外貿(mào)單證流程

1、外貿(mào)常識(shí) 單證流程 18 步：1客戶詢盤：一般在客戶下 purchase Order 之前，都會(huì)有相關(guān)的 Order Inquiry 給業(yè)務(wù) 部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。2報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，Performa Invoice給客戶做正式報(bào)價(jià)。3得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單 purchase Order。 4下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計(jì)劃。5業(yè)務(wù)審批： 業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真

2、件，與工廠的收購合同。審核表 要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理 審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng) 公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進(jìn)程員跟進(jìn)。6下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：6.1：如果是 L/C 付款的客戶，通常是在交貨期前 1 個(gè)月確認(rèn) L/C 已經(jīng)收到，收到 L/C 后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的 問題，如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。6.2：如果是 T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行 D/A

3、等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。7 驗(yàn)貨：7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。7.2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將 查貨日期告知計(jì)劃部。7.3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。8制備基本文件:工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。9商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)

4、在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。10 租船訂倉：10.1如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA 條款，通?？腿藭?huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q 確認(rèn) 工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉通知（ING  ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。10.2如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客 人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。

5、開船前兩周書面定倉，程序同上。10.3如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時(shí)， 還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。10.4向運(yùn)輸公司定倉時(shí)，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的 港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。11 安排拖柜：11.1貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠， 價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司傳真以下資料：定倉 確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號(hào)，拖柜委托書，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址， 報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份 上柜資

6、料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等。11.2傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及 司機(jī)聯(lián)系電話。11.3要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、 實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上 封條。12委托報(bào)關(guān)： 在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物 及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號(hào)，柜號(hào)，船開截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的 聯(lián)系人和電話等。13 獲得運(yùn)輸文件：13

7、.1 最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要 按找 L/C 或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船 公司隨同提單出的船證明等。13.2 督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無誤后，向船公司書面 確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公 司出正本。13.3 及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做 登記。14 準(zhǔn)備其他文件：14.1商業(yè)發(fā)票：L/C 要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定 在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與 L

8、/C 上的完全相同，小寫和大寫金額 都要正確無誤。L/C 上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館 認(rèn)證，一般要提前 20 天辦理。14.2FORM A 原產(chǎn)地證書：FORM A 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注 意的是運(yùn)輸日期要在 L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理 的，要辦理后發(fā)證書，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A 證書通常 要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。14.3一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨 之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要

9、辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前 20 天 辦理。14.4裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名， 航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有 時(shí)  L/C    要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。14.5裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛 重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和 箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15交單：15.1采用 L/C 收匯的

10、，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒 有錯(cuò)誤，才交銀行議付。15.2采用 T/T 收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將 提單正本及其他文件寄給客人。15.3如果 T/T 收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后 可立即寄正本提單給客人。16業(yè)務(wù)登記： 每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。17文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。18單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)，船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。平臺(tái)B2B分兩類，一類側(cè)重在平臺(tái)上開店鋪，如阿里、中國制造、

11、環(huán)球資源、Globalspec、DirectIndustry、Europages、Tradekey、ec21；一類側(cè)重提供國外潛在客戶數(shù)據(jù)庫，如康帕斯、Thomasnet、wlw.de。如財(cái)力允許，兩類B2B可都用，取長(zhǎng)補(bǔ)短，相得益彰。B2C的亞馬遜和速賣通，B2B的環(huán)球資源（本人公司）、阿里巴巴和中國制造，主流就這些吧，也不至于選的眼花繚亂。做B2B還是B2C，主要看產(chǎn)品和公司實(shí)力吧，如果你公司規(guī)模小，但產(chǎn)品有賣點(diǎn)，更新快，有價(jià)格優(yōu)勢(shì)，無售后問題，搞搞B2C，做快銷，應(yīng)該能賺點(diǎn)錢。如果公司實(shí)力不錯(cuò)，有能力搞定國外企業(yè)，產(chǎn)品質(zhì)量過硬，能和客戶建立長(zhǎng)期合作，搞B2B絕對(duì)讓你更輕松，基本后期幾個(gè)固

