庫(kù)存商品管理制度20120529

1、北京東方網(wǎng)信科技股份有限公司庫(kù)存商品管理制度1 總則1.1 為了加強(qiáng)對(duì)公司庫(kù)存商品的管理和控制，保證庫(kù)存商品的安全性、完整性與準(zhǔn)確性，提高運(yùn)營(yíng)效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正庫(kù)存商品中的各種差錯(cuò)，保證生產(chǎn)、測(cè)試和銷售環(huán)節(jié)得到有序的進(jìn)行。根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，特制定本制度。1.2 本制度所稱庫(kù)存商品，是指公司在日?；顒?dòng)中持有的以備出售的產(chǎn)品或商品、處在生產(chǎn)過程中的產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工過程中耗用的材料和物料，主要包括服務(wù)器、交換機(jī)、分光器、協(xié)議轉(zhuǎn)換器、網(wǎng)卡、光模塊、硬盤、光纖尾纖、網(wǎng)線等。1.3 庫(kù)存商品內(nèi)部控制中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括： 1.3

2、.1 庫(kù)存商品入庫(kù)和出庫(kù)申請(qǐng)人與審批人應(yīng)分離； 1.3.2 庫(kù)存商品入庫(kù)和出庫(kù)執(zhí)行人與審核人應(yīng)分離；1.3.3 庫(kù)存商品的驗(yàn)收入庫(kù)人員與采購(gòu)應(yīng)分離；2 職責(zé)分工與授權(quán)2.1 市場(chǎng)部采購(gòu)，提供項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)單，在ERP系統(tǒng)中錄入采購(gòu)訂單；2.2 技術(shù)支持部到貨后由技術(shù)支持部驗(yàn)收，領(lǐng)用出庫(kù)申請(qǐng)；2.3 綜合管理部提供出入庫(kù)單據(jù)采購(gòu)設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單、下線設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單、物資出庫(kù)申請(qǐng)單，記錄庫(kù)存商品型號(hào)、數(shù)量，備貨，在ERP系統(tǒng)中錄入外購(gòu)入庫(kù)單、銷售出庫(kù)單；2.4 財(cái)務(wù)部審核外購(gòu)入庫(kù)單、銷售出庫(kù)單。3 庫(kù)存商品入庫(kù)流程（詳見附件一）3.1 庫(kù)存商品采購(gòu)由技術(shù)支持部向綜合管理部提出項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)，庫(kù)管查詢庫(kù)存

3、后向技術(shù)支持經(jīng)理提交庫(kù)存情況，交由領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部門審批決定是否進(jìn)行采購(gòu)；在庫(kù)管、主管副總、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理逐一簽字確認(rèn)后，交由市場(chǎng)部執(zhí)行項(xiàng)目采購(gòu)流程。3.2 庫(kù)存商品驗(yàn)收采購(gòu)到貨后，交到綜合管理部，由庫(kù)管對(duì)貨物的數(shù)量（包括設(shè)備和配件等）進(jìn)行驗(yàn)收，并通知技術(shù)支持部相關(guān)人員對(duì)貨物的質(zhì)量（包括型號(hào)、配置和性能等）進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后在相關(guān)單據(jù)上簽字確認(rèn)；若出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，庫(kù)管將貨物退回到市場(chǎng)部交由采購(gòu)人員進(jìn)行處理。3.3 庫(kù)存商品入庫(kù)庫(kù)存商品在驗(yàn)收合格后，采購(gòu)人員、驗(yàn)收人員、庫(kù)管三方在采購(gòu)設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單中簽字確認(rèn)。由庫(kù)管在庫(kù)存管理軟件中執(zhí)行入庫(kù)操作，同時(shí)在金蝶系統(tǒng)管理軟件中根據(jù)市場(chǎng)部輸入的采購(gòu)訂單辦理

