行政公文行文規(guī)范及管理制度

1、文件編碼：AD01起草部門(mén)：辦公室適用范圍：全公司頁(yè)碼：第 28 頁(yè)，共 28 頁(yè)起草/修訂人：起草/修訂日期：年 月 日審稿人：審核日期：年 月 日批 準(zhǔn) 人：批準(zhǔn)/生效日期：年 月 日公文行文管理制度目錄第一章 總則2第二章 公文種類(lèi)2第三章 公文格式3第四章 各類(lèi)公文編制格式要求4第四章 行文規(guī)則11第五章 發(fā)文辦理12第六章 收文辦理14第七章 公文歸檔15第八章 公文管理15第九章 附則16附件文件會(huì)簽表17發(fā)文審批表18文件簽收表19收文處理表20文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表21第一章 總則第一條 為樹(shù)立公司良好形象，規(guī)范公司公文管理工作，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式及國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，同時(shí)

2、結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二條 公文是公司在管理過(guò)程中形成的具有約束力和規(guī)范體式的文書(shū)，是規(guī)范管理和進(jìn)行開(kāi)展工作的重要工具第三條 本制度規(guī)定了公司所有文件通用的紙張要求、印刷要求、文件中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則，以及文件的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 行文應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)定，確保公司秘密安全。第五條 公司對(duì)外的文件由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。第六條 各部門(mén)（含分公司，以下同）的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視文件處理工作，模范遵守本制度并加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)文件處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第七條 本制度適

3、用于公司制發(fā)的公文（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司文件”）及各部門(mén)制發(fā)的公文（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“部門(mén)文件”）。第二章 公文種類(lèi)第八條 本公司公文內(nèi)容性質(zhì)可分為以下10種類(lèi)型：一、 決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)部門(mén)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，任免人員。二、 通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)部門(mén)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門(mén)和不相隸屬部門(mén)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)部門(mén)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)。三、 通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。四、 議案：適用于公司按照法律程序向董事會(huì)或股東大會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。五、 報(bào)告：適用于向上級(jí)部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)部門(mén)的詢問(wèn)。六、 請(qǐng)示：

4、適用于向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。七、 批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示事項(xiàng)。八、 意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。九、 函：適用于不相隸屬部門(mén)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。十、 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第九條 根據(jù)公文行文方向，可分為上行文、下行文和平行文。一、 上行文：上行文指下級(jí)部門(mén)向公司行文，或是公司向有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)部門(mén)行文。如報(bào)告、請(qǐng)示等。二、 下行文：下行文是指上級(jí)部門(mén)向所屬下級(jí)部門(mén)的發(fā)文。如決定、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)等。三、 平行文：平行文指同級(jí)部門(mén)或不同隸屬部門(mén)之間的行文，如函等。通知、會(huì)議紀(jì)要有時(shí)也可作為平行文。第三

5、章 公文格式第十條 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)一、 公文用紙一般使用的紙張定量為70g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。二、 80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，僅用于公司對(duì)外的文件。第十一條 公文用紙幅面及排版裝訂要求一、 公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm297mm。二、 未作特殊說(shuō)明文件中圖文顏色均為黑色。三、 排版規(guī)格與要求（一） 未作特殊說(shuō)明文件，正文用4號(hào)或小4號(hào)字，中文用宋體，西文用Times New Roman。（二） 排版應(yīng)盡量美觀、大方，盡量將文字平均布滿頁(yè)面。四、 裝訂要求文件應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本文件的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整

6、，無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)。第十二條 公文中所含要素本制度將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于文件首頁(yè)紅色反線（寬度156mm）以上的各要素統(tǒng)稱(chēng)訓(xùn)眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱(chēng)主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱(chēng)版記。第十三條 公文中的表格文件如需附表，對(duì)橫排A4紙型表格，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。文件如需附A3紙型表格，且當(dāng)最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí)，封三、封四應(yīng)為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁(yè)上。第四章 各類(lèi)公文編制格式要求第十四條 公司上行文（如附件6）一、 首頁(yè)上邊距為8cm。后續(xù)頁(yè)

