數(shù)字(精選)化加工規(guī)程及各規(guī)程描述

1、精心整理數(shù)字化加工流程及各流程描述1檔案接收將檔案從檔案庫房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點(diǎn)、排列裝入有編號的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號和箱號。保證加工過程中檔案不離箱，同時(shí)做到檔案防水、防壓、運(yùn)輸安全，減少檔案的破損和丟失。對接收的檔案按分類形成其電子/紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點(diǎn)到盒（卷），不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。由法院和我方專人在出庫移交清單上簽字確認(rèn)。對下架接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對、檢查，與院方提供的電子/紙質(zhì)的接收清單在我方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進(jìn)行比對，如有錯(cuò)誤之處立匕1/yy”即核查更正，并打印出勘誤表請?jiān)悍酱_認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。我方

2、考慮到院方提供的加工場地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場加工工作的有序進(jìn)行。2標(biāo)準(zhǔn)的目錄結(jié)構(gòu)和文件夾的建立按照院方所提供的案卷目錄和文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括檔案目錄的著錄字段、字段長度和內(nèi)容要求進(jìn)行正確的著錄和校對。原則是以歷史形成的檔案整理順序編排，并與檔案實(shí)體保持一致。例如：文書檔案目錄結(jié)構(gòu)：年度+資料分類+卷+件+頁。照片檔案和實(shí)物檔案目錄結(jié)構(gòu)：以歷史形成的檔案整理順序編排，并與檔案實(shí)體保持一致。3建立目錄數(shù)據(jù)庫主要建立案卷級目錄數(shù)據(jù)庫和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，并通過專業(yè)技術(shù)把目錄庫與我方進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的檔案加工管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，從

3、而提高檔案數(shù)字化的工作效率。4檔案著錄的工作細(xì)節(jié)按原目錄著錄按照國家檔案局檔案著錄規(guī)則（DA/T18）和院方的要求（即上述案卷目錄和文件級目錄要求）進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案影像文件、檔案條目信息、檔案物理位置一一對應(yīng)，形成方便管理查詢的完整的電子檔案。自擬目錄著錄按照國家檔案局檔案著錄規(guī)則（DA/T18）和院的要求對無目錄的檔案進(jìn)行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進(jìn)行著錄。目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對（一稿雙錄，人機(jī)校驗(yàn)）的方式，對目錄數(shù)據(jù)I-I庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，4.1/發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。一稿雙錄、

4、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不I同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時(shí)跳過，若二者不一致時(shí)軟件報(bào)警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識出來（顯紅），且不讓通過。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請確認(rèn)”。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識出的不一致數(shù)據(jù)項(xiàng)目與檔案原稿進(jìn)行比對，將數(shù)據(jù)修改正確。數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)格式檢驗(yàn)按照國家檔案局檔案著錄規(guī)則（DA/T18）等的要求，結(jié)合院方實(shí)際需求和相關(guān)規(guī)則，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名（主題名、副題名）、文號、正文、底稿、草稿、批示頁、印章頁、責(zé)任者、相對頁碼（起止頁號）和

5、絕對頁碼（頁數(shù)）等，應(yīng)進(jìn)行校對和修改。目錄冊的形成和打印整理電子目錄時(shí)，在電子文件夾和電子文件統(tǒng)一文件重命名后，形成按檔案號統(tǒng)一命名的文件夾，同時(shí)形成檔案的電子目錄冊（案卷目錄、文件目錄）。精心整理對形成檔案的目錄冊（案卷目錄、文件目錄）和檔案的全宗目錄也可進(jìn)行打印、排版、裝訂形成檔案的紙制目錄冊。5檔案整理檔案實(shí)體記錄我方在整理時(shí)對檔案進(jìn)行排序、編頁碼、分件、擬標(biāo)題和分類檢查。在整理過程中同時(shí)記錄檔案的殘、缺、漏、損頁，并記錄紙張的畫幅大小和特性、檔案的存儲介質(zhì)（照片、圖表等）。導(dǎo)入院方提供的檔案電子目錄，對照檔案原件進(jìn)行補(bǔ)充錄入和校對，并打印出勘誤表讓院方簽字確認(rèn)。對照院方提供的檔案目錄著

