公司檔案管理辦法

1、公司檔案管理辦法一、總則（一）為規(guī)范公司的檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，特制訂本辦法。（二）本辦法是依據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法及企業(yè)檔案管理規(guī)定（檔發(fā)20025號）和國有企業(yè)文件材料歸檔辦法（檔發(fā)20044號）有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司實(shí)際工作制定。（三）辦法所稱檔案指我公司成立以來在項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目管理、物資采購、人事勞資、財(cái)務(wù)審計(jì)、培訓(xùn)教育及工會、黨政團(tuán)工作等活動(dòng)中形成的對公司有保存價(jià)值的文字材料、圖表、圖片、聲像資料等不同形式的歷史記錄。（四）公司檔案的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各

2、類經(jīng)營管理程序中，列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制中。對于公司其他管理制度中有對某類檔案規(guī)定執(zhí)行細(xì)則的，遵照細(xì)則辦理。（五）公司檔案工作實(shí)行分級負(fù)責(zé)、分類管理的原則。各部門配備專職的檔案管理工作人員，明確崗位責(zé)任，實(shí)行崗位責(zé)任制，并保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。二、檔案分類（一）歸檔文件材料的來源1、公司及公司各下屬機(jī)構(gòu)或職能部門形成的文件材料；2、外來的（包括上級、下級和同級）對本單位有一定保存價(jià)值的文件；3、以公司資質(zhì)中標(biāo)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收資料；4、參與的合作項(xiàng)目中合作單位應(yīng)提供的文件材料。（二）公司檔案分類公司檔案

3、按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等；按照記述內(nèi)容的不同可劃分為六類，分別是：企業(yè)管理檔案、黨群工作檔案、行政辦公檔案、人力資源檔案、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案和項(xiàng)目管理檔案。1、企業(yè)管理檔案：（1）公司章程及企業(yè)批準(zhǔn)設(shè)立文件等；（2）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書、代碼證等；（3）公司董事（股東）會會議文件、指示、通知、決定等；（4）國家相關(guān)單位或上級單位發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知等； （5）公司合同及其他法律事務(wù)資料；（6）公司發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，年度總結(jié)等；（7）公司安全管理資料；（8）公司獲得的榮譽(yù)證書

4、、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等；（9）公司簡介、大事記、宣傳冊、內(nèi)部刊物、照片、錄音、錄像等；（10）圖書、雜志、報(bào)紙、情報(bào)資料等。2、黨群工作檔案：（1）國家相關(guān)單位或上級黨委、紀(jì)檢監(jiān)察部門、團(tuán)委、工會發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知等；（2）公司黨支部、團(tuán)支部、工會的會議文件、指示、通知、決定等；（3）公司黨支部、團(tuán)支部、工會的年度總結(jié)、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、宣傳材料等；（4）黨員、團(tuán)員的教育、培訓(xùn)資料；（5）黨費(fèi)、團(tuán)費(fèi)、工會會費(fèi)的繳存、使用管理資料。3、行政辦公檔案：（1）公司規(guī)章制度及反映工作流程的請示、報(bào)告、表單等；（2）公司（發(fā)、收）文件、信函等；（3）公司固定資產(chǎn)帳簿、物品管理臺帳、房屋產(chǎn)權(quán)

5、及車輛證照等；（4）公司印章臺帳。4、人力資源檔案：（1）勞動(dòng)合同、協(xié)議；（2）員工檔案；（3）員工任、免職通知和獎(jiǎng)懲通報(bào)；（4）員工工資表及績效考核記錄；（5）員工社保、公積金材料；（6）員工培訓(xùn)資料；（7）員工評選和職稱申報(bào)資料；（8）人力資源情報(bào)資料。5、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案：（1）財(cái)務(wù)賬簿；（2）財(cái)務(wù)報(bào)表；（3）驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告；（4）融資、貸款資料。6、項(xiàng)目管理檔案：（1）項(xiàng)目招投標(biāo)資料；（2）項(xiàng)目合同資料；（3）項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)資料；（4）項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料；（5）項(xiàng)目各階段在進(jìn)度、質(zhì)量、成本等過程管理中產(chǎn)生的文件；（6）項(xiàng)目在開展過程中取得的相關(guān)業(yè)務(wù)資料；（7）項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)、獲獎(jiǎng)資料