12、定客戶就夠吃了，能帶公司做大。其實(shí)兩者區(qū)別很明顯了，就看你想要什么結(jié)果了，低風(fēng)險(xiǎn)、拼收入的B2C，還是風(fēng)險(xiǎn)稍高，求發(fā)展的B2B。工作時(shí)間管理（工作計(jì)劃）：每天工作:早上來做個(gè)安排，比如找多少客戶郵箱，發(fā)多少。每日計(jì)劃書：做好日計(jì)劃，用一天工作的時(shí)間作為節(jié)點(diǎn)。每日客戶資料整理及總結(jié)：下班之后或者臨近下班時(shí)，整理一天詢盤的結(jié)果，或者意向客戶的資料，順便可以做一下明日計(jì)劃。每周總結(jié)：本周工作的類容重點(diǎn)做羅列，然后對(duì)比效果，看下周是否要做出調(diào)整，那些版塊需要多花時(shí)間，哪些版塊效果不好的減少時(shí)間。每月總結(jié)：每月末做總結(jié)，下月計(jì)劃擬定。做好時(shí)間管理。=外貿(mào)的特點(diǎn)：不見面，書面口頭信息不完整，與客戶異國文化

13、差異等等區(qū)別于內(nèi)貿(mào)，更依賴心理推測(cè)。真正的外貿(mào)高手都有:1.強(qiáng)大的客戶溝通，2.客戶管理，3.客戶分析體系關(guān)于郵件開發(fā)信：第一封郵件要特別注意正文內(nèi)容Clearness(清楚):每句話就一個(gè)關(guān)點(diǎn),每段一個(gè)主題,每封郵件一個(gè)事情.Conciseness(簡(jiǎn)潔):切中要點(diǎn),慎用長(zhǎng)句和復(fù)雜語法Courtesy（禮貌):積極,友好,真誠Correctness(準(zhǔn)確):語句通順,單詞正確.1.回覆客戶郵件：24小時(shí)內(nèi)2.發(fā)郵件給客戶，客戶未回覆，怎么辦？   2個(gè)工作日內(nèi)寫出有質(zhì)量的郵件   重要客戶,發(fā)完郵件打電話關(guān)于在線聊天工具：1. 上班時(shí)間trade ma

14、nager在線,下班時(shí)間trade manager不離線2. 客戶上線后,第一時(shí)間和客戶打招呼謹(jǐn)記：做生意其實(shí)是一個(gè)信任的問題，我們接到的不止是一張訂單,而是一份信任。 如何穩(wěn)住客戶 （動(dòng)之以情）？*用Trade Manager中的表情符號(hào)*經(jīng)常稱贊和夸客戶*學(xué)習(xí)客戶國家的語言比如說香港的臺(tái)灣的都喜歡用繁體字 , 如果的郵件也換成繁體字 客戶看到你的郵件與其他的不同 客戶假日       發(fā)短信提醒 經(jīng)常與客戶分享心情不只是談工作的 其他話題也可以給客戶提建議先建立個(gè)人關(guān)系，再深入洽談業(yè)務(wù)，沒有個(gè)人層面的關(guān)系，業(yè)務(wù)內(nèi)容就是公事公辦的應(yīng)付和敷衍。收到詢盤后

15、首先應(yīng)該思考這些問題:1、客戶對(duì)什么產(chǎn)品感興趣了?  (有詳細(xì)產(chǎn)品規(guī)格?所有產(chǎn)品?無具體產(chǎn)品?)2、我們能否提供客戶需求的產(chǎn)品/服務(wù)?3、我們應(yīng)該為客戶提供哪些信息?  (價(jià)格?產(chǎn)品信息?包裝?付款方式?)4、什么方式回復(fù)客戶才有吸引力?  (突出價(jià)格優(yōu)勢(shì)?產(chǎn)品認(rèn)證?快速交期?免費(fèi)樣品?)5、什么時(shí)候回復(fù)這個(gè)詢盤?  (太忙有空回?馬上回?騙子不回?半夜回?)客戶發(fā)送詢盤的動(dòng)機(jī)是什么:(明確目標(biāo)型,潛在需求型,信息收集型,索要樣品型,騙子釣魚型)判斷方式:詢盤的內(nèi)容、聯(lián)系方式、IP地址、客戶網(wǎng)站等Retailer: 量小，頻率高，定單急。Trader：量適中,價(jià)格敏感, 往往找很多廠家比價(jià)價(jià)格。OEM importer：有自己品牌, 量大,要求嚴(yán)格,定單穩(wěn)。Supermarket:量比較大，要求嚴(yán)，持久戰(zhàn)斗客戶為什么不回復(fù)郵件?1.產(chǎn)品信息是否足夠吸引客戶2.交易條件,客戶是否滿意?   (從以前客戶談話時(shí)的暗示分析)3.自已的專業(yè)度:郵件的書寫4. 服務(wù)的態(tài)度   (用語,不表現(xiàn)急功近利，給客戶一種很有壓力的感覺，盡量表現(xiàn)得你的身份是幫助他，而不是低聲的祈求他購買。)一些外貿(mào)郵件或者電話談判小技巧：1.價(jià)格是活的:產(chǎn)品