企業(yè)內(nèi)部溝通機制 1

1、公司內(nèi)部溝通機制第一章 總 則一、目的 為建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通渠道，方便員工之間、員工與公司之間交流，提高工作效率，特制定本制度。二、適用范圍 本制度適用于公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通。三、管理權(quán)責3.1總經(jīng)理權(quán)責 3.1.1總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準備、會議記錄、會議決議追蹤及呈報； 3.1.2總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈； 3.1.3企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行； 3.1.4公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達； 3.1.5有關(guān)事務的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、催辦。 3.2各部門負責人權(quán)責 3.2.1出席要求參加的

2、會議、執(zhí)行會議決議； 3.2.2根據(jù)會議要求、上級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等； 3.2.3定期或不定期向總經(jīng)理作述職匯報，及相關(guān)業(yè)務狀況的呈報； 3.2.4部門會議的通知、召集、會議資料的準備、會議決議追蹤及呈報； 3.2.5有關(guān)事務的聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、催辦。 第二章 細 則四、具體規(guī)定4.1公司組織內(nèi)部的正常溝通渠道有如下三種形式： 4.1.1正式的文件(含文書)溝通 4.1.2會議溝通(例行會議、臨時性會議) 4.1.3非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個別交談等) 4.2文件(含文書)溝通 4.2.1規(guī)章、制度類文件A、各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)

3、規(guī)范、操作標準并經(jīng)相關(guān)權(quán)責負責人審核、批準的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度；B、公司制訂的制度規(guī)章，由公司及部門頒布、簽發(fā)。 4.2.2聯(lián)絡、通知類文書A、進行各種具體事務聯(lián)絡、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。 B、各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務聯(lián)絡、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理都可用工作聯(lián)絡函（附件1）形式體現(xiàn)、傳遞。C、上級領(lǐng)導的通知、指令的傳達、發(fā)布,也都可用工作聯(lián)絡函形式體現(xiàn)。 4.2.3簽（呈）、報告、報

4、表類文書A、下級呈報上級專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務報表等，需填寫簽呈表（附件2）上報，呈遞分為定期及不定期兩種； B、須定期呈報有：a.生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)月報表、品質(zhì)分析報表、毛利預算表、財務收支預算、采購資金計劃表等；B.市場部的業(yè)務報表、銷售及費用月計劃表及相關(guān)分析報告等； c.財務部的財務報表、財務分析報告、責任單位成本績效報告； d.下級對上級的述職報告、工作報告。 C、不定期呈報a.專項工作報告；b.具體事項呈報核準的簽（呈）。 4.2.4會議記錄類文書A、各類會議由主持人負責做會議簽到表（附件3），并安排專人做會議記錄；B、對會議決議涉及具體工作安排，須確認追蹤結(jié)果，由會議記錄者

5、形成工作事項追蹤表（附件4），經(jīng)主持人指定專人進行追蹤、確認。（副）總經(jīng)理主持會議的決議事項的追蹤、確認除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負責；C、對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成工作聯(lián)絡函，經(jīng)主持人簽名確認后，發(fā)放相關(guān)人員； D、重要會議的會議簽到表，經(jīng)主持人簽名確認后，由會議記錄者復印分發(fā)或傳閱與會人員或相關(guān)人員。 4.2.5文件溝通途徑說明A、審批、發(fā)布a.公司性制度由（總）經(jīng)理室組織制訂，經(jīng)相關(guān)權(quán)責負責人審核，總經(jīng)理批準后，頒布、發(fā)放；b.各部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制訂，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準后，頒布、發(fā)

6、放；c.對會議記錄類的文書按本制度4.2.4條款執(zhí)行； d.對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前，由部門負責人審稿，必要時上呈總經(jīng)理審閱(核)； e.所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級領(lǐng)導。 B、發(fā)放記錄a. 對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在文件傳閱登記表（附件5）簽章記錄；b.對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在文件分發(fā)/回收記錄表（附件6）上簽收登錄；c.對工作聯(lián)絡函、工作事項追蹤表等的文書，必要時，發(fā)出部門可要求收文者在文件分發(fā)/回收記錄表簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。C、傳遞規(guī)定a. 文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“部門專用”字樣外，

7、用不同顏色色標區(qū)分文件性質(zhì)； b. “急件”使用紅色色標，“密件”使用白色色標，一般性呈閱文件使用黃色色標，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文件采用綠色色標；c. 收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時； D、文件存檔由行政部負責，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。4.3會議溝通 4.3.1會議類別A例行性會議； B臨時性會議。 4.3.2例行性會議 4.3.3臨時性會議由總經(jīng)理或部門負責人依需要時動議召集 。 4.3.4會議管理A、例行性會議如有變更原則上應提前一個工作日通知，如無變更則不另行通知；B、臨時性會議原則上應至少提前2小時

8、通知參加人員；C、會議參加者必須準時出席并簽到，因故無法到會者,事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席(代理人應向主持人報備)，遲到、早退者須向主持人報備,取得諒解及同意； D、會議應事先明確主題，與會人員應依據(jù)本職工作做好各種準備(包括資料、數(shù)據(jù))；E、主持人應控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議； F、會議決議的落實實施情況，應作為下次會議議題之一； G、會議記錄按本制度4.2.4條款執(zhí)行。4.4非正規(guī)場合、形式的溝通 4.4.1 日常工作接觸中，工作的匯報和指導。 4.4.2除工作接觸外，各部門負責人應定期或不定期與下屬進行交談通，以增進彼此了解，掌握人員的動態(tài)信息，幫助決策層

9、把握方向，適當準確地制定相關(guān)政策，具體實施原則如下：A、總經(jīng)理與各部門負責人每個月應有一次交談溝通，總經(jīng)理同下二級部屬，每季度應有一次交談溝通；B、部門負責人與下屬人員每周應有一次交談、溝通。5、合理化建議的征集 公司指定人員定期到一線員工中征集意見、建議；意見、建議一經(jīng)采納，公司會根據(jù)情況給予相應獎勵。第三章 附 則五、 本制度由行政部負責最終解釋、修改和監(jiān)督。六、 本制度由總經(jīng)理批準，自頒布之日起生效、執(zhí)行。*有限公司 *部*年*月*日附件1：工作聯(lián)絡函工作聯(lián)絡函發(fā)函部門發(fā)出日期經(jīng)辦人部門負責人聯(lián)系事項：附注：1、請貴部門協(xié)助于 （時間）之間完成。 2、如有其他意見或特殊情況，請以書面形式將具體情況回復我部。收函部門收函日期經(jīng)辦人部門負責人回復意見或落實情況：備注：在本表內(nèi)不能完全表述清楚的情況，應以附頁形式輔助說明。附件2：簽呈表簽呈表致 送日 期發(fā)件部門發(fā)件人主 旨事由： 申請人簽名：領(lǐng)導批示： 簽名： 日期：附件3：會議簽到表 會議簽到表 編號： 會議主題會議時間會議地點會議主持人主要內(nèi)容序號姓名部門序號姓名部門113214315416517618719820921102211231224出勤說明應到 人，實到 人，缺席 人，出勤率 。缺席說明記錄人簽字簽字日期附件4：工作事項追蹤表工作事項追蹤表序號工作事項責任人完成時間追