6、錄原件，對照檔案原件的目錄（手寫/印刷體）進(jìn)行分件、錄入和校對，建立電子文檔并保存,I. |-7打印出勘誤表讓院方簽字確認(rèn)。填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。我方在整理時(shí)對檔案進(jìn)行排序、編頁碼、分件、擬標(biāo)題和分類檢查。在整理過1程中同時(shí)記錄檔案的編研特性和法律文書特性。對檔案的存儲介質(zhì)（照片等）、領(lǐng)導(dǎo)批示頁、印章頁給予記錄、分件和分類。檔案修復(fù)（可視檔案實(shí)際情況選擇此項(xiàng)工作）檔案整理前要對破損嚴(yán)重的檔案進(jìn)行修復(fù)，檔案修復(fù)的具體技術(shù)要求如下：1）修復(fù)工作要求按照檔案修裱技術(shù)規(guī)范（DA/T25-2000）進(jìn)行操作。2）修復(fù)過程中需要拆卷的檔案，要在

7、確保檔案原件安全的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格按照檔案拆卷流程和技術(shù)要求進(jìn)行，要求資料能夠還原。應(yīng)區(qū)分對待不同規(guī)格和不同紙質(zhì)的檔案。3）平整檔案應(yīng)根據(jù)原件的具體情況進(jìn)行錘平或壓平，不得損壞檔案，不得破壞數(shù)據(jù)記錄。4）檔案的裁切要嚴(yán)格保持檔案的原貌，不可將檔案幅面裁小，更不能裁傷字跡。切口要求整齊，裁切短邊，應(yīng)一刀完成，裁切長邊，可分?jǐn)?shù)刀完成，但精心整理各刀口應(yīng)聯(lián)接平直，無接刀痕跡。整卷裁切的檔案，要求刀口上下垂直，不得出現(xiàn)坡度。5）檔案的裝訂應(yīng)視原件的具體情況進(jìn)行線裝、包背裝或精裝。裝訂必須在確保檔案安全的前提下進(jìn)行，不得遮擋任何記錄。裝訂后的資料要求牢固、美觀。6）在檔案修裱過程中，檔案不能再次受損。要進(jìn)行

8、仔細(xì)地觀察和分析研究,使裱糊的資料恢復(fù)在原來的部位上。7）檔案裱糊所采用的紙張和裱糊劑要求是安全的，同時(shí)要能確保檔案的長期安全存放。 -7掃描前整理根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要做出標(biāo)識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。1）頁面修整：破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。2）對于裝訂成冊、不便拆裝的檔案做好檔案的登記和記錄，以便掃描時(shí)直接用加工方專業(yè)的不拆卷掃描儀直接掃描。計(jì)算機(jī)自動生成檔案頁碼。3）整理電子目錄時(shí)，在電子文件夾和電子文件統(tǒng)一文件重命名后，形成按檔案號統(tǒng)一命名的文件夾，同時(shí)形成檔

9、案的目錄冊（案卷目錄、文件目錄）和檔案的全宗目錄。4）在院方要求下，可以對形成檔案的目錄冊（案卷目錄、文件目錄）和檔案的全宗目錄進(jìn)行打印、排版、裝訂形成檔案的紙制目錄冊。5）根據(jù)院方需要可以形成院方庫存檔案各種目錄冊的同時(shí)形成庫存檔案的財(cái)產(chǎn)帳和統(tǒng)計(jì)臺帳。6）通過檔案加工管理軟件，根據(jù)檔案資料的整理和電子目錄的建庫形成電子文件夾和掃描任務(wù)單。檔案整理過程中注意的細(xì)節(jié)由編頁碼、檔案拆分及標(biāo)記、創(chuàng)建加工任務(wù)三部分組成。1）檔案排序、編頁碼檔案排序：根據(jù)院方的檔案資料分類對檔案進(jìn)行排序的校驗(yàn)工作，核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁、圖表頁），包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂

10、等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫登記本。編頁碼原則：以卷為掃描最小文件夾單位，每卷按頁編頁碼。即對每個(gè)需要掃描頁以每卷文件為單位，頁碼都是從“1”開始，依次編碼，頁碼寫于每頁文件的正面的右下角，反面的左下角。確保頁碼位置統(tǒng)一、整齊。此工序可保證加工中檔案順序一致，并方便質(zhì)檢人員質(zhì)檢圖像及保證檔案原件完整歸還。每件文件的相對頁I.|-7碼順序在掃描后的看圖詳細(xì)著錄中由計(jì)算機(jī)掃描系統(tǒng)自動給出。4f1/2）檔案拆分及標(biāo)記檔案拆分原則：在數(shù)字化加工全流程中，為避免檔案的錯(cuò)、舌L、丟、毀，檔案盒內(nèi)的資料不離盒，不進(jìn)行詳細(xì)的拆分和組包。檔案隨盒、盒隨工序進(jìn)行數(shù)字化加I工。每道加工工序結(jié)束后

11、，將檔案放回原盒原位，始終保持檔案物理位置和邏輯位置的原版原貌。對檔案進(jìn)行拆分整理，清除檔案資料中的金屬物，避免掃描時(shí)金屬物損壞掃描儀。拆分后按原順序放回盒內(nèi)，保證分類檔案不離盒，以免造成資料混亂。3）創(chuàng)建加工任務(wù)在加工軟件的檔案整理模塊中系統(tǒng)自動調(diào)用在接收環(huán)節(jié)中錄入的接收信息，整理人員只需將檔案資料的分類情況輸入到與其對應(yīng)的檔案記錄中即可。軟件自動生成掃描任務(wù)電子清單，并由專人審核后上傳到服務(wù)器中的指定位置。掃描任務(wù)單主要內(nèi)容是檔案編號、調(diào)案時(shí)間、總頁碼、資料分類記錄、整理人員名等。掃描任務(wù)單可以記錄分配人、受分配人、分配時(shí)間及完成時(shí)間等項(xiàng)，確保任務(wù)與責(zé)任明確，保證及時(shí)有效的完成任務(wù)。生成工

12、作單：生成每日單班工作量，每個(gè)工作單不能跨盒跨件。生成掃描任務(wù)單：根據(jù)檔案不同紙張狀況生成不同掃描儀的每日任務(wù)單。精心整理6檔案掃描檔案掃描實(shí)施方法檔案經(jīng)過整理人員整理完畢后，生成電子版掃描任務(wù)單分給掃描人員，即檔案根據(jù)任務(wù)單掃描原則。工作人員首先需要輸入“工號”和“密碼”登陸到數(shù)字化加工系統(tǒng)的掃描模塊，接收到掃描任務(wù)單。根據(jù)整理時(shí)標(biāo)記出檔案的具體情況，選擇掃描儀及調(diào)整各項(xiàng)掃描參數(shù)，核對掃描檔案的檔案編號等信息，核對無誤后開始對該檔案進(jìn)行掃描。掃描時(shí)按照掃描頁頁碼的順序?qū)n案資料進(jìn)行掃描，為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，根據(jù)掃描件實(shí)際情況選擇黑白、灰度及彩色掃描方式，調(diào)整相關(guān)參數(shù)。I. |-7掃

13、描形成的圖像文件保存到服務(wù)器中，文件采用黑白、灰度或彩色掃描，分辨率采用300dqi及以上，存儲為Tiff或JPE的準(zhǔn)格式，壓縮方式采用JPEGffi縮格式或無損壓縮（LZW格式。掃描完成的圖像為單頁TIFF/JPEG文件，文以目錄數(shù)據(jù)庫內(nèi)該文件檔號為據(jù)對掃描圖像建立相應(yīng)文件夾，并對文件夾內(nèi)圖像文件按要求按檔號/分類號進(jìn)行命名。掃描儀的選擇掃描操作員對將整理好的檔案資料，根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀，具體對不同紙張檔案掃描的處理工藝如下：普通紙張：采用高速掃描儀進(jìn)行連續(xù)高速掃描。破損紙張：如一般破損，將破損紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低速檔進(jìn)行掃描