7、，縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距上28mm，下25mm，左28mm，右28mm，頁(yè)眉15mm，頁(yè)腳17.5mm；橫頁(yè)頁(yè)面設(shè)置同縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置。二、 眉首1. 秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用小4號(hào)黑體字（西文用Arial），頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用小4號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)及保密期限之間用“”隔開(kāi)。2. 緊急程度如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用小4號(hào)黑體字（西文用Arial），頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。3. 公司標(biāo)識(shí)

8、由公司全稱(chēng)后加“文件”組成；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)公司全稱(chēng)。使用紅色小初號(hào)華文中宋體字。4. 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由公司代字-“公司名稱(chēng)”、年份和序號(hào)組成。公司標(biāo)識(shí)下空1行，用小4號(hào)宋體字（西文用Times New Roman），居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條長(zhǎng)度156mm的紅色反線。5. 簽發(fā)人上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用小4號(hào)宋體字（西文用Times New Roman）后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用小4號(hào)楷

9、體字（西文用Arial）標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文部門(mén)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并在紅反線之上。三、 主體（一） 公文標(biāo)題：在紅色反線下空2行。用小1號(hào)或2號(hào)黑體字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。（二） 主送部門(mén)：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用比正文字體大一號(hào)的字體標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送部門(mén)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送部門(mén)名稱(chēng)過(guò)多而使文件首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送部門(mén)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，

10、標(biāo)識(shí)方法同抄送。（三） 文件正文主送部門(mén)名稱(chēng)下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)如下：1. 第一層為“一、”，左頂格，漢字“一”后加全角頓號(hào)，回行正文對(duì)齊。2. 第二層為“（一）”，左空1字，漢字“一”前后加全角圓括號(hào)，括號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)，回行正文對(duì)齊。3. 第三層為“1.”，左空2字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”后加半角“.”，回行正文對(duì)齊。4. 第四層為“（1）”，左空2字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”前后加全角圓括號(hào)，括號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)，回行正文對(duì)齊。5. 用于章程、合同及規(guī)章制度的序次語(yǔ)第一級(jí)一律采用第一條、第二條、第三條的書(shū)寫(xiě)格式，序次語(yǔ)頂格書(shū)寫(xiě)，回行正文對(duì)齊。6. 若分章節(jié)，

11、各章節(jié)標(biāo)題用小3號(hào)黑體字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。（四） 附件文件如有附件，在正文下空1行左空2字用與正文相同字號(hào)標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)，名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如：“附件：1. ”），數(shù)字后加半角“.”，后加附件名稱(chēng)，回行正文對(duì)齊，上下附件序號(hào)對(duì)齊。附件應(yīng)與文件正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)序號(hào)，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與文件正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)文件的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件及序號(hào)。（五） 成文時(shí)間落款處（一般為正文

12、下空34行）只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫(xiě)為“”（不得用英文大寫(xiě)字母“O”代替）。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌拢ɑ蚝炞郑┪恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章（或簽字）與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（六） 文件生效標(biāo)識(shí)未作特殊說(shuō)明，公司文件加蓋公司印章視為公文生效，成文時(shí)間即為生效時(shí)間。（七） 附注文件如有附注，用與正文相同字號(hào)的宋體字，居左空2字加全角圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下空1行。四、 版記（如附件8）（一） 主題詞“主題詞”用5號(hào)黑體字（西文用Arial），左空1字

13、標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用5號(hào)宋體字（西文用Times New Roman）；詞目之間空1字。（二） 抄送文件如有抄送，在主題詞下1行；左空1字用5號(hào)字黑體（西文用Arial）標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送部門(mén)名稱(chēng)用5號(hào)宋體字（西文用Times New Roman），部門(mén)名稱(chēng)間用頓號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送部門(mén)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送部門(mén)標(biāo)句號(hào)。如主送部門(mén)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送部門(mén)。（三） 印發(fā)部門(mén)、印發(fā)時(shí)間印發(fā)部門(mén)及印發(fā)時(shí)間位于抄送部門(mén)之下（無(wú)抄送部門(mén)在主題詞之下）占1行位置；用5號(hào)宋體字（西文用Times New Roman）。印發(fā)部門(mén)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以文件付印

