庫存商品管理制度20120529

1、北京東方網(wǎng)信科技股份有限公司庫存商品管理制度1 總則1.1 為了加強對公司庫存商品的管理和控制，保證庫存商品的安全性、完整性與準(zhǔn)確性，提高運營效率，及時發(fā)現(xiàn)和糾正庫存商品中的各種差錯，保證生產(chǎn)、測試和銷售環(huán)節(jié)得到有序的進(jìn)行。根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，結(jié)合本公司的實際情況，特制定本制度。1.2 本制度所稱庫存商品，是指公司在日?；顒又谐钟械囊詡涑鍪鄣漠a(chǎn)品或商品、處在生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或在項目現(xiàn)場施工過程中耗用的材料和物料，主要包括服務(wù)器、交換機、分光器、協(xié)議轉(zhuǎn)換器、網(wǎng)卡、光模塊、硬盤、光纖尾纖、網(wǎng)線等。1.3 庫存商品內(nèi)部控制中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括： 1.3

2、.1 庫存商品入庫和出庫申請人與審批人應(yīng)分離； 1.3.2 庫存商品入庫和出庫執(zhí)行人與審核人應(yīng)分離；1.3.3 庫存商品的驗收入庫人員與采購應(yīng)分離；2 職責(zé)分工與授權(quán)2.1 市場部采購，提供項目采購申請單，在ERP系統(tǒng)中錄入采購訂單；2.2 技術(shù)支持部到貨后由技術(shù)支持部驗收，領(lǐng)用出庫申請；2.3 綜合管理部提供出入庫單據(jù)采購設(shè)備入庫驗收單、下線設(shè)備入庫驗收單、物資出庫申請單，記錄庫存商品型號、數(shù)量，備貨，在ERP系統(tǒng)中錄入外購入庫單、銷售出庫單；2.4 財務(wù)部審核外購入庫單、銷售出庫單。3 庫存商品入庫流程（詳見附件一）3.1 庫存商品采購由技術(shù)支持部向綜合管理部提出項目采購申請，庫管查詢庫存

3、后向技術(shù)支持經(jīng)理提交庫存情況，交由領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門審批決定是否進(jìn)行采購；在庫管、主管副總、財務(wù)、總經(jīng)理逐一簽字確認(rèn)后，交由市場部執(zhí)行項目采購流程。3.2 庫存商品驗收采購到貨后，交到綜合管理部，由庫管對貨物的數(shù)量（包括設(shè)備和配件等）進(jìn)行驗收，并通知技術(shù)支持部相關(guān)人員對貨物的質(zhì)量（包括型號、配置和性能等）進(jìn)行技術(shù)驗收。驗收合格后在相關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)；若出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，庫管將貨物退回到市場部交由采購人員進(jìn)行處理。3.3 庫存商品入庫庫存商品在驗收合格后，采購人員、驗收人員、庫管三方在采購設(shè)備入庫驗收單中簽字確認(rèn)。由庫管在庫存管理軟件中執(zhí)行入庫操作，同時在金蝶系統(tǒng)管理軟件中根據(jù)市場部輸入的采購訂單辦理

4、外購入庫單，其中外購入庫單需要財務(wù)部進(jìn)行審核。3.4 庫存商品備貨當(dāng)一個項目采購的貨物到齊后，庫管必須及時通過郵件形式向技術(shù)支持部發(fā)起通知，并在郵件中提供到貨清單，由技術(shù)支持經(jīng)理批復(fù)發(fā)貨時間、地點和相關(guān)要求，接到批復(fù)后由庫管進(jìn)行備貨。3.5 庫存商品編碼庫存商品中由于服務(wù)器型號和配置的多樣性，需要單獨進(jìn)行管理。根據(jù)服務(wù)器序列號的唯一性進(jìn)行編碼，編碼規(guī)則：生產(chǎn)廠家縮寫+序列號后六位數(shù)字，舉例：SG198276、LZ202137。其它庫存商品中的設(shè)備和配件全部遵循固定資產(chǎn)編碼規(guī)則。4 庫存商品出庫流程（詳見附件二）4.1 庫存商品出庫申請技術(shù)支持部相關(guān)人員在接到發(fā)貨通知后，需要填寫物資出庫申請單，