14、。如破損嚴(yán)重，且極不平整，則采用平板掃描儀完成。字跡較淺（如鉛筆字）：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描臨界值（閾值），拉大字跡與原稿的反差。裝訂成冊檔案：采用高速不拆卷黑白掃描儀，節(jié)省檔案拆裝時(shí)間，防止檔案錯(cuò)灰度、彩色頁：采用平板掃描儀，調(diào)整具體模板參數(shù)，保證掃描質(zhì)量精心整理掃描過程中的注意事項(xiàng)不同年代、不同裝訂形式、不同技術(shù)要求的檔案資料要采用不同型號的掃描儀和掃描工藝。例如：1985年以前的檔案，灰度、彩色頁檔案，膠封、不易拆卷的檔案，需采用平板掃描儀和不拆卷掃描儀。使用掃描儀掃描圖像時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行試掃，調(diào)整掃描儀參數(shù)，以使掃描后的圖像清晰，盡量無黑邊。工作時(shí)要小心謹(jǐn)慎，嚴(yán)禁撕毀、遺落或銷毀檔案

15、資料，以及將檔案資料帶離現(xiàn)場。逐頁掃描時(shí)要仔細(xì)地核查檔案頁碼，如發(fā)現(xiàn)存在漏編、錯(cuò)編頁號的情況，需及I. -T時(shí)補(bǔ)編、改編頁號。遇到因掃描儀故障導(dǎo)致的紙張卡紙或撕紙，必須小心取出破損的紙張，將其粘貼復(fù)原。一件資料掃描完成后，必須及時(shí)核對首尾頁是否正確，掃描圖像與原檔是否一I致；對圖像出現(xiàn)的歪斜、黑邊進(jìn)行處理。一批資料掃描結(jié)束后，必須核對該批資料中的掃描文件份數(shù)是否與檔案資料的結(jié)果一致，如不一致，要仔細(xì)核對，找出原因及時(shí)更正。較薄紙張（如信紙、便箋紙），應(yīng)在紙張下加入白色打印紙作襯，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低速檔進(jìn)行掃描；破損紙張，先進(jìn)行修復(fù)再掃描。將修復(fù)后的紙張夾入透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整

16、掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低速檔進(jìn)行掃描。對于原件破損嚴(yán)重的修復(fù)資料，則采用平板掃描儀完成。底灰較深的紙張（如草漿紙、油印紙），如采用黑白二值掃描應(yīng)將掃描對比度及亮度適當(dāng)調(diào)低，如采用灰度掃描，也應(yīng)注意適當(dāng)調(diào)值。字跡較淺的資料（如鉛筆字），如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描臨界值（閾值），拉大字跡與原稿的反差，效果不理想采用灰度掃描時(shí)也應(yīng)注意調(diào)值。如紙張幅面較長但幅寬不超過A3,可采用掃描儀長紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長即可。如紙線幅寬超過A3,則采用寬幅掃描設(shè)備進(jìn)行掃描，或者分區(qū)掃描后進(jìn)行圖像拼接，拼接成一個(gè)完整的圖像。掃描分辨率至少采用300dpi。若檔案原件質(zhì)量較差，應(yīng)提高掃描

17、分辨率，以使掃描資料能夠滿足計(jì)算機(jī)字符識別軟件（OC瞅件）智能識別的需要。每掃描一頁圖像，保存成一個(gè)文件。灰度掃描保存為JPE成件或TIFF文件,以統(tǒng)一的保存格式為佳，電子文件的命名要求有明確統(tǒng)一的規(guī)則。掃描文檔的數(shù)量和存儲順序應(yīng)與原檔案資料的數(shù)量和順序一致。7圖像處理 I-V為確保每一幅掃描圖像的清晰、不失真，對掃描后形成的圖像文件進(jìn)行加工處匕f1/理。通過計(jì)算機(jī)自動處理和人工處理進(jìn)行逐頁糾偏、去污、去黑邊、掃描精度、對比度、亮度調(diào)節(jié)、影像的替換、插入、刪除、圖像拼接、裁邊處理、統(tǒng)一版面大小、排列順序調(diào)整，還可對圖像進(jìn)行字跡銳化、去除圖像雜點(diǎn)、去除圖像局部臟點(diǎn)等處I理。應(yīng)避免重張、傾斜、模糊

