電算化會(huì)計(jì)論文：淺談會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理控制制度設(shè)計(jì)

1、電算化會(huì)計(jì)論文：淺談會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理控制制度設(shè)計(jì)摘要：企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，企業(yè)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，大大加快了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到極大的提高，但是，也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來(lái)許多前所未有的新問(wèn)題。從會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度和安全控制制度等角度對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理控制制度進(jìn)行分析。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；崗位責(zé)任制度；安全控制制度；企業(yè)內(nèi)部控制是任何企業(yè)或事業(yè)單位進(jìn)行有效管理和經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)，無(wú)論該企業(yè)或事業(yè)單位的會(huì)計(jì)資料是手工處理還是計(jì)算機(jī)處理，內(nèi)部控制都是必不可少的。建立電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后，更需要加強(qiáng)內(nèi)部控制，因?yàn)闀?huì)計(jì)信息處理的不可見(jiàn)性和高度集中性

2、，也給電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來(lái)了高風(fēng)險(xiǎn)性和脆弱性。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)潛在的控制問(wèn)題比手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)更多、更為復(fù)雜，其技術(shù)性也更高。如果會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在漏洞，一旦造成損害，會(huì)導(dǎo)致比手工系統(tǒng)更為嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。隨著企業(yè)組織形式的不斷發(fā)展、電子商務(wù)的興起、網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件的日益普及，使封閉型的內(nèi)部控制系統(tǒng)不可避免地向開(kāi)放型的內(nèi)部控制系統(tǒng)轉(zhuǎn)化，加劇了電算化系統(tǒng)效率與安全之間的矛盾，會(huì)計(jì)信息的正確性、有效性受到威脅。要使電算化系統(tǒng)既高效又安全地向有關(guān)各方提供完整準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，必須強(qiáng)化電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，降低系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)，提高系統(tǒng)的可靠性和穩(wěn)定性，建立完善的電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部

3、控制制度，因此，會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的設(shè)計(jì)非常重要。會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理控制是指企業(yè)建立起一整套內(nèi)部控制制度，以加強(qiáng)和完善對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門和人員的管理和控制，是會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度的重要組成部分。一、會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度設(shè)計(jì)職責(zé)分工是內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度，分離不相容職責(zé)，對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都不能由一個(gè)人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個(gè)人或幾個(gè)部門承擔(dān)，同時(shí)，還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。分離不相容職責(zé)的一般原則是將四種基本職能，即業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄和資產(chǎn)保管予以分開(kāi)。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，

4、不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、發(fā)展職務(wù)與系統(tǒng)操作職務(wù)；數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)；數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù)；系統(tǒng)操作職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。通過(guò)建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，定人員、定崗位，明確分工，各司其職，有利于會(huì)計(jì)工作程序化、規(guī)范化，有利于落實(shí)責(zé)任和會(huì)計(jì)人員鉆研分管業(yè)務(wù)，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。按照這一原則和會(huì)計(jì)電算化工作的特點(diǎn)，在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和工作需要，會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。基本會(huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位；電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操

5、作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。以上兩種工作人員之間不得兼任，即系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)人員不應(yīng)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理工作；還要明確軟件開(kāi)發(fā)人員、維護(hù)人員不能兼任操作員；建立各崗位人員的崗位責(zé)任制度，且分工科學(xué)，責(zé)任明確，各崗位都要得到一定的授權(quán)，并用密碼控制，防止非法操作、越權(quán)操作，這樣各崗位人員之間可形成互相制約和內(nèi)部牽制，從而降低出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。(一)基本會(huì)計(jì)崗位1.會(huì)計(jì)主管制定會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃，為總會(huì)計(jì)師提供重大硬件、軟件使用的決策依據(jù)，根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)合理地設(shè)置電算化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗位人員的工作情況。嚴(yán)格執(zhí)行責(zé)任制對(duì)各崗位人員經(jīng)濟(jì)現(xiàn)任的約束條款。2.會(huì)計(jì)核算各崗位主管各崗

6、位主管應(yīng)合理進(jìn)行分工和授權(quán)，崗位設(shè)置應(yīng)做到：（1）記賬憑證的制單和審核不能是同一人。（2）出納不應(yīng)兼任記賬憑證的輸入。（3）憑證的輸入和記賬、結(jié)賬等工作應(yīng)分離。（4）支票管理功能由專人負(fù)責(zé)。3.稽核崗（1）審核原始憑證的合法性及是否有經(jīng)辦人、驗(yàn)收人、主管領(lǐng)導(dǎo)簽字。（2）審核憑證制作底稿是否規(guī)范，運(yùn)用會(huì)計(jì)科目是否合理，借貸是否平衡。（3）發(fā)現(xiàn)不合理的原始憑證及傳票制作底稿，及時(shí)退回業(yè)務(wù)發(fā)生崗位進(jìn)行處理。（4）鑒于業(yè)務(wù)處理時(shí)間問(wèn)題，至少一周內(nèi)對(duì)所有原始憑證及憑證制作底稿全面審核一次，確保憑證制作質(zhì)量。（5）稽核后的憑證要加蓋崗位人員的名章，并對(duì)所有因人為因素造成又未及時(shí)稽核發(fā)現(xiàn)的憑證制作質(zhì)量問(wèn)題負(fù)

