檔案管理省二級達標單位創(chuàng)建項目

1、個人資料整理，僅供個人學習使用- 1 - / 17檔案管理省二級達標單位創(chuàng)建項目招標書深圳市住房保障署2018年9月深圳市住房保障署關于檔案管理省二級達標單位創(chuàng)建項目招標書項目背景深圳市住房保障署于2016年4月經(jīng)深圳市機構編制委員會批準，依法登 記成立，主要職責為貫徹執(zhí)行住房保障、人才安居法律法規(guī)和政策，具體 實施住房保障規(guī)劃和計劃、保障性住房租售管理以及住房制度改革措施等 工作。本項目擬啟動檔案管理省二級達標單位創(chuàng)建工作，進一步提升保障 署檔案工作管理水平，實現(xiàn)檔案信息資源共享，便于查詢利用和開展公共 服務 。矚慫潤厲釤瘞睞櫪廡賴賃軔。項目服務內(nèi)容 檔案管理省二級達標單位創(chuàng)建項目主要包括：

2、完善軟硬件環(huán)境建設；按照 “省二級 ”標準對檔案進行管理；對檔案整理現(xiàn)場進行管理；升級完善檔案 管理系統(tǒng)。其中“項目服務內(nèi)容 ”中所涉及的工作的場地、 辦公桌椅、 水電、 辦公設備（工作電腦、打印機、復印機等）以及設備的維修與耗材由服務 方承擔。聞創(chuàng)溝燴鐺險愛氌譴凈禍測。個人資料整理，僅供個人學習使用-2-/ 17具體服務內(nèi)容包括:序號服務項目具體要求1評級材料編研大事記編寫：編寫本單位自成立以來的各方面重大事 件，按時間先后順序作簡要記述。組織沿革編寫：編寫本單位的組織機構、人員編制情況、體制變革情況。全宗指南編寫：編寫本單位的全宗檔案內(nèi)容、成份、利 用價值、檢索利用工具等內(nèi)容。達標印證材料

3、編寫：收集編寫本單位的檔案分類方案、 利用事例、年報、統(tǒng)計臺賬、檔案工作流程、檔案制度 審核、檔案庫房設備清單、檔案機構設置及人員配置。2檔案管理制度的制作與上墻制作檔案崗位責任制、檔案收集與整理制度、檔案鑒定 與銷毀制度、檔案保密制度、檔案庫房管理制度及檔案 平面圖、索引圖的制作。個人資料整理，僅供個人學習使用-3-/ 173檔案評審檔案評估、審核及現(xiàn)場驗收專家評審費；檔案評審材料 裝費及材料費；擬定項目計劃，對檔案整理質(zhì)量進行監(jiān) 督指導；對檔案外包整理公司的工作進度進行協(xié)調(diào)安 排,對整理過程中需要改進的、對工作流程及工作進度 提出合理化建議；監(jiān)督指導外包服務公司的整理質(zhì)量是 否按國家檔案法

4、和深圳市檔案局制訂的統(tǒng) 口徑執(zhí)行， 為檔案升級達標作必要準備工作。4對檔案整理現(xiàn)場進行管理對外包檔案整理現(xiàn)場進行管理：是否按檔案整理相關要 求制訂了相關管理制度，整理過程是否檔案分類方案及 按規(guī)章制度執(zhí)行，對整理現(xiàn)場和整理人員的配置是否合 理，整理現(xiàn)場的消防及監(jiān)控進行檢查，對以上的要求提 出整體意見并跟進和落實。個人資料整理，僅供個人學習使用-4 - / 175合同期內(nèi) 按照省二 級”標準進 行日常檔 案管理按照 省二級”標準對檔案進行日常管理：參照市檔案局 制訂的統(tǒng)一口徑，對照檢查檔案整理服務公司整理過程 的檔案錄入、裝訂、排序、打頁碼、裝盒、目錄制作、 檔案整理說明或立卷說明、檔號章位置及