4、外購(gòu)入庫(kù)單，其中外購(gòu)入庫(kù)單需要財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。3.4 庫(kù)存商品備貨當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)的貨物到齊后，庫(kù)管必須及時(shí)通過郵件形式向技術(shù)支持部發(fā)起通知，并在郵件中提供到貨清單，由技術(shù)支持經(jīng)理批復(fù)發(fā)貨時(shí)間、地點(diǎn)和相關(guān)要求，接到批復(fù)后由庫(kù)管進(jìn)行備貨。3.5 庫(kù)存商品編碼庫(kù)存商品中由于服務(wù)器型號(hào)和配置的多樣性，需要單獨(dú)進(jìn)行管理。根據(jù)服務(wù)器序列號(hào)的唯一性進(jìn)行編碼，編碼規(guī)則：生產(chǎn)廠家縮寫+序列號(hào)后六位數(shù)字，舉例：SG198276、LZ202137。其它庫(kù)存商品中的設(shè)備和配件全部遵循固定資產(chǎn)編碼規(guī)則。4 庫(kù)存商品出庫(kù)流程（詳見附件二）4.1 庫(kù)存商品出庫(kù)申請(qǐng)技術(shù)支持部相關(guān)人員在接到發(fā)貨通知后，需要填寫物資出庫(kù)申請(qǐng)單，

5、到綜合管理部申請(qǐng)出庫(kù)。由庫(kù)管查詢庫(kù)存，如果庫(kù)房?jī)?nèi)沒有需要領(lǐng)取的貨物，則進(jìn)入采購(gòu)流程；如果有，則進(jìn)入出庫(kù)步驟。4.2 庫(kù)存商品出庫(kù)庫(kù)存商品出庫(kù)分為測(cè)試和銷售兩種狀態(tài)，需由技術(shù)支持部經(jīng)理在物資出庫(kù)申請(qǐng)單中確認(rèn)出庫(kù)狀態(tài)。如果為測(cè)試出庫(kù)，由庫(kù)管在庫(kù)存管理軟件中執(zhí)行設(shè)備地點(diǎn)變更操作，設(shè)備狀態(tài)改為測(cè)試。如果為銷售出庫(kù)，由庫(kù)管在庫(kù)存管理軟件中執(zhí)行設(shè)備地點(diǎn)變更操作，設(shè)備狀態(tài)改為已銷售；同時(shí)在金蝶系統(tǒng)管理軟件中辦理銷售出庫(kù)單，并將物資出庫(kù)申請(qǐng)單復(fù)印件提交到財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部根據(jù)物資出庫(kù)申請(qǐng)單對(duì)金蝶系統(tǒng)管理軟件中的銷售出庫(kù)單進(jìn)行審核。4.3 測(cè)試設(shè)備下線測(cè)試設(shè)備下線時(shí)，需要由現(xiàn)場(chǎng)人員通過郵件形式向綜合管理部發(fā)出設(shè)備

6、下線通知，并提供下線設(shè)備清單，如果有服務(wù)器必須標(biāo)注編碼。到貨后交到綜合管理部，由庫(kù)管根據(jù)下線設(shè)備清單對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，合格后辦理入庫(kù)，在庫(kù)存管理軟件中將設(shè)備地點(diǎn)變更為公司，填寫下線設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單，單據(jù)中需要庫(kù)管和技術(shù)支持部相關(guān)人員簽字確認(rèn)；如果出現(xiàn)不合格現(xiàn)象，退回到技術(shù)支持部進(jìn)行核查。4.4 庫(kù)存商品報(bào)廢庫(kù)存商品發(fā)生毀損或需要報(bào)廢，使用部門要立即向綜合管理部報(bào)告，由綜合管理部組織有關(guān)人員對(duì)毀損或需報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，對(duì)毀損的設(shè)備查明原因，分清責(zé)任，屬人為因素造成的，根據(jù)情節(jié)輕重和損失大小對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰，屬客觀因素造成的由綜合管理部辦理報(bào)廢審批手續(xù)，獲得報(bào)廢批準(zhǔn)后通知財(cái)務(wù)部進(jìn)行銷賬處理

