高效準(zhǔn)確的制作公文

1、高效準(zhǔn)確的制作公文Word使用技巧符號(hào)說明：【】中的內(nèi)容為菜單欄中的選項(xiàng)；中的內(nèi)容為對(duì)話框中的選項(xiàng)。一 快速設(shè)定符合國標(biāo)的公文版式（頁面設(shè)置）在1999年12月27日最新發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文格式中，明確規(guī)定公文用紙標(biāo)準(zhǔn)為：l 紙型：A4（210mm×297mm）l 天頭：37mm±1mml 訂口：28mm±1mml 版心：156mm×225mml 正文用3號(hào)仿宋字體l 每頁22行，每行28字符現(xiàn)在我們就一次性快速設(shè)定好以上全部設(shè)置。1 點(diǎn)擊菜單欄中【工具】選擇【選項(xiàng)】，彈出【選項(xiàng)】對(duì)話框。2 在【選項(xiàng)】對(duì)話框中選擇常規(guī)，在下面會(huì)有度量單位的選項(xiàng)，選擇“

2、毫米”。見圖示 1。圖示 13 點(diǎn)擊菜單欄中【文件】選擇【頁面設(shè)置】，彈出【頁面設(shè)置】對(duì)話框。見圖示 2。圖示 24 在【頁面設(shè)置】對(duì)話框中選擇頁邊距，會(huì)有上下左右四個(gè)選項(xiàng)。分別設(shè)置為37mm；35mm；28mm；26mm。5 在【頁面設(shè)置】對(duì)話框中選擇紙型，可以選擇不同的紙型，根據(jù)國標(biāo)選擇210×297mm的A4紙。見圖示 3。圖示 36 在【頁面設(shè)置】對(duì)話框中選擇文檔網(wǎng)格，首先點(diǎn)擊下方的字體設(shè)置按鈕。彈出【字體】對(duì)話框。見圖示 4。圖示 47 在【字體】對(duì)話框中，可以設(shè)定字體為“仿宋”，字號(hào)為“三號(hào)”。點(diǎn)擊確定按鈕，返回【頁面設(shè)置】中的文檔網(wǎng)格。見圖示 5。圖示 58 在【頁面設(shè)

3、置】對(duì)話框中選擇文檔網(wǎng)格，選擇“指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”之后，可以指定每行28字符，每頁22行。見圖示 6。圖示 6至此，完成了符合國家標(biāo)準(zhǔn)的公文頁面設(shè)置。二 眉首、版記中同行分別左右對(duì)齊的方法（制表位）在1999年12月27日最新發(fā)布的國家行政機(jī)關(guān)公文格式中，會(huì)遇到許多在同一行中出現(xiàn)左邊元素左對(duì)齊、右邊元素右對(duì)齊的情況，而且還有些地方規(guī)定左邊空一字符、右邊空一字符。例如：公文眉首部分的公文份數(shù)序號(hào)要求在公文左上第一行，而秘密等級(jí)和保密期限要求在公文右上第一行，這時(shí)就需要巧妙地利用Word中制表位的功能。1 首先在公文第一行輸入公文份數(shù)序號(hào)以及秘密等級(jí)和保密期限。見圖示 7。圖示 72 確保光標(biāo)

4、在第一行，點(diǎn)擊菜單欄中【格式】選擇【制表位】，彈出【制表位】對(duì)話框。見圖示 8。圖示 83 在【制表位】對(duì)話框中，“制表位位置”處輸入28，對(duì)齊方式選擇右對(duì)齊，點(diǎn)擊設(shè)置后確定。這時(shí)會(huì)在標(biāo)尺上出現(xiàn)一個(gè)28字符右對(duì)齊的制表位。見圖示 9。圖示 94 將光標(biāo)定位在秘密等級(jí)和保密期限之前，用鍵盤上的Tab（制表）鍵添加一個(gè)制表符，這時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)，秘密等級(jí)和保密期限會(huì)在第28字符處右對(duì)齊。由于在前面我們定義過每行28個(gè)字符，所以這樣就符合國標(biāo)中規(guī)定的秘密等級(jí)和保密期限在右上第一行的規(guī)定了。見圖示 10。圖示 10用Tab（制表）鍵添加的制表符5 同樣，在制作符合國標(biāo)的版記部分中的印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的時(shí)候，也

