綜合行政管理制度

1、綜合行政管理制度 編號(hào)：SDEE/MS-2011山東山大能源環(huán)境有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) SDEE/MS-2011綜合行政管理制度2011-04-25發(fā)布 2011-04-25實(shí)行山東山大能源環(huán)境有限公司目 錄第一章 總 則5第二章 考勤及請(qǐng)休假管理制度6一、考勤管理6二、請(qǐng)假、休假管理7三、出差管理9四、加班管理9第三章 公司印章管理制度10一、分類10二、基本要求10三、印章的使用10四、責(zé)任劃分及歸屬11第四章 辦公用品管理制度13一、職責(zé)歸屬13二、辦公用品的分類13三、領(lǐng)用、發(fā)放及日常管理13第五章 資產(chǎn)管理制度14一、定義14二、管理部門14三、資產(chǎn)采購(gòu)14四、資產(chǎn)的日常管理14五、資產(chǎn)的

2、報(bào)廢、毀損15六、資產(chǎn)的清查15七、資產(chǎn)的維護(hù)15第六章 公文及信件管理制度17一、公文與信息管理基本要求17二、收文規(guī)定17三、發(fā)文規(guī)定17第七章 行政會(huì)議管理制度19一、公司會(huì)議類別19二、周辦公例會(huì)19三、部門例會(huì)19四、其他會(huì)議19五、會(huì)議紀(jì)律19六、會(huì)議紀(jì)要與決議19第八章 檔案管理制度21一、總則21二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)21三、檔案的管理21四、檔案?jìng)浞葜贫?6五、處理?xiàng)l例26六、責(zé)任27第九章 經(jīng)濟(jì)合同管理制度33一、總則33二、經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)33三、經(jīng)濟(jì)合同的簽訂34四、經(jīng)濟(jì)合同的履行35五、經(jīng)濟(jì)合同糾紛的處理35六、經(jīng)濟(jì)合同檔案保管35七、考核與獎(jiǎng)罰36第十章 辦公

3、區(qū)管理制度37一、儀容風(fēng)紀(jì)37二、接待管理37三、安全管理37四、衛(wèi)生管理38五、水電管理38第十一章 車輛管理制度39一、車輛使用及調(diào)度39二、車輛安全管理39三、其他事情的處理40第十二章 保密制度41一、總則41二、基本要求41三、保密范圍和密級(jí)確定41四、保密措施42五、責(zé)任與處罰43六、附則43第十三章 員工宿舍管理制度44一、總則44二、公司宿舍入住條件44三、基本要求44四、宿舍使用費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)44五、修繕44六、處罰規(guī)定45七、安全衛(wèi)生45第十四章 獎(jiǎng)懲制度46一、獎(jiǎng)勵(lì)46二、懲罰47三、其他5052山東山大能源環(huán)境有限公司 第一章 總 則 一、為確保公司良好的日常辦公秩序，建立

4、規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。二、綜合部是公司行政管理的綜合機(jī)構(gòu)。在綜合部經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)下，參與政務(wù)，管理事務(wù)，搞好服務(wù)，確保公司各項(xiàng)任務(wù)的完成。三、綜合部應(yīng)面向領(lǐng)導(dǎo)、面向部門、面向員工做好服務(wù)，協(xié)助安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)。及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，提高辦事效率為公司的后勤生活做好保障工作。第二章 考勤及請(qǐng)休假管理制度一、考勤管理（一）工作時(shí)間：1、周一至周五工作時(shí)間為：上午8:00-12：00；下午13:00-17:00。根據(jù)季節(jié)變化作適當(dāng)調(diào)整，以實(shí)際公布時(shí)間為準(zhǔn)。2、元旦、春節(jié)、五一、十一、中秋、清明、端午按國(guó)家法定節(jié)

5、假日休假，為帶薪假日。（二）考勤規(guī)定：1、公司上下班實(shí)行打卡制度，每月月初，綜合部提取考勤機(jī)數(shù)據(jù)，對(duì)上月考勤情況進(jìn)行匯總，作為員工上月工資調(diào)整的依據(jù)之一。不得虛假打卡，不得托人、代人打卡，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)當(dāng)事雙方均以警告論處。員工忘記打（帶）卡，應(yīng)及時(shí)到綜合部填寫“忘記打（帶）卡登記表”，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。每周忘記打卡累計(jì)不得超過三次（含三次）,超過三次的，按曠工半天處理；每周忘記帶卡不得超過一次，超過一次的，按曠工半天處理（特殊情況另做說明）。工作期間，員工因公（私）事不能按時(shí)打卡的，應(yīng)外出前（或回公司后一小時(shí)內(nèi)）到綜合部登記，沒有按照要求登記的，視為遲到或早退。2、員工出差，應(yīng)到部門經(jīng)理處領(lǐng)取

6、“出差派遣單”，并到綜合部填寫“出差登記表”作為考勤依據(jù)，出差回來后，及時(shí)登記歸來時(shí)間。未按規(guī)定登記的，視同曠工。本人來不及填寫“出差登記表”的，應(yīng)打電話給綜合部并請(qǐng)代為填寫?？记诠己?，補(bǔ)登記“出差登記表”的，須由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)；未按規(guī)定補(bǔ)登記的，視為無(wú)效。3、員工工作期間外出的，須到綜合部處填寫“臨時(shí)外出登記表”，說明外出原因、目的地及預(yù)計(jì)歸來時(shí)間；未按規(guī)定登記的，視同遲到/早退/曠工?？记诠家院?，補(bǔ)登記“臨時(shí)外出登記表”的，須由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)；未按規(guī)定補(bǔ)登記的，視為無(wú)效。4、公司原則上允許員工每月遲到、早退三次（每次遲到、早退時(shí)間5分鐘）。遲到、早退時(shí)間超出規(guī)定的或次數(shù)超過三次的，

7、按以下條款處罰：遲到、早退5分鐘以內(nèi)的扣除工資10元；5分鐘至30分鐘的扣除工資20元；超過30分鐘至3個(gè)小時(shí)的，計(jì)為曠工半天；超過3個(gè)小時(shí)的，計(jì)為曠工1天。以上處罰在當(dāng)月工資中扣除。5、如遇較大雨雪等惡劣天氣情況或其它不可抗力原因引起全體或大部分員工遲到的，可以免責(zé)。6、員工連續(xù)曠工時(shí)間超過15天，或者一年內(nèi)累計(jì)曠工時(shí)間超過30天的，解除勞動(dòng)合同，公司不支付任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。7、綜合部每月5號(hào)之前公布上個(gè)月的全部考勤；需要修改考勤的，須5號(hào)之前到綜合部修改；如遇節(jié)假日、休假等特殊情況，在正常上班后兩個(gè)工作日內(nèi)，綜合部公布上月考勤，修改考勤的時(shí)間為公布考勤后的一個(gè)工作日內(nèi)。二、請(qǐng)假、休假管理（一