7、。4.5 庫(kù)存商品報(bào)廢審批流程4.5.1 綜合管理部由綜合管理部填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，報(bào)廢申請(qǐng)單的內(nèi)容包括報(bào)廢存貨的名稱、已用年限、是否為正常報(bào)廢等，部門經(jīng)理在申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。4.5.2 技術(shù)支持部由技術(shù)支持部對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢庫(kù)存進(jìn)行檢測(cè)，確認(rèn)已達(dá)到報(bào)廢的要求，并在報(bào)廢申請(qǐng)單的相應(yīng)項(xiàng)目中填寫報(bào)廢意見。4.5.3 財(cái)務(wù)部由財(cái)務(wù)部對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)單進(jìn)行審核，計(jì)算報(bào)廢成本，確定報(bào)廢的合理性，并將計(jì)算的報(bào)廢成本填寫在報(bào)廢申請(qǐng)單的相應(yīng)項(xiàng)目中。4.5.4 總經(jīng)理總經(jīng)理在報(bào)廢申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)。以上審批流程全部完成后，由庫(kù)管執(zhí)行報(bào)廢處理，并制作憑證，在綜合管理部和財(cái)務(wù)部存檔。5 庫(kù)存商品其它流程5.1 現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)某些外地項(xiàng)目為

8、了縮短工期，需要在現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)設(shè)備，現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)按照相應(yīng)的采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)，到貨后進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，合格后應(yīng)用于項(xiàng)目上。回到公司后需要補(bǔ)辦入庫(kù)和出庫(kù)流程，并向綜合管理部提供驗(yàn)收記錄和采購(gòu)設(shè)備清單，由庫(kù)管辦理入庫(kù)和出庫(kù)操作。5.2 廠家直接發(fā)貨某些項(xiàng)目由于距離或者設(shè)備數(shù)量巨大的原因，采購(gòu)后直接由廠家發(fā)貨到現(xiàn)場(chǎng)，此時(shí)需要現(xiàn)場(chǎng)人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，合格后通知綜合管理部并提供到貨清單，由庫(kù)管辦理入庫(kù)和出庫(kù)操作。5.3 借貸向廠家借貸的設(shè)備與正常采購(gòu)入庫(kù)流程相同，到貨后在財(cái)務(wù)部暫時(shí)不辦理入庫(kù)，出庫(kù)狀態(tài)只可作為測(cè)試出庫(kù)，若作為銷售出庫(kù)，需要將借貸轉(zhuǎn)為采購(gòu)狀態(tài)，庫(kù)管重新辦理入庫(kù)和出庫(kù)流程，并由財(cái)務(wù)進(jìn)行審核。6 庫(kù)存商品

9、盤點(diǎn)6.1 目的明確盤點(diǎn)的時(shí)間、內(nèi)容和記錄，檢查賬物、臺(tái)賬與財(cái)務(wù)記錄的一致性，對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行檢查維護(hù)（修）。6.2 適用范圍應(yīng)用于項(xiàng)目上的各種設(shè)備和配件。6.3 盤點(diǎn)時(shí)間、方式和人員6.3.1 盤點(diǎn)時(shí)間：每月抽查，季度盤點(diǎn)6.3.2 盤點(diǎn)方式：實(shí)物盤點(diǎn)法6.3.3 盤點(diǎn)人員：庫(kù)管員、財(cái)務(wù)部6.4 盤點(diǎn)準(zhǔn)備庫(kù)存商品管理員根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃準(zhǔn)備盤點(diǎn)表，并預(yù)先編號(hào)。在盤點(diǎn)前，綜合管理部召開盤點(diǎn)準(zhǔn)備會(huì)議，向技術(shù)支持部和財(cái)務(wù)部門傳達(dá)盤點(diǎn)計(jì)劃，進(jìn)行人員的安排和動(dòng)員，發(fā)放盤點(diǎn)表，提前做好盤點(diǎn)的各方面準(zhǔn)備。6.5 進(jìn)行盤點(diǎn)在實(shí)地盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)由庫(kù)管、會(huì)計(jì)共同進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)以靜態(tài)盤點(diǎn)為準(zhǔn)則，盤點(diǎn)開始后禁止一切庫(kù)存商品的進(jìn)

