)量上要 保證檔案的齊全 ，保證應(yīng)該集中和實(shí) 際保存的檔案不致殘缺短少；另一方面， 從質(zhì)量上， 也就是從系統(tǒng)方面， 要維護(hù)檔案的有機(jī) 聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全：物質(zhì)安全和政治安全。便于 社會(huì)各方面的利用 ，這是檢驗(yàn)檔案工作的 主要標(biāo)準(zhǔn) ，它體現(xiàn)了檔案工作的 根本目的 。便 于社會(huì)各方面的利用，便成了檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過(guò)程。4 / 8我國(guó)檔案工作的基本原則三個(gè)方面的思想內(nèi)容?；ハ嗦?lián)系，互相

12、作用。各級(jí)機(jī)關(guān)的檔案，由機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)立檔案室（處、科） 集中管理；各機(jī)關(guān)形成的需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的 檔案和歷史上形成的檔案，則設(shè)立各級(jí)檔案館統(tǒng)一保管；全國(guó)的檔案工作，又由各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案室的地位和作用檔案室的地位和作用，表現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有 參謀和咨詢(xún)作用 的部門(mén)，它是機(jī)關(guān)工作的助手， 為機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門(mén)的工作提供 參考和依據(jù)的檔案 材料，為機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)。檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門(mén)形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。檔案室的具體任務(wù)：第一，對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)

13、部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 第二，接收和保管本機(jī)關(guān)各單交來(lái)的檔案材料，進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研 究，積極開(kāi)展利用工作，同時(shí)收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書(shū)刊等資料，配合檔案提 供利用；第三，定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。檔案室一般分為：1.普通檔案室（也稱(chēng)機(jī)關(guān)檔案室、文書(shū)檔案室）2.科技檔案室3.音像檔案室4.人事檔案室5.綜合檔案室6.聯(lián)合檔案室各級(jí)綜合性檔案館是統(tǒng)一保管黨組織和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門(mén)，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)， 又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)，是各級(jí)黨委和人民政府的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案館的科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)：1 從檔案管理對(duì)象看，是歷史上政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科學(xué)技術(shù)等活動(dòng)的記錄。2從檔案館的活動(dòng)方式和工作成要來(lái)看，檔案館工作是一種研究性的工作。3從檔案館機(jī)構(gòu)及其社會(huì)職能來(lái)看，檔案館不是黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，不是企業(yè)生產(chǎn)部門(mén)，而是 一種文化事業(yè)單位。屬于科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一的管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和有親資料，維護(hù)歷史的直面貌，為現(xiàn)實(shí)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案管的類(lèi)型：1.各級(jí)國(guó)家檔案管，包括 綜合性檔案館 和專(zhuān)門(mén)檔案館。2.部