公司文件控制管理辦法

1、LOGO標 題 : 公司文件控制管理辦法TITLE : Method of controlling and managing the companys documents文件編號Doc. No.: 版本Revision: A/0生效日期Effective Date: 頁碼Page: 7 / 7XXXXXXXXX有限公司XXXXXXXX. Co, Ltd.制定部門Issued Dept.： XXXX部文件編號Doc.No.：XXXXXXXXXX修 訂 號Revision：A/0修訂日期Issued Date：XXXXXXX總 頁 數Pages： XX 頁生效日期Effective Date：公司

2、文件控制管理辦法Method of controlling and managing the companys documents制作Prepared by： 審核Reviewed by：批準Approved by：文件會簽表Countersignature部門Department姓名Name簽名Signature日期Date文件更改歷史記錄Amendment History版次Rev.修改日期Change Date修改概要 Description of Changes修改人 Prepared by批準人 Approved byA/01 、目的為規(guī)范公司文件及資料的管理，加強資料的收集和管理工

3、作，有效地保護和利用資料，為公司各項工作服務，增強公司資料的實用性和有效性，結合公司的實際，制定本辦法。2、 適用范圍本制度適用于XXXXXXXXXX有限公司及下屬所有辦事處規(guī)范性文件起草、制定、提案和管理的各項相關工作。3、 定義3.1 輸出：文件履行審批手續(xù)后由各部門移交文控中心的過程。3.2 歸檔：文件履行審批手續(xù)后可以移交文控中心的過程。3.3 發(fā)放：輸出的文件由文控中心統(tǒng)一蓋受控標識章后分發(fā)到所有使用部門的過程。3.4 受控文件：被控制版本、使用場所、發(fā)放數量的文件。變更時須通知文件使用部門更換，并于作廢時自使用場所回收或由使用場所專人銷毀/隔離的文件。受控文件包括如下：管理體系文件

4、、技術文件。3.5 非受控文件：僅提供信息作為參考，變更時不須更換，也無須回收的文件。3.6 文件：信息及其載體。 文件按類別分為三大類：管理體系文件、技術文件、外來文件。文件按控制管理方式分為兩大類：受控文件、非受控文件。3.6.1 管理體系文件：程序文件，操作指導書、企業(yè)技術標準、記錄表格，由文控中心統(tǒng)一受控管理。3.6.2 技術文件3.6.2.1 產品技術文件：產品圖紙、使用說明書、工藝文件及作業(yè)指導書，由文控中心統(tǒng)一受控管理。3.6.2.2 證書：上級主管部門頒發(fā)的型號核準證、產品第三方檢測報告、各類許可證，由文控中心統(tǒng)一歸檔管理。3.6.3 外來文件A）客戶提供的文件和資料，客戶為使

5、本公司產品滿足其特定技術要求而提 供的技術規(guī)格書、檢測標準及相關圖紙等。B）供應商技術資料，包括技術規(guī)格書、圖紙等。C）外來標準：國際標準、國家標準、行業(yè)標準。D）國家及行政主管部門頒發(fā)的有關法律、法規(guī)要求。外來文件的管理由責任部門填寫文件移交文控中心登記表，提交文控中心統(tǒng)一受控管理。對有保密要求的需在登記表中注明，文控中心單獨存檔，并限制使用權限。4、 職責和權限41 由公司行政部成立文控中心負責統(tǒng)一管理。42 公司內部各中心/部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護文件、資料的義務。43 實行集中與分散管理相結合的體制。由文控中心文檔管理員負責主體文件資料的管理，并對

6、其他部門的文件資料管理工作進行督促和指導。44 文控中心44 .1 負責各部門輸出文件的接收、歸檔、發(fā)放、發(fā)布、更新、回收、作廢等統(tǒng)一受控管理。44 .2 負責提供在文控中心統(tǒng)一受控管理的文件的查/借閱服務。5、 工作程序51 文件格式及編寫要求按公司發(fā)布的相關要求編寫52 文件編號及版本標識521 文件編號分類依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層 次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分再在同 類中依序分為若干小類和案卷號。5211 按照資料保存的時間，永久：Y；長期：C；短期：D5212 按照資料的類型分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；文書檔案

7、：A；合同：B。5213 部門代號表如下：部門名稱總經辦行政部人事部研發(fā)部財務部銷售部生產部倉庫部門代號GMDAHRRDFASAPMWD5214 受控文件Y表示；非受控文件N表示。5215 受控保密級：絕密：AS；機密：CS；秘密：PS；無：OP53 文件編號示例：受控文件：CF/DA-YOP-1801-001，各英文代號見上，編號表示為：行政部發(fā)布于2018年1月份第一份長期并受控不用保密的文件，具體表示說明如下： 保存時間+資料類型/部門代號 是否受控 保密級別 年份和月份縮寫 當月第幾份文件。非受控文件：CF/DA-NOP-1801-001，各英文代號見上，編號表示為：行政部發(fā)布于201