10、出和移動(dòng)。6.6 盤點(diǎn)結(jié)果差異及存檔盤點(diǎn)結(jié)果和差異應(yīng)由庫(kù)管、會(huì)計(jì)簽字確認(rèn)。庫(kù)存商品盤點(diǎn)以及盤點(diǎn)差異表分別由綜合管理部和財(cái)務(wù)部歸檔保存。6.7 盤盈和盤虧庫(kù)存商品出現(xiàn)盤盈或者盤虧，應(yīng)由庫(kù)管員和財(cái)務(wù)部查明原因，出現(xiàn)盤盈的要及時(shí)登記庫(kù)存商品管理檔案，并由財(cái)務(wù)部門調(diào)整賬目；出現(xiàn)盤虧的要分清責(zé)任，由綜合部據(jù)情節(jié)輕重對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。庫(kù)管員依照盤虧審批流程報(bào)審，獲得批準(zhǔn)后通知財(cái)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)賬處理。7 監(jiān)督和檢查禁止員工隨意進(jìn)出庫(kù)房，樓道內(nèi)的服務(wù)器不得擅自打開，在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下不得私自將庫(kù)存商品帶出公司。庫(kù)管員應(yīng)適時(shí)對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行檢查，保證各項(xiàng)庫(kù)存商品的完整性、安全性與穩(wěn)定性。本制度由綜合管理部制定

11、，自發(fā)布之日起實(shí)施，由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋，并監(jiān)督執(zhí)行。附件一庫(kù)存商品入庫(kù)流程圖附件二庫(kù)存商品出庫(kù)流程圖附件三采購(gòu)設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單附件四下線設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單附件五物資出庫(kù)申請(qǐng)單2012年05月29日附件一庫(kù)存商品入庫(kù)流程圖 技術(shù)支持 市場(chǎng)部 綜合管理部開始結(jié)束項(xiàng)目采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)查詢庫(kù)存出庫(kù)流程項(xiàng)目采購(gòu)流程到貨驗(yàn)收退貨采購(gòu)設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單庫(kù)存管理軟件入庫(kù)操作金蝶管理軟件入庫(kù)操作入庫(kù)郵件通知批復(fù)備貨附件二庫(kù)存商品出庫(kù)流程圖技術(shù)支持 綜合管理部 財(cái)務(wù)部結(jié)束下線設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單入庫(kù)核查驗(yàn)收下線設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單下線物資出庫(kù)申請(qǐng)單審核銷售測(cè)試物資出庫(kù)申請(qǐng)單物資出庫(kù)申請(qǐng)單庫(kù)存管理軟件出庫(kù)金蝶管理軟件出庫(kù)簽收發(fā)貨出庫(kù)查詢采購(gòu)流程出庫(kù)申請(qǐng)開始附件三采購(gòu)設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單物資來(lái)源到貨時(shí)間所屬項(xiàng)目項(xiàng)目責(zé)任人采購(gòu)記錄已按照采購(gòu)清單進(jìn)行采購(gòu)，確認(rèn)到貨時(shí)間并郵件通知相關(guān)人員。采購(gòu)人員驗(yàn)收記錄實(shí)際采購(gòu)設(shè)備(品牌、型號(hào)、配置、價(jià)格)與采購(gòu)申請(qǐng)單一致。驗(yàn)收結(jié)果 合格 不合格驗(yàn)收部門驗(yàn)收人員入庫(kù)物資清單物資名稱資產(chǎn)編號(hào)型號(hào)配置數(shù)量其他說(shuō)明入庫(kù)記錄核實(shí)到貨，入庫(kù)清單與采購(gòu)清單一致。庫(kù)管附件四下線設(shè)備入庫(kù)驗(yàn)收單發(fā)貨地點(diǎn)發(fā)貨人發(fā)貨時(shí)間到貨時(shí)間所屬項(xiàng)目項(xiàng)目責(zé)任人驗(yàn)