5、到綜合管理部申請出庫。由庫管查詢庫存，如果庫房內(nèi)沒有需要領(lǐng)取的貨物，則進(jìn)入采購流程；如果有，則進(jìn)入出庫步驟。4.2 庫存商品出庫庫存商品出庫分為測試和銷售兩種狀態(tài)，需由技術(shù)支持部經(jīng)理在物資出庫申請單中確認(rèn)出庫狀態(tài)。如果為測試出庫，由庫管在庫存管理軟件中執(zhí)行設(shè)備地點變更操作，設(shè)備狀態(tài)改為測試。如果為銷售出庫，由庫管在庫存管理軟件中執(zhí)行設(shè)備地點變更操作，設(shè)備狀態(tài)改為已銷售；同時在金蝶系統(tǒng)管理軟件中辦理銷售出庫單，并將物資出庫申請單復(fù)印件提交到財務(wù)部，由財務(wù)部根據(jù)物資出庫申請單對金蝶系統(tǒng)管理軟件中的銷售出庫單進(jìn)行審核。4.3 測試設(shè)備下線測試設(shè)備下線時，需要由現(xiàn)場人員通過郵件形式向綜合管理部發(fā)出設(shè)備

6、下線通知，并提供下線設(shè)備清單，如果有服務(wù)器必須標(biāo)注編碼。到貨后交到綜合管理部，由庫管根據(jù)下線設(shè)備清單對貨物進(jìn)行清點驗收，合格后辦理入庫，在庫存管理軟件中將設(shè)備地點變更為公司，填寫下線設(shè)備入庫驗收單，單據(jù)中需要庫管和技術(shù)支持部相關(guān)人員簽字確認(rèn)；如果出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，退回到技術(shù)支持部進(jìn)行核查。4.4 庫存商品報廢庫存商品發(fā)生毀損或需要報廢，使用部門要立即向綜合管理部報告，由綜合管理部組織有關(guān)人員對毀損或需報廢設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，對毀損的設(shè)備查明原因，分清責(zé)任，屬人為因素造成的，根據(jù)情節(jié)輕重和損失大小對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，屬客觀因素造成的由綜合管理部辦理報廢審批手續(xù)，獲得報廢批準(zhǔn)后通知財務(wù)部進(jìn)行銷賬處理

7、。4.5 庫存商品報廢審批流程4.5.1 綜合管理部由綜合管理部填寫報廢申請單，報廢申請單的內(nèi)容包括報廢存貨的名稱、已用年限、是否為正常報廢等，部門經(jīng)理在申請單上簽字確認(rèn)。4.5.2 技術(shù)支持部由技術(shù)支持部對申請報廢庫存進(jìn)行檢測，確認(rèn)已達(dá)到報廢的要求，并在報廢申請單的相應(yīng)項目中填寫報廢意見。4.5.3 財務(wù)部由財務(wù)部對報廢申請單進(jìn)行審核，計算報廢成本，確定報廢的合理性，并將計算的報廢成本填寫在報廢申請單的相應(yīng)項目中。4.5.4 總經(jīng)理總經(jīng)理在報廢申請單上簽字確認(rèn)。以上審批流程全部完成后，由庫管執(zhí)行報廢處理，并制作憑證，在綜合管理部和財務(wù)部存檔。5 庫存商品其它流程5.1 現(xiàn)場采購某些外地項目為

8、了縮短工期，需要在現(xiàn)場采購設(shè)備，現(xiàn)場人員應(yīng)按照相應(yīng)的采購流程進(jìn)行采購，到貨后進(jìn)行現(xiàn)場驗收，合格后應(yīng)用于項目上?；氐焦竞笮枰a辦入庫和出庫流程，并向綜合管理部提供驗收記錄和采購設(shè)備清單，由庫管辦理入庫和出庫操作。5.2 廠家直接發(fā)貨某些項目由于距離或者設(shè)備數(shù)量巨大的原因，采購后直接由廠家發(fā)貨到現(xiàn)場，此時需要現(xiàn)場人員對貨物進(jìn)行驗收，合格后通知綜合管理部并提供到貨清單，由庫管辦理入庫和出庫操作。5.3 借貸向廠家借貸的設(shè)備與正常采購入庫流程相同，到貨后在財務(wù)部暫時不辦理入庫，出庫狀態(tài)只可作為測試出庫，若作為銷售出庫，需要將借貸轉(zhuǎn)為采購狀態(tài)，庫管重新辦理入庫和出庫流程，并由財務(wù)進(jìn)行審核。6 庫存商品

