計算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)籍管理中應(yīng)用的實踐與思考-

1、計算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)籍管理中應(yīng)用的實踐與思考余碧春(寧德師范高等專科學(xué)校教務(wù)處,福建寧德352100摘要:從高校運用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍管理的必要性出發(fā),結(jié)合長期從事高校學(xué)生學(xué)籍管理的實踐,闡述計算機(jī)技術(shù)在學(xué)生學(xué)籍管理中的具體應(yīng)用,并就探索進(jìn)一步完善高校學(xué)生學(xué)籍管理現(xiàn)代化提出幾點建議.關(guān)鍵詞:計算機(jī)技術(shù);學(xué)籍管理;應(yīng)用;實踐;思考中圖分類號:G 526.3文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B 文章編號:1004-2911(200504-0404-03隨著計算機(jī)技術(shù)的日益普及,它已廣泛應(yīng)用在高校學(xué)生管理的各個環(huán)節(jié)與部門的工作中,辦公自動化已成為高校學(xué)生管理的一種手段.高等院校教學(xué)管理在學(xué)校各項管理中占有突出的重要地位,學(xué)

2、生學(xué)籍、成績管理以及畢業(yè)生信息管理又是教學(xué)管理的重要組成部分之一.我校學(xué)生學(xué)籍管理的電子化工作已經(jīng)取得一定成效.筆者在長期從事高校學(xué)生學(xué)籍管理工作,深切體會到,計算機(jī)技術(shù)運用于學(xué)籍管理是高校管理手段的劃時代變革,是教育現(xiàn)代化的一個具體體現(xiàn).隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,學(xué)校專業(yè)數(shù)及學(xué)生數(shù)迅速增加,學(xué)籍管理的信息量也大幅擴(kuò)增,因而管理學(xué)籍的計算機(jī)系統(tǒng)也就面臨進(jìn)一步完善與發(fā)展的問題,許多方面仍須研究與探索.1進(jìn)一步發(fā)展和完善高校計算機(jī)管理技術(shù)的必要性在20世紀(jì)中葉出現(xiàn)并飛速發(fā)展起來的計算機(jī)技術(shù),在很大程度上改變了和改變著人們的生活,“計算機(jī)已不是一個新鮮的事物,它已經(jīng)成為新時代的鮮明特征”.在這種新的形

3、勢下,為了有效管理各類日益增多的信息數(shù)據(jù),提高辦公效率,轉(zhuǎn)變以往舊的管理模式,已在現(xiàn)代大學(xué)生管理中引入計算機(jī)技術(shù).時代在前進(jìn),學(xué)校在發(fā)展.高校辦學(xué)規(guī)模逐年擴(kuò)大,專業(yè)的種類及數(shù)量和學(xué)生人數(shù)在大幅度增加,而學(xué)校的學(xué)籍管理干部隊伍卻沒有進(jìn)行相應(yīng)的擴(kuò)充或有所增加卻遠(yuǎn)不能滿足學(xué)校發(fā)展的需要,在這種情況下,要盡快地發(fā)展高校學(xué)生管理的計算機(jī)技術(shù),建立更完善、運行安全快捷的計算機(jī)管理系統(tǒng).探索新的工作方式和工作思路,已經(jīng)成為高校學(xué)生管理人員當(dāng)前的重要任務(wù)之一.新世紀(jì)人類社會各個領(lǐng)域正以驚人的速度推動信息化進(jìn)程,新世紀(jì)的高校學(xué)籍管理必須緊跟時代的步伐,進(jìn)一步改革、發(fā)展科學(xué)、先進(jìn)、高效的信息化管理手段,充分利用先

