致遠(yuǎn)互聯(lián)協(xié)同oa系統(tǒng)固定資產(chǎn)管理解決方案匯編

1、 致遠(yuǎn)互聯(lián)固定資產(chǎn)管理解決方案致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺整體解決方案之業(yè)務(wù)篇_固定資產(chǎn)管理北京致遠(yuǎn)互聯(lián)軟件股份有限公司2022年3月5日目 錄1固定資產(chǎn)管理11.1概述分析11.2協(xié)同費(fèi)用預(yù)算管理思路21.3業(yè)務(wù)應(yīng)用架構(gòu)設(shè)計51.4應(yīng)用功能61.4.1資產(chǎn)檔案管理61.4.2資產(chǎn)領(lǐng)用91.4.3資產(chǎn)購置101.4.4資產(chǎn)調(diào)撥121.4.5資產(chǎn)維保131.4.6資產(chǎn)報廢141.4.7資產(chǎn)查詢統(tǒng)計151.5方案價值171.6客戶案例171.6.1寶能集團(tuán)171.6.1.1客戶簡介171.6.1.2業(yè)務(wù)應(yīng)用亮點(diǎn)181.6.1.3客戶感言20 致遠(yuǎn)互聯(lián)固定資產(chǎn)管理解決方案1 固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理是企業(yè)管理中

2、的一個重要組成部分，其具有數(shù)量大、種類多、價值高、使用周期長、使用地點(diǎn)分散等特點(diǎn)，管理難度大。很多單位目前仍然依賴手工記賬的管理方式，由于管理單據(jù)眾多、盤點(diǎn)工作繁重，需占用大量的人力物力，而且固定資產(chǎn)的歷史操作和資產(chǎn)統(tǒng)計工作異常困難，導(dǎo)致資產(chǎn)流失和資產(chǎn)重復(fù)購置。1.1 概述與分析目前，雖然市場上存在一些固定資產(chǎn)管理軟件，在很大程度上解決了手工記賬方式的問題，但多數(shù)系統(tǒng)在建設(shè)之初沒有考慮與其他系統(tǒng)融合問題及數(shù)據(jù)如何統(tǒng)計上報的問題，導(dǎo)致組織中的“信息孤島”越建越多，甚至因此而導(dǎo)致部分信息系統(tǒng)建設(shè)流于形式，建設(shè)起來后并沒有良好的投入使用。協(xié)同固定資產(chǎn)管理以企業(yè)中的實物資產(chǎn)管理為主，是對經(jīng)濟(jì)生活中所創(chuàng)

3、造的用于生產(chǎn)物品和提供服務(wù)的資產(chǎn)進(jìn)行管理。實務(wù)資產(chǎn)是創(chuàng)造財富和收入的資產(chǎn)，為經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造凈利潤。它包括土地、建筑物、知識、用于生產(chǎn)產(chǎn)品的機(jī)械設(shè)備和運(yùn)用這些資源必須的有技術(shù)的工人。實物資產(chǎn)按管理屬性的分類：l 固定資產(chǎn)：獨(dú)立使用；耐用期在一年及以上；單價：專用設(shè)備800元及以上，一般設(shè)備500元及以上l 特例：單件單價達(dá)不到固定資產(chǎn)起點(diǎn)單價，但成批數(shù)量，其總價達(dá)到固定資產(chǎn)起點(diǎn)單價。單位認(rèn)為必須按固定資產(chǎn)管理的實物資產(chǎn)。l 低值耐久品：獨(dú)立使用；耐用期在一年及以上；單價：專用設(shè)備<800元，一般設(shè)備<500元l 材料易耗品：不能獨(dú)立使用或在使用中；一次性消耗或轉(zhuǎn)為其它形式的物品；耐用期在一

4、年以下；單價不限。1.2 協(xié)同固定資產(chǎn)管理思路實物資產(chǎn)的管理牽涉面非常廣，一個單位內(nèi)所有的員工幾乎都可能涉及，管理的難度不小。資產(chǎn)的申請購買、采購入庫、領(lǐng)用保管、維修保養(yǎng)、報廢報損、饋贈轉(zhuǎn)讓等一系列過程持續(xù)時間很長、審批記錄很多，因此對于實物資產(chǎn)的管理是其生命周期的管理，是連貫而持續(xù)的。對實物資產(chǎn)的管理，要求權(quán)責(zé)落實，使用者享有使用權(quán)的同時必須付好管理責(zé)任，一旦管理不力出現(xiàn)損失，還必須承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用。當(dāng)沒有詳細(xì)的資產(chǎn)信息記錄時，資產(chǎn)管理的責(zé)任只能停留在紙面。此外，資產(chǎn)管理者還面臨很多的工作困難，如：l 各種與資產(chǎn)相關(guān)的審批（如申購、調(diào)配調(diào)撥、報廢報損等）分散，資產(chǎn)相關(guān)信息的來龍去脈被人為割裂，