18、等圖像質(zhì)量問題。對掃描完的彩色和灰度圖像運(yùn)用專業(yè)加工處理軟件進(jìn)行批量自動/單頁手工的旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、去噪、線型彎曲校正、文字變形校正、中縫刪除、影像居中等處理。對劣質(zhì)圖像采用的處理工藝對于不同的圖像狀況，分別采用如下方式進(jìn)行圖像處理：局部減淡：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。局部加粗：采用字跡填補(bǔ)功能，填補(bǔ)斷線筆畫。去污去噪：采用圖像去噪功能，去除圖像雜點(diǎn)，具有局部清除功能，去除圖像局部臟點(diǎn)、臟斑。圖像處理中的注意事項(xiàng)1）圖像偏度不得大于3度，以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。精心整理2）大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描的圖像進(jìn)行圖像拼接，拼接處信息要完整，不能缺少任何信息，以保證圖像的整體性。3）對

19、方向不正確的圖像應(yīng)時(shí)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。4）保證處理完成的圖像頁面中不出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等。5）圖像處理應(yīng)遵循盡量展現(xiàn)檔案原版原貌的原則。8圖像初檢和復(fù)檢（一檢、二檢）質(zhì)檢崗位的專業(yè)質(zhì)檢員對掃描完成后檔案電子目錄和圖像進(jìn)行逐盒逐件逐頁的檢查，并根據(jù)情況對圖像進(jìn)行質(zhì)檢校正、統(tǒng)計(jì)管理和生成返掃各種工作單。I. |-7質(zhì)檢員對數(shù)字化加工管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量狀況進(jìn)行監(jiān)督、統(tǒng)計(jì)、修改。對產(chǎn)生的個(gè)別質(zhì)量問題進(jìn)行批量自動/單頁手工的旋轉(zhuǎn)、糾斜、去黑邊、剪邊、居中、局部處理等全部圖像加工手段，保證圖像字跡清晰質(zhì)量優(yōu)秀。對掃描圖像數(shù)據(jù)信息進(jìn)行完整性檢查校驗(yàn)，確保圖像信息正確

20、完整。I我方有明確的檔案圖像質(zhì)檢和保證索引正確性審核的詳細(xì)措施，掃描流程必須經(jīng)過一檢、二檢二次以上質(zhì)量審核。掃描清晰度不得低于原件清晰度。掃描和補(bǔ)掃流程必須建立二次質(zhì)檢制度。掃描和補(bǔ)掃流程必須建立二次質(zhì)檢制度。掃描加工采用看圖著錄技術(shù)、逐畫幅進(jìn)行圖像處理，不采用批量圖像處理軟件，從而保證圖像百分之百掛接正確率及百分之百圖像合格率。質(zhì)量檢驗(yàn)要點(diǎn)1）掃描資料的檢查：按照掃描頁登記頁碼的順序?qū)呙杷纬傻挠跋裎募M(jìn)行檢查，不能有漏掃、重掃或錯(cuò)序。2）清晰度檢查：影像文件的清晰度應(yīng)最大限度地接近（等同于）掃描原件，掃描內(nèi)容要完整，畫面要端正，凡原件中可識別的內(nèi)容（污跡除外），在影像文件的打印結(jié)果和屏幕

21、顯示結(jié)果中應(yīng)亦可識別。3）檢查經(jīng)過優(yōu)化處理的影像是否符合要求。4）為提高效率和防止加工混亂，電子文件夾（存儲路徑）的質(zhì)檢和返工全部在質(zhì)檢崗位上進(jìn)行，不許其他崗位進(jìn)行返工。5）質(zhì)檢不合格的圖像根據(jù)生成返掃工作單重新進(jìn)行返工掃描，直至圖像清晰質(zhì)量優(yōu)秀。在圖像補(bǔ)掃后進(jìn)行二檢。6）一檢是在圖像補(bǔ)掃前進(jìn)行。7）二檢在圖像補(bǔ)掃后，看圖著錄工序前進(jìn)行。9著錄標(biāo)記一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動對兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時(shí)跳過，若二者不一致時(shí)軟件進(jìn)行提示，I. |-7并將這些項(xiàng)目標(biāo)識出來（顯紅），且不讓通過。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將標(biāo)識出的不

