合同管理制度45860

1、編號：ZSNY-XZZX-2015-001合同管理制度制定部門： 行政中心 審 核： 劉守廷審 批： 實施日期： 2015年9月份 內(nèi)蒙古正時生態(tài)農(nóng)業(yè)有限公司行政中心 發(fā)布內(nèi)蒙古正時生態(tài)農(nóng)業(yè)有限公司合同管理制度 第一章 總則第1條 目的： 為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。 第二條 適用范圍： 公司及下屬分公司、子公司與公司外各類法人、自然人、其它組織進行各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所簽訂的各類合同、協(xié)議、章程等均遵守本辦法。 公司內(nèi)部簽訂的各種協(xié)議及勞動合同的管理，不適用本辦法 第二章 合同管理及職責(zé) 第三條 公司總裁在董事會授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)公司各類合

2、同的審批。 第四條 采供中心負(fù)責(zé)采購合同的草擬、審查、談判及根據(jù)公司法定代表人授權(quán)簽訂采購合同。第五條 項目部負(fù)責(zé)工程項目相關(guān)的合同草擬、審查、談判及根據(jù)公司法定代表人授權(quán)簽訂合同。第六條 各事業(yè)部負(fù)責(zé)本事業(yè)部的銷售合同的草擬、審查、談判及根據(jù)公司法定代表人授權(quán)簽訂合同。第七條 行政中心負(fù)責(zé)公司各類合同的管理工作，具體職責(zé)： 1、負(fù)責(zé)除采購合同、工程項目、銷售合同以外，其他各類合同的談判工作并根據(jù)公司法定代表人的授權(quán)簽訂合同； 2、 負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一合同文本； 3、 負(fù)責(zé)對合同專用章、合同統(tǒng)一文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理； 4、 負(fù)責(zé)與律師、財務(wù)中心溝通對各部門提交的各類合同的合法性、可行性、

3、有利性審查； 5、 負(fù)責(zé)合同糾紛的處理（對接律師）； 6、 負(fù)責(zé)合同的檔案管理； 7、 負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。 第八條 財務(wù)中心在合同管理中的職責(zé)：1、 配合行政中心對合同進行審查；2、 對確屬我公司簽訂并合法生效的合同，財務(wù)中心應(yīng)及時結(jié)算、報銷付款。3、 對不按規(guī)定使用合同專用章或以部門名義對外簽訂的合同，財務(wù)中心可暫不予結(jié)算并及時通知行政中心對合同的有效性進行審查。4、 我方先履行付款義務(wù)，有預(yù)付款或分批付款的合同，未見我方簽字、蓋章的書面合同原件，財務(wù)中心不予付款。5、 對方需先履行義務(wù)，我方主要是付款義務(wù)的合同沒有充分證據(jù)表明對方已完全履行合同義務(wù)的，財務(wù)中心不予付款。第三章合同的簽訂

4、 第九條 合同的主體 1、訂立合同的主體必須是公司及所屬子公司中具有法人資格，能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織，其他部門、機構(gòu)、子公司等不得擅自簽訂合同。 2、訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相附的合同3、公司一般不與自然人簽訂合同，確有必要簽訂合同，應(yīng)經(jīng)公司總裁同意。供應(yīng)牧草的自然人除外。第九條 合同的形式： 1、訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務(wù)外，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。 2、“書面形式”是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊

5、急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。 第十條 合同的內(nèi)容： 1、當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當(dāng)事人提供的資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。 2、 合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī)格、型號、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及要求；對合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。 3、 數(shù)量：合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。 4、 質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn)的代號；化工

6、產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。 5、 價款或報酬：價款或者報酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價款或報酬的支付期限應(yīng)約定確切日期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。 6、 履行期限、地點和方式：履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時間的，應(yīng)在合同中約定履行期間的方式；合同履行地點應(yīng)力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同

7、中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運單、倉庫保管員簽單等。 7、 合同的擔(dān)保：合同中對方當(dāng)事人要求提供擔(dān)?；虮痉揭髮Ψ疆?dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。 8、 合同的解釋：合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應(yīng)在合同中進行解釋。 9、 保密條款：對技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責(zé)任。 10、 合同聯(lián)系制度：履行期限長的重大合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。 11、 違約責(zé)任：根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。12、 解決爭議的方式：解決爭議的方式可選擇仲裁或起