7、責(zé)。4.復(fù)核崗（1）對(duì)計(jì)算機(jī)記賬前憑證制作質(zhì)量起到把關(guān)的作用。（2）復(fù)核計(jì)算機(jī)憑證與制作底稿的一致性，配合稽核人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)原始憑證、憑證底稿的質(zhì)量問(wèn)題。（3）按日整理當(dāng)日所有原始憑證、憑證底稿及計(jì)算機(jī)憑證，完整地交付裝訂人員進(jìn)行裝訂。（4）按日進(jìn)行每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)憑證的復(fù)核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，屬于操作問(wèn)題通知操作人員進(jìn)行處理，屬于系統(tǒng)維護(hù)問(wèn)題通知系統(tǒng)管理進(jìn)行處理。（5）負(fù)責(zé)審核計(jì)算機(jī)操作人員的操作結(jié)果并對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)，復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章。(二)電算化會(huì)計(jì)崗位電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下。1.電算主管負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化

8、組織管理的經(jīng)驗(yàn)。2.電算維護(hù)負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí)，經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)。維護(hù)員一般不對(duì)實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。3.電算審核負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。審查人員要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平。在具體實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中，可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求對(duì)上述電算化會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行必要地調(diào)整，基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位，可在保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全控制制度和檔案管理制度設(shè)計(jì)(一)數(shù)據(jù)安全控制制度會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保

9、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，主要內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)資料在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)保存要實(shí)行雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問(wèn)題。1.對(duì)重要資料進(jìn)行備份為了維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全，必須對(duì)重要資料進(jìn)行備份。防止因各種軟硬件故障、病毒入侵和黑客破壞等原因?qū)е孪到y(tǒng)崩潰，造成重大損失。因此，當(dāng)天的資料分兩處備份，一份備份到服務(wù)器上，

10、一份備份在自己機(jī)器上的邏輯硬盤(pán)上。2.防病毒安全計(jì)算機(jī)病毒對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的影響是災(zāi)難性的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的主要來(lái)源有兩種：一種來(lái)自文件的下載，這些被瀏覽的或是通過(guò)Internet下載的文件中可能存在病毒，而這些病毒就會(huì)感染共享文件和各種可執(zhí)行文件；另一種主要來(lái)自電子郵件，大多數(shù)的Internet郵件系統(tǒng)提供在網(wǎng)絡(luò)間傳送附帶格式化文檔郵件的功能，受病毒感染的文檔或文件就可能通過(guò)網(wǎng)關(guān)和郵件傳入局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳播。有效地防止病毒入侵，必須安裝防病毒軟、硬件。3.設(shè)置防火墻對(duì)于內(nèi)部局域網(wǎng)，可以通過(guò)在路由器上進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置或購(gòu)買更為強(qiáng)大的防火墻產(chǎn)品來(lái)進(jìn)行。對(duì)于路由器產(chǎn)品而言，可通過(guò)內(nèi)置的IOS防火墻的設(shè)置，

11、防范部分的攻擊，而購(gòu)買的硬件防火墻，可以進(jìn)一步保證局域網(wǎng)的安全性。4.信息保密防范為了保障網(wǎng)絡(luò)安全，可以利用網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)所提供的保密措施，進(jìn)行用戶名登錄注冊(cè)，設(shè)置登錄密碼。由網(wǎng)絡(luò)管理員增加用戶時(shí)，設(shè)置原始密碼，并在用戶登錄時(shí)自己修改原始密碼。對(duì)文件目錄設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼，以控制什么用戶訪問(wèn)什么樣的目錄和文件。(二)電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度電算化會(huì)計(jì)檔案具有磁性化、不可見(jiàn)及易修改的特點(diǎn)，因此，電算化會(huì)計(jì)檔案管理是非常重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的管理。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時(shí)存檔，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，并由專人負(fù)責(zé)管理。一個(gè)合理完善

12、的檔案管理制度一般包括合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)有定期對(duì)所有檔案進(jìn)行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)制定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)相應(yīng)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。1.數(shù)據(jù)資料管理與保密機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。（1）現(xiàn)金、銀行記賬憑證及日記賬的輸出及保管現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記賬憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入

13、計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出納員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。銀行記賬憑證分機(jī)制憑證和手編記賬憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。（2）轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)

14、制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。（3）科目匯總表、賬簿打印時(shí)間現(xiàn)金、銀行日記賬每天打?。汇y行余額調(diào)整表每月打印一次；總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次；現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并由操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。2.數(shù)據(jù)備份管理（1）由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。（2）在日常工作中，準(zhǔn)備兩個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。（3）需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。（4）機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月分別使用兩個(gè)移動(dòng)硬盤(pán)備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方，妥為保管。3.會(huì)計(jì)檔案管理（1）會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。（2）為保