8、）休假種類1、公司規(guī)定的休假種類有：每周公休假日、每年法定節(jié)假日、病假、事假、婚假、喪假、產(chǎn)假、帶薪年假。其中婚假、產(chǎn)假包含公休假日天數(shù)。2、事假：?jiǎn)T工因個(gè)人私事需要處理，不能正常上班者，可請(qǐng)事假，但視其請(qǐng)假理由與工作需要可以準(zhǔn)假，也可以不準(zhǔn)假，或縮短假期，或改變請(qǐng)假日期，事假應(yīng)扣發(fā)工資。事假最低以半天為單位申請(qǐng)，請(qǐng)假超過兩個(gè)小時(shí)即按請(qǐng)假半天計(jì)。試用期員工請(qǐng)事假天數(shù)每月不得超過兩天，正式員工每月請(qǐng)事假不得超過三天（特殊情況時(shí)，可累計(jì)使用，每年不得超過20天）。3、病假：在本單位工作年限五年以下的病假最長(zhǎng)為三個(gè)月；五年以上的病假最長(zhǎng)為六個(gè)月。病假最低以半天為單位申請(qǐng)，請(qǐng)假超過兩個(gè)小時(shí)即按半天計(jì)。

9、4、婚假：正式員工結(jié)婚，可享受3天婚假。晚婚的員工，可享受17天婚假。屬于再婚的員工，享受3天婚假。5、喪假：?jiǎn)T工直系親屬（雙方父母、配偶、子女）不幸去世，給予3天以內(nèi)喪假（不含在途時(shí)間）。6、產(chǎn)假：公司在職女員工享受勞動(dòng)法規(guī)定產(chǎn)假待遇。流產(chǎn)的，產(chǎn)假1530天。正常生育產(chǎn)假為90天，晚育的為150天。女員工子女不滿1周歲的，每天給予兩次哺乳時(shí)間，每次30分鐘，可合并使用。公司正式在職男員工，在妻子生產(chǎn)期間，可享受7天的護(hù)理假。7、年休假：?jiǎn)T工在公司連續(xù)工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。員工請(qǐng)事假累計(jì)20天以上，不享受當(dāng)年的年

10、休假；連續(xù)工作滿1年不滿10年的員工請(qǐng)病假累計(jì)2個(gè)月以上的，連續(xù)工作滿10年不滿20年的員工請(qǐng)病假累計(jì)3個(gè)月以上的，連續(xù)工作滿20年以上的員工請(qǐng)病假累計(jì)4個(gè)月以上的，不享受當(dāng)年的年休假。（二）請(qǐng)假/銷假規(guī)定1、除每周公休假和每年法定節(jié)假日外，員工休假必需提前填寫“請(qǐng)假單”，根據(jù)假期審批權(quán)限向上級(jí)主管報(bào)批，批準(zhǔn)后的“請(qǐng)假單”交綜合部備案。未辦妥請(qǐng)假手續(xù)，不得離崗，否則以曠工論處。2、員工請(qǐng)假必須事先到綜合部領(lǐng)取假條、辦理請(qǐng)假手續(xù)，并將假條及時(shí)送交綜合部備案，如因事情緊急未及時(shí)填寫假條，可打電話至部門主管向部門請(qǐng)假，由部門代為辦理請(qǐng)假手續(xù)。不按以上規(guī)定辦理的，將視為曠工。3、請(qǐng)假員工按時(shí)到崗后必須

11、及時(shí)到綜合部進(jìn)行銷假（半小時(shí)內(nèi)），超時(shí)銷假的將按實(shí)際銷假時(shí)間計(jì)算考勤。4、員工請(qǐng)假未按時(shí)到崗，超過請(qǐng)假時(shí)間兩小時(shí)，需向部門辦理補(bǔ)假手續(xù)并及時(shí)通知綜合部，未及時(shí)辦理補(bǔ)假者，超過時(shí)間計(jì)為曠工。5、員工申請(qǐng)病假一天以內(nèi)（含），可直接填寫假條；員工申請(qǐng)病假超過一天的，假條需附醫(yī)院或診所病假證明。無(wú)有效病假證明，按事假計(jì)。6、員工申請(qǐng)婚假/產(chǎn)假/年休假，需提前一周辦理有關(guān)報(bào)批手續(xù)。7、如發(fā)現(xiàn)員工請(qǐng)假有虛假情況，所請(qǐng)假期以曠工論處。（三）請(qǐng)假審批權(quán)限 請(qǐng)假類別請(qǐng)假人員請(qǐng)假期限部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理事假/病假員工1天以內(nèi)批準(zhǔn)1-2天審核批準(zhǔn)2天(含)以上審核審核批準(zhǔn)部門經(jīng)理2天以內(nèi)批準(zhǔn)2天(含)以上審核批準(zhǔn)

12、婚假全體員工根據(jù)規(guī)定審核審核批準(zhǔn)喪假全體員工根據(jù)規(guī)定審核審核批準(zhǔn)產(chǎn)假/護(hù)理假全體員工根據(jù)規(guī)定審核審核批準(zhǔn)年休假員工1天以內(nèi)批準(zhǔn)1-2天審核批準(zhǔn)2天(含)以上審核審核批準(zhǔn)部門經(jīng)理2天以內(nèi)批準(zhǔn)2天(含)以上審核批準(zhǔn)（四）請(qǐng)假、休假及曠工期間待遇：參見薪酬管理制度。 三、出差管理1、員工因公出差應(yīng)由部門經(jīng)理統(tǒng)一安排調(diào)配，出差應(yīng)填寫“出差派遣單”，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字生效，出差過程中應(yīng)正確安排時(shí)間，保證工作效率。出差歸來應(yīng)及時(shí)到公司報(bào)到。2、如在預(yù)定出差時(shí)間內(nèi)未完成工作任務(wù)需延長(zhǎng)出差時(shí)間，應(yīng)及時(shí)與部門經(jīng)理匯報(bào)工作進(jìn)度說明情況，征得同意后方可適當(dāng)延長(zhǎng)出差時(shí)間并通知綜合部。四、加班管理1、公司鼓勵(lì)員工在規(guī)定的

