高效準確的制作公文

1、高效準確的制作公文Word使用技巧符號說明：【】中的內容為菜單欄中的選項；中的內容為對話框中的選項。一 快速設定符合國標的公文版式（頁面設置）在1999年12月27日最新發(fā)布的國家行政機關公文格式中，明確規(guī)定公文用紙標準為：l 紙型：A4（210mm×297mm）l 天頭：37mm±1mml 訂口：28mm±1mml 版心：156mm×225mml 正文用3號仿宋字體l 每頁22行，每行28字符現(xiàn)在我們就一次性快速設定好以上全部設置。1 點擊菜單欄中【工具】選擇【選項】，彈出【選項】對話框。2 在【選項】對話框中選擇常規(guī)，在下面會有度量單位的選項，選擇“

2、毫米”。見圖示 1。圖示 13 點擊菜單欄中【文件】選擇【頁面設置】，彈出【頁面設置】對話框。見圖示 2。圖示 24 在【頁面設置】對話框中選擇頁邊距，會有上下左右四個選項。分別設置為37mm；35mm；28mm；26mm。5 在【頁面設置】對話框中選擇紙型，可以選擇不同的紙型，根據國標選擇210×297mm的A4紙。見圖示 3。圖示 36 在【頁面設置】對話框中選擇文檔網格，首先點擊下方的字體設置按鈕。彈出【字體】對話框。見圖示 4。圖示 47 在【字體】對話框中，可以設定字體為“仿宋”，字號為“三號”。點擊確定按鈕，返回【頁面設置】中的文檔網格。見圖示 5。圖示 58 在【頁面設

3、置】對話框中選擇文檔網格，選擇“指定行網格和字符網格”之后，可以指定每行28字符，每頁22行。見圖示 6。圖示 6至此，完成了符合國家標準的公文頁面設置。二 眉首、版記中同行分別左右對齊的方法（制表位）在1999年12月27日最新發(fā)布的國家行政機關公文格式中，會遇到許多在同一行中出現(xiàn)左邊元素左對齊、右邊元素右對齊的情況，而且還有些地方規(guī)定左邊空一字符、右邊空一字符。例如：公文眉首部分的公文份數序號要求在公文左上第一行，而秘密等級和保密期限要求在公文右上第一行，這時就需要巧妙地利用Word中制表位的功能。1 首先在公文第一行輸入公文份數序號以及秘密等級和保密期限。見圖示 7。圖示 72 確保光標

4、在第一行，點擊菜單欄中【格式】選擇【制表位】，彈出【制表位】對話框。見圖示 8。圖示 83 在【制表位】對話框中，“制表位位置”處輸入28，對齊方式選擇右對齊，點擊設置后確定。這時會在標尺上出現(xiàn)一個28字符右對齊的制表位。見圖示 9。圖示 94 將光標定位在秘密等級和保密期限之前，用鍵盤上的Tab（制表）鍵添加一個制表符，這時會發(fā)現(xiàn)，秘密等級和保密期限會在第28字符處右對齊。由于在前面我們定義過每行28個字符，所以這樣就符合國標中規(guī)定的秘密等級和保密期限在右上第一行的規(guī)定了。見圖示 10。圖示 10用Tab（制表）鍵添加的制表符5 同樣，在制作符合國標的版記部分中的印發(fā)機關和印發(fā)日期的時候，也

5、要用到制表位。國標中規(guī)定，印發(fā)機關在最后一行左側，前空一字符，印發(fā)日期在最后一行右側，后空一字符。首先輸入印發(fā)機關和印發(fā)日期。見圖示 11。圖示 116 確保光標在最后一行，點擊菜單欄中【格式】選擇【制表位】，彈出【制表位】對話框。分別設置1字符處左對齊的制表位，以及27字符處的右對齊的制表位。見圖示 12。圖示 127 分別在印發(fā)機關和印發(fā)日期之前添加制表符。見圖示 13。圖示 13三 快速輸入特定的符號（自動更正）在公文制作當中，時常會遇到輸入特定符號的情況。如發(fā)文字號的括號使用的是國標規(guī)定的六角形括號；在秘密等級和保密期限之間要插入五角星分隔等等。一般的符號輸入，可以通過菜單欄【插入】中

6、【符號】來調出【符號】對話框進行插入。見圖示 14。圖示 14然而，每次輸入符號都要調出【符號】對話框是很浪費時間的。在網上使用過聊天工具的人都知道只要輸入“：”“）”就會出現(xiàn)“J”的符號。實際上我們在Word中也能實現(xiàn)這樣的功能。而且還能自己定制自己的符號快捷鍵，這就是“自動更正”。1 在公文當中插入常用的符號，選中符號后點擊菜單欄【工具】中的【自動更正】選項。這時，在【自動更正】對話框中“替換為”處會顯示處常用的符號。見圖示 15。圖示 152 接著在“替換”處輸入自己定義的快捷方式，如一個代號。在例子中是用“（”“*”“）”來替換常用符號“”。見圖示 16。圖示 163 點擊添加后，激活

