檔案管理1到4章課堂筆記

1、1 / 8第一章檔案概論檔案的定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、聲像及其他各種方式和載體的歷史記錄。檔案的基本含義：1.檔案是各種組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的。2.檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件3.檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的4.檔案是原始的歷史記錄檔案的形成者的類型：官方性質(zhì)的種種機(jī)關(guān)單位，半官方的或非官方性質(zhì)的社團(tuán)組織；某些個(gè)人。檔案來源于一定的 基本單位，形成于特定的歷史活動(dòng)。復(fù)雜的社會(huì)實(shí)踐， 決定了檔案來源的 廣泛性和檔案內(nèi)容的豐富性以及一定的來源與內(nèi)容的檔案材料之間具有內(nèi)在的聯(lián)系性。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要具備的條件：1辦理完畢（或

2、叫處理完畢）的文件才能作為檔案。（所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書處理程序）2對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究等活動(dòng)具有一定查考利用價(jià)值的文件,才有必要作為檔案保存3.按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案 檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩上基本因素。檔案是原始的歷史記錄。這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性1.檔案不同于一般的歷史遣物，它是以具體內(nèi)容反映其形成機(jī)關(guān)或人物特定活動(dòng)的歷史記 錄物，具有很強(qiáng)的記錄性。2.檔案不同于一般的信息資料，它是特定的形成者在當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯邮褂玫脑嘉募D(zhuǎn)化 物，因而具有原始性的特點(diǎn)。檔案則以兼具原始性和記錄性二者于一體的特點(diǎn)，區(qū)別于其他資料檔案的一般屬性：知

3、識(shí)屬性和信息屬性1.檔案是貯存和傳播知識(shí)的一種形式2.檔案是一種重要的信息資料檔案是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的智慧的結(jié)晶，它記載了人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中大量有知識(shí)價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)、成果和理論檔案不僅有貯存的功能，當(dāng)它被人們利用時(shí)又可以發(fā)揮傳播知識(shí)的功能。檔案信息又具有自身的某些特性，主要表現(xiàn)為原始性和回溯性信息可分為原始信息和加工信息。對(duì)原始信息進(jìn)行不同的加工處理即成為加工信息。檔案的種類：1.按來源標(biāo)準(zhǔn)：分為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案 等2.按內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)：一直接分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學(xué) 技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案等多種門類。二先分為普通檔案和專

4、門檔案3.按載體標(biāo)準(zhǔn)：分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、 磁帶檔案等。4.按時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)：分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。古代檔案和近代檔案常被統(tǒng)稱為歷史檔案。5.按所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn)：分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。2 / 86.中國(guó)常的檔案種類劃分尚有文書檔案、科學(xué)檔案和專門檔案檔案的一般作用:1.行政管理的考查憑據(jù)2.生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)3.政治斗爭(zhēng)的必要工具4.科學(xué)研究的可靠資料5.宣傳教育的生動(dòng)素材6.維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律書證 檔案作用是：憑證件用和參考作用。檔案的憑證作用是檔案不同于和優(yōu)于其他各種資料的作用之最基本的特點(diǎn) 檔案所以有憑證作用

5、，是由檔案的形成規(guī)律和檔案自身的特點(diǎn)所決定。檔案的作用對(duì)其形成機(jī)關(guān)對(duì)社會(huì)作用的雙重性和過渡性，對(duì)機(jī)關(guān)的作用又稱檔案的第一價(jià)值。社會(huì)的作用又稱 第二價(jià)值。檔案的廣泛使用領(lǐng)域， 有時(shí)也可大致概括為行政領(lǐng)域和科學(xué)文化領(lǐng)域，人們把這種現(xiàn)象稱為檔案的行政作用和科學(xué)作用。檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮的程度如何，怎樣發(fā)揮它的作用，這都取決于一定的條件。檔案價(jià)值和作用，必須在利用過程中檔案參與實(shí)踐活動(dòng)，才能直接實(shí)現(xiàn)和具體表現(xiàn)出來。檔案利用的實(shí)踐是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的最基本的條件。檔案的主要條件：1.檔案利用實(shí)踐2.社會(huì)發(fā)展水平3.社會(huì)檔案意識(shí)4.檔案管理水平第二章檔案工作概論檔案工作包括檔案室工作、檔案館工作、檔案