13、工作制內(nèi)完成本職工作，不鼓勵(lì)加班。2、員工因個(gè)人原因未能按時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的情況下，自行增加工作時(shí)間以外的勞動(dòng)不計(jì)入加班統(tǒng)計(jì)。3、確有特殊情況，工作需要加班的，必須由加班人提出申請(qǐng)，報(bào)部門經(jīng)理認(rèn)定、審批，未及時(shí)辦理申請(qǐng)手續(xù)的應(yīng)在事后兩個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)。未經(jīng)審批的自行加班不計(jì)入加班統(tǒng)計(jì)。4、所有員工的加班統(tǒng)計(jì)由部門經(jīng)理、綜合部認(rèn)定后統(tǒng)一提交財(cái)務(wù)，作為加班費(fèi)發(fā)放依據(jù)，在季度考核和年終考核時(shí)統(tǒng)一發(fā)放。附件： 請(qǐng) 假 單 年 月 日姓 名部 門職 務(wù)請(qǐng)假類別事假 病假 喪假 婚假 產(chǎn)假/陪產(chǎn)假 年休假 事 由請(qǐng)假時(shí)間 年 月 日 時(shí)至 年 月 日 時(shí)止，共計(jì) 天總經(jīng)理： 分管領(lǐng)導(dǎo)： 部門經(jīng)理： 請(qǐng)假人

14、：銷 假我已于 月 日 時(shí)到崗上班，特此銷假。 綜合部確認(rèn)： 銷假人：第三章 公司印章管理制度一、分類公司印章分為兩類，其中涉及公司重要權(quán)利義務(wù)的印章為一類印章，包括公章、合同專用章、法人章、財(cái)務(wù)章，其余為二類印章，包括部門章等。二、基本要求（一）綜合部負(fù)責(zé)公司各類印章的管理、刻制、發(fā)放、回收工作，并監(jiān)督印章的保管和使用。（二）公司印章采取分級(jí)保管的辦法，各類印章由各崗位專人依職權(quán)需要領(lǐng)取并保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）公章、合同專用章由綜合部統(tǒng)一保管使用；財(cái)務(wù)類印章由財(cái)務(wù)部保管使用；部門印章由部門自行保管使用，其中部門印章只適用于與部門內(nèi)業(yè)務(wù)有關(guān)的事項(xiàng)，非業(yè)務(wù)性事項(xiàng)不得對(duì)外使用；原則上各部門不刻

15、留部門印章，如根據(jù)工作需要刻留部門印章，須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可刻制。（四）公司建立印章管理卡（見附件），由綜合部統(tǒng)一管理，專人領(lǐng)用和歸還印章時(shí)須按要求在卡上予以登記。印章專管人員外出時(shí)間較長(zhǎng)需要將印章暫時(shí)交由他人代管時(shí)，雙方必須在印章管理卡上詳細(xì)登記交接時(shí)間，并簽字確認(rèn)。印章臨時(shí)管理人員負(fù)有與印章管理人員同樣的保管責(zé)任。（五）員工離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，須辦理歸還印章手續(xù)。三、印章的使用（一）公司各級(jí)人員使用一類印章須按要求在OA辦公系統(tǒng)“印章管理”欄填寫用印申請(qǐng)，將需用印的文件上報(bào)至主管領(lǐng)導(dǎo)，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后（董事長(zhǎng)、總經(jīng)理）方可交印章保管人蓋章。（二）印章保管人應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容和

16、用印申請(qǐng)上載明的簽署情況予以核對(duì)，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤的方可蓋章。其中加蓋印章的文件份數(shù)要與用印申請(qǐng)單上標(biāo)明的份數(shù)相同，多余份數(shù)不予蓋章。（三）在逐級(jí)審核過程中被否決的，該文件予以退回。（四）用印后該用印申請(qǐng)作為用印憑據(jù)由印章保管人留存。（五）一類印章原則上不許帶出公司，確因工作需要需將印章帶出使用的，應(yīng)在印章管理卡中載明事項(xiàng)，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后由兩人以上共同攜帶使用。（六）經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)的公文，無(wú)需上述程序，憑公文簽發(fā)單用印，所發(fā)公文應(yīng)在綜合部留底、存檔。（七）財(cái)務(wù)人員依日常的權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用財(cái)務(wù)印章無(wú)需上述程序。（八）公司法定代表人對(duì)公司所有印章的使用擁有絕對(duì)的決定權(quán)。并根據(jù)實(shí)際工作需要

17、對(duì)各印章的使用決定權(quán)進(jìn)行授權(quán)。（九）涉及法律等重要事項(xiàng)需要使用印章的，必須由總經(jīng)理或公司法律顧問簽字后方可用印。四、責(zé)任劃分及歸屬（一）印章保管人必須妥善保管印章，不準(zhǔn)隨身攜帶，嚴(yán)禁在空白信箋、紙張上蓋章，以避免造成嚴(yán)重后果。 （二）印章保管人必須健全用印登記，對(duì)每次蓋章日期、部門、內(nèi)容、審批人、經(jīng)手人等內(nèi)容在用印登記簿上予以登記，以備查驗(yàn)。（三）任何人員必須嚴(yán)格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用。（四）違反本辦法的規(guī)定，給公司造成損失的，由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分。造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送司法機(jī)關(guān)處理。附件： 印章管理卡序號(hào)印章名稱保管部門保管人批準(zhǔn)人保管日

18、期歸還日期歸還確認(rèn)附注：此卡由綜合部留存。第四章 辦公用品管理制度一、職責(zé)歸屬綜合部是公司辦公用品的歸口管理部門，負(fù)責(zé)辦公用品的配置、統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)、發(fā)放、維修、更新等工作。二、辦公用品的分類本辦法將辦公用品分為定額類、非定額類兩類，分列如下：（一）定額類用品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、漿糊、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、口取紙、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、便條紙、信紙、橡皮、夾子、印油、圓珠筆、簽字筆、訂書釘、文件夾、熒光筆、修正液、電池、剪刀、美工刀、白板筆、米尺、印泥、印臺(tái)、墨盒、打印紙、復(fù)印紙等。（二）非定額類用品：辦公家具（不包括資產(chǎn)類辦公家具）、裝飾品、辦公燈具、訂書機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、成包的

19、打印紙、復(fù)印紙及其他價(jià)值較高（單價(jià)超過10元）的辦公用品。三、領(lǐng)用、發(fā)放及日常管理（一）綜合部應(yīng)本著節(jié)約、實(shí)用的原則，在保證質(zhì)量和服務(wù)的前提下選取低價(jià)供應(yīng)商，并與其簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，以降低整體采購(gòu)和管理成本。（二）綜合部應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用登記本，對(duì)定額類辦公用品采取一次性領(lǐng)用登記制度；對(duì)非定額類辦公用品，建立臺(tái)賬，員工或部門領(lǐng)用時(shí)，領(lǐng)用人或經(jīng)辦人需在臺(tái)賬上簽字并注明領(lǐng)用日期。每月月底，綜合部根據(jù)臺(tái)賬，將本月領(lǐng)用的各項(xiàng)非定額類辦公用品按照領(lǐng)用人登記記入員工個(gè)人資產(chǎn)檔案。員工離職時(shí)，應(yīng)按個(gè)人資產(chǎn)檔案記錄將所領(lǐng)用的非定額類辦公用品繳回綜合部。（三）非定額類辦公用品（紙類除外）各部門應(yīng)指定責(zé)任人，自第