5、無法獲知完整的信息。l 因為信息分散，所以必然存在信息的謄錄、導(dǎo)入等操作，工作量加大，錯誤的出現(xiàn)也難以避免，甚至給人為作弊提供了空間。l 沒有提示或預(yù)警，忽略了資產(chǎn)的質(zhì)保、維保日期可能導(dǎo)致產(chǎn)生不必要的費(fèi)用以及不必要的損失。l 在室外無法快速查看資產(chǎn)的相關(guān)信息。實物資產(chǎn)實物管理雖仍以行政部門來牽頭，但工作不再只靠行政部門來單獨(dú)完成，需要多個有關(guān)的部門來聯(lián)合進(jìn)行。如其中主要的采購需要采購部門來完成（包括招投標(biāo)），付款等信息告知財務(wù)部門并由財務(wù)部門提供相應(yīng)的折舊數(shù)據(jù)，審計監(jiān)察等監(jiān)督檢查等。致遠(yuǎn)協(xié)同固定資產(chǎn)管理以協(xié)同管理思想為基礎(chǔ)，融合企業(yè)信息化發(fā)展建設(shè)模型“協(xié)同五環(huán)理論”進(jìn)行構(gòu)建，全面幫助組織對業(yè)務(wù)

6、管理進(jìn)行規(guī)劃、建設(shè)、應(yīng)用，充分考慮到固定資產(chǎn)與采購管理、財務(wù)管理以及辦公門戶之間的協(xié)同應(yīng)用關(guān)系，避免“信息孤島”的情況出現(xiàn)。信息化協(xié)同“五環(huán)”模型圖在“協(xié)同五環(huán)理論”中，協(xié)同固定資產(chǎn)管理屬于業(yè)務(wù)協(xié)同的范疇。在該理論模型中，業(yè)務(wù)協(xié)同起著承上啟下的作用。它與協(xié)同HR管理、協(xié)同費(fèi)用預(yù)算管控應(yīng)用、協(xié)同合同管理等應(yīng)用一起承載著幫助企業(yè)進(jìn)行初步的業(yè)務(wù)管理的職責(zé)。與專業(yè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相比，致遠(yuǎn)協(xié)同辦公平臺所提供的資產(chǎn)管理功能可以滿足企業(yè)的資產(chǎn)辦公需要，同時有以下優(yōu)勢：l 簡單易用、人人會用；采用Office組件作為表單編輯器，只要能使用office的人員均能夠快速掌握，制作表單。l 覆蓋全員、利用方便；覆蓋組

7、織全員，能夠直接關(guān)聯(lián)到組織架構(gòu)及人員崗位信息，方便穩(wěn)定。l 表單模板、功能強(qiáng)大；表單模塊均有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)及函數(shù)自定義功能，能滿足用戶的場景應(yīng)用需要。l 流程審批、智能便捷流程審批的鏈條痕跡完整保留，無論用于日常查詢還是用于事后追溯，都能快速呈現(xiàn)。l 查詢統(tǒng)計、報表多維系統(tǒng)還具有強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計功能，能夠按照需要生成各種不同維度不同形式的統(tǒng)計報表。l 管控靈活、按需調(diào)整在組織業(yè)務(wù)發(fā)生變化時，能夠支撐快速調(diào)整的需要，高效適配組織人員的變動，適應(yīng)組織發(fā)展需要。同時，利用協(xié)同完成資產(chǎn)管理的功能，第一，所有員工都能使用并參與資產(chǎn)管理，信息來源既廣泛又直接；第二，從資產(chǎn)的申請購買到報廢報損或饋贈轉(zhuǎn)讓，期間

8、的任何環(huán)節(jié)、任何流轉(zhuǎn)、任何審批的全部信息都是完整記錄的，可隨時調(diào)閱；第三，數(shù)據(jù)在審批完成時就自動記錄更新，歷史信息也加以保留，避免了人工謄錄出現(xiàn)差錯、防止了人為操作出現(xiàn)差異；第四，根據(jù)企業(yè)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)要求等隨時可進(jìn)行適應(yīng)性更改，滿足企業(yè)發(fā)展、變更的管理要求，完全沒有升級的障礙；第五，自動向管理者發(fā)出提醒、預(yù)警；第六，通過移動端可隨時、隨地進(jìn)行管理或者獲知相關(guān)的信息。資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)導(dǎo)圖如下所示：主要特點(diǎn)有：l 覆蓋資產(chǎn)的申請購買到報廢報損或饋贈轉(zhuǎn)讓的全過程，期間的任何環(huán)節(jié)、流轉(zhuǎn)、審批的全部信息都完整記錄。l 所有員工都能使用并參與資產(chǎn)管理，信息來源既廣泛又直接。l 資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)在流程處理過

