某公司EPC項目工程歸檔管理要求

1、某公司EPC項目工程資料歸檔管理要求公司CFB鍋爐煙氣脫硝改造項目EPC總承包文檔管理要求第1條設(shè)計文件提交、歸檔要求1.1 定義1.1.1 設(shè)計文件是指各設(shè)計階段形成的總體設(shè)計文件、基礎(chǔ)設(shè)計(或初步設(shè)計)文件、詳細(xì)設(shè)計文件(或施工圖)及設(shè)計變更單等技術(shù)文件，包括國外專利商設(shè)計文件，例如外商工藝包，外商基礎(chǔ)設(shè)計文件，外商技術(shù)手冊(安裝手冊、操作手冊、分析手冊)等。1.1.2 設(shè)計文件提交是指保持設(shè)計文件形成時的原貌，無需對其做系統(tǒng)的檔案整理工作，而將其直接交給業(yè)主。1.2 職責(zé)EPC總承包單位在項目建設(shè)期間應(yīng)向業(yè)主提交紙質(zhì)設(shè)計文件，并歸檔電子版設(shè)計文件(光盤版)。1.3 管理內(nèi)容與要求1.3.

2、1 設(shè)計文件質(zhì)量要求(1)字跡清楚，圖樣(章)清晰，圖表整潔，圖紙齊全，簽認(rèn)手續(xù)完備。(2)不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。(3)凡提供給業(yè)主的圖紙(含圖紙目錄、材料表、規(guī)格表、說明書等)，應(yīng)全部為藍(lán)圖。(4)凡大于A4規(guī)格的圖紙或材料表等，應(yīng)折疊成A4規(guī)格；按A4幅面可采用先橫后豎手風(fēng)琴”式折疊法，將圖簽標(biāo)題欄露在外面(或斜角反折疊出)。(5)凡裁剪的圖紙，圖框線外應(yīng)留足一定的邊框，圖紙的左邊必須留足25mm,圖紙的上、下、右邊可留出510mm。(6)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。(7)長期存儲

3、的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。1.3.2 紙質(zhì)設(shè)計文件的提交(1) EPC總承包單位向業(yè)主項目經(jīng)理部提交設(shè)計文件12份。(2) EPC總承包單位應(yīng)及時向業(yè)主項目經(jīng)理部提交總體設(shè)計文件、初步設(shè)計文件、施工圖及國外專利商設(shè)計文件，并做到不耽誤，不延遲；EPC總承包單位對所提交設(shè)計文件的完整性及版本的正確性負(fù)責(zé)。(3)提交的設(shè)計文件移交清單應(yīng)列明：序號、文件編號、文件題名、頁數(shù)、份數(shù)、版次；須與設(shè)計文件實體的編號、題名、版次、數(shù)量等一致。(4) EPC總承包單位升版設(shè)計文件時，應(yīng)及時告知原文件持有人，保證原文件各收文方能及時獲知準(zhǔn)確信息，并采取適當(dāng)?shù)某蜂N或標(biāo)識性措施。(5)提交國外專利商設(shè)計文件，

4、須將文件題名譯成中文。1.3.3 電子版設(shè)計文件的歸檔EPC總承包單位應(yīng)向業(yè)主歸檔電子版設(shè)計文件(光盤版)2份。歸檔的電子版設(shè)計文件應(yīng)與其相對應(yīng)的紙質(zhì)版文件一致，并應(yīng)滿足電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894)的相關(guān)規(guī)定。第2條設(shè)備文件編制、整理、提交、歸檔要求2.1 設(shè)備文件定義2.1.1 設(shè)備文件是指設(shè)備在購置、安裝、調(diào)試、驗收、使用、維修過程中形成的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。包括設(shè)備依據(jù)性文件，隨機設(shè)備文件，設(shè)備商檢、索賠等文件。2.1.2 設(shè)備文件提交是指保持設(shè)備文件形成時的原貌，無需對其做系統(tǒng)的檔案整理工作，而將其直接交給業(yè)主。2.1.3 設(shè)備文件歸檔是指將設(shè)備文件以卷為