20、一次發(fā)放起，如有損壞，必須以舊換新，不允許重復(fù)領(lǐng)用，遺失或人為損壞應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。第五章 資產(chǎn)管理制度一、定義本制度所稱資產(chǎn)包括公司所有固定資產(chǎn)、低值易耗品，不包括工程專用材料和辦公用品。二、管理部門公司所有資產(chǎn)原則上由綜合部統(tǒng)一購(gòu)買和管理，生產(chǎn)部門急需或?qū)Ｓ玫纳a(chǎn)、辦公設(shè)備由綜合部協(xié)助生產(chǎn)部門進(jìn)行采購(gòu)。三、資產(chǎn)采購(gòu)（一）各部門需購(gòu)買有關(guān)資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)填寫資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表（見附件），由部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審核簽字后，報(bào)送綜合部，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，價(jià)值較高的資產(chǎn)應(yīng)采用招標(biāo)方式。（二）資產(chǎn)采購(gòu)應(yīng)本著節(jié)約、實(shí)用的原則，在保證正常使用的前提下，盡量壓縮開支。綜合部要嚴(yán)格控制資產(chǎn)的儲(chǔ)備量，以降低資金占用

21、。四、資產(chǎn)的日常管理（一）入庫(kù)：資產(chǎn)購(gòu)買后，由綜合部辦理入庫(kù)手續(xù)，持入庫(kù)單、購(gòu)貨發(fā)票及明細(xì)單到財(cái)務(wù)部門結(jié)算完畢后，綜合部持財(cái)務(wù)部門退回的一聯(lián)入庫(kù)單登記資產(chǎn)明細(xì)賬。（二）固定資產(chǎn)卡片：購(gòu)買的固定資產(chǎn)由綜合部按照規(guī)定建立固定資產(chǎn)卡片。（三）資產(chǎn)臺(tái)賬：綜合部應(yīng)建立資產(chǎn)臺(tái)賬，根據(jù)資產(chǎn)入庫(kù)單、出庫(kù)單等進(jìn)行分類登記。為方便查詢和確認(rèn)，綜合部應(yīng)根據(jù)資產(chǎn)類別對(duì)公司所有資產(chǎn)進(jìn)行編號(hào)（資產(chǎn)實(shí)物上應(yīng)粘貼編號(hào)標(biāo)簽），并對(duì)應(yīng)計(jì)入員工個(gè)人資產(chǎn)檔案。資產(chǎn)臺(tái)賬作為資產(chǎn)的原始記錄材料，僅登記資產(chǎn)的入庫(kù)（購(gòu)買）、出庫(kù)（領(lǐng)用）及報(bào)廢的情況，資產(chǎn)的使用過程在員工個(gè)人檔案中記錄。（四）員工個(gè)人資產(chǎn)檔案：為了明確各項(xiàng)資產(chǎn)的責(zé)任歸屬，隨時(shí)

22、了解各項(xiàng)資產(chǎn)的去向和使用狀況，綜合部應(yīng)根據(jù)員工領(lǐng)用資產(chǎn)的實(shí)際情況（參照資產(chǎn)臺(tái)賬、出庫(kù)單等），建立員工個(gè)人資產(chǎn)檔案。對(duì)每位員工領(lǐng)取的辦公桌椅、櫥柜、電腦、工具器具等進(jìn)行詳細(xì)匯總登記，并隨時(shí)記錄使用、調(diào)撥、調(diào)整、毀損、報(bào)廢及繳回情況，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。個(gè)人資產(chǎn)檔案載明的每項(xiàng)資產(chǎn)的流動(dòng)狀況，均需由員工本人簽字確認(rèn)。（五）資產(chǎn)領(lǐng)用及出庫(kù)：各部門領(lǐng)用資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)在出庫(kù)單及個(gè)人資產(chǎn)檔案上簽字，綜合部核對(duì)數(shù)量等內(nèi)容無(wú)誤，辦理資產(chǎn)出庫(kù)手續(xù)。（六）資產(chǎn)調(diào)配：1、調(diào)撥：已領(lǐng)用的資產(chǎn)需要在部門內(nèi)部或各部門之間進(jìn)行調(diào)撥或重新分配時(shí)，資產(chǎn)調(diào)出、調(diào)入雙方應(yīng)同時(shí)到綜合部辦理調(diào)撥手續(xù)，在各自個(gè)人資產(chǎn)檔案上簽字確認(rèn)無(wú)誤后方可

23、辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)。2、繳回：?jiǎn)T工已領(lǐng)用的資產(chǎn)需要繳回時(shí)，應(yīng)持資產(chǎn)到綜合部辦理繳回手續(xù)，并在個(gè)人資產(chǎn)檔案上簽字確認(rèn)。五、資產(chǎn)的報(bào)廢、毀損固定資產(chǎn)發(fā)生報(bào)廢、毀損時(shí)，由使用人寫出書面原因，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，分別報(bào)送綜合部和財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部、綜合部和使用部門聯(lián)合進(jìn)行鑒定落實(shí)，如屬責(zé)任人使用不當(dāng)造成的，由責(zé)任人賠償損失，如非責(zé)任人緣故，由財(cái)務(wù)部和綜合部報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),由財(cái)務(wù)部報(bào)稅務(wù)機(jī)關(guān)審批后方可辦理核銷手續(xù)，并進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理。六、資產(chǎn)的清查公司應(yīng)定期組織進(jìn)行資產(chǎn)清查工作，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正資產(chǎn)管理中存在的問題，保證賬賬、賬實(shí)相符。資產(chǎn)清查每年進(jìn)行一次，由公司財(cái)務(wù)部和綜合部聯(lián)合組織。賬實(shí)不符的，應(yīng)及時(shí)查明