6、。（三）檔案級別劃分公司各類檔案根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型及常用程度劃分為二個(gè)等級：普通類和加密類。1、加密類：董事（股東）會會議文件，含員工個(gè)人收入信息或其他屬個(gè)人隱私信息的文件，財(cái)務(wù)管理檔案。2、普通類：除此之外的其它文檔。三、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）管理機(jī)構(gòu)：公司檔案工作實(shí)行分類管理的原則，企業(yè)管理部負(fù)責(zé)公司企業(yè)管理檔案和項(xiàng)目管理檔案的管理工作，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)黨群管理檔案、行政辦公檔案和人力資源檔案的管理工作，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理檔案的管理工作。（二）崗位職責(zé)：1、企業(yè)管理部、總經(jīng)理辦公室和財(cái)務(wù)部需設(shè)置檔案室（柜）及專職檔案管理員。專職檔案管理員的具體職責(zé)為：（1）負(fù)責(zé)各類檔案的收

7、集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；（2）負(fù)責(zé)各類檔案管理具體業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)各類檔案提供利用服務(wù)；（4）負(fù)責(zé)編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件；（5）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。2、其余部門的部門行政助理為部門的兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)部門所經(jīng)手公司檔案的搜集、整理、移交及部門內(nèi)部檔案的管理工作。3、專兼職檔案管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。四、歸檔管理（一）歸檔時(shí)間1、項(xiàng)目管理檔案于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后一個(gè)月內(nèi)

8、由各項(xiàng)目管理員統(tǒng)一整理后有序歸檔；分年度實(shí)施的項(xiàng)目可根據(jù)進(jìn)度分階段歸檔或單項(xiàng)歸檔。2、公司各部門、機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)管理工作中所產(chǎn)生的文件材料，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要，由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時(shí)歸檔；零星的文件材料可采取各部門平時(shí)累積，每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案管理部門。3、公司員工外出參加公務(wù)活動(dòng)取得的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。4、公司自用采購的設(shè)備儀器，在完成開箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試后由采購部門向總經(jīng)辦移交資料歸檔。5、財(cái)務(wù)管理檔案在會計(jì)年度結(jié)束后，由財(cái)務(wù)部整理歸檔，統(tǒng)一集中管理。6、人力資源檔案在員工離職手續(xù)辦理完畢后的一個(gè)月內(nèi)由總經(jīng)辦歸檔。7、聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時(shí)

9、歸檔。8、凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。（二）歸檔要求1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。如有遺漏、缺失，檔案管理員應(yīng)立即追查歸入或退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。與本案無關(guān)的文檔資料或不應(yīng)隨案歸檔的文件資料，檔案管理員應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。3、歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰。4、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開。5、電子檔案應(yīng)刻盤保存，必要時(shí)將紙質(zhì)

10、文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失。6、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。8、各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。9、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。（三）檔案編號1、公司檔案編號由2位“公司代號”，2位“檔案分類號”，2位“檔案屬類號”、4位

11、“年代號”及3位“案卷順序號”五部分組成。公司代號與檔案代號用“/”隔開，各級屬類代號、年代號與案卷順序號之間用“”隔開。格式如下：XX / XX XX XXXX XXX 順序號 年代號 屬類號 分類號 公司代號2、“XX”為公司代號，即為“XXXXXXXXXXXXXXX”英文名稱的縮寫。3、檔案分類號共設(shè)6個(gè)，即“企業(yè)管理BM”、“黨群工作PU”、“行政辦公AM”、“人力資源HR”、“財(cái)務(wù)會計(jì)FA”、“項(xiàng)目管理PM”，每個(gè)檔案分類號下又設(shè)若干檔案屬類號，及“01、02、”（詳見附件一“檔案分類編號表”）。4、檔案分類號代字及其屬類號代表數(shù)字一經(jīng)確定，不能任意修改，如確有修改必要，應(yīng)擬具新舊檔

12、案分類編號對照表，以免混淆。5、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。6、案件如系新案，應(yīng)根據(jù)“檔案分類編號表”查明該案件所屬類別及其卷次、目次，順序編列檔號。五、借閱管理（一）借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。 （二）公司股東、總經(jīng)理層有權(quán)調(diào)閱各類檔案資料，其他人員有權(quán)調(diào)閱其職責(zé)范圍內(nèi)的檔案資料，超范圍調(diào)閱檔案須經(jīng)總經(jīng)理簽批。（三）因工作需要，查閱檔案資料時(shí)，必須填寫檔案使用登記表（詳見附件二），寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱加密或其他受限類檔案資料，需填寫

