數(shù)字化檔案建設方案

1、數(shù)字化房產(chǎn)檔案建設方案檔案工作的數(shù)字化建設是順應潮流，適應時代發(fā)展的新舉措。隨著城市的發(fā)展和進步，房產(chǎn)檔案的形成會越來越多，類別越來越細，而傳統(tǒng)手工作業(yè)方法已經(jīng)呈現(xiàn)出了許多弊端：效能低、錯誤多、易損毀、易丟失。所以數(shù)字化檔案的建設在當前的檔案管理工作中的重要性正日益凸顯出來。對于我局檔案館的數(shù)字化建設特制定以下方案：一、 制定批次為在數(shù)字化處理過程中對紙質(zhì)檔案進行有效的管理及對數(shù)字化處理進行有效控制，需對館藏的檔案按照類別進行批次安排，確保在數(shù)字化過程中有序進行。二、數(shù)字化處理1、檔案出庫交接根據(jù)數(shù)字化加工批次計劃進行出庫，對出庫的檔案進行完整性檢查，對通過完整性檢查的檔案，進行數(shù)量確認，并詳

2、細登記檔案出庫單，確保交接中檔案數(shù)量的正確性和完整性。2、目錄制定及檔案整理按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結構及目錄著錄要求，規(guī)范需要目錄補錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字度長度等規(guī)范要求。對出庫檔案進行數(shù)字化加工前，需對檔案文件進行掃描前處理，使之成為能夠進行掃描的形態(tài)。對影響掃描的非成冊檔案裝訂進行拆除裝訂物，對破損嚴重，無法進行掃描的文件應進行技術處理，如紙張褶皺無法掃描的應進行壓平等處理。對于檔案內(nèi)的資料應區(qū)分掃描件和非掃描件，并詳細記錄，確保檔案內(nèi)的資料不亂不丟。掃描完成后按照檔案館的要求進行裝訂，保證每卷檔案不掉頁，邊緣整齊。3、檔案掃描根據(jù)文件數(shù)據(jù)庫要求的規(guī)格進行檔案掃描，保證

3、掃描件圖像效果與原件吻合。大幅面檔案采用大幅面掃描儀或者小掃描儀掃描后進行圖片拼接。核對每份文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。對掃描圖像進行命名時一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯亂等現(xiàn)象，掃描時要保證檔案原件不被損壞。4、圖像處理對顛倒、偏斜的圖像進行糾偏處理，以符合閱讀習慣。對頁面中影響閱讀的污點、黑線、黑邊等雜質(zhì)進行去污處理。對顏色深淺度進行調(diào)整，確保圖像字跡清晰，對大幅面掃描所形成多幅圖像進行拼接，合并為一個完整圖像，以保證數(shù)字化圖像的完整性。5、文件錄入根據(jù)數(shù)字檔案管理的軟件以及文件數(shù)據(jù)庫的要求，將掃描后的圖像按照檔案編碼進行錄入，在錄入過程中要做到不漏頁、不亂頁，對

4、錄入的文件要進行準確性核對，確保文件的完整。6、目錄整理文件錄入完畢后應按照系統(tǒng)內(nèi)的文件目錄制定館藏紙質(zhì)檔案的的索引目錄，以確定每份電子檔案在檔案館中原件的位置，做到不亂、不錯。7、檔案入庫完成數(shù)字化處理后，應按照制定的檔案目錄進行歸檔上架，由接收人檢查檔案的完整性，并核對檔案出庫單，確保文件不丟失。檔案出庫檔案整理檔案掃描圖像處理文件錄入目錄整理檔案入庫三、人員培訓及安排由于檔案管理的專業(yè)性，在工作開始前，由業(yè)務單位及產(chǎn)權檔案室各出一人為工作人員進行檔案管理培訓，培訓期為10個工作日。為保證檔案數(shù)字化順利有序進行，對工作流程中各個崗位做出如下安排：1、檔案出入庫、批次制定1人，在制定批次后，

5、負責提檔并做好記錄以及接檔核對記錄。2、目錄制定及檔案整理共2人，一人負責檔案的分冊、目錄制定，一人負責掃描前檔案處理。3、檔案掃描1人，嚴格按照批次掃描處理好的檔案。4、圖像處理1人，將掃描好的圖像做去污、調(diào)整、邊框剪切等工作。5、文件錄入4人，將處理好的數(shù)字化文件及相關信息錄入數(shù)據(jù)庫。6、目錄整理1人，負責錄入完的文件裝訂及編號。四、所需辦公用品清單為加快檔案數(shù)字化過程，減少工作繁瑣度?，F(xiàn)需要以下辦公用品：1、電腦+打印機6套（電腦要求可以進行圖像處理，打印機5臺激光1臺針式）2、高速掃描儀1臺，高拍儀1臺3、雙面復印機1臺4、裝訂機1臺，碎紙機1臺5、檔案盒、文件夾、資料冊、索引紙、檔案袋、標簽紙、號碼機、拆封刀、裁紙刀、訂書機、訂書針、曲別針、大頭針、圖章、印油若干檔案館的數(shù)字化能夠通過互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)進行計算檢索及查閱檔案，極大的提高了工作效率，對紙質(zhì)檔案的