7、此項自動更正。這時在公文中輸入“（”“*”“）”就會得到“”。而且，這項自動更正并不是僅僅作用于一個文檔，在任何一個文檔當中都可以使用這項快捷方式。同樣的道理，還可以使用一些特定的縮寫來輸入大段的文字。例如在“替換”處輸入“鐵通網運部”，在“替換為”處輸入“鐵道通信信息有限責任公司網絡運營部”。這樣就能用輸入5個字的時間得到公司全稱，以提高工作效率。四 針對固定機關名稱的高效工作方法（自動圖文集）在公文寫作中，經常會遇到大量的固定用語。有些固定用語，例如稱謂、問候語、結束語等，在Word當中已經總結歸納到自動圖文集里了。只要通過點擊菜單欄【插入】中【自動圖文集】，就可以直接在光標所在點插入Wo

8、rd里自帶的固定用語。見圖示 17。圖示 17當然，在公文寫作的時候，大量使用的固定用語可能不是這些Word自帶的。例如經常進行公文往來的機關的名稱。上面介紹過利用特定簡稱替換全稱的方法，但是當需要簡稱和全稱同時出現(xiàn)在公文當中時，利用自動更正就會出現(xiàn)混亂。這時就需要定義自己的自動圖文集。1 首先，輸入常用的公文特定語，例如主送機關的名稱。見圖示 18。圖示 182 選中希望重復使用的文字，點擊菜單欄【插入】中【自動圖文集】，選擇“新建”。彈出“創(chuàng)建自動圖文集”的對話框，并且文字已經存在。點擊“確定”完成操作。見圖示 19。圖示 193 這時，在【插入】è【自動圖文集】è【正

9、文】中可以找到新添加的固定用語。見圖示 20。圖示 204 “自動圖文集”，顧名思義，不但可以添加常用的特定文字，同時也可以添加需要重復利用的特定圖片。步驟同上，選中需要添加的圖片，點擊菜單欄【插入】中【自動圖文集】，選擇“新建”。彈出“創(chuàng)建自動圖文集”的對話框，并且輸入圖片的文字名稱。點擊“確定”完成操作。這時，在【插入】è【自動圖文集】è【正文】中就可以插入需要的圖片了。見圖示 21。圖示 21五 指定符合國標的公文編號在公文的寫作中，允許使用符合標準的編號形式。編號形式是一種高效明了的表達方式，通過編號可以明確公文的條理性，使閱讀者一目了然輕松獲取需要傳達的信息。但是

10、，國標中針對編號的使用有著一些詳細的規(guī)定。第一級別編號為“一”前空兩字符，回行頂頭。第二級別編號為“（一）”前空兩字符，回行頂頭。第一級別編號為“1”前空兩字符，回行頂頭。第一級別編號為“（1）”前空兩字符，回行頂頭。1 點擊菜單欄【格式】中【項目符號和編號】，調出項目“項目符號和編號”對話框選擇多級符號。見圖示 22。圖示 222 在多級符號中點擊“自定義”，調出自定義多級符號對話框，選擇“高級”。見圖示 23。圖示 233 按照國標確定4個級別的格式。首先選中級別“1”，選擇編號樣式為“一，二，三”，起始編號為“1”，在編號格式處輸入“”編號位置為“左對齊”，對齊位置為“2字符”，文字位置

11、為“0”，高級選項中的編號之后為“不特別標注”。見圖示 23。4 依次指定級別2、3、4的格式，注意編號樣式的選擇，以及編號格式處輸入的符號。5 使用時確保光標在需要編號的內容處，點擊菜單欄【格式】中【項目符號和編號】，調出項目“項目符號和編號”對話框選擇多級符號，選擇定義好的多級符號。見圖示 24。圖示 246 這時，光標所在段落會采用定義好的編號格式。當回車時，下一段落自動采用目前編號格式。如圖示 25所示。如需要變?yōu)橄乱坏燃壘幪?，可直接用鍵盤上Tab鍵調整。如需要變?yōu)樯弦坏燃壘幪?，可用Shift鍵Tab鍵調整。圖示 25六 快速準確的修改公文（查找和替換）公文寫作中，經常會有需要更改的情

12、況發(fā)生。例如，在一篇公文中由于習慣問題使用了“中國”字樣，但是在代表國家機關的正式公文中應該使用“中華人民共和國”的字樣。這時就需要快速并且準確的把公文中的“中國”字樣修改為“中華人民共和國”字樣。例如，需要把如圖示 26的文檔中“中國”修改為“中華人民共和國”字樣。圖示 26在圖示 26中所示的文檔中，總共有39頁。需要修改的目標數量沒有確定，如果一頁一頁的檢查勢必要消耗大量的人力和時間。如果利用Word中替換的功能就能快速準確的完成這項工作。1 點擊菜單欄【編輯】中【替換】調出【查找和替換】對話框，選擇替換。見圖示 27。圖示 272 在查找內容處輸入“中國”，替換為處輸入“中華人民共和國