14、的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。印發(fā)部門(mén)、印發(fā)時(shí)間僅限公司文件使用。（四） 印發(fā)份數(shù)印發(fā)份數(shù)位于置于文件最后一頁(yè)最后一行，右空1字，5號(hào)宋體字（西文用Times New Roman）。用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)共印制份數(shù)。如只印制1份，可不用標(biāo)識(shí)印發(fā)份數(shù)。（五） 版記中的反線除印發(fā)份數(shù)外，版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。（六） 版記的位置版記應(yīng)置于文件最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。第十五條 公司下行文（如附件7）一、 縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距上25mm，下25mm，左28mm，右28mm，頁(yè)眉15mm，頁(yè)腳17.5mm；橫頁(yè)頁(yè)面設(shè)置同縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置。二、 眉首1. 公司標(biāo)識(shí)由公司全稱(chēng)后加“文件

15、”組成。使用紅色小初號(hào)華文中宋體字。2. 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由公司代字-“公司名稱(chēng)”、年份和序號(hào)組成。公司標(biāo)識(shí)下空1行，用小4號(hào)字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。公司上行文與下行文統(tǒng)一編號(hào)。發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條長(zhǎng)度156mm的紅色反線。三、 公司下行文中其他各要素的標(biāo)識(shí)方法公司上行文相同。第十六條 部門(mén)文件（如附件9）一、 縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距上45mm，下20mm，左28mm，右28mm，頁(yè)眉15mm，頁(yè)腳17.5mm；橫頁(yè)頁(yè)面設(shè)置同縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置。二、 眉首1. 公司標(biāo)識(shí)：由公司Logo及公司全稱(chēng)組成

16、，使用CIS中的標(biāo)準(zhǔn)顏色及字體。上邊緣距在頁(yè)面下20mm。2. 發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)由部門(mén)中文代字、年份和序號(hào)組成。用小5號(hào)黑體字（西文用Times New Roman），頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角空1行。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用全角方括號(hào)“”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為01），不加“第”字。部門(mén)文件不分上行文、下行文，按行文次序統(tǒng)一編排文件號(hào)。發(fā)文字號(hào)無(wú)紅色反線。3. 公司各部門(mén)規(guī)范代字部門(mén)名稱(chēng)規(guī)范代字部門(mén)名稱(chēng)規(guī)范代字辦公室辦公人力資源部人力財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)服務(wù)部運(yùn)營(yíng)VIP服務(wù)部VIP醫(yī)療事務(wù)部醫(yī)務(wù)三、 主體（一） 公文標(biāo)題：發(fā)文字號(hào)下空2行。用小1號(hào)或2號(hào)黑體字（西文用Arial

17、），可分一行或多行居中排布；回行時(shí)要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，間距恰當(dāng)。（二） 成文時(shí)間1. 單一部門(mén)制發(fā)的公文在落款處（一般為正文下空4行）右空6字署發(fā)文部門(mén)的全稱(chēng)及成文時(shí)間。成文時(shí)間在發(fā)文部門(mén)的名稱(chēng)下一行。2. 聯(lián)合行文時(shí)，主辦部門(mén)名稱(chēng)在置于第1行，其他部門(mén)名稱(chēng)從第2行起在主辦部門(mén)名稱(chēng)之下按順序依次順排。成文時(shí)間在最后一個(gè)發(fā)文部門(mén)的名稱(chēng)下一行。3. 特殊情況說(shuō)明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌拢ɑ蚝炞郑┪恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章（或簽字）與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。（三） 文件生效標(biāo)識(shí)未作特殊說(shuō)明，部門(mén)文件由部門(mén)主管在部門(mén)名稱(chēng)后簽字視為公

18、文生效，成文時(shí)間即為生效時(shí)間。（四） 部門(mén)文件主體中其他各要素的標(biāo)識(shí)方法公司上行文相同四、 版記（如附件8）（一） 印發(fā)時(shí)間部門(mén)文件中不需標(biāo)識(shí)印發(fā)時(shí)間。（二） 部門(mén)文件版記中其他各要素的標(biāo)識(shí)方法公司上行文相同第十七條 會(huì)議紀(jì)要格式（如附件10）會(huì)議紀(jì)要一般由會(huì)議組織部門(mén)編寫(xiě)，發(fā)至各位與會(huì)人員，根據(jù)會(huì)議紀(jì)要精神，執(zhí)行紀(jì)要中所訴工作。一、 會(huì)議紀(jì)要格式（如附件9）會(huì)議紀(jì)要一般由會(huì)議組織部門(mén)編寫(xiě)，發(fā)至各位與會(huì)人員，根絕會(huì)議紀(jì)要精神，執(zhí)行紀(jì)要中所訴工作。（一） 眉首公司全名Logo上邊緣距上頁(yè)邊的距離為20mm。（二） 主體1. 標(biāo)題標(biāo)題指定為“會(huì)議紀(jì)要”。Logo下1行，用小2號(hào)黑體字（西文用Ari