5、要用到制表位。國標(biāo)中規(guī)定，印發(fā)機(jī)關(guān)在最后一行左側(cè)，前空一字符，印發(fā)日期在最后一行右側(cè)，后空一字符。首先輸入印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。見圖示 11。圖示 116 確保光標(biāo)在最后一行，點(diǎn)擊菜單欄中【格式】選擇【制表位】，彈出【制表位】對(duì)話框。分別設(shè)置1字符處左對(duì)齊的制表位，以及27字符處的右對(duì)齊的制表位。見圖示 12。圖示 127 分別在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之前添加制表符。見圖示 13。圖示 13三 快速輸入特定的符號(hào)（自動(dòng)更正）在公文制作當(dāng)中，時(shí)常會(huì)遇到輸入特定符號(hào)的情況。如發(fā)文字號(hào)的括號(hào)使用的是國標(biāo)規(guī)定的六角形括號(hào)；在秘密等級(jí)和保密期限之間要插入五角星分隔等等。一般的符號(hào)輸入，可以通過菜單欄【插入】中

6、【符號(hào)】來調(diào)出【符號(hào)】對(duì)話框進(jìn)行插入。見圖示 14。圖示 14然而，每次輸入符號(hào)都要調(diào)出【符號(hào)】對(duì)話框是很浪費(fèi)時(shí)間的。在網(wǎng)上使用過聊天工具的人都知道只要輸入“：”“）”就會(huì)出現(xiàn)“J”的符號(hào)。實(shí)際上我們?cè)赪ord中也能實(shí)現(xiàn)這樣的功能。而且還能自己定制自己的符號(hào)快捷鍵，這就是“自動(dòng)更正”。1 在公文當(dāng)中插入常用的符號(hào)，選中符號(hào)后點(diǎn)擊菜單欄【工具】中的【自動(dòng)更正】選項(xiàng)。這時(shí)，在【自動(dòng)更正】對(duì)話框中“替換為”處會(huì)顯示處常用的符號(hào)。見圖示 15。圖示 152 接著在“替換”處輸入自己定義的快捷方式，如一個(gè)代號(hào)。在例子中是用“（”“*”“）”來替換常用符號(hào)“”。見圖示 16。圖示 163 點(diǎn)擊添加后，激活

7、此項(xiàng)自動(dòng)更正。這時(shí)在公文中輸入“（”“*”“）”就會(huì)得到“”。而且，這項(xiàng)自動(dòng)更正并不是僅僅作用于一個(gè)文檔，在任何一個(gè)文檔當(dāng)中都可以使用這項(xiàng)快捷方式。同樣的道理，還可以使用一些特定的縮寫來輸入大段的文字。例如在“替換”處輸入“鐵通網(wǎng)運(yùn)部”，在“替換為”處輸入“鐵道通信信息有限責(zé)任公司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部”。這樣就能用輸入5個(gè)字的時(shí)間得到公司全稱，以提高工作效率。四 針對(duì)固定機(jī)關(guān)名稱的高效工作方法（自動(dòng)圖文集）在公文寫作中，經(jīng)常會(huì)遇到大量的固定用語。有些固定用語，例如稱謂、問候語、結(jié)束語等，在Word當(dāng)中已經(jīng)總結(jié)歸納到自動(dòng)圖文集里了。只要通過點(diǎn)擊菜單欄【插入】中【自動(dòng)圖文集】，就可以直接在光標(biāo)所在點(diǎn)插入Wo