9、盤點6.1 目的明確盤點的時間、內(nèi)容和記錄，檢查賬物、臺賬與財務(wù)記錄的一致性，對庫存物品進(jìn)行檢查維護(hù)（修）。6.2 適用范圍應(yīng)用于項目上的各種設(shè)備和配件。6.3 盤點時間、方式和人員6.3.1 盤點時間：每月抽查，季度盤點6.3.2 盤點方式：實物盤點法6.3.3 盤點人員：庫管員、財務(wù)部6.4 盤點準(zhǔn)備庫存商品管理員根據(jù)盤點計劃準(zhǔn)備盤點表，并預(yù)先編號。在盤點前，綜合管理部召開盤點準(zhǔn)備會議，向技術(shù)支持部和財務(wù)部門傳達(dá)盤點計劃，進(jìn)行人員的安排和動員，發(fā)放盤點表，提前做好盤點的各方面準(zhǔn)備。6.5 進(jìn)行盤點在實地盤點時，應(yīng)由庫管、會計共同進(jìn)行盤點。盤點以靜態(tài)盤點為準(zhǔn)則，盤點開始后禁止一切庫存商品的進(jìn)

10、出和移動。6.6 盤點結(jié)果差異及存檔盤點結(jié)果和差異應(yīng)由庫管、會計簽字確認(rèn)。庫存商品盤點以及盤點差異表分別由綜合管理部和財務(wù)部歸檔保存。6.7 盤盈和盤虧庫存商品出現(xiàn)盤盈或者盤虧，應(yīng)由庫管員和財務(wù)部查明原因，出現(xiàn)盤盈的要及時登記庫存商品管理檔案，并由財務(wù)部門調(diào)整賬目；出現(xiàn)盤虧的要分清責(zé)任，由綜合部據(jù)情節(jié)輕重對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。庫管員依照盤虧審批流程報審，獲得批準(zhǔn)后通知財務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)賬處理。7 監(jiān)督和檢查禁止員工隨意進(jìn)出庫房，樓道內(nèi)的服務(wù)器不得擅自打開，在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下不得私自將庫存商品帶出公司。庫管員應(yīng)適時對庫存商品進(jìn)行檢查，保證各項庫存商品的完整性、安全性與穩(wěn)定性。本制度由綜合管理部制定

11、，自發(fā)布之日起實施，由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，并監(jiān)督執(zhí)行。附件一庫存商品入庫流程圖附件二庫存商品出庫流程圖附件三采購設(shè)備入庫驗收單附件四下線設(shè)備入庫驗收單附件五物資出庫申請單2012年05月29日附件一庫存商品入庫流程圖 技術(shù)支持 市場部 綜合管理部開始結(jié)束項目采購申請采購查詢庫存出庫流程項目采購流程到貨驗收退貨采購設(shè)備入庫驗收單庫存管理軟件入庫操作金蝶管理軟件入庫操作入庫郵件通知批復(fù)備貨附件二庫存商品出庫流程圖技術(shù)支持 綜合管理部 財務(wù)部結(jié)束下線設(shè)備入庫驗收單入庫核查驗收下線設(shè)備入庫驗收單下線物資出庫申請單審核銷售測試物資出庫申請單物資出庫申請單庫存管理軟件出庫金蝶管理軟件出庫簽收發(fā)貨出庫查詢采購流程出庫申請開始附件三采購設(shè)備入庫驗收單物資來源到貨時間所屬項目項目責(zé)任人采購記錄已按照采購清單進(jìn)行采購，確認(rèn)到貨時間并郵件通知相關(guān)人員。采購人員驗收記錄實際采購設(shè)備(品牌、型號、配置、價格)與采購申請單一致。驗收結(jié)果 合格 不合格驗收部門驗收人員入庫物資清單物資名稱資產(chǎn)編號型號配置數(shù)量其他說明入庫記錄核實到貨，入庫清單與采購清單一致。庫管附件四下線設(shè)備入庫驗收單發(fā)貨地點發(fā)貨人發(fā)貨時間到貨時間所屬項目項目責(zé)任人驗