8、訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。 第十二條 簽訂合同的工作程序： 1、 簽訂合同前，相關(guān)責(zé)任人或公司指定的其他談判人員應(yīng)按照本制度第九條對對方當(dāng)事人的有關(guān)情況進行審查，并復(fù)印對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照及專業(yè)資格證書留存。 2、 采購、工程建設(shè)、銷售合同分別由采供中心負(fù)責(zé)人、項目部負(fù)責(zé)人、相應(yīng)的事業(yè)部負(fù)責(zé)人與對方當(dāng)事人商談后擬好合同條款，附合同簽約審報表報總裁審批行政中心蓋合同專用章，必要時，由總裁指定責(zé)任人員對合同進行合法性審查。 3、除采購、工程建設(shè)、銷售合同以外的合同由總裁指定責(zé)任人員會同相關(guān)部門與對方當(dāng)事人進行商談，擬好合同條

9、款，附合同簽約申報表報總裁審批，由行政中心加蓋合同專用章。 4、 法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記手續(xù)的合同，合同成立后由總裁辦依法及時辦理。 5、合同正式簽訂后，合同文本應(yīng)當(dāng)隨合同簽約申報表交存公司行政中心統(tǒng)一保管，合同訂立部門應(yīng)復(fù)印存檔一份，如需要付款的合同應(yīng)交財務(wù)中心待付款完成后又財務(wù)部交行政中心統(tǒng)一保管。 第4章 合同的變更、解除 第十三條 在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復(fù)。 第12條 存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同 1

10、、 因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的； 2、 在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；3、 對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行； 4、 對方遲延履行債務(wù)或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的； 5、 法律規(guī)定的其他情形。 第14條 變更或解除的合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報）； 第15條 變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂程序報原審批人員批準(zhǔn)。法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時辦理； 第5章 合同的履行 第16條 公司及所屬公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時督促對方當(dāng)事人及時履行其義務(wù)。 第17條 在合同履行

11、過程中，對本公司的履行情況應(yīng)及時做好記錄并經(jīng)對方確認(rèn)。履行銷售合同交付貨物時應(yīng)由對方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份留存對方，一份交留本事業(yè)部備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具收條。履行采購合同付款時應(yīng)由對方當(dāng)事人出具增值稅發(fā)票，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票或銀行轉(zhuǎn)賬付款，不允許以現(xiàn)金形式支付。 第18條 在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當(dāng)事人有下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時書面上報公司行政中心處理。1、 經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化； 2、 轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)； 3、 喪失商業(yè)信譽； 4、 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形； 第1

12、9條 債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動時的確認(rèn)： 1、 在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定期對帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)； 2、 在對方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時對帳，確認(rèn)合同效力及雙方債權(quán)債務(wù)。 第6章 合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟 第二十條 合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應(yīng)首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決。 第二十一條 合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意見或?qū)Ψ疆?dāng)事人無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦部門應(yīng)及時書面報告總裁辦，并擬定處理意見，報總裁辦決定。 如對方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙

13、的，應(yīng)立即報告公司行政中心。 第二十二條 公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當(dāng)事人起訴的，經(jīng)辦部門應(yīng)及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關(guān)證據(jù)報公司行政中心。 第7章 合同的日常管理第二十三條 公司實行二級合同管理，公司行政中心全面負(fù)責(zé)公司的合同管理；合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)所在部門的合同管理（一般為復(fù)印件）。 第二十四條 公司的合同專用章由行政中心專人管理，公司的空白合同、授權(quán)委托書也由專人管理，如因特殊情況需將合同專用章或已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同攜帶出差，必須由總裁批準(zhǔn)。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應(yīng)及時向當(dāng)?shù)毓?/p>

14、機關(guān)報案，并登報聲明。 第二十五條 已簽訂的合同、增值稅發(fā)票以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、對帳單等資料，合同經(jīng)辦部門應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng)將原件交公司行政中心隨合同保管，增值稅發(fā)票收據(jù)應(yīng)將原件交財務(wù)中心保管，行政中心留存復(fù)印件隨合同保管。 第二十六條 合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司行政中心和相關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān)手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，公司行政中心應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。 第8章 考核與獎懲 第二十七條 公司及所屬子公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司

15、行政中心負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的監(jiān)督考核。 第二十八條 對在合同簽訂、履行過程中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，使本公司避免重大經(jīng)濟損失以及在經(jīng)濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經(jīng)濟損失的，予以獎勵。 第二十九條 合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責(zé)任人員追償損失。1、未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同； 2、 為他人非法提供合同專用章； 3、 應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。 第三十條合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關(guān)人員追償損失： 1、 因工作過失致使公司被詐騙； 2、 公司履行合同未經(jīng)對方當(dāng)事人確認(rèn)； 3、 遺失重要證據(jù)； 4、 發(fā)生糾紛后隱瞞不報或私自了結(jié)或報告避重就輕，從而貽誤時機的； 5、 合同專用章遺失未及時報告； 6、 其他違反公司相關(guān)制度的。 第三十一條 公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構(gòu)成犯罪的，將依法移交司法機關(guān)處理。本制度