檔案歸檔管理方案

1、檔案歸檔管理方案-數(shù)據(jù)應用部一、背景作為一個大數(shù)據(jù)公司，在科技飛速發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)應用廣泛。數(shù)據(jù)累積的不易，讓公司領導層意識到數(shù)據(jù)的珍貴。上到公司公有數(shù)據(jù)，下到部門私有數(shù)據(jù)，都是一個公司的安身立命之本。將數(shù)據(jù)完整累積，完整保存下來，也是公司現(xiàn)在的當務之急。要堅持把檔案歸檔作為部門每個員工的責任，立足抓早抓小抓快抓好，謀長遠之策、行固本之舉、建久安之勢、成長治之業(yè)。二、目的加強檔案管理，規(guī)范部門檔案的收集、歸檔程序和方法，確保部門檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合部門需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。結合本部門實際情況，特制定本細則，可以制度化、規(guī)范化、科學化的管理檔案。三、適用范圍整個部門

2、工作中形成的各種材料，包括：部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、部門管理方案、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等。四、歸檔要求1、地址要求（1）電子類檔案存放地址：部門百度云賬號；（2）非電子類檔案存放地址：倉庫或是檔案室。2、檔案要求（1）應歸檔的材料，必須齊全完整、準確、真實；（2）電子類檔案必須有詳細的事由、時間、地點、主要人物；（3）非電子類檔案必須原件歸檔，且重要的資料，常備兩份，一份用于保存，另一份便于借閱。3、時間要求（1）對于當天能完成工作且產(chǎn)生有價值的檔案資料，及時進行歸檔保存；電子類檔案資料，做到隨辦隨歸

3、。（2）對于周期長的工作，若是電子檔案，應及時上傳部門百度云。若是非電子文檔，則先有個人保存好，待工作結束后，及時放到倉庫或是檔案室進行保存；（3）根據(jù)檔案資料的保存價值，歸檔的期限可以分為：永久、長期、短期。4、質(zhì)量要求（1）每年歸檔率要達到：100%，凡是要求歸檔的文件、資料必須歸檔，不得遺失。如有丟失，要追究有關人員責任；（2）歸檔物品要分類清晰、擺放整齊、美觀、便于查找。5、保管要求（1）非電子類檔案歸檔的倉庫或是檔案室必須堅固、安全，庫內(nèi)清潔、通風，應有防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠“七防”措施；（2）對于長時間保存容易破損的檔案資料，派專人定期觀察。如果出現(xiàn)破損，應及時進

4、行修補、復制或其他技術處理；（3）根據(jù)保管的資料的價值，劃分保管期限，做到準確無誤。定期銷毀，且必須經(jīng)過部門領導的審查，填寫銷毀單。6、職責要求（1）管理層1）負責部門檔案歸檔制度落地且有力執(zhí)行，監(jiān)督執(zhí)行情況；2）負責檔案資料的鑒定（保存價值）；3）負責檔案借閱、銷毀的單表審批。（2）員工這里分為普通部門內(nèi)員工和檔案歸檔管理專職人員1）普通員工：負責部門內(nèi)檔案資料的收集、整理；2）專職人員：負責部門內(nèi)檔案資料的分類、統(tǒng)計、標識、貯存、保管、質(zhì)量、利用、歸檔。五、歸檔程序1、檔案資料收集由部門內(nèi)所有人員對部門日常工作中和長期工租中形成的檔案資料進行收集。2、檔案資料整理將收集上來的檔案資料，進行

5、整理、分類。相類似的檔案資料匯集一處，便于后期工作處理。3、檔案資料鑒定將整理、分類好的檔案資料交由領導過目，鑒定其是否有歸檔保存的資格，且還要在有資格歸檔保存的檔案資料中確定歸檔期限。4、檔案資料統(tǒng)計檔案歸檔管理人員根據(jù)鑒定后，留下來的檔案資料，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計。標記好每個歸檔期限的總個數(shù)，以及該期限相對應的各類個數(shù)。5、檔案資料標識檔案歸檔管理人員根據(jù)鑒定后，留下來的檔案資料，進行檔案資料編號，增加尋找辨識度。如：SJYYB-SX-ZP-CB-001類別數(shù)據(jù)應用部聲像資料照片承保順序編碼SJYYBSXZPCB001（1）非電子類檔案資料需要對貨架和檔案資料進行準確的標識1）貨架采取打印條行標識

6、碼的形式，如圖：2）檔案資料也采取打印條行標識碼的形式，且需要標識序號，如圖：（2）電子類檔案資料需要對文件夾和文件進行準確的標識1）文件夾命名標識2）文件命名標識6、檔案資料登記制作一個歸檔登記表，將部門人員提交的檔案資料記錄在冊，方便日后校對、查找。檔案歸檔登記表 提交人：序號類別分類名稱歸檔類別數(shù)量提交日期1聲像檔案照片類承包照片232019、XX、XX2聲像檔案照片類其他照片242019、XX、XX3聲像檔案錄像類晨會錄像252019、XX、XX4聲像檔案錄像類其他錄像262019、XX、XX5電子檔案表格類承保電子分戶清單272019、XX、XX6電子檔案表格類其他282019、XX

7、、XX7電子檔案文檔類方案292019、XX、XX 接收人：7、檔案資料存期根據(jù)管理層鑒定后，確定各類檔案資料存期時間，制作一個檔案資料存期表便于多年后可以定期銷毀無用檔案資料。如下表：檔案資料存期表保管期限：永久 長期（10年） 短期（3年）類別編碼分類名稱分類編碼歸檔范圍保管期限聲像檔案SX照片類ZP承包照片永久其他照片長期錄像類LX晨會錄像永久其他錄像長期電子檔案DZ表格類BG承保電子分戶清單長期其他長期文檔類WD方案短期8、檔案資料歸檔由檔案歸檔管理人員根據(jù)已經(jīng)整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、標識完成的檔案資料歸放到相對應的為位置。要求：非電子類的檔案資料，要擺放整齊、美觀、查找方便。六、檔案

8、借閱1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫借閱審批單。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；2、檔案外借一般只借復印件，借原件者需經(jīng)部門領導批準。借閱檔案交還時，必須當面驗證清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告領導；3、借閱檔案用完后，應及時送還，如超越借閱時間，需重新辦理手續(xù)；4、借閱人必須愛護檔案資料，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、轉(zhuǎn)借。5、借閱審批單如下表：檔案借閱審批單借閱人：日期：總經(jīng)理助理分部經(jīng)理使用目的序號借閱內(nèi)容復印借閱歸還日期備注1234567891011七、檔案銷毀1、由于儲存空間有限，就一些存期較短的檔案資料，進行定期銷毀；2、對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須填寫檔案資料銷毀表，編制銷毀目錄，報告部門經(jīng)理審批，批準后方可銷毀；3、執(zhí)行銷毀任務時，人員不得少于兩個人，且喜銷毀目錄上簽字。最后，將銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。4、檔案銷毀審批單如下表：檔案銷毀審批單擬銷毀檔案資料名稱擬銷毀檔案資料編號擬銷毀檔案資料份數(shù)擬銷毀時間入檔時間存檔年限銷毀人監(jiān)督人銷毀原因領導意見提交人： 日期：八、檔案交接部門檔案管理人員工作變動或離職的，要填寫檔案移交審批