5、填寫、盒內(nèi)備 考表及盒面的填寫、檔案封面制作、掃描格式、掃描質(zhì) 量，對以上工作內(nèi)容進行監(jiān)督并提出整改建議；對歷史 檔案進行檢查，對歷史檔案的整理質(zhì)量提出相關建議并 同市檔案局進行溝通提出合同的解決方案。協(xié)調(diào)達 省二級”準備工作：收集建立檔案管理流程體系， 編研起草成立檔案領導小組相關文件，收集檔案達標所 需人員配備、崗位證、職稱資料、薪資信息、人員任免 及機構設置問題。6檔案業(yè)務聯(lián)絡及協(xié)調(diào)聯(lián)絡市檔案局監(jiān)督指導處，協(xié)調(diào)安排相關人員來保障署 進行業(yè)務指導，并提供相關整理數(shù)據(jù)、整理質(zhì)量的信息， 為達標作準備。7完善軟硬件環(huán)境建設對檔案管理基礎業(yè)務進行檢杳整改，包括：檔案室 八防” 的檢查、整改、落實

6、；庫房設施是否符合檔案保管的要 求，檔案的設立是否符合要求，對不符合要求的提出整 改意見并監(jiān)督落實。個人資料整理，僅供個人學習使用-5-/ 178升級完善局檔案管理系統(tǒng)就檔案分類所涉及的檔案類別冋檔案管理軟件接口的 銜接與市住建局信息中心溝通協(xié)調(diào)，在系統(tǒng)中增加保障 署的檔案分類管理，并調(diào)整系統(tǒng)權限，以便保障署檔案 掃描件對接導入局檔案管理系統(tǒng)。9統(tǒng)計待整理的增量檔案對需整理的工作量進行評估，為保障署申報2019年檔案整理預算經(jīng)費做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計支持。10其他相關工作完成保障署交辦的檔案管理其他相關工作，包括有關文 案及函件的編寫，日常檔案窗口服務等。（一）服務工作流程1.參照廣東省各級國家檔案館工

7、作達標升級辦法開展檔案館工作達標升級（省二級）”相關規(guī)定，收集本署與達項目相關材料，包括行政管理、基礎設施管理、庫房設計管理、開發(fā)利用管理 ”這四個方面的印證資料。殘騖樓諍錈瀨濟溆塹籟婭驟。2.編寫組織沿革：組織沿革是系統(tǒng)記載本署的組織機構、人員編制、體制 變革情況的一種參考資料。主要收集本署的成立、撤銷合并情況；機關名 稱變更、辦公地點有遷移情況、本署的性質(zhì)、職權范圍、主要任務（合并 前后的變化情況對比）、本署的主要領導人的任免情況、領導體制有無變 化、人員編制情況、內(nèi)設機構、內(nèi)設機構的職能、內(nèi)設機構主要負責人任免。然后將收集的資料按一定的格式編制目錄后匯編成文或裝訂成冊。釅錒個人資料整理，

8、僅供個人學習使用- 6 - / 17極額閉鎮(zhèn)檜豬訣錐顧葒。3.編寫大事記： 大事記是記載本署重要工作活動及本單位所發(fā)生的重大事 件的一種系統(tǒng)的、輪廓性的材料，具有史料價值。主要收本署機構設置、 體制變動、重要人事調(diào)動等機構和組織變動情況；重要會議和重大活動，包括內(nèi)務和外事活動；上級到本署參加重大活動，或檢查、指導工作并作 出重大決策或重要部署、指示等；本署的重要工作或重大事件、本署的一 些重要數(shù)據(jù)產(chǎn)生的時間點等。然后將收集的資料按一定的格式編制目錄后 匯編成文或裝訂成冊 。彈貿(mào)攝爾霽斃攬磚鹵廡詒爾。4.編寫全宗指南：全宗指南亦稱全宗介紹、全宗說明，是以文字敘述的形 式，較全面地介紹和揭示本署全

9、宗檔案內(nèi)容、成份及其利用價值的一種引 導性檢索工具。需統(tǒng)計編寫的內(nèi)容主要包括：說明或序言；目錄；檔案館 概況；館藏檔案概況；館藏檔案情況介紹；全宗介紹的分類排列；館藏資 料情況概況；索引和附錄。并將這些內(nèi)容按一定的格式編制目錄后匯編成 文或裝訂成冊 。謀蕎摶篋飆鐸懟類蔣薔點鉍。5.編寫達標印證材料： 收集編寫本單位的檔案分類方案、 利用事例、 年報、 統(tǒng)計臺賬、檔案工作流程、檔案制度審核、檔案庫房設備清單、檔案機構 設置及人員配置，并將這些內(nèi)容按一定的格式編制目錄后匯編成文或裝訂 成冊。廈礴懇蹣駢時盡繼價騷巹癩。6.檔案管理制度的制作與上墻： 制作檔案崗位責任制、 檔案收集與整理制 度、檔案鑒