19、al）。2. 正文會(huì)議紀(jì)要正文由紀(jì)要編號(hào)、會(huì)議情況簡(jiǎn)述、會(huì)議內(nèi)容3部分組成。（1） 紀(jì)要編號(hào)除公司總裁辦公會(huì)及經(jīng)理例會(huì)外，紀(jì)要編號(hào)由會(huì)議組織部門(mén)中文代字后加“紀(jì)”字、年份和序號(hào)組成。公司總裁辦公會(huì)紀(jì)要編號(hào)為“總辦紀(jì)”加年份和序號(hào)組成，經(jīng)理例會(huì)紀(jì)要編號(hào)為“經(jīng)理紀(jì)”加年份和序號(hào)組成。用小5號(hào)黑體字（西文用Times New Roman），居中在標(biāo)題下1行。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用全角方括號(hào)“”括入；序號(hào)為3位數(shù)字，不足3位前面以“0”補(bǔ)齊，不加“第”字。（2） 會(huì)議情況簡(jiǎn)述會(huì)議情況簡(jiǎn)述旨在記載會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、會(huì)議主題等情況，以表格形式在紀(jì)要編號(hào)下1行。（3）

20、 會(huì)議內(nèi)容會(huì)議內(nèi)容在會(huì)議情況簡(jiǎn)述下1行，用小4號(hào)字，中文用宋體，西文用Times New Roman。（三） 正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)1. 第一層為“一、”，左頂格，漢字“一”后加全角頓號(hào)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前間距0.5行，段后間距0磅。用小4號(hào)黑體字（西文用Arial）2. 第三層為“（一）”，左空0.5字，漢字“一”前后加全角圓括號(hào)，括號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。3. 第四層為“1.”，左空2.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”后加半角“.”后空1字，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。4. 第五層為“（1）”，左空3.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”前后加

21、全角圓括號(hào)，括號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。第十八條 管理文件格式（如附件11）管理文件指對(duì)全公司的管理和動(dòng)態(tài)的工作流程進(jìn)行規(guī)定和描述的指導(dǎo)性文件。一、 管理文件系統(tǒng)實(shí)行分類(lèi)和編碼管理，編碼方式如下：級(jí)別涉及范圍文件編碼文件中附表編碼公司級(jí)行政管理類(lèi)ADADT人員管理類(lèi)HRHRT財(cái)務(wù)管理類(lèi)FAFAT營(yíng)銷(xiāo)管理類(lèi)SASAT運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)OPOPT信息管理類(lèi)ITITT流程管理類(lèi)SOPSOPT部門(mén)級(jí)部門(mén)管理類(lèi)T備注1. 代表文件序號(hào)，用2位阿拉伯?dāng)?shù)碼表示；2. 代表表格序號(hào)，用2位阿拉伯?dāng)?shù)碼表示；3. 代表文件版本號(hào)，用羅馬數(shù)碼表示；4. 代表文件涉及范圍的類(lèi)別號(hào)，與公司級(jí)

22、文件相同。5. 代表部門(mén)規(guī)范代字。范例公文行文管理制度AD01發(fā)文審批表AD01T02二、 管理文件設(shè)置版本號(hào)用羅馬數(shù)碼表示。首次制訂的版本號(hào)為；修訂后，版本號(hào)逐次遞增。三、 管理文件編制格式要求如下：（一） 采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm297mm。（二） 縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置頁(yè)邊距上45mm，下25mm，左28mm，右28mm，頁(yè)眉15mm，頁(yè)腳17.5mm；橫頁(yè)頁(yè)面設(shè)置同縱頁(yè)頁(yè)面設(shè)置。（三） 頁(yè)眉中包含公司標(biāo)志、文件編碼、版本號(hào)、適用范圍、頁(yè)碼等信息，使用小5號(hào)字，中文用楷體，西文用Arial。（四） 第一頁(yè)標(biāo)題前包含起草人、審稿人、簽批人、開(kāi)始實(shí)施日期等信息，使