22、一致數(shù)據(jù)項(xiàng)目與檔案原稿進(jìn)行比對，將數(shù)據(jù)修改正確。通過“一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)、看圖著錄”，可以大大避免電子圖像和目錄著錄過程中的人為誤讀、誤錄、漏錄和掛接中誤掛漏掛等錯(cuò)誤，雙份數(shù)據(jù)的機(jī)器比對可I迅速標(biāo)識出可能發(fā)生錯(cuò)誤的錄入項(xiàng)目，可大大提高校對速度和效率。不同種類的文件，自動設(shè)計(jì)或套用相關(guān)的元數(shù)據(jù)模型，記錄和維護(hù)元數(shù)據(jù)各種元數(shù)據(jù)，并提供這些元數(shù)據(jù)作為文件檢索的入口。電子文件提供利用時(shí)，保證其權(quán)限范圍內(nèi)的文件信息和元數(shù)據(jù)信息都能夠提供利用。10數(shù)據(jù)桂接匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫

23、為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的該份文件的頁數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件精心整理的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理，掃描時(shí)填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理

24、辦法。11數(shù)據(jù)成品信息準(zhǔn)確性和完整性檢查（終檢）圖像數(shù)據(jù)信息完整性檢查采用專用軟件對檢查掃描圖像數(shù)據(jù)信息的完整性。主要檢查圖像文件在局域網(wǎng) |-7中傳輸時(shí)可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟包現(xiàn)象、圖像文件是否完整，以確保圖像信息完整性。目錄數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確性檢查首先為保證案卷目錄及文件目錄條目錄入的正確性、完整性，其次，為保證目錄及文件圖像掛接的正確性、完整性。對目錄和圖像實(shí)行“一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)”I的數(shù)據(jù)錄入校驗(yàn)?zāi)Ｊ健D像掛接準(zhǔn)確性檢查采用人工檢查的方式，對錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行人工校驗(yàn)，以確保完整性和準(zhǔn)確性。12數(shù)據(jù)的硬盤備份將光盤組包后的成品數(shù)據(jù)采取活動硬盤的存儲形式進(jìn)行備份，硬盤所備份數(shù)據(jù)與光盤所存儲

25、的數(shù)據(jù)保持一致，方便用于數(shù)據(jù)的整體轉(zhuǎn)移。我方保證硬盤數(shù)據(jù)備份與光盤數(shù)據(jù)是一一對應(yīng)的，光盤如出現(xiàn)問題，可用硬盤還原光盤重新刻錄。13現(xiàn)場測試和檢驗(yàn)院方可以在全部工序中隨機(jī)抽檢，抽檢時(shí)我們同時(shí)提供質(zhì)檢崗位提供的日常質(zhì)檢報(bào)告，使用專用軟件現(xiàn)場對已處理數(shù)據(jù)進(jìn)行測試校驗(yàn)并提供校驗(yàn)報(bào)告。14檔案的文件目錄打印精心整理對于拆開掃描的檔案，在加工完成后將檔案進(jìn)行最終的排序、校驗(yàn)，校驗(yàn)后對所有的檔案目錄進(jìn)行排版和打?。ㄋ心夸洿蛴?yīng)留出裝訂線），并裝訂到案卷最前面。如有變更和勘誤應(yīng)在備考表上注明。形成全宗目錄、文件目錄、文件目錄的同時(shí)要提供每件文件的相對頁碼和絕對頁碼。15檔案裝訂還原拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按原檔案保管單位重新裝訂，并保持每頁檔案原有的排列順序不變，案卷不掉頁、右邊和底邊整齊。根據(jù)工作單對照檔案接收整理時(shí)原目錄清單核對順序、數(shù)量整理對齊后再進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)要求比照原裝訂孔及裝訂樣式，做到原接原退。如有裝訂不合格檔案I. |-7將按照規(guī)范重新裝訂。1/案卷裝訂工作細(xì)則1）裝訂要求案卷通常使用線繩按三點(diǎn)一線