6、行政管理工作、 檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作和檔案出版工作等。這些屬于檔案事業(yè)。檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作。即科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。基本內(nèi)容包括以下八項(xiàng)：檔案的接收和征集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與 研究、利用服務(wù)、檔案統(tǒng)計(jì)。為了更廣泛地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，需要對(duì)這些文進(jìn)行挑選， 并且集中地保存 起來，這就形成了檔案的收集工作。檔案反映歷史活動(dòng)的客觀過程方面的真實(shí)的;實(shí)的或不完全真實(shí)的。檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性：1檔案作用的時(shí)效律和擴(kuò)展律2檔案機(jī)密性遞減律和社會(huì)性遞增律3檔案行政作用弱化律和科學(xué)作用強(qiáng)化律。4檔案發(fā)揮作用的條件

7、律。檔案所記述的內(nèi)容有的是真實(shí)的，有的是不真3 / 8為了便于保存和系統(tǒng)地提供利用，需要把這些檔案 分門別類，這就形成了檔案的 整理工作。 為了使最有價(jià)值的檔案更充分地發(fā)揮作用，需要對(duì)保存的檔案進(jìn)行“檢簡(jiǎn)”，去粗取精，這 就形成了檔案的 鑒定 工作。為了更長(zhǎng)遠(yuǎn)地利用檔案， 需要對(duì)檔案采取保護(hù)措施，延長(zhǎng)檔案的壽命， 進(jìn)行 系統(tǒng)的管理 ，這 就形成了檔案的 保管工 作。為了滿足特定的查找利用要求， 需要通過多種途徑和形式 揭示檔案的內(nèi)容和成分 ，提供 檢尋 檔案材料的手段，這就形成了檔案的 編目和檢索 工作。為了滿足更多的利用者各種不同的利用要求， 需要對(duì)浩瀚的檔案史料進(jìn)行 研究、 匯集和編寫 專

8、門材料，這就形成了檔案的 編輯和研究 工作。為了滿足實(shí)際利用的要求， 需要通過各種方式和方法， 向利用者提供檔案材料 ，進(jìn)行咨詢服 務(wù)，這就形成了檔案的 利用 工作。為了掌握情況及其規(guī)律性， 需要對(duì)檔案和檔案管理等狀況 進(jìn)行數(shù)量的觀察和分析研究 ，這就 形成了檔案 統(tǒng)計(jì) 工作。收集、整理、鑒定、保客、檢索、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，都貫穿著社會(huì)需要和提供利用工作的 要求， 同時(shí)，前面諸環(huán)節(jié)又都直接影響著提供利用，因此，整個(gè)檔案工作的內(nèi)容又可以劃分 為兩個(gè)方面： 基礎(chǔ)工作和利用工作 。檔案工作就其基本性質(zhì)和主要作用來說， 是一項(xiàng)管理性工作、服務(wù)性工作、政治性工作。 檔案就保存和流傳歸宿的程序，可分為 檔

9、案室階段 和 檔案館階段 。 檔案工作的服務(wù)性，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基本因素。檔案工作的服務(wù)方向是檔案工作政治性的集中表現(xiàn)。 檔案工作的機(jī)要性也是檔案工作政治性的表現(xiàn)之一。 由于檔案是歷史的見證，所以歷業(yè)就存在維護(hù)檔案的真實(shí)性同篡改檔案之間的斗爭(zhēng)。1955 年 1 月 17 日，中共中央批準(zhǔn)的中國(guó)共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘?jí)機(jī)關(guān)文快睡上理工作和 檔案工作暫行條例 中規(guī)定，機(jī)關(guān)檔案工作的基本原則。 這一富有歷史意義的文件，在我國(guó) 第一次明確地規(guī)定了檔案工作的基本原則。1956 年 4 月 16 日確立了全國(guó)范圍內(nèi)的“檔案工作的原則是集中統(tǒng)一地家檔案，維護(hù)檔案的 完整與安全，便于國(guó)家各項(xiàng)工作的利用

