公司文書管理規(guī)定

1、內(nèi)容為網(wǎng)絡(luò)收集 僅供參考版本號(hào)：4.0簽發(fā)人：陳凱文書管理規(guī)定1 文書管理規(guī)定關(guān)鍵控制點(diǎn)：1、 發(fā)文必須有發(fā)文會(huì)簽單。2、 不得以個(gè)人名義對(duì)外發(fā)文。3、 所有收發(fā)文必須交由指定人員處理。4、 為保證編號(hào)的統(tǒng)一性，收文后即請(qǐng)?jiān)趕ervercompany上的收發(fā)文登記表登記，并將系統(tǒng)自動(dòng)生成的流水號(hào)注在文件右上角，然后才可以在各部門流轉(zhuǎn)。5、 收發(fā)文必須在文件登記簿和計(jì)算機(jī)上同時(shí)登記，每周一由行政部指定人員備份上周電子文檔并打印。1.1 文檔類型部門文檔：以部門名義簽發(fā)與接收的文檔。公司文檔：以公司名義簽發(fā)與接收的文檔。1.2 管理方法公司文檔由行政部指定人員負(fù)責(zé)管理，各業(yè)務(wù)部門由指定人員負(fù)責(zé)管理

2、（詳見附件1.8.4人員分工表）。公司所有文檔除在部門存檔外，還需交行政部存檔（個(gè)別文檔如僅有一份，可暫由各部門保管，行政部在收發(fā)文登記表備注欄上注明，各部門使用完畢后交行政部存檔）。1.3 收文收文辦理程序包括簽收、編號(hào)、登記、分發(fā)、批辦、傳遞、歸檔。1.3.1 公司文檔收文處理a. 收文：公司文檔（包括傳真）由行政部秘書統(tǒng)一接收。直接發(fā)給個(gè)人的公司文檔，個(gè)人接收以后應(yīng)統(tǒng)一交行政部秘書處理。b. 編號(hào)、登記：公司文檔由行政部秘書統(tǒng)一加蓋收文專用章后登記填寫收發(fā)文登記表，并在文件上注明系統(tǒng)自動(dòng)生成的編號(hào)（詳見1.5）。如無(wú)法確認(rèn)所屬分項(xiàng)工程，可僅注明序列號(hào)，由收文部門補(bǔ)齊。c. 分發(fā)：公司文檔

3、經(jīng)登記后，交由行政部經(jīng)理簽署擬辦意見后，由行政部秘書放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人員、部門批閱。d. 批辦：公司領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)閱處文件并簽字（簽名并注明閱文日期），一個(gè)工作日后由行政部收回。各有關(guān)部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時(shí)處理，需將處理意見或結(jié)果標(biāo)注于文上，并將原件退回行政部歸檔備案。e. 傳遞：根據(jù)閱批范圍，由行政部負(fù)責(zé)送閱。f. 歸檔：各相關(guān)部門簽署意見后，由行政部統(tǒng)一收回并存檔。1.3.2 部門文檔收文處理a. 收文：部門文檔由各部門指定人員統(tǒng)一接收。直接發(fā)給個(gè)人的部門文檔，個(gè)人接收以后應(yīng)統(tǒng)一交指定人員處理。b. 編號(hào)、登記：部門文檔由各部門指定人員統(tǒng)一填寫收發(fā)文登記表，并在

4、文件上注明系統(tǒng)自動(dòng)生成的編號(hào)（詳見1.5）。c. 分發(fā)：部門文檔經(jīng)登記后，交由部門經(jīng)理簽署擬辦意見后，由指定人員放入相應(yīng)的傳閱文件夾送有關(guān)人員、部門批閱。d. 批辦：各相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)閱看文件并簽字（簽名并注明閱文日期），一個(gè)工作日后由各部門指定人員收回。各有關(guān)部門對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)已批示的公文要及時(shí)處理，將處理意見或結(jié)果標(biāo)注于文上，并將原件退回指定人員歸檔備案。e. 傳遞：根據(jù)閱批范圍，由指定人員負(fù)責(zé)送閱。f. 歸檔：各相關(guān)部門簽署意見后，由指定人員統(tǒng)一收回并存檔，所有收文必須另交一份給行政部指定人員存檔。1.4 發(fā)文1.4.1 發(fā)文程序擬稿、審核、會(huì)簽、復(fù)核、編號(hào)、登記、打印、分發(fā)、立卷、歸檔。a.