5、單位按照檔案整理要求進(jìn)行分類、排列、編號、編目等系統(tǒng)整理后，移交業(yè)主檔案部門。2.2 職責(zé)2.2.1 EPC總承包單位在項目建設(shè)期間應(yīng)及時向業(yè)主提交紙質(zhì)設(shè)備文件4份，電子版設(shè)備文件(光盤版)2份。2.2.2 EPC總承包單位應(yīng)妥善保管需歸檔的設(shè)備文件，并應(yīng)按檔案要求對其進(jìn)行整理。2.2.3 EPC總承包單位應(yīng)在工程中間交接后三個月內(nèi)向業(yè)主歸檔紙質(zhì)設(shè)備文件(原件)2份、電子版設(shè)備文件(光盤版)2份。2.3 管理內(nèi)容與要求2.3.1 設(shè)備文件質(zhì)量要求(1)字跡清楚，圖樣(章)清晰，圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備。(2)不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。(3)復(fù)

6、印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。(4)長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。2.3.2 設(shè)備文件組卷要求2.3.2.1 組卷原則及排列順序要求(1)組卷要遵循設(shè)備文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持文件的有機聯(lián)系，組卷合理，符合檔案管理要求。(2)卷內(nèi)文件一般文字材料在前，圖紙在后。2.3.2.2 案卷編目要求(1)卷內(nèi)文件頁號的編寫卷內(nèi)文件頁號的編寫，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.3.1卷內(nèi)文件頁號的編寫。(2)文件封面的編制設(shè)備文件必須有封面，封面內(nèi)容主要有設(shè)備文件題名、設(shè)備位(編)

7、號、設(shè)備型號、設(shè)備制造廠商名稱、文件編制日期等內(nèi)容。(3)卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄的編制，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.3.3卷內(nèi)目錄的編制。2.3.2.3 案卷裝訂要求(1)設(shè)備文件采用整卷裝訂形式，即卷內(nèi)所有文件裝訂在一起，裝訂成A4(210mrW297mm)規(guī)格，大于A4的圖紙應(yīng)折疊成A4(210mrW297mm)規(guī)格。(2)裝訂好的文件應(yīng)做到牢固、整齊、美觀，卷內(nèi)無錯頁、倒頁、壓字，不妨礙閱讀，便于保管和利用。2.3.2紙質(zhì)設(shè)備文件的提交(1)項目建設(shè)期間，EPC總承包單位負(fù)責(zé)在獲得設(shè)備文件3個工作日內(nèi)及時向業(yè)主項目經(jīng)理部提

8、交紙質(zhì)設(shè)備文件8份，并做到不耽誤，不延遲；EPC總承包單位對所提交設(shè)備文件的完整性、有效性負(fù)責(zé)。(2)提交國外設(shè)備文件，須將文件題名譯成中文。(3)提交的設(shè)備文件移交清單應(yīng)列明：序號、文件編號、文件題名、頁數(shù)、設(shè)備位號、設(shè)備型號、份數(shù)；須與設(shè)備文件實體的編號、題名、數(shù)量等一致。(4)EPC總承包單位收到升版設(shè)備文件時，應(yīng)及時告知原文件持有人，保證原文件各收文方能及時獲知準(zhǔn)確信息，并采取適當(dāng)?shù)某蜂N或標(biāo)識性措施。2.3.4 電子版設(shè)備文件的提交EPC總承包單位應(yīng)向業(yè)主提交電子版設(shè)備文件(光盤版)2份。提交的電子版設(shè)備文件與其相對應(yīng)的紙質(zhì)版文件一致，并應(yīng)滿足電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894