10、。1959 年 1 月 7 日中共中央確定了黨政檔案工作的 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 和黨政檔案的 統(tǒng)一管理 。 我國(guó)檔案工作的基本原則可以理解為： 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案， 維護(hù)檔案 的完整與安全，便于社會(huì)種方面的利用。檔案工作的基本思想包括：1.確立了檔案工作的組織原則和管理體制統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案2.提出了檔案管理的基本要求維護(hù)檔案的完整與安全；3.體現(xiàn)了檔案工作的要本目的，規(guī)定了檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)便于社會(huì)各方面的利用。 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案，這是我國(guó)檔案工作的組織原則和管理體制 .1.檔案事業(yè)由黨和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)2.國(guó)家所有的檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別地集中統(tǒng)

11、一管理3.全國(guó)檔案工作由各級(jí)檔案行下機(jī)構(gòu)分層負(fù)責(zé)地統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。 維護(hù)檔案的完整與安全，這是檔案管理最起碼的基本要求，維護(hù)檔案的完整，有兩方面的含義：一方面從數(shù)量上要 保證檔案的齊全 ，保證應(yīng)該集中和實(shí) 際保存的檔案不致殘缺短少；另一方面， 從質(zhì)量上， 也就是從系統(tǒng)方面， 要維護(hù)檔案的有機(jī) 聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案的安全：物質(zhì)安全和政治安全。便于 社會(huì)各方面的利用 ，這是檢驗(yàn)檔案工作的 主要標(biāo)準(zhǔn) ，它體現(xiàn)了檔案工作的 根本目的 。便 于社會(huì)各方面的利用，便成了檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，并且支配檔案工作的全過程。4 / 8我國(guó)檔案工作的基本原則三個(gè)方面的思想內(nèi)容?；ハ嗦?lián)系，互相

12、作用。各級(jí)機(jī)關(guān)的檔案，由機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)立檔案室（處、科） 集中管理；各機(jī)關(guān)形成的需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的 檔案和歷史上形成的檔案，則設(shè)立各級(jí)檔案館統(tǒng)一保管；全國(guó)的檔案工作，又由各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一地、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案室的地位和作用檔案室的地位和作用，表現(xiàn)在兩方面：一方面，檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有 參謀和咨詢作用 的部門，它是機(jī)關(guān)工作的助手， 為機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)內(nèi)各部門的工作提供 參考和依據(jù)的檔案 材料，為機(jī)關(guān)工作和生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)。檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理本機(jī)關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部，為本機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，并為黨和國(guó)家積累檔案史料。檔案室的具體任務(wù)：第一，對(duì)本機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)

13、部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 第二，接收和保管本機(jī)關(guān)各單交來的檔案材料，進(jìn)行必要的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編目和研 究，積極開展利用工作，同時(shí)收藏和管理一些有關(guān)的內(nèi)部書刊等資料，配合檔案提 供利用；第三，定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。檔案室一般分為：1.普通檔案室（也稱機(jī)關(guān)檔案室、文書檔案室）2.科技檔案室3.音像檔案室4.人事檔案室5.綜合檔案室6.聯(lián)合檔案室各級(jí)綜合性檔案館是統(tǒng)一保管黨組織和政府機(jī)關(guān)檔案的管理部門，所以它既是黨的機(jī)構(gòu)， 又是國(guó)家的機(jī)構(gòu)，是各級(jí)黨委和人民政府的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案館的科學(xué)文化事業(yè)性質(zhì)：1 從檔案管理對(duì)象看，是歷史上政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科學(xué)技術(shù)等活動(dòng)的記錄。2從檔案館的活動(dòng)方式和工作成要來看，檔案館工作是一種研究性的工作。3從檔案館機(jī)構(gòu)及其社會(huì)職能來看，檔案館不是黨、政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，不是企業(yè)生產(chǎn)部門，而是 一種文化事業(yè)單位。屬于科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。檔案館的基本職責(zé)是：集中統(tǒng)一的管理黨和國(guó)家需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保管的檔案和有親資料，維護(hù)歷史的直面貌，為現(xiàn)實(shí)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。檔案管的類型：1.各級(jí)國(guó)家檔案管，包括 綜合性檔案館 和專門檔案館。2.部