5、 擬稿、審核：所有文檔，擬稿人擬稿后，需交部門負(fù)責(zé)人審核確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度并由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)簽發(fā)。b. 會(huì)簽：l 不需其他部門會(huì)簽的，可由擬文部門負(fù)責(zé)人簽署發(fā)文會(huì)簽單（見附表一）或在文檔上直接簽字。l 不需其他部門會(huì)簽，但需知會(huì)相關(guān)部門的，由擬文部門負(fù)責(zé)人簽署發(fā)文會(huì)簽單或在文檔上直接簽字后加注抄送部門名單。l 需其他部門會(huì)簽的，由擬文部門負(fù)責(zé)人簽署發(fā)文會(huì)簽單后，交各相關(guān)部門簽署意見。c. 復(fù)核：公司文檔，交各部門會(huì)簽后，由行政部復(fù)核后，呈總經(jīng)理簽發(fā)。部門文檔經(jīng)會(huì)簽后，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)，所有文檔必須交行政部歸檔。d. 公司文檔經(jīng)總經(jīng)理簽署后，由行政部填寫收發(fā)文登記表，進(jìn)行編號(hào)（詳見

6、1.5）、登記、打印、分發(fā)并歸檔。部門文檔經(jīng)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)，由指定人員填寫收發(fā)文登記表，進(jìn)行編號(hào)（詳見1.5）、登記、打印、分發(fā)并歸檔，同時(shí)交行政部指定人員存檔。1.5 請(qǐng)示及簽報(bào)a. 請(qǐng)示：凡不涉及合同流轉(zhuǎn)但需要匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)的事務(wù)，均須由主辦人匯報(bào)情況請(qǐng)示（請(qǐng)示范本見附件），經(jīng)部門經(jīng)理簽發(fā)后交相關(guān)部門流轉(zhuǎn)或上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；b. 會(huì)簽：l 不需其他部門會(huì)簽，但需知會(huì)相關(guān)部門的，由匯報(bào)人在請(qǐng)示中注明抄送部門名單。l 需其他部門會(huì)簽的，由匯報(bào)人在請(qǐng)示中注明需會(huì)簽部門，并將相關(guān)資料及簽報(bào)單交各相關(guān)部門簽署意見。相關(guān)會(huì)簽部門應(yīng)根據(jù)簽報(bào)單中會(huì)簽時(shí)間給予意見。l 不需其他部門會(huì)簽的，可由匯報(bào)人直接將相

7、關(guān)資料及簽報(bào)單上報(bào)匯報(bào)對(duì)象。c. 批復(fù)：l 不需其他部門會(huì)簽，公司領(lǐng)導(dǎo)就請(qǐng)示事宜直接批復(fù)意見。l 需其他部門會(huì)簽的，相關(guān)會(huì)簽部門簽署意見后，公司領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見。1.6 文檔編號(hào)方式對(duì)外發(fā)文編號(hào)采用如下格式予以編號(hào)：A-B-C-DA表示項(xiàng)目：按項(xiàng)目名稱分類，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海灘花園項(xiàng)目一期；具體參見收發(fā)文登記表內(nèi)置編號(hào)執(zhí)行.B表示部門：采用一位字母數(shù)字代碼：（A、B、C、Z），具體參見收發(fā)文登記表內(nèi)置編號(hào)執(zhí)行。C表示文檔分項(xiàng)：號(hào)碼采用兩位字母數(shù)字代碼，根據(jù)子目錄內(nèi)容不同進(jìn)行分類，具體參見收發(fā)文登記表內(nèi)置編號(hào)執(zhí)行。D由“流水號(hào)”表示。流水號(hào)以四位數(shù)計(jì)如“0001、000