8、rd里自帶的固定用語。見圖示 17。圖示 17當(dāng)然，在公文寫作的時(shí)候，大量使用的固定用語可能不是這些Word自帶的。例如經(jīng)常進(jìn)行公文往來的機(jī)關(guān)的名稱。上面介紹過利用特定簡稱替換全稱的方法，但是當(dāng)需要簡稱和全稱同時(shí)出現(xiàn)在公文當(dāng)中時(shí)，利用自動(dòng)更正就會(huì)出現(xiàn)混亂。這時(shí)就需要定義自己的自動(dòng)圖文集。1 首先，輸入常用的公文特定語，例如主送機(jī)關(guān)的名稱。見圖示 18。圖示 182 選中希望重復(fù)使用的文字，點(diǎn)擊菜單欄【插入】中【自動(dòng)圖文集】，選擇“新建”。彈出“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”的對(duì)話框，并且文字已經(jīng)存在。點(diǎn)擊“確定”完成操作。見圖示 19。圖示 193 這時(shí)，在【插入】è【自動(dòng)圖文集】è【正

9、文】中可以找到新添加的固定用語。見圖示 20。圖示 204 “自動(dòng)圖文集”，顧名思義，不但可以添加常用的特定文字，同時(shí)也可以添加需要重復(fù)利用的特定圖片。步驟同上，選中需要添加的圖片，點(diǎn)擊菜單欄【插入】中【自動(dòng)圖文集】，選擇“新建”。彈出“創(chuàng)建自動(dòng)圖文集”的對(duì)話框，并且輸入圖片的文字名稱。點(diǎn)擊“確定”完成操作。這時(shí)，在【插入】è【自動(dòng)圖文集】è【正文】中就可以插入需要的圖片了。見圖示 21。圖示 21五 指定符合國標(biāo)的公文編號(hào)在公文的寫作中，允許使用符合標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)形式。編號(hào)形式是一種高效明了的表達(dá)方式，通過編號(hào)可以明確公文的條理性，使閱讀者一目了然輕松獲取需要傳達(dá)的信息。但是

10、，國標(biāo)中針對(duì)編號(hào)的使用有著一些詳細(xì)的規(guī)定。第一級(jí)別編號(hào)為“一”前空兩字符，回行頂頭。第二級(jí)別編號(hào)為“（一）”前空兩字符，回行頂頭。第一級(jí)別編號(hào)為“1”前空兩字符，回行頂頭。第一級(jí)別編號(hào)為“（1）”前空兩字符，回行頂頭。1 點(diǎn)擊菜單欄【格式】中【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】，調(diào)出項(xiàng)目“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框選擇多級(jí)符號(hào)。見圖示 22。圖示 222 在多級(jí)符號(hào)中點(diǎn)擊“自定義”，調(diào)出自定義多級(jí)符號(hào)對(duì)話框，選擇“高級(jí)”。見圖示 23。圖示 233 按照國標(biāo)確定4個(gè)級(jí)別的格式。首先選中級(jí)別“1”，選擇編號(hào)樣式為“一，二，三”，起始編號(hào)為“1”，在編號(hào)格式處輸入“”編號(hào)位置為“左對(duì)齊”，對(duì)齊位置為“2字符”，文字位置

11、為“0”，高級(jí)選項(xiàng)中的編號(hào)之后為“不特別標(biāo)注”。見圖示 23。4 依次指定級(jí)別2、3、4的格式，注意編號(hào)樣式的選擇，以及編號(hào)格式處輸入的符號(hào)。5 使用時(shí)確保光標(biāo)在需要編號(hào)的內(nèi)容處，點(diǎn)擊菜單欄【格式】中【項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)】，調(diào)出項(xiàng)目“項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)”對(duì)話框選擇多級(jí)符號(hào)，選擇定義好的多級(jí)符號(hào)。見圖示 24。圖示 246 這時(shí)，光標(biāo)所在段落會(huì)采用定義好的編號(hào)格式。當(dāng)回車時(shí)，下一段落自動(dòng)采用目前編號(hào)格式。如圖示 25所示。如需要變?yōu)橄乱坏燃?jí)編號(hào)，可直接用鍵盤上Tab鍵調(diào)整。如需要變?yōu)樯弦坏燃?jí)編號(hào)，可用Shift鍵Tab鍵調(diào)整。圖示 25六 快速準(zhǔn)確的修改公文（查找和替換）公文寫作中，經(jīng)常會(huì)有需要更改的情