9、程中自動生成、悄然記錄、有序流轉(zhuǎn)，歷史信息也加以保留。l 資產(chǎn)的管理責(zé)任得以明確，使用情況反饋更加及時，確保維保認(rèn)真執(zhí)行，損壞后厘清賠償責(zé)任；管理責(zé)任貫穿員工在職期，不因其崗位職務(wù)變動而消失；員工離職時資產(chǎn)交接變得清晰，避免形成糊涂賬。l 操作智能化，切實落實企業(yè)的管理規(guī)章制度，按需生成各種報表。l 自動向資產(chǎn)管理者發(fā)出預(yù)警（如質(zhì)保期將結(jié)束），避免因遺忘而導(dǎo)致工作缺失。l 通過移動端可以方便地進(jìn)行資產(chǎn)盤點(diǎn)。l 功能可以方便地進(jìn)行適應(yīng)性更改，應(yīng)用可以隨企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展壯大。1.3 業(yè)務(wù)應(yīng)用架構(gòu)設(shè)計資產(chǎn)管理的業(yè)務(wù)邏輯圖如下所示：圖例： 流程 數(shù)據(jù)庫 數(shù)據(jù) 判定流程走向 可能的流程走向讀取數(shù)據(jù) 寫入

10、數(shù)據(jù) 輸出數(shù)據(jù) 觸發(fā)并復(fù)制數(shù)據(jù)1.4 功能與模塊協(xié)同固定資產(chǎn)管理主要涵蓋了資產(chǎn)信息管理、資產(chǎn)購置、資產(chǎn)維保、資產(chǎn)變更等功能模塊，為用戶提供固定資產(chǎn)管理功能。1.4.1 資產(chǎn)檔案管理資產(chǎn)檔案管理是實現(xiàn)資產(chǎn)管理的核心基礎(chǔ)，只有建立了完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，企業(yè)的資產(chǎn)管理工作才能順利有序的進(jìn)行。資產(chǎn)檔案主要用來對資產(chǎn)的基本信息進(jìn)行登記，在資產(chǎn)的采購入庫或者集團(tuán)調(diào)撥、采購直接發(fā)放等情況下都需要建立設(shè)備卡片對設(shè)備的使用狀況進(jìn)行跟蹤，同時設(shè)備卡片的附卡記錄了設(shè)備的全生命周期信息，如：領(lǐng)用，調(diào)撥、租賃記錄等。資產(chǎn)信息管理是對該資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的信息記錄，包括其基本信息、使用狀態(tài)、變更記錄、維保記錄、資產(chǎn)照片等信息

11、均可記錄在案。管理人員在需要的時候，只需打開該表，即可一目了然的看到該資產(chǎn)的所有信息。該資產(chǎn)的每次申請領(lǐng)用記錄、維保記錄等均可自動記錄到該表中，避免人工錄入時容易產(chǎn)生的遺忘、錯誤等情況發(fā)生。確保資產(chǎn)信息準(zhǔn)確、完備。功能說明：1.資產(chǎn)檔案：存儲資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息和其他信息，存儲資產(chǎn)的使用狀態(tài)記錄、信息變更記錄、維修保養(yǎng)記錄。通過資產(chǎn)檔案可以輸出資產(chǎn)盤點(diǎn)表、資產(chǎn)使用情況、資產(chǎn)維保情況等信息供資產(chǎn)管理人員使用。系統(tǒng)通過資產(chǎn)檔案可以向資產(chǎn)管理人員發(fā)出質(zhì)保期即將到期等預(yù)警。1.資產(chǎn)信息調(diào)整：由資產(chǎn)管理人員修改資產(chǎn)檔案中的錯誤或更新資產(chǎn)的相關(guān)信息。2.資產(chǎn)標(biāo)簽：由資產(chǎn)管理員選擇資產(chǎn)，系統(tǒng)即自動生成所選資產(chǎn)的標(biāo)