13、檔案借閱申請單（詳見附件三），經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。（四）公司檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須持單位介紹信、工作證或個(gè)人身份證明，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。（五）復(fù)印檔案資料需填寫檔案使用登記表，加密或其他受限類檔案資料由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可復(fù)印。（六）檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫檔案使用登記表，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。密級檔案須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。（七）借出檔案應(yīng)在5日內(nèi)歸還，如需延

14、長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評或追究其相關(guān)責(zé)任。 （八）借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。（九）借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時(shí)追查，重要檔案損壞或丟失要及時(shí)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。（十）借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案管理部門。檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在檔案使用登記表上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、

15、缺頁、損毀、遺失等問題要及時(shí)報(bào)告。六、檔案保管（一）保管期限公司檔案除財(cái)務(wù)管理檔案（財(cái)務(wù)管理檔案遵照會計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會字199832號）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行）外，保管期限分為永久、長期、短期三種，其中長期為20年，短期為10年。凡是反映本公司主要職能活動(dòng)的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)為永久保存；凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長期內(nèi)對本公司工作查考有利用價(jià)值的各種資料，為長期保存；凡是在較短時(shí)間內(nèi)，對本公司有查考利用價(jià)值的資料，為短期保存。凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。1、永久保存：公司章程，董事（股東）會議文件，營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書，固定資產(chǎn)帳簿、房屋產(chǎn)權(quán)證照

16、、車輛證照，公司印章，公司規(guī)章制度，公司獲得的榮譽(yù)，公司大事記、簡介、重大活動(dòng)的照片、錄音、錄像資料等及其他核定需永久保存的文檔。2、長期保存（20年）：公司合同，人力資源文檔，項(xiàng)目招投標(biāo)文件，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收資料。3、短期保存（10年）：除此之外的其它文檔。（二）保管要求1、接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。2、存放檔案必須有專用柜、架，并統(tǒng)一編號，排架方法要科學(xué)和便于查找。3、要認(rèn)真辦理檔案查閱、借閱登記手續(xù)，案卷歸還后要及時(shí)放回原處。4、要定期進(jìn)行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；檔案因移交，作廢、遺失等注銷時(shí)，要查明原因，保存依據(jù)。

17、5、檔案室或存放檔案的辦公室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，并認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。6、保持檔案室或存放檔案辦公室的內(nèi)清潔，定期進(jìn)行全面清掃。7、每年定期對檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。七、檔案銷毀（一）檔案員應(yīng)隨時(shí)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年底進(jìn)行定期清理，對于已到保存期限的檔案，申報(bào)銷毀。（二）申報(bào)銷毀各類檔案前，須先通過檔案價(jià)值鑒定；對于無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀時(shí)須填寫檔案銷毀清冊（詳見附件四），經(jīng)檔案管理員、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）對

18、于待銷毀檔案需加蓋“報(bào)廢”章，并在指定時(shí)間、指定區(qū)域內(nèi)由檔案員銷毀，專人監(jiān)督。銷毀完成后，監(jiān)毀人需在清單上簽字確認(rèn)。（五）檔案銷毀清冊需歸檔，并永久保存。（六）嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。14附件一：檔案分類編號表檔案分類號檔案內(nèi)容檔案屬類號備注企業(yè)管理檔案BM（1）公司章程及企業(yè)批準(zhǔn)設(shè)立文件等01（2）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、資質(zhì)證書、代碼證等02（3）公司董事（股東）會會議文件、指示、通知、決定等03（4）國家相關(guān)單位或上級單位發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知等04（5）公司合同及其他法律事務(wù)資料05（6）公司發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，年度總結(jié)等06（7）公司安全管理資料07（8）公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等08（9）公司簡介、大事記、宣傳冊、內(nèi)部刊物、照片、錄音、錄像等09（10）圖書、雜志、報(bào)紙、情報(bào)資料等10圖書、雜志按圖書分類目錄編排黨群工作檔案PU（1）國家相關(guān)單位或上級黨委、紀(jì)檢監(jiān)察部門、團(tuán)委、工會發(fā)布的有關(guān)法規(guī)、指示、決定、決議、通知等01（2）公司黨支部、團(tuán)支部、工會的會議文件、指示、通知、決定等02（3）公司黨支部、團(tuán)支部、工會的年度總結(jié)、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、宣傳材料等03（4）黨員、團(tuán)員的教育、培訓(xùn)資料04（5）黨費(fèi)、團(tuán)費(fèi)、工會會費(fèi)的繳存、使用管理資料05行政辦公檔案AM（1）公司規(guī)章制度及反映工作流程的請示、報(bào)