12、況發(fā)生。例如，在一篇公文中由于習(xí)慣問題使用了“中國”字樣，但是在代表國家機(jī)關(guān)的正式公文中應(yīng)該使用“中華人民共和國”的字樣。這時(shí)就需要快速并且準(zhǔn)確的把公文中的“中國”字樣修改為“中華人民共和國”字樣。例如，需要把如圖示 26的文檔中“中國”修改為“中華人民共和國”字樣。圖示 26在圖示 26中所示的文檔中，總共有39頁。需要修改的目標(biāo)數(shù)量沒有確定，如果一頁一頁的檢查勢(shì)必要消耗大量的人力和時(shí)間。如果利用Word中替換的功能就能快速準(zhǔn)確的完成這項(xiàng)工作。1 點(diǎn)擊菜單欄【編輯】中【替換】調(diào)出【查找和替換】對(duì)話框，選擇替換。見圖示 27。圖示 272 在查找內(nèi)容處輸入“中國”，替換為處輸入“中華人民共和國

13、”，點(diǎn)擊全部替換。Word會(huì)自動(dòng)搜索正文內(nèi)容將“中國”字樣修改為“中華人民共和國”字樣。并告知修改目標(biāo)數(shù)量，點(diǎn)擊“確定”完成工作。見圖示 28。圖示 28七 審批意見以及修改留痕的方法（批注和修訂）公文撰寫過程中有一個(gè)環(huán)節(jié)是審批簽發(fā)的過程，這個(gè)過程要求公文撰寫人員將需要審批的草稿提交給簽發(fā)人進(jìn)行審批，簽發(fā)人在審批過程中會(huì)對(duì)公文提出一些修改意見，然后再次由撰寫人員修改后簽發(fā)人確認(rèn)簽發(fā)。在這個(gè)過程中需要有簽發(fā)人能在不改變公文內(nèi)容的情況下提出意見并在公文中顯示出來的功能。并且，在撰寫人員按照簽發(fā)人的意見進(jìn)行修改的時(shí)候，應(yīng)該明確的讓簽發(fā)人知道是怎樣進(jìn)行修改的。這就用到了Word中插入批注以及修訂的功能

14、。1 例如，在圖示 29中的函中，簽發(fā)人收到草稿時(shí)，希望撰寫人在公文中使用網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行部的全稱，而不是縮寫“網(wǎng)運(yùn)部”字樣。然而，簽發(fā)人只是提出修改意見，并不進(jìn)行具體修改。圖示 292 選中需要提出意見的部分，點(diǎn)擊菜單欄【插入】中【批注】，調(diào)出“批注編輯區(qū)”。然后在“批注編輯區(qū)”中輸入提示意見。見圖示 30。圖示 30需要提示意見的部分。批注編輯區(qū)3 點(diǎn)擊“批注編輯區(qū)”的“關(guān)閉”按鈕，窗口恢復(fù)原狀。添加批注的部分會(huì)有黃色底紋標(biāo)識(shí)，當(dāng)鼠標(biāo)懸停在此部分時(shí)，會(huì)出現(xiàn)批注的內(nèi)容。這些操作是不會(huì)影響最終打印效果的，當(dāng)打印時(shí)是不會(huì)在公文中顯示批注內(nèi)容的。見圖示 31。當(dāng)然，當(dāng)需要了解批注內(nèi)容的時(shí)候，同樣可以將批注