23、用5號(hào)字，中文用楷體，西文用Arial。（五） 標(biāo)題用小2號(hào)黑體字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。（六） 若分章節(jié)，各章節(jié)標(biāo)題用小3號(hào)黑體字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后間距12磅。（七） 正文用小4號(hào)字，中文用宋體，西文用Times New Roman。（八） 正文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)1. 第一層為“第一條”，左頂格，后空1字，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前間距6磅，段后間距0磅。本層序號(hào)全文連續(xù)編制，不因設(shè)章節(jié)而中斷。2. 第二層為“一、”，左空0.5字，漢字“一”后加全角頓號(hào)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后

24、間距0磅。3. 第三層為“（一）”，左空0.5字，漢字“一”前后加全角圓括號(hào)，括號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。4. 第四層為“1.”，左空2.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”后加半角“.”后空1字，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。5. 第五層為“（1）”，左空3.5字，阿拉伯?dāng)?shù)字“1”前后加全角圓括號(hào)，括號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。6. 第六層為“A、”，左空3.5字，英文字母“A”后加全角頓號(hào)，回行正文對(duì)齊，1.25倍行距，段前、后間距0磅。（九） 文中使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)全部為全角符號(hào)。（十） 文件中的數(shù)字，除日期、部分結(jié)構(gòu)

25、層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，使用阿拉伯?dāng)?shù)字。（十一） 管理制度中附表標(biāo)題用小2號(hào)黑體字（西文用Arial），居中排布；表中文字垂直居中分散對(duì)齊，標(biāo)題內(nèi)容用4號(hào)或小4號(hào)黑體字（西文用Times New Roman），填寫(xiě)內(nèi)容用4號(hào)或小4號(hào)宋體字（西文用Times New Roman）?？筛鶕?jù)表格內(nèi)容適當(dāng)調(diào)節(jié)字號(hào)大小。（如附件12）第四章 行文規(guī)則第十九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第二十條 根據(jù)公司頒布的組織隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，確定行文關(guān)系。不得越級(jí)或交叉請(qǐng)示和報(bào)告。第二十一條 各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文

26、；除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向不受本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的下一級(jí)部門(mén)正式行文。部門(mén)不得以部門(mén)或公司名義對(duì)公司以外其他單位正式行文！第二十二條 屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。須經(jīng)公司審批的事項(xiàng)，經(jīng)公司同意也可以由部門(mén)行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。第二十三條 屬于主管部門(mén)職務(wù)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門(mén)處理。第二十四條 部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)糾正或撤銷(xiāo)。第二十五條 向下級(jí)部門(mén)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送公司。第二十六條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén)，需要同時(shí)送

27、其他部門(mén)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)部門(mén)。第二十七條 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。第二十八條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)向上級(jí)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送部門(mén)和抄送部門(mén)。上級(jí)部門(mén)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門(mén)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)部門(mén)。第五章 發(fā)文辦理第二十九條 發(fā)文辦理指以公司或部門(mén)名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。第三十條 公司文件制發(fā)過(guò)程一、 擬稿部門(mén)擬稿，部門(mén)主管審批；二、 擬稿部門(mén)填寫(xiě)文件會(huì)簽表（附件1），組織文件內(nèi)容涉及的各相關(guān)部門(mén)會(huì)審；三、 擬稿部門(mén)將文件、支持性材料、會(huì)簽表及文件電子版交辦公室；四、 辦公室審核規(guī)范文稿，填寫(xiě)發(fā)文審批表（附件2）；五、 辦