12、簽，然后打印即可。3.資產(chǎn)入庫可與采購流程無縫連接；4.采購流程完成后，可采用觸發(fā)流程的方式，觸發(fā)資產(chǎn)交接流程，資產(chǎn)通過驗收后，完成資產(chǎn)入庫；1.4.2 資產(chǎn)領(lǐng)用資產(chǎn)領(lǐng)用申請記錄是對實物資產(chǎn)管理的重要功能。當(dāng)組織人員需要申請某一資產(chǎn)時，必須按照組織規(guī)定發(fā)起相應(yīng)的流程，說明領(lǐng)用資產(chǎn)的原因、使用人員、領(lǐng)用的資產(chǎn)類型及名稱等。報由相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，發(fā)起人方可領(lǐng)用。員工列出所需的資產(chǎn)申請領(lǐng)用（可自領(lǐng)和代領(lǐng)），資產(chǎn)管理員從資產(chǎn)庫中選擇相應(yīng)的閑置資產(chǎn)，填寫領(lǐng)用部門和領(lǐng)用人，審批完成后辦理領(lǐng)用并記錄，之后系統(tǒng)自動存儲相關(guān)信息到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中并生成資產(chǎn)標(biāo)簽打印單推送到資產(chǎn)管理員

13、的待辦事項中（直接打開后打?。?。資產(chǎn)領(lǐng)用審批單也可通過手機(jī)端進(jìn)行發(fā)起，即使身邊暫時沒有電腦也不耽誤事務(wù)的處理和流程發(fā)起。l 領(lǐng)用申請審批通過后，進(jìn)資產(chǎn)領(lǐng)用發(fā)放；l 協(xié)助資產(chǎn)管理員完成出庫業(yè)務(wù)；l 如果資產(chǎn)領(lǐng)用有計劃歸還日期，那么提前指定天數(shù)進(jìn)行預(yù)警提示； l 對資產(chǎn)領(lǐng)用情況進(jìn)行查詢統(tǒng)計。1.4.3 資產(chǎn)購置當(dāng)員工發(fā)起資產(chǎn)申請流程后，如果組織內(nèi)部沒有對應(yīng)的資產(chǎn)可供領(lǐng)用，則可設(shè)計由系統(tǒng)自動觸發(fā)或人工發(fā)起固定資產(chǎn)申購表。功能說明：1.申購：員工可以根據(jù)工作需要申請購買資產(chǎn)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門（如行政部、辦公室等）查看所需資產(chǎn)的庫存情況，然后做出部分或全部新購與調(diào)配調(diào)撥的意見。有調(diào)配調(diào)撥時

14、，系統(tǒng)自動生成調(diào)配調(diào)撥的流程并推送到申請人的待辦事項中（申購單自動嵌入）。有新購時，由采購部門進(jìn)行詢價與采購，完成后由資產(chǎn)管理員進(jìn)行入庫操作，系統(tǒng)會自動生成多個資產(chǎn)信息錄入流程并復(fù)制新購資產(chǎn)的相關(guān)信息（名稱、型號規(guī)格、單價、數(shù)量等）到資產(chǎn)信息錄入單，由資產(chǎn)管理員填寫以入庫。資產(chǎn)申購審批單支持用戶通過手機(jī)終端發(fā)起，同時支持用戶在手機(jī)進(jìn)行該單據(jù)的審批。2.信息錄入：資產(chǎn)管理員填寫資產(chǎn)的相關(guān)信息，分資產(chǎn)個體（單種資產(chǎn)可存在多個個體）錄入，系統(tǒng)自動生成各個資產(chǎn)個體的編號和ID編碼，并保存到資產(chǎn)檔案信息中（未領(lǐng)用前資產(chǎn)狀態(tài)為“閑置”）。1.4.4 資產(chǎn)調(diào)撥資產(chǎn)調(diào)配調(diào)撥由資產(chǎn)管理部門處理，審批完成后，由資

15、產(chǎn)管理員填寫調(diào)配調(diào)撥后的現(xiàn)使用部門、現(xiàn)責(zé)任人和交割記錄等信息，完成后系統(tǒng)自動更新該資產(chǎn)個體在“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中的使用部門、責(zé)任人等信息，調(diào)配調(diào)撥情況將存儲到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。l 固定資產(chǎn)未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不可以調(diào)拔；l 資產(chǎn)的調(diào)撥，必須通過調(diào)撥流程，主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后才可以完成。1.4.5 資產(chǎn)維保功能說明：資產(chǎn)維保：員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說明原因和上傳照片后申請對資產(chǎn)進(jìn)行維修或保養(yǎng)，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗資產(chǎn)有無人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致維修則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的費(fèi)用。審批完成資產(chǎn)維保后，資產(chǎn)管理部門記錄維保的具體日期與情況，填寫