8、8年1月份第一份長期并不受控不用保密的文件，具體表示說明如下： 保存時間+資料類型/部門代號 是否受控 保密級別 年份和月份縮寫 當月第幾份文件。54 版本標識文件的版本控制體現在版本標識、修改狀態(tài)上。版本標識由A開始按文件發(fā)行次序順序編排，修改狀態(tài)由0開始，修改版本超過5后文件要升級。例：文件如有版本產生，版本記錄如：原始版本A0；第一次修改版本A01；第二次修改版本A02；如此類推。1）版本、修改狀態(tài)緊隨在文件編號之后，如有文件有履歷欄，版本 修改狀態(tài)可填寫在履歷欄。2）部門內部文件不需要版本標識、修改狀態(tài)。3）產品設計輸出文件、工藝文件只有版本標識，沒有修改狀態(tài)。版 本標識在文件會簽欄中

9、。4）客戶提供的文件和資料、外來標準沿用原文件版本，不另行變更55 外來文件編號551 客戶提供的文件和資料由文控中心增加文件識別，沿用原文件編號，不另行 編號。552 供應商技術規(guī)格書由各技術部門轉換為本公司文件后再編號，并執(zhí)行審批程 序，才可發(fā)布及存檔。551 外來標準和法律、法規(guī)沿用原標準編號，不另行編號。56 文件的審批在行政文控中心統(tǒng)一受控管理的文件必須按流程規(guī)定履行相關審批手續(xù)。561 文件的審批輸出561.1 管理體系文件：程序文件，操作指導書、企業(yè)技術標準、記錄表格的審批流程。紙質文件（部門編制人提供） 審核（最高管理層/部門經理） 批準（最高管理者/總經理）；56. 1.2

10、技術文件的審批流程。紙質文件（編制人提供） 審核（部門主管） 批準（部門經理）；561.3 如多部門聯(lián)合下發(fā)的文件還要由各相關部門負責人在會簽處簽字561.4 執(zhí)行紙質文件審批輸出流程的文件在完成審批手續(xù)后，文件編制人將紙質文件正本及對應的電子文件同步輸出到文控中心。561.5 各部門輸出文件到文控中心，均須填寫文件移交文控中心登記表，辦理文件輸出移交登記手續(xù)。57 文件歸檔管理文件管理以方便查找、明確發(fā)放、回收、銷毀的途徑、受控有效為原則1）文件分類標識清晰，方便查找。2）文件修改狀態(tài)可識別，在使用場所為最新有效版本。3）文件受控標識清晰，易識別，控制有效。4）文件作廢，若需保留，應進行標識

11、并隔離保管。571 紙質文件的歸檔管理 文控中心管理人員做好文件的分類、上架、標識、保管、保密工作，確 保文件清晰、整齊、完整、有效、安全，避免丟失、損壞。572 電子文件的歸檔管理 行政文控中心管理人員做好電子文件的分類，在貯存、傳送、復制、管 理電子文件的過程中必須確保電子文件的安全、有效、受控、信息完整，并 定期做好電子文件數據備份。58 文件的發(fā)放文控管理員對要發(fā)放的文件進行審核，并報分管領導簽發(fā)，文控管理員將 審批齊全的文件按公司規(guī)定要求進行排版、編號、發(fā)放及回收。581 文件發(fā)放權責：文控中心負責對公司所有部門發(fā)放。582 文件發(fā)放的原則：582.1 對公司內的發(fā)放，由總經理審批文

12、控中心復核后即可發(fā)放；部門文件由部門經理審批文控中心復核后可發(fā)放。582.2 對外單位的發(fā)放必須由總經理審批后方可發(fā)放。583 文件發(fā)放部門1）管理體系文件由編制部門在文件會簽頁上的分發(fā)清單欄按文件涉及的職責部門確定分發(fā)部門，由文控中心統(tǒng)一發(fā)放。 2）產品訂單文件由銷售部發(fā)放3）產品訂單生產文件由生產部發(fā)放4）產品設計圖紙由研發(fā)部發(fā)放5）客戶提供的文件和資料由文控中心負責人審批指定發(fā)放部門。6）客戶技術規(guī)格書由文控中心統(tǒng)一控制發(fā)放。7）外來標準及法律法規(guī)要求不對外發(fā)放，僅供查詢、借閱。59 文件發(fā)放形式 1）管理體系文件以紙質文件的形式發(fā)放。并做好文件發(fā)放回收記錄2）產品設計圖紙對工程部及工藝

13、文件發(fā)放蓋有受控章的紙檔。3）電子文件發(fā)放以E-mail或USB拷貝形式進行，以USB形式進行的同時履行簽收手續(xù)，以E-mail形式進行的必須回饋信息是否已收到文件。510 文件更改 文件更改由原文件編制部門指定人員負責實施，并且重新執(zhí)行審批、輸出、歸檔、發(fā)放流程。511 文件作廢及處理511.1 受控文件發(fā)生更改或作廢時，編制部門需書面通知文控中心。511.2 紙質的舊版作廢文件由文控中心統(tǒng)一回收、銷毀，紙質的舊版技術文件由文控中心加蓋“作廢文件”章后移至指定區(qū)域隔離存放，同時保存1年。作廢的技術電子文件要移至作廢文件夾，同時需要隔離保存一年。512 文件的更新受控文件發(fā)生更改或作廢時，新的文件由文控中心按文件發(fā)放流程進行發(fā)放和公告。舊的文件進行回收。513 文件補發(fā)513.1 文件補發(fā)只對發(fā)放有紙質受控文件的部門。513.2 文件因破損不能指導生產使用時