4、進(jìn)的信息、傳播技術(shù),在計算機(jī)上建立一套完整的與時代發(fā)展相協(xié)調(diào)的學(xué)生學(xué)籍信息資料檔案網(wǎng)絡(luò)體系.人們可以十分安全便捷地統(tǒng)計、查詢、檢索學(xué)生學(xué)籍的各類信息,及時了解學(xué)生的學(xué)習(xí)狀況,掌握學(xué)生學(xué)籍和教學(xué)質(zhì)量的動態(tài)情況,并及時進(jìn)行調(diào)控.校園網(wǎng)的建立,使校、系分級管理中可以資源共享、協(xié)同工作,實現(xiàn)管理自動化.學(xué)籍學(xué)歷信息網(wǎng)上查詢,可為學(xué)生提供多方位的計算機(jī)教學(xué)管理服務(wù).2高校學(xué)籍計算機(jī)管理必須以規(guī)范化程序化的管理制度為基礎(chǔ)學(xué)籍管理制度具有教育立法性質(zhì),政策性很強(qiáng),是最重要的教學(xué)文件,對維護(hù)正常的教學(xué)秩序起到重要的作用,科學(xué)的學(xué)籍管理制度還具有監(jiān)督、導(dǎo)向和激勵功能.所謂的科學(xué)性就是在制定學(xué)籍管理制度時要反映其

5、時代性、原則性、實用性和可操作性.高校的學(xué)籍管理制度是學(xué)校根據(jù)上級教育行政主管機(jī)關(guān)的文件精神,結(jié)合學(xué)校實際制定的,實用性和操作性比較強(qiáng).2005年3月,教育部長周濟(jì)簽發(fā)了新的普通高校學(xué)生管理規(guī)定,是新時期高等教育管理的重要規(guī)章,是高等學(xué)校管理工作的政策依據(jù),是V ol 117N o 14N ov.2005第17卷第4期寧德師專學(xué)報(自然科學(xué)版2005年11月Journal of Ningde T eachers C ollege (Natural Science 收稿日期:2005-09-10作者簡介:余碧春(1971-,女,助理研究員,福建古田人,現(xiàn)從事高校學(xué)籍管理與研究工作.對在校學(xué)生的學(xué)

6、習(xí)、生活、行為的規(guī)范.我校根據(jù)新頒布的普通高校學(xué)生管理規(guī)定,結(jié)合本校的實際情況,制定新的寧德師范高等專科學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定.為了使師生了解新的學(xué)生管理規(guī)定,學(xué)校把它編印成手冊發(fā)到各教學(xué)單位及每位學(xué)生手中,使舉校上下都知法、懂法、用法、守法,力爭使教師的教學(xué)工作和學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等行為都能在”法”的規(guī)定內(nèi)實施.實施學(xué)籍管理科學(xué)化、現(xiàn)代化為信息化管理奠定了基礎(chǔ),提供了根本保證.3計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在我校學(xué)生學(xué)籍、成績和畢業(yè)生管理工作的現(xiàn)狀3.1學(xué)生學(xué)籍及成績的管理我校自90年以來,逐漸對學(xué)生的學(xué)籍、成績采用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行管理.計算機(jī)學(xué)籍管理系統(tǒng)包括了學(xué)生學(xué)習(xí)的各個環(huán)節(jié),該管理系統(tǒng)筆者在使用過程中,

7、不斷地摸索、研究,并結(jié)合實際情況進(jìn)行改進(jìn)和建設(shè),已逐步完善.新生一入學(xué),學(xué)校就在學(xué)籍管理系統(tǒng)中建立了在校生信息庫,進(jìn)行新生的基本情況、專業(yè)、班級、學(xué)號等信息的錄入,這不僅便于查詢學(xué)生的有關(guān)信息,而且為每個學(xué)生學(xué)習(xí)期間的后續(xù)信息錄入設(shè)置特定空間.期中,管理人員又進(jìn)行各年級、各專業(yè)每學(xué)期所開設(shè)的課程即教學(xué)計劃進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù),便于期末輸入各位學(xué)生的學(xué)期總評成績.學(xué)生的成績管理是一個主要的模塊,采用全屏操作完成學(xué)生的各學(xué)期各門課程的成績錄入.此管理系統(tǒng)除了能對學(xué)生基本情況、學(xué)生成績等各類數(shù)據(jù)進(jìn)行登記外,還具有對學(xué)生各科成績查詢和排序,單人、單門成績的查詢打印和班成績卡的打印、補(bǔ)考科目和補(bǔ)考學(xué)生名單查詢、

