收發(fā)文管理辦法

1、收發(fā)文管理辦法第1章 總 則第一條 目的。為了規(guī)范公司對收發(fā)文的管理，做好文件處理工作，提高文件利用效率，進而提高公司工作效率和工作質(zhì)量，特制訂本規(guī)定。第二條 公司文件是傳達貫徹黨和國家方針政策，發(fā)布公司規(guī)章制度、請示、指示和答復問題，指導工作，報告情況等的重要工具。因此，必須做好公司文件收發(fā)的管理工作，高效的為公司服務。第三條 公司所收發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一簽收、發(fā)放、傳遞、保管及歸檔。辦公室指定專門人員負責收文和發(fā)文管理工作，收發(fā)文人員必須根據(jù)文件資料類別，如實做好收發(fā)文的登記備案工作，辦公室必須按照準確、及時、安全、統(tǒng)一、規(guī)范的原則做好公司的收發(fā)文管理工作。第2章 發(fā)文辦理第四條 發(fā)文，發(fā)文

2、辦理是指公司對外發(fā)出或?qū)?nèi)發(fā)布的文件，首先要擬稿，稿子寫好后由擬稿部門負責人或擬稿項目公司負責人初審修改；然后報送相關領導審核，定稿后再走公司OA系統(tǒng)發(fā)文流程；最后相關領導簽發(fā)后送印，印制校對后發(fā)出。發(fā)文辦理主要包括以下幾個工作程序：1.擬稿：擬稿是指把領導或公司的發(fā)文意圖條理化、清晰化、顯物化，是發(fā)文辦理的關鍵程序之一。公司公文、日常業(yè)務和事務性文件由相關職能部門負責擬稿，擬稿內(nèi)容要求情況屬實、觀點明確、條理清晰。2.核稿：核稿是指擬稿部門負責人或擬稿項目公司負責人對擬稿的文稿進行審查、核對、修改，為送相關領導初審及簽發(fā)做好準備。3.會簽：凡公文涉及到有關部門的事宜，需給有關部門分管領導會簽

3、。有關部門分管領導會簽后送辦公室對公文進行復核，復核的主要內(nèi)容為是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，文種類別、公文格式是否正確。4.簽發(fā)：公司各部室的一般事務性公文送分管領導簽發(fā)。其他重要文件，如請示、報告、制度及辦法等一律送董事長或總經(jīng)理簽發(fā)。5.發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指對待發(fā)文稿進行復核，重點檢查簽發(fā)手續(xù)是否齊全，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一規(guī)范，并對待發(fā)文稿進行編注發(fā)文字號、設計版面格式等。6.繕?。嚎樣∈侵赴匆押灠l(fā)的文稿進行繕寫或打印，并有辦公室相關人員負責校對。7.用?。河糜∈侵皋k公室對繕印好的的公文進行蓋章（包含電子章）。8.發(fā)文登記：此時的發(fā)文登記是指辦公室行政人員將待發(fā)公文登記造冊，以備存查

4、。9.分發(fā)：分發(fā)是指由辦公室行政人員把用印并已登記過的公文通過適當?shù)姆绞剑ㄈ鏞A系統(tǒng)、郵寄、電子郵件、專人遞送、來人簽收等）傳遞各收文單位。10.存檔:在發(fā)文流程結(jié)束后，辦公室行政人員按照文書檔案的歸檔要求對所發(fā)公文進行存檔（包含紙質(zhì)檔與電子檔，電子檔需定時拷貝到專用的硬盤備份）。第3章 收文辦理第五條 收文是指外部單位送達公司的公務文書和材料，包括文件、電報、其他文字資料等。收文辦理是指對來之公司外部的文件所實施的處置和管理，經(jīng)營管理和黨建管理類文件由辦公室分別按照相關規(guī)定辦理，并進行存檔。收文辦理主要包括以下幾個程序：1.簽收：簽收是指辦公室收件人員在OA系統(tǒng)操作簽收或是在公文投遞單、送文

5、薄簽字，表示收到。通過OA系統(tǒng)簽收時，應注意公文電子檔及附件的下載，避免遺漏；通過線下簽收時，首先要看清是否屬于本單位收文，然后清點，核實來文數(shù)量、封皮編號等與投遞是否相符，最后檢查文件是否破散，密封條是否完好，檢查無誤后方可簽字、蓋章，確定簽收。2.收文登記：收文登記是指對收進的公文進行注冊、編寫收文號等。辦公室首先將收到的文件按照正式、非正式和會議紀三大類進行分類登記，其中正式類再細分行政和黨委文件，會議紀要按類別分類登記；然后對各類收文編寫收文序號、來文日期、來文單位、來文字號、文件標題及附件清理（下載）等工作。3.擬辦：在收文登記后，由辦公室行政人員送辦公室負責人審核，符合相關規(guī)定的，

6、由辦公室及時提出辦理意見和建議，然后送相關領導批示后交有關部門辦理。4.批辦：批辦是指相關領導對收文的辦理給出指示性意見。5.分辦：需要辦理的文件，要按批辦意見，分送公司有關部門或承辦人員辦理。6.傳閱：需要傳閱的文件，要按批示意見傳閱。線上OA系統(tǒng)傳閱時，閱文同志需要系統(tǒng)操作“已閱”；線下紙質(zhì)傳閱時，閱文同志需要簽字、注時。如傳閱文件有領導閱批意見的，要按領導的意見做好補辦工作。7.承辦：承辦是指按照領導的批辦意見，由相應的部門具體承擔收文的辦理。承辦部門接到需辦文件后，要認真及時處理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同協(xié)同部門協(xié)商辦理，并負責回復辦理結(jié)果；協(xié)辦部門要

7、積極配合主辦部門。8.催辦：催辦是根據(jù)領導的批辦意見，根據(jù)時間節(jié)點及進度安排，由辦公室督促承辦部門盡快上報辦理結(jié)果。9.注結(jié)：文件辦理完畢，應在公司督辦表或公文處理單上注結(jié)，注明辦理日期，并簡要寫明辦理結(jié)果。第四章 公文管理（立卷歸檔）第六條 無論是收文還是發(fā)文，都要按照檔案管理的有關規(guī)定進行科學管理。已發(fā)出的公文要把定稿、存本管理好，以備查考；收進辦結(jié)的公，也要妥善保管，以備隨時調(diào)用。公文管理主要包括以下幾個程序:1. 制定立卷類目標：按照檔案管理的有關規(guī)定結(jié)合公司的實際情況制定公司立卷類目標。2.歸卷：按立卷類目表上規(guī)定的項目準備卷夾或櫥柜，并定期把已辦完的公文歸到相應的文件夾或類目里面。3.調(diào)用：對已歸檔的任何一份公文要能隨時調(diào)出，以便為公司服務。4.立卷：按公文立卷的有關規(guī)定把已歸入卷夾的公文立成合乎規(guī)范的公文案卷。5.歸檔：把已經(jīng)立好