28、公室組織擬稿部門(mén)及文件內(nèi)容涉及的各相關(guān)部門(mén)主管及主管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽；六、 總經(jīng)理簽發(fā)；七、 辦公室編制發(fā)文字號(hào)或文件編號(hào)，填寫(xiě)文件簽收表（附件3），制發(fā)文件；八、 審定文稿、發(fā)文審批表、文件簽收表及擬稿部門(mén)提交所有文件一同存檔。第三十一條 部門(mén)文件制發(fā)過(guò)程一、 擬稿部門(mén)擬稿，部門(mén)主管審批；二、 擬稿部門(mén)組織文件內(nèi)容涉及的相關(guān)部門(mén)會(huì)審，并填寫(xiě)文件會(huì)簽表（附件1）；三、 部門(mén)行文，填寫(xiě)發(fā)文審批表（附件2）；四、 擬稿部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)；五、 承辦部門(mén)據(jù)批示辦理；六、 總結(jié)辦理情況由承辦部門(mén)存檔；第三十二條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：一、 符合國(guó)家的法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。切實(shí)可行并加以說(shuō)明。二、

29、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。三、 公文文種應(yīng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門(mén)職權(quán)和與主送部門(mén)行文關(guān)系確定。四、 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。五、 文中使用的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)全部為全角符號(hào)，后面不加空格，在西文或數(shù)字中除外。例如分?jǐn)?shù)應(yīng)為“1/3”，不得使用“13”，時(shí)間應(yīng)為“17:30”，不得使用全角冒號(hào)“17：30”。六、 文件中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。七、 文件中涉及嚴(yán)格的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，必須按財(cái)務(wù)規(guī)范以先大

30、寫(xiě)，后小寫(xiě)的方式書(shū)寫(xiě)，并在數(shù)字前明確幣種，以免產(chǎn)生歧義。大寫(xiě)數(shù)字規(guī)范“零 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾”。例：人民幣壹拾伍萬(wàn)零肆角整（小寫(xiě)：￥150,000.40）八、 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用文件應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（使用書(shū)名號(hào)標(biāo)識(shí)），后引發(fā)文字號(hào)（用全角圓括號(hào)標(biāo)識(shí)）；引用制度應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（使用書(shū)名號(hào)標(biāo)識(shí)），后引文件編號(hào)（用全角圓括號(hào)標(biāo)識(shí)）；引用表格應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題（使用書(shū)名號(hào)標(biāo)識(shí)），后引表格編號(hào)（用全角圓括號(hào)標(biāo)識(shí)）。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。九、 使用國(guó)家法定計(jì)量單位，時(shí)間用24小時(shí)制。十、 文件結(jié)構(gòu)層次序數(shù)正確無(wú)誤。十一、 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應(yīng)當(dāng)先

31、用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國(guó)際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。第三十三條 擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)主管應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。第三十四條 文件送主管簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本制度的規(guī)定等。第三十五條 部門(mén)文件，必須由部門(mén)主管以上級(jí)人員簽發(fā)。第三十六條 公文正式發(fā)出前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：

32、審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。第三十七條 經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。第六章 收文辦理第三十八條 收文辦理指對(duì)收到文件的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。第三十九條 各部門(mén)收到下級(jí)部門(mén)上報(bào)的需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門(mén)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、文件格式是否規(guī)范。第四十條 經(jīng)審核，對(duì)符合本制度規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見(jiàn)送部門(mén)主管批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理，需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公

33、文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本制度規(guī)定的公文，經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后，可以退回呈報(bào)部門(mén)并說(shuō)明理由。第四十一條 承辦部門(mén)收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或不宜由本部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦部門(mén)并說(shuō)明理由。第四十二條 收到上級(jí)部門(mén)下發(fā)交辦或外單位轉(zhuǎn)來(lái)的公文，收文部門(mén)填收文處理表（附件4）提出擬辦意見(jiàn)，送部門(mén)主管批示后辦理。第四十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門(mén)職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商；如有分歧，主辦部門(mén)主管要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理協(xié)調(diào)或裁定。第四十四條 審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期，其他審批人簽名視為同意。第四十五條 呈公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門(mén)辦理的緊急或重要公文，辦公室負(fù)責(zé)催辦。第七章 公文歸檔第四十六條 文件辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第四十七條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映本部門(mén)的主要工作情況，便于保管和利用。第四十八條 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦部門(mén)整理（立卷）、歸檔，其他部門(mén)保存復(fù)制件或其他形式的文件副本。第四十九條