9、)的相關(guān)規(guī)定。2.3.5 設(shè)備文件的整理、歸檔(1) EPC總承包單位負(fù)責(zé)設(shè)備文件的整理，整理要求同主、施工文件及竣工圖編制、整理、歸檔要求”3.2施工文件及竣工圖的整理要求。(2) EPC總承包單位完成設(shè)備文件的整理后，應(yīng)將其交給業(yè)主項目經(jīng)理部專業(yè)管理人員對案卷的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行檢查、審核，專業(yè)管理人員在裝訂成冊的案卷卷內(nèi)備考表”中的檢查人”處簽名確認(rèn)后，按檔案管理規(guī)定向業(yè)主檔案部門歸檔。(3)設(shè)備文件應(yīng)在工程中間交接后五個月內(nèi)歸檔，歸檔一式兩份。同時，歸檔電子版設(shè)備文件(光盤版)2份，電子版設(shè)備文件與其相對應(yīng)的紙質(zhì)版文件一致，并應(yīng)滿足電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894)的相

10、關(guān)規(guī)定。(4)歸檔單位統(tǒng)一使用中國石油集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)(E6)檔案交接文據(jù)”、企業(yè)檔案目錄”。歸檔時打印紙質(zhì)一式兩份，交接雙方核對后簽字，各留一份備查，同時提交電子版目錄。第3條施工文件及竣工圖編制、整理、歸檔要求3.1 定義3.1.1 施工文件是指項目施工過程中形成的反映項目建筑、安裝情況的文件。3.1.2 竣工圖是指項目竣工后按照工程實際情況所繪制的圖紙。3.2 職責(zé)3.2.1 EPC總承包單位負(fù)責(zé)組織施工單位編制、收集、整理施工文件及竣工圖；負(fù)責(zé)審查、匯總各施工分包單位編制的施工文件及竣工圖；負(fù)責(zé)統(tǒng)一將整理好的案卷提交監(jiān)理單位、業(yè)主項目經(jīng)理部審核，并向業(yè)主歸檔。3.2.2 業(yè)主項目經(jīng)

11、理部負(fù)責(zé)確定施工文件、竣工圖的編制標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)督促、檢查EPC總承包單位及時完成施工文件和竣工圖的收集、整理、編制工作；會同監(jiān)理單位審核、簽署施工文件及竣工圖，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并組織歸檔工作。3.2.3 業(yè)主檔案部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)施工文件及竣工圖的整理、歸檔，負(fù)責(zé)檢查、驗收施工文件及竣工圖的案卷整理質(zhì)量，確保其符合檔案管理規(guī)定。3.2.4 業(yè)主財務(wù)管理部門必須見到業(yè)主項目經(jīng)理部及檔案部門在哈爾濱石化建設(shè)項目(工程)竣工文件審核表”的簽字、蓋章后，方可辦理財務(wù)結(jié)算手續(xù)，否則，不予EPC總承包單位辦理有關(guān)手續(xù)。3.3 管理內(nèi)容與要求3.3.1 施工文件及竣工圖的編制要求3.3.1.1 施工文件及竣

12、工圖質(zhì)量要求(1)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽認(rèn)手續(xù)完備。(2)不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。(3)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)備標(biāo)定質(zhì)量的要求。(4)長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤。3.3.1.2 施工文件的編制要求按照業(yè)主項目經(jīng)理部確定的施工文件的具體內(nèi)容、格式、編制要求等進(jìn)行編制。煉油化工建設(shè)項目施工文件的編制，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY1475-2012)和中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工交工技術(shù)文件管理規(guī)范(Q/SY14762012)。3

13、.3.1.3 竣工圖的編制要求竣工圖由設(shè)計單位按專業(yè)編制，編制要求執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.3.3項目竣工圖的編制和中國石油天然氣股份有限公司煉油化工建設(shè)項目竣工圖編制管理規(guī)定(油煉化201275號)。3.3.2 施工文件及竣工圖的整理要求3.3.2.1 組卷原則、方法及排列順序要求(1)組卷要遵循施工文件及竣工圖的形成規(guī)律和成套性特點，保持文件的有機聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。(2)施工文件與竣工圖應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)文件一般文字材料在前，圖紙在后。(3)施工文件按照已劃分的單項工程、單位工程為基