8、學(xué)生成績單打印等功能;并根據(jù)需要可實現(xiàn)修改、顯示以及打印等操作;對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計、查詢及打印等功能.計算機(jī)學(xué)籍管理系統(tǒng)簡便快捷地完成傳統(tǒng)手工處理的繁雜工作,大大減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān),提高工作效率和學(xué)籍管理質(zhì)量,推動了學(xué)生管理的現(xiàn)代化進(jìn)程.3.2畢業(yè)生信息的現(xiàn)代化管理從1995年開始,我校就利用學(xué)籍管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù),建立了畢業(yè)生信息庫.每年對畢業(yè)班學(xué)生進(jìn)行有關(guān)數(shù)據(jù)的維護(hù),如畢業(yè)生的基本信息、畢結(jié)業(yè)情況、畢業(yè)證號的編排等.到了2001年,按照國家教育部和省教育廳的要求,畢業(yè)生相關(guān)信息全面實行網(wǎng)絡(luò)信息管理,進(jìn)行畢業(yè)生電子注冊;2002年起除畢業(yè)生的有關(guān)信息外,還添加了畢業(yè)生圖像信息的采集、上網(wǎng)查詢

9、,完成了1991-2000年的10屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)的上網(wǎng)查詢工作.同時,充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段,進(jìn)行畢業(yè)生的畢業(yè)證書打印,改變傳統(tǒng)畢業(yè)證書手工書寫的方式,減少工作量,保證畢業(yè)證書信息的準(zhǔn)確無誤.3.3現(xiàn)行的計算機(jī)技術(shù)在我校學(xué)籍管理應(yīng)用中存在的幾個問題筆者在多年的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用與實踐中發(fā)現(xiàn)我校學(xué)籍管理存在的問題:(1學(xué)籍管理系統(tǒng)不完善,不便于操作.我校采用的學(xué)籍管理系統(tǒng)是單機(jī)版的系統(tǒng),不易于擴(kuò)展,為滿足以后學(xué)生管理的發(fā)展提出的新問題、新要求.建議在程序設(shè)計時,應(yīng)該要采用模塊化結(jié)構(gòu),并留有接口,從而便于新功能的擴(kuò)展;在使用過程該系統(tǒng)有時會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失,該系統(tǒng)對防止任意地進(jìn)行數(shù)據(jù)修改和丟失的功能還不夠完

10、善,所以學(xué)校應(yīng)該加大這方面的投入,引進(jìn)適合學(xué)校實際情況的網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng),保證學(xué)生管理的正常運行;(2我校的校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善,要建立起一套較為規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)式的學(xué)籍管理系統(tǒng)還存在一定的困難;(3教務(wù)處和各個系是主要的學(xué)籍管理系統(tǒng).這個系統(tǒng)內(nèi)部必須步調(diào)一致,認(rèn)識統(tǒng)一,才能提高管理效率.當(dāng)前主要是如何調(diào)動各教學(xué)系的積極性,因為各教學(xué)系直接面向教師和學(xué)生,學(xué)籍管理措施無論如何好,如果在廣大師生身上得不到很好的貫徹落實,也只能是紙上談兵.由于各系缺乏專門進(jìn)行學(xué)籍504第4期余碧春:計算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)籍管理中應(yīng)用的實踐與思考管理的人員,前期大量的學(xué)生信息及后期每個學(xué)生所有課程成績等信息的錄入,都由學(xué)校教