24、原因，妥善處理。對(duì)清查過程中發(fā)現(xiàn)有循私枉法、貪污受賄、私匿公物的，一經(jīng)查處，立即解除勞動(dòng)合同，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)。七、資產(chǎn)的維護(hù)公司所有資產(chǎn)均屬公共財(cái)物，由使用部門、使用人或保管部門負(fù)責(zé)維護(hù)。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何部門或個(gè)人不得擅自拆除、調(diào)出、挪用和變賣。附件： 資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)單年 月 日申請(qǐng)部門申請(qǐng)理由或說明品 名具體型號(hào)數(shù)量單價(jià)金 額使 用 人資 產(chǎn) 代 號(hào)合 計(jì)：部門經(jīng)理審批分管副總綜合部經(jīng)理總經(jīng)理審批注：此表作為固定資產(chǎn)、辦公用品及其他物品的申請(qǐng)單，請(qǐng)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要填寫此表，由部門經(jīng)理審核簽字后交綜合部，綜合部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后再行采購(gòu)。辦公用品領(lǐng)用單，主要針對(duì)領(lǐng)取比較貴重的物品。辦

25、公用品領(lǐng)用單年 月 日物品名稱數(shù) 量使 用 人分管經(jīng)理第六章 公文及信件管理制度一、公文與信息管理基本要求公司綜合部是公司公文及信息處理的管理機(jī)構(gòu)。公文及信息處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。并努力提高公文及信息處理工作的效率和質(zhì)量，行文要少而精，注重效用。公司所有公文及重要信息均應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公平臺(tái)（OA）進(jìn)行發(fā)布，綜合部應(yīng)確保該平臺(tái)的暢通，使公司各種信息能夠及時(shí)在相關(guān)范圍內(nèi)進(jìn)行交流和傳達(dá)。二、收文規(guī)定1、對(duì)于一般部門性公文，綜合部進(jìn)行登記后，可按照文件所屬部門及時(shí)轉(zhuǎn)至該部門經(jīng)理或直接轉(zhuǎn)至經(jīng)辦人，并由接收人在收文登記本上簽字簽收。2、對(duì)于涉及全局性的重要來文或無(wú)法判斷部門歸屬的來文，需附

26、來文處理單，送呈總經(jīng)理批示。3、對(duì)于總經(jīng)理批示辦理的來文，綜合部應(yīng)在辦理時(shí)限內(nèi)隨時(shí)進(jìn)行跟蹤和催辦，并及時(shí)將辦理結(jié)果反饋給總經(jīng)理。4、對(duì)于總經(jīng)理批辦的公文，辦理完畢后，綜合部應(yīng)將辦理結(jié)果在來文處理單上進(jìn)行詳細(xì)記錄，連同原文件一起整理歸檔，以備查考。三、發(fā)文規(guī)定1、擬稿與核稿：擬稿一般由具體經(jīng)辦人員執(zhí)筆，擬稿人員擬稿完畢后，應(yīng)認(rèn)真填寫公文審批單，與稿件原稿一并交送部門主管核稿。部門主管經(jīng)審核修改無(wú)誤后，簽字確認(rèn)。2、會(huì)簽：公文內(nèi)容涉及到公司其他部門的，擬稿人應(yīng)主動(dòng)征求相關(guān)部門意見，相關(guān)部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，并在公文審批單上簽署意見。3、審核把關(guān)：公文送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，綜合部將對(duì)擬好的文稿進(jìn)行統(tǒng)一編

27、號(hào)，并對(duì)公文的格式、用語(yǔ)等規(guī)范作最后的全面審核，以提高發(fā)文質(zhì)量。 4、簽發(fā)：公文經(jīng)以上逐級(jí)審批無(wú)誤后，由總經(jīng)理予以簽發(fā)。簽發(fā)之日即為文件生效之日。5、打印與裝訂：文件經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，即為定稿。任何人不得隨意更改。綜合部依照公文格式打印初稿，交擬稿人或核稿人校對(duì)，經(jīng)校對(duì)正確無(wú)誤后，按照所需份數(shù)正式打印，并一一裝訂。6、用?。汗恼酱蛴『?，由綜合部加蓋公司公章。用印要做到位置恰當(dāng)、字跡清晰，即“騎年蓋月，上不壓正文”。 7、存檔：公文辦理完畢后，綜合部應(yīng)把公文原稿、審批單、正式打印件（一般為一份，重要文件或經(jīng)常利用的，應(yīng)保存兩份打印件）以及有關(guān)附件資料整理歸檔。除文件使用部門或使用人外，任何個(gè)人不

28、得持有或保存原件。8、公司員工在復(fù)印或打印文件時(shí)，應(yīng)如數(shù)填寫復(fù)印打印登記表，并由行政助理協(xié)助操作完成相關(guān)的工作任務(wù)。第七章 行政會(huì)議管理制度一、公司會(huì)議類別總經(jīng)理辦公例會(huì)、生產(chǎn)協(xié)調(diào)例會(huì)、部門例會(huì)、專項(xiàng)會(huì)議及臨時(shí)會(huì)議。二、周辦公例會(huì)公司定于每周一上午9：30召開總經(jīng)理辦公例會(huì)，公司各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加，會(huì)議內(nèi)容主要包括落實(shí)各部門上周工作完成情況，制訂本周的工作計(jì)劃，并就公司的一些重大事項(xiàng)做出決定。總經(jīng)理辦公例會(huì)散會(huì)后，由技術(shù)部、工程部中層管理人員參加生產(chǎn)協(xié)調(diào)例會(huì)，會(huì)議內(nèi)容主要是對(duì)各工程項(xiàng)目中存在的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。三、部門例會(huì)各部門根據(jù)實(shí)際情況，以實(shí)效為原則，召開部門工作例會(huì)，時(shí)間自定，由部門

29、負(fù)責(zé)人主持，部門內(nèi)部相關(guān)人員或全體參加，會(huì)議內(nèi)容主要包括總結(jié)匯報(bào)本部門工作安排，傳達(dá)公司有關(guān)精神，處理本部門有關(guān)問題，并做會(huì)議紀(jì)要上報(bào)分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理。四、其他會(huì)議各部門如需召開技術(shù)研討或工程開標(biāo)會(huì)議時(shí)，應(yīng)提前通知綜合部，確定參加人員，以便合理安排會(huì)議室，避免會(huì)議重疊。五、會(huì)議紀(jì)律1、總經(jīng)理辦公例會(huì)無(wú)須正式通知，若規(guī)定參會(huì)人員不能參加，須提前1小時(shí)向綜合部請(qǐng)假。2、其他會(huì)議如通知參加會(huì)議的人員不能按時(shí)參加，須提前4小時(shí)向會(huì)議組織者請(qǐng)假。3、由公司正式發(fā)文召開的會(huì)議，若規(guī)定參會(huì)人員不能參加會(huì)議，須于會(huì)前24小時(shí)提出書面申請(qǐng)，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、會(huì)議期間與會(huì)人員應(yīng)將手機(jī)打到振動(dòng)或靜音狀態(tài)，不