14、本單元進(jìn)行分類組卷。(4)施工階段中使用的監(jiān)理工作基本表式A類、C類表，必須與相應(yīng)的施工文件配套排序、組卷。(5)施工文件的組卷及排列順序，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.2.1施工文件的組卷和中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工交工技術(shù)文件管理規(guī)范(Q/SY14762012)6.2交工技術(shù)文件的組卷。(6)竣工圖的組卷，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.2.2竣工圖的組卷。3.3.2.2 案卷編目要求3.3.2.2.1 卷內(nèi)文件頁號的編寫卷內(nèi)文件頁號的編寫，執(zhí)行中國

15、石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.3.1卷內(nèi)文件頁號的編寫。3.3.222 案卷外封面的編制(1)案卷外封面格式見相關(guān)記錄表單1。按照中國石油集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)(E6離線客戶端EXCEL模板錄入案卷外封面內(nèi)容。(3)案卷外封面的編制，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.3.2案卷外封面的編制。3.3.223 案卷內(nèi)封面的編制3.3.2.2.3.1施工文件案卷內(nèi)封面格式見相關(guān)記錄表單2,竣工圖案卷內(nèi)封面格式見相關(guān)記錄表單3,排列在卷內(nèi)目錄之前。3.32232 內(nèi)封面填寫說明(1)(項目

16、名稱)，填寫建設(shè)項目名稱。(2)單項工程、單位工程名稱，按業(yè)主項目經(jīng)理部或監(jiān)理單位下發(fā)的單項工程、單位工程名稱填寫。(3)建設(shè)單位名稱，填寫中國石油哈爾濱石化分公司(4)建設(shè)單位項目管理部門，加蓋業(yè)主項目經(jīng)理部公章；審核人，由項目經(jīng)理部施工負(fù)責(zé)人簽名；項目負(fù)責(zé)人，由項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)人簽名。(5)監(jiān)理單位，加蓋監(jiān)理單位公章；審查人、總監(jiān)理工程師，由監(jiān)理單位相關(guān)責(zé)任人簽名。(6)EPC總承包單位，加蓋EPC總承包單位公章；審查人、項目負(fù)責(zé)人，由EPC總承包單位相關(guān)責(zé)任人簽名。(7)組卷單位，加蓋組卷單位公章。編制人、項目負(fù)責(zé)人，由組卷單位相關(guān)責(zé)任人簽名。3.32233 案卷內(nèi)封面由組卷單位采用打印方

17、式編制，內(nèi)容應(yīng)打印齊全、清楚，其中單位欄必須加蓋單位公章，簽名欄必須是手寫體原筆跡。3.32234 卷內(nèi)目錄的編制(1)卷內(nèi)目錄格式見相關(guān)記錄表單4。按照中國石油集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)(E6)離線客戶端EXCEL模板錄入卷內(nèi)件目錄。(2)卷內(nèi)目錄的編制，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.4.3.3卷內(nèi)目錄的編制。3.32235 卷內(nèi)備考表的編制(1)卷內(nèi)備考表格式見相關(guān)記錄表單5。按照中國石油集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)(E(2)離線客戶端EXCEL模板錄入卷內(nèi)備考表。(3)卷內(nèi)備考表的編制，執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)

18、范(Q/SY14752012)B.4.3.4卷內(nèi)備考表的編制。3.3.2.3案卷裝訂要求(1)施工文件、竣工圖分別組成案卷后，應(yīng)采用整卷裝訂形式，即一個案卷內(nèi)所有的文件裝訂在一起。(2)案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物，裝訂前應(yīng)修補或裱糊破損文件。(3)橫向表格文件裝訂時，其表頭靠左裝訂邊。(4)文字材料組成的案卷，按A4(210mmc297mm)規(guī)格折疊裝訂，其厚度不超過25mm；圖紙折疊是先將圖框線以上、下、右各留105mm,并在圖紙左邊留有25mm(與圖框線或圖幅線距離)的裝訂邊，其余裁掉，按A4幅面采用先橫后豎手風(fēng)琴”式折疊法，圖簽標(biāo)題欄露在外面(或斜角反折疊出)，如果裝訂成卷的左右邊不平衡時，應(yīng)在