11、務(wù)部門獨自進(jìn)行操作,沒有充分發(fā)揮系一級學(xué)籍管理的主動性和自覺性,隨著專業(yè)數(shù)、學(xué)生數(shù)的逐年增加,大大加重了教務(wù)管理部門的工作量;(4缺乏一支具有現(xiàn)代化管理思想和意識、原則性強(qiáng)、掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)、具有奉獻(xiàn)服務(wù)精神的高素質(zhì)的管理隊伍.4進(jìn)一步加強(qiáng)完善學(xué)籍管理現(xiàn)代化的幾點建議計算機(jī)技術(shù)在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用,體現(xiàn)了教育管理現(xiàn)代化,促進(jìn)高校各項管理手段的劃時代變革.但是,筆者看到,我校高等教育已經(jīng)處于由傳統(tǒng)的精英教育向大眾化教育轉(zhuǎn)化的高速發(fā)展時期,無論是高校的類型、數(shù)量,專業(yè)的類別、數(shù)量,在校學(xué)生的類別、數(shù)量,還是課程設(shè)置種類、內(nèi)容,考核方式等都在發(fā)生日新月異的發(fā)展與變化,因此對高校學(xué)生學(xué)籍管理的

12、形式、內(nèi)容及技術(shù)的要求也隨之變革提升.高校學(xué)籍管理的現(xiàn)代化、信息化不能固步自封、停滯不前.筆者認(rèn)為,高校學(xué)籍管理的現(xiàn)代化進(jìn)程應(yīng)隨著計算機(jī)技術(shù)的開發(fā)與發(fā)展,與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展同步;應(yīng)與時俱進(jìn)地進(jìn)一步完善和提高實現(xiàn)現(xiàn)代化、自動化和網(wǎng)絡(luò)化.為此提出如下幾點建議.(1隨著我國高校學(xué)生人數(shù)、專業(yè)數(shù)的逐年增加,學(xué)生學(xué)籍成績的管理工作量越來越大,學(xué)校要加強(qiáng)學(xué)籍管理隊伍建設(shè),加大人力、設(shè)備的投入,保證學(xué)籍管理工作的正常運行;(2必須逐步向二級管理方向轉(zhuǎn)變,充分發(fā)揮系級的學(xué)生管理工作職能,減少部門間重復(fù)勞動,提高信息的綜合應(yīng)用能力;(3充分利用校園網(wǎng),建立起學(xué)生信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),完成學(xué)生信息管理

13、的自動化,讓每個部門、每位教師在教學(xué)管理中對學(xué)生各種信息的應(yīng)用可實現(xiàn)資源、信息的共享,真正實現(xiàn)管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化;(42004年起教育部要求高校的學(xué)籍管理部門對當(dāng)年錄取的新生進(jìn)行網(wǎng)上學(xué)生數(shù)據(jù)的審核工作,預(yù)示著加速對學(xué)生的日常管理工作進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,對高校的學(xué)籍管理人員應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力提出了更高的要求.學(xué)籍管理人員要提高認(rèn)識,不斷學(xué)習(xí)和充實新知識和新技能,增強(qiáng)服務(wù)意識,提高利用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行管理的能力,不斷總結(jié)、摸索學(xué)籍管理的特點、動向、規(guī)律,從整體上保證學(xué)籍管理工作的水平,提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量.因此,必須加強(qiáng)對高校各級教務(wù)管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)與考核,提高他們對網(wǎng)絡(luò)技

14、術(shù)的了解,掌握相應(yīng)操作技術(shù),熟練使用計算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上辦公和管理學(xué)生學(xué)籍.參考文獻(xiàn):1張松敏,孟玉勤.讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)走入大學(xué)生管理J .洛陽工學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版,2000,18(增刊:46-47.2王娟.辦公自動化在校園辦公室中的作用J .濟(jì)南教育學(xué)院學(xué)報,2002(6:64-65.3孫孝文.高校辦公自動化建設(shè)與應(yīng)用J .理工高教研究,2001(2:54-56.Practice and consideration of computer technology applicationin the management of college students status filesYU Bi -chu

15、n(Dean s office ,Ningde T eachers C ollege ,Ningde Fujian 352100,China Abstract :It is necessary to use com puter technology to manage college students status files.The thesis aims at combining long -term practice of college students status files with concrete application of com puter technology in the management of files.And it