30、得隨意走動(dòng)或出入。六、會(huì)議紀(jì)要與決議公司周例會(huì)，綜合部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，當(dāng)天整理完成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理審核簽署發(fā)布。對(duì)于專業(yè)技術(shù)性較強(qiáng)的專題會(huì)議，由綜合部經(jīng)理事先與會(huì)議主持人商定一名會(huì)議記錄員，會(huì)后在綜合部協(xié)助下完成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按規(guī)定存檔并發(fā)至相關(guān)人員。形成決議的，應(yīng)以公司正式文件形式下發(fā)執(zhí)行。需要發(fā)布和存檔的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)當(dāng)由會(huì)議主持人審核并簽署；涉及重要內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)由董事長(zhǎng)審核簽署。第八章 檔案管理制度一、總則1、為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。2、本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活

31、動(dòng)中所直接形成的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。3、公司及各部門、員工有義務(wù)按照規(guī)定建立檔案，并保證其完整性。4、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行電腦管理。二、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、綜合部設(shè)專人負(fù)責(zé)公司檔案的整理、保管、借閱等工作；公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案整理移交工作（即資料員）。2、檔案管理工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，綜合部負(fù)責(zé)接收、收集、整理、立卷、歸檔保管，由綜合部保管檔案和提供其利用工作，并監(jiān)督各部門的檔案工作。3、綜合部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代

32、化。三、檔案的管理（一）整理辦法：1、方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。2、步驟：A、收集文書檔案：隨時(shí)歸檔登記，次年年初將上一年的檔案整理。企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理記錄。（1）技術(shù)部：a、技術(shù)協(xié)議三套：綜合部1套（正件）+廠家1套（正件）+技術(shù)部1套；簽訂技術(shù)人員保留技術(shù)協(xié)議的電子版；提交技術(shù)協(xié)議時(shí)接收人和提交人要在“資料交接表（附件二）”登記簽字。b、設(shè)計(jì)圖紙：設(shè)計(jì)人員出底圖后，由技術(shù)部資料員負(fù)責(zé)聯(lián)系圖紙的曬印，然后將藍(lán)圖及底圖歸檔。資料員負(fù)責(zé)圖紙的曬發(fā)登記、歸檔。資料員拿到藍(lán)圖后，需填寫曬圖登記表、圖紙目錄、圖紙發(fā)放登記表、外發(fā)圖紙應(yīng)填寫圖紙交接單。圖紙外發(fā)

33、套數(shù)根據(jù)公司與各電廠所簽合同要求，如項(xiàng)目為公司總包，圖紙除外發(fā)電廠及現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部外，則還需發(fā)給技術(shù)部預(yù)算人員一套圖紙。如項(xiàng)目為公司技術(shù)支持，則只需發(fā)放給電廠及施工單位。如果施工現(xiàn)場(chǎng)需要額外增加圖紙?zhí)讛?shù)，需到綜合部填寫“圖紙加曬申請(qǐng)書”（附件十）曬圖套數(shù)原則上為：合同所簽提供圖紙?zhí)讛?shù)+公司預(yù)算人員1套（總包時(shí)）+3套（公司存檔）綜合部暫時(shí)協(xié)助技術(shù)部資料員的工作（填寫曬發(fā)圖紙登記表、資料交接單、圖紙目錄），移交圖紙時(shí)在“資料交接表”上登記簽字。c、項(xiàng)目工程結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，資料員把已結(jié)束項(xiàng)目的底圖、藍(lán)圖、施工圖、竣工圖整理后，移交綜合部存檔，并與“資料交接單”（附件三）核對(duì)，準(zhǔn)確后雙方簽字確認(rèn)。d、技

34、術(shù)部資料員對(duì)工程設(shè)計(jì)原始資料、專業(yè)間互提條件、計(jì)算書、成品校審意見等中間過程形成的有保存價(jià)值的資料進(jìn)行收集保存。按項(xiàng)目進(jìn)展情況向綜合部資料管理員移交。（2）工程部：a、采購(gòu)合同的原件由綜合部檔管人員存檔，工程部與財(cái)務(wù)部保留合同的復(fù)印件，工程總承包合同原件一份交由綜合部檔管人員存檔，一份交由財(cái)務(wù)部；合同的編碼按財(cái)務(wù)部編排的號(hào)碼登記；提交合同原件時(shí)填寫“資料交接表”。b、工程部在項(xiàng)目結(jié)束后將已結(jié)束項(xiàng)目的中標(biāo)標(biāo)書及合同評(píng)審表，整理后移交綜合部，并填寫“資料交接單”。（3）綜合部：a、技術(shù)協(xié)議、各類合同的原件直接移交檔案管理員隨時(shí)登記并及時(shí)歸檔。b、每季度第一個(gè)月十日前將上季度對(duì)于公司有保存價(jià)值的書信

35、、傳真等文件整理匯編成冊(cè)，移交檔案管理員；并填寫“資料交接單”。c、對(duì)于需要保存的成文會(huì)議（董事會(huì)議和公司普通會(huì)議）記錄和決議，會(huì)議記錄員整理后，及時(shí)移交檔案管理員存檔；并填寫“資料交接單”。d、每年三月十日前將上一年需要?dú)w檔的各類文件（有保存價(jià)值的書信、傳真、成文會(huì)議記錄和決議等）整理，存檔。 財(cái)務(wù)部：每年三月十日前將三年以上的報(bào)表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等需要存檔的文件，整理編號(hào)后填寫“財(cái)務(wù)交接明細(xì)表”（附件一），移交綜合部檔管人員，由綜合部檔管人員存檔（報(bào)表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等實(shí)物由財(cái)務(wù)自行保管，綜合部檔管員僅存檔財(cái)務(wù)交接表）。B、整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。C、分類

36、 根據(jù)工程、時(shí)間以及文件的內(nèi)容進(jìn)行分類。D、立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。（二）過程管理：1、公司及各下屬子公司的各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，按公司有關(guān)規(guī)定將需歸檔的文件整理后及時(shí)移交綜合部保管，任何人不得據(jù)為己有。2、屬于公司保管的檔案：（1）技術(shù)部：技術(shù)協(xié)議的原件；已結(jié)束工程的圖紙底圖及藍(lán)圖；各個(gè)項(xiàng)目電子版的圖紙（包括施工圖及竣工圖）及成文性文件；電子文檔的交接由檔案管理員與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)人員直接交接，填寫“電子文檔交接表（圖紙）/（文檔）”（附件四）；除檔案管理員外任何人不得收集圖紙。（2）工程部：各類合同的原件。（3）咨詢部：技術(shù)合同書。（4）綜合部：財(cái)務(wù)部：憑