19、裝訂線的一側(cè)加硬紙條襯平，其厚度不得超過25mm。(5)凡裝訂的案卷應(yīng)按案卷外封面一案卷內(nèi)封面一卷內(nèi)目錄一文字材料頁一圖紙頁一卷內(nèi)備考表的順序排列。其裝訂方式參照圖書出版裝訂法，先把案卷內(nèi)封面至卷內(nèi)備考表之間的文件材料用棉線繩按三孔一線的方法裝訂起來，然后在裝訂好的外表粘貼案卷外封面。(6)裝訂好的案卷應(yīng)做到牢固、整齊、美觀，卷內(nèi)無錯頁、倒頁、壓字，不妨礙閱讀，便于保管和利用。(7)成套或印刷成冊，自成一卷的文件可保持原來的排列順序及裝訂形式。3.3.3施工文件及竣工圖的歸檔要求(1)施工文件及竣工圖的歸檔范圍，執(zhí)行中國石油天然氣股份有限公司建設(shè)項目檔案管理規(guī)定建設(shè)項目文件歸檔范圍和保管期限表

20、和中國石油天然氣集團(tuán)公司煉油化工建設(shè)項目竣工驗收管理規(guī)范(Q/SY14752012)B.1項目文件的歸檔范圍。(2)EPC總承包單位完成施工文件、竣工圖的審查、匯編整理后，將其提交監(jiān)理單位、業(yè)主項目經(jīng)理部，由監(jiān)理單位、業(yè)主項目經(jīng)理部對施工文件及竣工圖案卷的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況進(jìn)行審核后，向業(yè)主檔案部門歸檔。(3)凡歸檔的施工文件應(yīng)為原件，竣工圖為藍(lán)圖。(4)施工文件及竣工圖歸檔一式兩份。電子文件(光盤版)歸檔2份，必須是由正本掃描的電子文件，應(yīng)與正本(紙質(zhì)版)一致，并應(yīng)滿足電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894)的相關(guān)規(guī)定。(5)施工文件及竣工圖應(yīng)在工程中間交接后五個月內(nèi)歸檔。(6)凡應(yīng)歸

21、檔的施工文件及竣工圖，在向業(yè)主檔案部門歸檔前，必須先按哈爾濱石化建設(shè)項目(工程)竣工文件審核表”的要求(格式見相關(guān)記錄表單6),經(jīng)各有關(guān)單位對施工文件及竣工圖的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行全面審核簽認(rèn)后，方可歸檔，否則業(yè)主檔案部門不予接收。(7)業(yè)主財務(wù)管理部門必須見到項目經(jīng)理部及檔案部門的簽字、蓋章后，才可辦理財務(wù)結(jié)算手續(xù)，否則，不予EPC總承包單位進(jìn)行費用結(jié)算。(8)歸檔單位統(tǒng)一使用中國石油集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)(E6)檔案交接文據(jù)”、企業(yè)檔案目錄”。歸檔時打印紙質(zhì)目錄一式兩份，交接雙方核對后簽字，各留一份備查，同時提交電子版目錄。第4條相關(guān)記錄1、案卷外封面2、施工文件案卷內(nèi)封面(即交工技術(shù)文件封面)3、竣工圖案卷內(nèi)封面4、卷內(nèi)目錄5、卷內(nèi)備考表6、竣工文件審核表相關(guān)記錄表單1：案卷外封面案卷外封面檔號檔案館號（案卷題名）立卷單位起止日期保管期限密級相關(guān)記錄表單2:施工文