8、2”等，此號(hào)為系統(tǒng)生成的大流水號(hào)(即序號(hào))。其他內(nèi)容：日期、文件名稱、收文發(fā)文等內(nèi)容供查詢、存檔參考，不作為編號(hào)編寫依據(jù)。舉例：上海灘一期項(xiàng)目設(shè)計(jì)部發(fā)的設(shè)計(jì)變更，為公司第20個(gè)收發(fā)文件，則編號(hào)為BS1-C-CK-0020上海灘二期項(xiàng)目市場(chǎng)部收廣告公司發(fā)廣告企劃方案，是第一百個(gè)需要收編的文，編號(hào)為BS2-D-DC-01001.7 合同編號(hào)方式合同編號(hào)采用用如下格式予以編號(hào)：A-B-CA表示項(xiàng)目：按項(xiàng)目名稱分類，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海灘花園項(xiàng)目一期；具體參見合同登記表內(nèi)置編號(hào)執(zhí)行.B表示主辦部門：采用一位字母數(shù)字代碼：（A、B、C、Z），具體參見合同登記表內(nèi)置編號(hào)執(zhí)行。C

9、由“流水號(hào)”表示。流水號(hào)以四位數(shù)計(jì)如“0001、0002”等，此號(hào)為系統(tǒng)生成的大流水號(hào)(即序號(hào))。其他內(nèi)容：日期、合同名稱、對(duì)方單位等內(nèi)容供查詢、存檔參考，不作為編號(hào)編寫依據(jù)。舉例：華潤(rùn)置地（上海）有限公司的房屋租賃，由人事行政部主辦為公司第12個(gè)收發(fā)文件，則編號(hào)為CRLANDSH-A- 0012上海灘二期項(xiàng)目刊登廣告合同，由市場(chǎng)部主辦，是第300個(gè)需要收編的文，編號(hào)為BS2-D-03001.8 規(guī)章制度及表單編號(hào)方式1.8.1 按管理體系文件的層次對(duì)規(guī)章進(jìn)行分類：a) 程序文件（包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、制度）；b) 作業(yè)文件（包括細(xì)則、規(guī)章、工作流程、崗位職責(zé)等）；c）表單1.8.2 規(guī)章制

10、度文號(hào)：a) 程序文件以“QP-部門編號(hào)”格式編寫，具體參見規(guī)章制度登記表；b) 作業(yè)文件以“WI-部門編號(hào)”格式編寫，具體參見規(guī)章制度登記表；c）表單以“FM部門編號(hào)”格式編寫，具體參見規(guī)章制度登記表；d）其他內(nèi)容：文件名稱、實(shí)施日期、廢止日期等內(nèi)容供編號(hào)、查詢、存檔參考，不作為編號(hào)編寫依據(jù)；e）所有規(guī)章制度編號(hào)須由人事行政部統(tǒng)一編寫登記，各部門按需要求人事行政部提供規(guī)章制度編號(hào)。1.9 公司文檔命名方式公司電子文檔命名一般應(yīng)以“文件名稱+時(shí)間”的方式命名，中間用“-”隔開，如有必要可在最后加版本號(hào)。其中時(shí)間用“××××年××月&#

11、215;×日”表示。1.10 文檔備份每周一由行政部指定人員備份上周收發(fā)文登記表電子文檔并打印上周文件清單存檔。1.11 附件：公文種類及格式1.11.1 常用的公文種類決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；員工的職務(wù)任免和聘用。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、