37、證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證），賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿），財(cái)務(wù)報(bào)告（月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告）和其他（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)）。董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要及決策的原件；與律師事務(wù)所簽訂法律顧問合同；公司的證書及各項(xiàng)專利；對(duì)公司有重要保存價(jià)值的來往書信及傳真；領(lǐng)導(dǎo)要求保存的其他文件及物品。3、屬于部門保管的檔案：資料員按照公司規(guī)定的歸檔時(shí)間把屬于部門保管的文件整理匯編成冊(cè)，與綜合部核對(duì)后，把匯編的目錄移交綜

38、合部，文件由各部門的資料員保管。4、屬于部門保管的文件：（1）技術(shù)部：圖紙曬發(fā)的登記表、資料交接表、正在施工的項(xiàng)目圖紙的底圖及藍(lán)圖。（2）工程部：采購(gòu)合同的復(fù)印件；需要保存的招（投）標(biāo)文件。（3）咨詢部：各類技術(shù)報(bào)告；其他需要保存的文件。（4）綜合部：當(dāng)年的財(cái)務(wù)憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證），賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿），財(cái)務(wù)報(bào)告（月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告）和其他（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)）；采購(gòu)

39、合同的復(fù)印件。領(lǐng)導(dǎo)要求暫時(shí)保管的文件（傳真及來往書信）；各部門人員資料；簽訂的其它協(xié)議。（三）監(jiān)督：綜合部根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，以監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。（四）銷毀：1、每年終了，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保管年限，對(duì)已到期限，無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行匯總造冊(cè)，并擬寫“檔案銷毀申請(qǐng)”（附件五）。2、銷毀清冊(cè)連同檔案銷毀工作報(bào)告一同報(bào)分管經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、銷毀檔案需有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)對(duì)銷毀檔案認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核，檔案銷毀后，在銷毀清冊(cè)（附件六）上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，分別在銷毀清冊(cè)上簽字。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔

40、案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊(cè)上詳細(xì)注明；經(jīng)審查確認(rèn)為無(wú)保存價(jià)值，但又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人。4、檔案銷毀工作報(bào)告連同銷毀清冊(cè)，應(yīng)及時(shí)歸檔，永久保存。5、對(duì)于不經(jīng)常使用又不宜馬上銷毀的文件，由部門資料員整理并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后移交綜合部，登記填寫“暫不銷毀清單”（附件七）后，送往指定地點(diǎn)暫管。（五）公司檔案的分類及編號(hào)：歸檔文件編號(hào)方法（1）技術(shù)部： a、技術(shù)協(xié)議的編號(hào)形式 SDEE-JX- 件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)（兩位數(shù)表示） 項(xiàng)目號(hào)（四位數(shù)字） 類別號(hào) 山大能源（固定） 項(xiàng)目號(hào)由年度號(hào)（以公元年號(hào)的最后兩位表示）和本年度設(shè)計(jì)項(xiàng)目序號(hào)（兩位數(shù)表示）組成。b、圖紙編號(hào)按技術(shù)部的圖紙

41、編號(hào)方法編制。（2）工程部：a、采購(gòu)合同、工程總承包合同編號(hào)由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編制；b、合同會(huì)簽單的編號(hào)按工程部的編號(hào)方法編制。（3）咨詢部：技術(shù)合同書及技術(shù)報(bào)告的編號(hào)形式件號(hào)、頁(yè)號(hào)（兩位數(shù)） 山大能源（固）類別號(hào) SDEE-ZX- （4）財(cái)務(wù)：按照有關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)定編號(hào)（六）在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按合同管理規(guī)定處理。（七）借閱規(guī)定：1、公司員工因工作需要需借閱有關(guān)檔案時(shí)，應(yīng)填寫“資料查/借閱登記表（附件八），依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱；查閱未完工以及由各部門保存的資料，到綜合部填寫“資料查/借閱登記表”，在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)歸還，如不能在規(guī)定的時(shí)間歸還，需在“資料查閱登記表

42、”上注明歸還的時(shí)間并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意；查閱完工并已移交綜合部的文檔，需要到綜合部填寫“資料查/借閱申請(qǐng)單”（附件九），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可借出，并限期歸還；查閱帶有“機(jī)密”或“絕密”字樣的文件，須按規(guī)定的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱；領(lǐng)導(dǎo)不方便簽字時(shí)電話通知檔案管理員后方可借閱，領(lǐng)導(dǎo)回公司后補(bǔ)簽。 2、外單位借閱檔案，須持有本單位介紹信，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核同意，方可到檔案室借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 3、查/借閱未完工以及由各部門保存的資料的期限及已經(jīng)移交綜合部的文檔借閱期限按登記的日期計(jì)算，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；借閱的文件不得帶出

43、公司；“機(jī)密”或“絕密”文件查/借閱期限按總經(jīng)理批準(zhǔn)的期限執(zhí)行。 4、借閱人對(duì)所借檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、轉(zhuǎn)借、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 5、檔案員在檔案借閱允許期限到期前三到五日，對(duì)借閱人提出借閱期限到期提示。6、圖書借閱期限為三個(gè)月，如需再借需辦理再借手續(xù)，不得轉(zhuǎn)借。7、分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。四、檔案?jìng)浞葜贫?、公司所有有價(jià)值的文件、圖紙、協(xié)議、合同等必須備份。2、各部門應(yīng)盡量采用電腦管理，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。3、備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)由綜合部保存。五、處理?xiàng)l例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50-2

44、00元罰款處理：1、毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；2、擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；3、涂改、偽造檔案；4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；5、未按手續(xù)借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。若情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪，依法追究刑事責(zé)任。六、責(zé)任1、本制度適用于本公司各部門員工。2、本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司綜合部，第一責(zé)任人為綜合部檔案管理人員，第二責(zé)任人為各部門指定的資料員。附件一：財(cái)務(wù)交接明細(xì)表附件二：資料交接表附件三：資料交接單附件四：電子文檔交接表（圖紙）（文檔）附件五：檔案銷毀申請(qǐng)附件六：銷毀清冊(cè)附件七：暫不銷毀清單附件八：資料查/借閱登記表附件九：資料查/借閱申請(qǐng)單附件十：圖紙加

45、曬申請(qǐng)單附件一：財(cái)務(wù)交接明細(xì)表提交人接收人交接內(nèi)容：交接日期備注附件二：資料交接表（部門）序號(hào)名 稱編 號(hào)份數(shù)提交人接收人日 期備注12345附件三：資料交接單提交人接收人交接內(nèi)容：交接日期備注附件四：電子文檔交接表（圖紙）序號(hào)卷號(hào)圖號(hào)提交人接收人日期備注電子文檔交接表（文檔）序號(hào)類 列編號(hào)提交人接收人日期備注附件五：檔案銷毀申請(qǐng)檔案銷毀申請(qǐng) （部門）：根據(jù)公司的檔案管理辦法的規(guī)定，我部門現(xiàn)在 檔案（資料）已失去存檔價(jià)值，望批準(zhǔn)。附：應(yīng)予以銷毀檔案明細(xì) 部門年 月 日附件六：銷毀清冊(cè) 年度檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)銷 毀日 期事 由所屬部門類 別所 屬年 度起 止卷 號(hào)套監(jiān)銷人備 注1234567891