13、”，點擊全部替換。Word會自動搜索正文內容將“中國”字樣修改為“中華人民共和國”字樣。并告知修改目標數量，點擊“確定”完成工作。見圖示 28。圖示 28七 審批意見以及修改留痕的方法（批注和修訂）公文撰寫過程中有一個環(huán)節(jié)是審批簽發(fā)的過程，這個過程要求公文撰寫人員將需要審批的草稿提交給簽發(fā)人進行審批，簽發(fā)人在審批過程中會對公文提出一些修改意見，然后再次由撰寫人員修改后簽發(fā)人確認簽發(fā)。在這個過程中需要有簽發(fā)人能在不改變公文內容的情況下提出意見并在公文中顯示出來的功能。并且，在撰寫人員按照簽發(fā)人的意見進行修改的時候，應該明確的讓簽發(fā)人知道是怎樣進行修改的。這就用到了Word中插入批注以及修訂的功能

14、。1 例如，在圖示 29中的函中，簽發(fā)人收到草稿時，希望撰寫人在公文中使用網絡運行部的全稱，而不是縮寫“網運部”字樣。然而，簽發(fā)人只是提出修改意見，并不進行具體修改。圖示 292 選中需要提出意見的部分，點擊菜單欄【插入】中【批注】，調出“批注編輯區(qū)”。然后在“批注編輯區(qū)”中輸入提示意見。見圖示 30。圖示 30需要提示意見的部分。批注編輯區(qū)3 點擊“批注編輯區(qū)”的“關閉”按鈕，窗口恢復原狀。添加批注的部分會有黃色底紋標識，當鼠標懸停在此部分時，會出現(xiàn)批注的內容。這些操作是不會影響最終打印效果的，當打印時是不會在公文中顯示批注內容的。見圖示 31。當然，當需要了解批注內容的時候，同樣可以將批注

15、內容打印出來以供參考，只需在打印時選擇打印內容為“批注”就可以了。見圖示 32。圖示 31圖示 324 經過添加批注的草稿還需轉回撰寫人員進行處理，如例子中需要將“網運部”修改為“網絡運營部”?？梢酝ㄟ^前面介紹過的“替換”功能實現(xiàn)。這里要介紹的是怎樣在撰寫人員修改后能夠讓簽發(fā)人一目了然的知道修改的內容。用到的是菜單欄【工具】中【修訂】的功能。見圖示 33。圖示 335 點擊【突出顯示修訂】后，調出【突出顯示修訂】對話框，見圖示 34。其中有三個選項：編輯時標記修訂，在屏幕上突出顯示修訂，在打印出的文檔中突出顯示修訂。在“編輯時標記修訂”被選中時修訂功能即被激活，也就是說只要“編輯時標記修訂”前

16、面的復選框中有“ü”無論顯示不顯示修訂，文檔都是被留痕的。在“編輯時標記修訂”選項下面的兩個選項分別控制在屏幕上和在打印時修訂的顯示。圖示 346 點擊【突出顯示修訂】對話框右下方“選項”按鈕，調出“修訂”對話框。見圖示 35。其中可以定義“插入的文字”，“刪除的文字”，“修改過的格式”，“修改過的行”四種修改的標記格式和顏色。在顏色的設定上建議使用“作者”，即按照作者區(qū)分顏色，當不同的人進行修改的時候標記顏色會自動更改，使修改過程更加清晰。圖示 36為經過不同撰寫人員修改過的文檔。圖示 35圖示 367 公文經過修改留痕，再次經簽發(fā)人審批時，簽發(fā)人要對留痕的公文進行一些處理。點擊菜

17、單欄【工具】中【修訂】，選擇【接受或拒絕修訂】，調出【接受或拒絕修訂】對話框。見圖示 37。圖示 378 在【接受或拒絕修訂】對話框中“審閱”區(qū)域內的三個選項分別控制三種顯示狀態(tài)。“突出顯示所做修訂”為目前顯示所有修訂信息，“不突出顯示所做修訂”為目前顯示為沒有修訂標記的修改后狀態(tài)，“原始狀態(tài)”為目前顯示為沒有修訂標記的修改前狀態(tài)。利用兩個“查找”按鈕，可以快速切換上一處或下一處修訂。通過“接受”“拒絕”“全部接受”“全部拒絕”可以接受或拒絕一處或全部修訂。八 在公文流轉過程中保留全部信息（版本和備份）在公文撰寫過程當中，有時需要在不同的流程階段保留完整的工作信息。在傳統(tǒng)的保留紙件的工作方式下，好像更容易實現(xiàn)。只需將不同階段的紙件保留起來就行了，但是最大的不便之處就是管理起來非常麻煩，大量的紙件文檔讓我們管理起來無從下手。如果在使用電子文檔時只是簡單的將不同階段的文檔保存下來的話，就象傳統(tǒng)工作方式一樣產生大量的文檔讓我們忙于整理?，F(xiàn)在，Word提供了一種