15、內(nèi)容打印出來以供參考，只需在打印時(shí)選擇打印內(nèi)容為“批注”就可以了。見圖示 32。圖示 31圖示 324 經(jīng)過添加批注的草稿還需轉(zhuǎn)回撰寫人員進(jìn)行處理，如例子中需要將“網(wǎng)運(yùn)部”修改為“網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營部”?？梢酝ㄟ^前面介紹過的“替換”功能實(shí)現(xiàn)。這里要介紹的是怎樣在撰寫人員修改后能夠讓簽發(fā)人一目了然的知道修改的內(nèi)容。用到的是菜單欄【工具】中【修訂】的功能。見圖示 33。圖示 335 點(diǎn)擊【突出顯示修訂】后，調(diào)出【突出顯示修訂】對(duì)話框，見圖示 34。其中有三個(gè)選項(xiàng)：編輯時(shí)標(biāo)記修訂，在屏幕上突出顯示修訂，在打印出的文檔中突出顯示修訂。在“編輯時(shí)標(biāo)記修訂”被選中時(shí)修訂功能即被激活，也就是說只要“編輯時(shí)標(biāo)記修訂”前

16、面的復(fù)選框中有“ü”無論顯示不顯示修訂，文檔都是被留痕的。在“編輯時(shí)標(biāo)記修訂”選項(xiàng)下面的兩個(gè)選項(xiàng)分別控制在屏幕上和在打印時(shí)修訂的顯示。圖示 346 點(diǎn)擊【突出顯示修訂】對(duì)話框右下方“選項(xiàng)”按鈕，調(diào)出“修訂”對(duì)話框。見圖示 35。其中可以定義“插入的文字”，“刪除的文字”，“修改過的格式”，“修改過的行”四種修改的標(biāo)記格式和顏色。在顏色的設(shè)定上建議使用“作者”，即按照作者區(qū)分顏色，當(dāng)不同的人進(jìn)行修改的時(shí)候標(biāo)記顏色會(huì)自動(dòng)更改，使修改過程更加清晰。圖示 36為經(jīng)過不同撰寫人員修改過的文檔。圖示 35圖示 367 公文經(jīng)過修改留痕，再次經(jīng)簽發(fā)人審批時(shí)，簽發(fā)人要對(duì)留痕的公文進(jìn)行一些處理。點(diǎn)擊菜

17、單欄【工具】中【修訂】，選擇【接受或拒絕修訂】，調(diào)出【接受或拒絕修訂】對(duì)話框。見圖示 37。圖示 378 在【接受或拒絕修訂】對(duì)話框中“審閱”區(qū)域內(nèi)的三個(gè)選項(xiàng)分別控制三種顯示狀態(tài)。“突出顯示所做修訂”為目前顯示所有修訂信息，“不突出顯示所做修訂”為目前顯示為沒有修訂標(biāo)記的修改后狀態(tài)，“原始狀態(tài)”為目前顯示為沒有修訂標(biāo)記的修改前狀態(tài)。利用兩個(gè)“查找”按鈕，可以快速切換上一處或下一處修訂。通過“接受”“拒絕”“全部接受”“全部拒絕”可以接受或拒絕一處或全部修訂。八 在公文流轉(zhuǎn)過程中保留全部信息（版本和備份）在公文撰寫過程當(dāng)中，有時(shí)需要在不同的流程階段保留完整的工作信息。在傳統(tǒng)的保留紙件的工作方式下，好像更容易實(shí)現(xiàn)。只需將不同階段的紙件保留起來就行了，但是最大的不便之處就是管理起來非常麻煩，大量的紙件文檔讓我們管理起來無從下手。如果在使用電子文檔時(shí)只是簡單的將不同階段的文檔保存下來的話，就象傳統(tǒng)工作方式一樣產(chǎn)生大量的文檔讓我們忙于整理。現(xiàn)在，Word提供了一種