46、0附件七：暫不銷毀文件登記表序號(hào)文件名稱保存期限部門資料員檔案管理員日期備注12345附件八：資料查/借閱登記表序號(hào)項(xiàng)目文件名稱編 號(hào)借閱人所屬部門借閱日期歸還日期保管人員備注附件九：資料查/借閱申請(qǐng)單借閱人所屬部門借閱日期檔案名稱編 號(hào)所屬部門經(jīng)理簽字備注附件十：圖紙加曬申請(qǐng)單工程名稱圖紙編號(hào)數(shù) 量加曬理由申請(qǐng)人日 期部門負(fù)責(zé)人備 注第九章 經(jīng)濟(jì)合同管理制度一、總則（一）本辦法旨在加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理，規(guī)范公司簽訂、履行經(jīng)濟(jì)合同的全部活動(dòng)，及時(shí)預(yù)防、解決經(jīng)濟(jì)合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）本辦法所稱經(jīng)濟(jì)合同是指公司在對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的一切有關(guān)權(quán)利與義務(wù)的各類經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議書），包括采購(gòu)合

47、同、技術(shù)合同和工程合同等。（三）涉及勞動(dòng)合同的有關(guān)合同管理由綜合部另行規(guī)定，不在本辦法管轄之內(nèi)。（四）本辦法所稱經(jīng)濟(jì)合同管理是指公司通過合同管理機(jī)構(gòu)組織合同承辦部門按照法定代表人的授權(quán)或有關(guān)規(guī)定訂立有關(guān)經(jīng)濟(jì)合同，監(jiān)督、檢查合同承辦部門有關(guān)合同的履行，組織合同承辦部門處理有關(guān)合同糾紛等活動(dòng)。（五）合同承辦部門是指具體提出合同簽署動(dòng)議，負(fù)責(zé)前期聯(lián)絡(luò)、洽談和合同具體履行的部門，并定期就承辦合同情況向合同管理機(jī)構(gòu)報(bào)告。根據(jù)公司各部門的分工，各部門相應(yīng)承辦的合同分別如下：綜合部：主要承辦辦公設(shè)備采購(gòu)合同、房屋租賃合同、公司形象設(shè)計(jì)合同、與公共媒體合作合同；銀行貸款合同、其他融資合同、驗(yàn)資審計(jì)及相關(guān)咨詢服

48、務(wù)合同； 市場(chǎng)部：主要承辦與用戶的銷售合同以及有關(guān)市場(chǎng)調(diào)查的合同；工程部：主要承辦工程設(shè)備及物資采購(gòu)合同、工程監(jiān)理合同；技術(shù)部：主要承辦與技術(shù)開發(fā)、技術(shù)交流與合作、技術(shù)轉(zhuǎn)讓、項(xiàng)目研發(fā)等有關(guān)的合同。 咨詢部：主要承辦可行性研究、循環(huán)經(jīng)濟(jì)規(guī)劃、清潔生產(chǎn)審核、環(huán)境影響評(píng)價(jià)、節(jié)能審計(jì)與節(jié)能評(píng)估等咨詢業(yè)務(wù)有關(guān)的合同。 二、經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）公司的經(jīng)濟(jì)合同管理機(jī)構(gòu)為綜合部。綜合部作為日常管理機(jī)構(gòu)，全面負(fù)責(zé)辦理公司經(jīng)濟(jì)合同的管理工作，向公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)。（二）合同管理機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)：綜合部職責(zé)： 1、擬訂經(jīng)濟(jì)合同管理辦法，并適時(shí)提出修改完善建議；2、組織相關(guān)部門會(huì)同公司法律顧問制定公司各類經(jīng)常、反

49、復(fù)使用的合同標(biāo)準(zhǔn)模板；3、公司所有經(jīng)濟(jì)合同中涉及法律部分的內(nèi)容的審定，聯(lián)絡(luò)公司法律顧問，組織律師審核合同文本；4、重大合同執(zhí)行的監(jiān)督、管理；5、組織合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟準(zhǔn)備及善后工作；6、經(jīng)濟(jì)合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同臺(tái)賬的設(shè)立、統(tǒng)計(jì)、上報(bào)等基礎(chǔ)管理工作；7、合同章的管理；8、合同中涉及財(cái)務(wù)支付、結(jié)算手續(xù)的審定；9、參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟準(zhǔn)備及善后工作。三、經(jīng)濟(jì)合同的簽訂（一）以公司名義對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)當(dāng)由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署，其他人無(wú)權(quán)代表公司簽訂合同。除公司法定代表人或其授權(quán)代表同意外，公司各部門不得以本部門名義或以公司名義擅自對(duì)外簽訂合同或?qū)ν鈫挝换?/p>

50、個(gè)人提供經(jīng)濟(jì)擔(dān)保。（二）授權(quán)代表簽訂合同的，除公司內(nèi)部有關(guān)文件已明確授權(quán)外，必須由公司法定代表人簽發(fā)法定代表人授權(quán)委托書。授權(quán)代表只能在授權(quán)范圍內(nèi)行使代理權(quán)，嚴(yán)禁越權(quán)代理。（三）簽訂經(jīng)濟(jì)合同前，承辦部門應(yīng)當(dāng)詳細(xì)了解對(duì)方當(dāng)事人的主體資格和信用情況，查驗(yàn)對(duì)方簽約單位法定代表人的身份證明、法定代表人授權(quán)委托書和營(yíng)業(yè)執(zhí)照等證明文件。（四）簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須采用書面形式。經(jīng)濟(jì)合同文本應(yīng)當(dāng)內(nèi)容合法可行，主要條款完備，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，文字表達(dá)準(zhǔn)確。一般性經(jīng)濟(jì)合同由承辦部門負(fù)責(zé)草擬工作，如公司已制訂對(duì)應(yīng)合同模板，應(yīng)嚴(yán)格采用合同模板。所有合同文本，在最終簽署前，均應(yīng)由公司法律顧問審核。（五）經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容涉及到公司其他部門的，合同承辦部門應(yīng)在簽約前主動(dòng)征求有關(guān)部門的意見。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核并簽署意見。（六）合同承辦部門承辦的合同文本，須交企業(yè)法定代表人或其授權(quán)