10、定與銷毀制度、 檔案保密制度、 檔案庫房管理制度及檔案平面 圖、 索引圖的制作 。煢楨廣鰳鯡選塊網(wǎng)羈淚鍍齊。7.負責與檔案評估、 審核及現(xiàn)場驗收專家評的聯(lián)絡， 檔案評審材料的準備 及裝訂等事宜。8.擬定項目計劃， 對檔案整理質(zhì)量進行監(jiān)督指導。 對檔案外包整理公司的 工作進個人資料整理，僅供個人學習使用- 7 - / 17度進行協(xié)調(diào)安排， 對整理過程中需要改進的、 對工作流程及工作進 度提出合理化建議；監(jiān)督指導外包服務公司的整理質(zhì)量是否按國家檔案法 和深圳市檔案局制訂的統(tǒng)一口徑執(zhí)行，為檔案升級達標作必要準備工作。鵝婭盡損鵪慘歷蘢鴛賴縈詰。9.對外包檔案整理現(xiàn)場進行管理 。是否按檔案整理相關要求制

11、訂了相關 管理制度，整理過程是否檔案分類方案及按規(guī)章制度執(zhí)行，對整理現(xiàn)場和 整理人員的配置是否合理，整理現(xiàn)場的消防及監(jiān)控進行檢查，對以上的要 求提出整體意見并跟進和落實籟叢媽羥為贍僨蟶練淨櫧撻。10.按照“省二級 ”標準對檔案進行管理 。參照市檔案局制訂的統(tǒng)一口徑， 對照檢查檔案整理服務公司整理過程的檔案錄入、裝訂、排序、打頁碼、 裝盒、目錄制作、檔案整理說明或立卷說明、檔號章位置及填寫、盒內(nèi)備 考表及盒面的填寫、檔案封面制作、掃描格式、掃描質(zhì)量，對以上工作內(nèi) 容進行監(jiān)督并提出整改建議；對歷史檔案進行檢查，對歷史檔案的整理質(zhì) 量提出相關建議并同市檔案局進行溝通提出合同的解決方案。預頌圣鉉儐歲齦

12、訝驊 糴買闥。11.協(xié)調(diào)達 “省二級”進行準備工作。收集建立檔案管理流程體系，編研起草 成立檔案領導小組相關文件，收集檔案達標所需人員配備、崗位證、職稱 資料、薪資信息、人員任免及機構設置問題 。滲釤嗆儼勻諤鱉調(diào)硯錦鋇絨。12.聯(lián)絡市檔案局監(jiān)督指導處，協(xié)調(diào)安排相關人員來保障署進行業(yè)務指導，并提供相關整理數(shù)據(jù)、整理質(zhì)量的信息，為達標作準備 。鐃誅臥瀉噦圣騁貺頂廡縫勵。13.對檔案管理基礎業(yè)務進行檢查整改。包括檔案室 “八防 ”的檢查、整改、 落實；庫房設施是否符合檔案保管的要求，檔案的設立有配備是否符合要 求，對不符合要求的提出整理意見并監(jiān)督落實 。擁締鳳襪備訊顎輪爛薔報贏。個人資料整理，僅供個人學習使用- 8 - / 1714.升級完善局檔案管理系統(tǒng)。 就檔案分類所涉及的檔案類別同檔案管理軟 件接口的銜接與信息中心對接與溝通，在系統(tǒng)中增加保障署的檔案分類管 理，并調(diào)整系統(tǒng)權限，以便保障署檔案掃描件對接導入局檔案管理系統(tǒng)。贓熱俁閫歲匱閶鄴鎵騷鯛漢。15.統(tǒng)計待整理的增量檔案 。對需整理的工作量進行評估，為申報2019年檔案整理預算經(jīng)費做好準備。（二）服務質(zhì)量要求嚴格遵守執(zhí)行 “廣東省各級國家檔案館工作達標升級辦法開展檔案館工作 達標升級（省二級） ”相關規(guī)定，