12、批準(zhǔn)，要求一文一事。批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題。會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況的議定事項(xiàng)。1.11.2 公文格式及字體規(guī)則編號(hào)：五號(hào) 宋體 簽發(fā)人：五號(hào) 宋體 標(biāo)題：三號(hào) 仿宋GB2312 居中稱呼：四號(hào) 黑體 左齊正文：小四號(hào) 宋體 左齊 行間距定義為最小值18磅, 并通過調(diào)整字間距, 盡量避免“此頁(yè)無(wú)正文”和段落最后一個(gè)字另起一行，以保證頁(yè)面充實(shí)、完整、美觀。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為，第一層為“1”，第二層為“”，第三層為“1”，第四層為“”。除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的

13、數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。附件：正文之后, 成文時(shí)間之前，注明順序和名稱。發(fā)文單位及成文時(shí)間：小四號(hào) 仿宋GB2312 左齊 以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)印章：除會(huì)議紀(jì)要及部門文檔外, 應(yīng)加蓋印章(需“騎年壓月”)。抄報(bào)、抄送：小四號(hào) 仿宋GB2312 與正文齊用紙：公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297mm 、寬210mm)，左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文，要采用公司信箋，并加蓋相應(yīng)印章。1.11.3 范本請(qǐng)示范本簽報(bào)單范本會(huì)議紀(jì)要范本傳真范本內(nèi)容為網(wǎng)絡(luò)收集 僅供參考編號(hào)：在此處鍵入編號(hào)請(qǐng)示在此處鍵入標(biāo)題在此處鍵入?yún)R報(bào)對(duì)象名稱：在此處鍵入內(nèi)容華潤(rùn)置地（上海）有限公司在此處鍵入發(fā)文部門或人員名

14、稱部門簽發(fā)人：在此處鍵入簽發(fā)人姓名二零零*年*月*日抄送：在此處鍵入抄送人員及部門名稱會(huì)簽：在此處鍵入需要會(huì)簽部門名稱簽 報(bào) 單簽報(bào)編號(hào)：日期：呈報(bào)部門：建議會(huì)簽/批復(fù)時(shí)間：會(huì)簽部門：設(shè)計(jì)部工程部市場(chǎng)部合約部經(jīng)營(yíng)部財(cái)務(wù)部人事行政部副總經(jīng)理批示：總經(jīng)理批示：備注內(nèi)容為網(wǎng)絡(luò)收集 僅供參考編號(hào)：在此處鍵入編號(hào)在此處鍵入標(biāo)題時(shí) 間：在此處鍵入名稱地 點(diǎn)：在此處鍵入名稱參加人：在此處鍵入名稱內(nèi) 容：在此處鍵入內(nèi)容華潤(rùn)置地（上海）有限公司在此處鍵入召集部門或人員名稱簽發(fā)人：在此處鍵入簽發(fā)人姓名記錄并整理：在此處鍵入記錄人姓名整理 時(shí)間：在此處鍵入整理時(shí)間抄送：在此處鍵入抄送人員及部門名稱內(nèi)容為網(wǎng)絡(luò)收集 僅供參考編號(hào)：在此處鍵入編號(hào)××部每周例會(huì)紀(jì)要2003/*/*2003/*/*時(shí) 間：在此處鍵入名稱地 點(diǎn)：在此處鍵入名稱參加人：在此處鍵入名稱內(nèi) 容：序號(hào)事項(xiàng)時(shí)間執(zhí)行人備注如有其他討論內(nèi)容，請(qǐng)鍵入；如無(wú)，請(qǐng)將本行刪除華潤(rùn)置地（上海）有限公司在此處鍵入召集部門或人員名稱簽發(fā)人：在此處鍵入簽發(fā)人姓名記錄并整理：在此處鍵入記錄人姓名整理 時(shí)間：在此處鍵入整理時(shí)間抄送：在此處鍵入抄送人員及部門名稱內(nèi)容為網(wǎng)絡(luò)收集 僅供參考To 收件機(jī)構(gòu)Fax No 傳真Atten