16、無法維修需要報廢報損的資產(chǎn)數(shù)量，完成后系統(tǒng)自動將維修保養(yǎng)信息存檔到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。若存在報廢報損的情況，則系統(tǒng)自動生成資產(chǎn)報廢報損流程并推送到資產(chǎn)管理人員的待辦事項中。1.4.6 資產(chǎn)報廢員工可以根據(jù)資產(chǎn)的狀況說明原因和上傳照片后申請對資產(chǎn)進(jìn)行報廢報損，其所在部門審批后由資產(chǎn)管理部門查驗資產(chǎn)有無人為損壞并厘清責(zé)任，若因員工人為損壞導(dǎo)致則由資產(chǎn)管理部門注明需要員工承擔(dān)的賠償。審批完成后資產(chǎn)管理部門處置資產(chǎn)，記錄處置的具體日期、回收殘值等情況，完成后系統(tǒng)自動更新該資產(chǎn)個體在“資產(chǎn)使用狀態(tài)記錄”中的相關(guān)信息并將報廢報損信息存儲到資產(chǎn)檔案的“資產(chǎn)信息變更記錄”中。1.4.7 資產(chǎn)查詢

17、統(tǒng)計系統(tǒng)為用戶提供了強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計功能，可按照用戶需求生成各類統(tǒng)計報表，為組織的資產(chǎn)管理提供有力的支撐。l 領(lǐng)用記錄查詢資產(chǎn)管理人員可針對部門或者人員查詢其領(lǐng)用固定資產(chǎn)的記錄，在盤點(diǎn)組織固定資產(chǎn)，人員發(fā)生崗位變動或離職時，尤其有用。l 維保記錄查詢針對組織內(nèi)部的固定資產(chǎn)，在使用期限內(nèi)可能需要進(jìn)行維修保養(yǎng)，在需要時，可隨時對某個固定資產(chǎn)的維修記錄進(jìn)行查詢，也可進(jìn)行全局查詢。l 報廢資產(chǎn)查詢通過報廢資產(chǎn)查詢功能，可快速查詢某一個周期內(nèi)報廢資產(chǎn)的記錄。l 資產(chǎn)狀態(tài)查詢資產(chǎn)狀態(tài)查詢可幫助固定資產(chǎn)管理人員快速查詢固定資產(chǎn)的總體狀態(tài)，是否被領(lǐng)用，保管人是誰，領(lǐng)用時間等均可一目了然的呈現(xiàn)。l 部門資產(chǎn)查詢可

18、幫助管理人員快速查詢或統(tǒng)計某一個部門所擁有的固定資產(chǎn)數(shù)量，類別，名稱及資產(chǎn)金額等信息。1.5 方案價值協(xié)同實物資產(chǎn)管理使工作流與審批流無縫融入到具體事務(wù)的管理中，方便快捷、高效高質(zhì)，再加上協(xié)同的移動辦公，管理者真即使“一部手機(jī)走天涯”也隨時隨地的管理。協(xié)同實物資產(chǎn)管理的不同于其他管理系統(tǒng)的地方還在于：管理應(yīng)用能自由擴(kuò)展，多方面延伸，特殊管理內(nèi)容也能實現(xiàn)，對接其他的業(yè)務(wù)應(yīng)用也很容易。組織發(fā)展變革使得實物資產(chǎn)管理發(fā)生變化的，可以適時進(jìn)行平滑更新升級。使用中承載組織的制度、規(guī)范、要求、標(biāo)準(zhǔn)等，使用者的行為按規(guī)定執(zhí)行。通過授權(quán)讓員工都參與到管理中，使管理不再是某個人或某個部門的管理，如此使管理。可與協(xié)同HR管理、協(xié)同采購管理、協(xié)同財務(wù)管理等應(yīng)用無縫集成，真正為組織構(gòu)建一體化的整體解決方案。1.6 客戶案例1.6.1 寶能集團(tuán)1.6.1.1 客戶簡介寶能始創(chuàng)于1992年，總部位于中國深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)，歷經(jīng)二十余年穩(wěn)健經(jīng)營和高效發(fā)展，現(xiàn)已發(fā)展成為涵蓋物業(yè)開發(fā)、科技園區(qū)、現(xiàn)代物流、綜合金融、醫(yī)療健康等五大核心產(chǎn)業(yè)的大型現(xiàn)代化企業(yè)集團(tuán)。寶能自創(chuàng)立以來，始終堅持“誠信發(fā)展、規(guī)范運(yùn)作、市場化經(jīng)營”