制作電子文檔的具體步驟

1、【精品文檔】如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除，僅供學(xué)習(xí)與交流制作電子文檔的具體步驟.精品文檔.制作成果地質(zhì)資料電子文檔的具體步驟一、整理、編輯1、對(duì)正文類的整理、編輯電子文檔正文類包括：報(bào)告封面（含題名頁）、目錄、正文、內(nèi)容摘要。用word制作的這幾項(xiàng)應(yīng)放在同一文件（應(yīng)與老報(bào)告制作電子文檔采用掃描的方法區(qū)別開）。 整理內(nèi)容：正文部分的各章節(jié)順序和編輯格式（如字體、字號(hào)等）應(yīng)按照地質(zhì)礦產(chǎn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定執(zhí)行；將封面（報(bào)告題名）命令為1級(jí)標(biāo)題，篇名命令為2級(jí)標(biāo)題，章名命令為3級(jí)標(biāo)題，節(jié)名命令為4級(jí)標(biāo)題，以下逐級(jí)類推（注意：如果某一級(jí)標(biāo)題的字體、字號(hào)或排列方式與地質(zhì)行標(biāo)不符，應(yīng)統(tǒng)一對(duì)該標(biāo)題重新定義，方法見標(biāo)準(zhǔn)使

2、用說明的第6頁）；正文目錄應(yīng)是用word軟件自動(dòng)生成的目錄（方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明第8頁）；插圖、插照、插表注意在計(jì)算機(jī)屏幕的顯示方向應(yīng)向上，不是向上的應(yīng)整理為向上；插圖、插照的文件格式以能插入word，且在其中正常使用為原則，優(yōu)選格式是gif、JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插圖、插照時(shí)必須先在插入的位置插入圖文框，但對(duì)單獨(dú)占據(jù)一頁的圖片、照片不用插入圖文框；插表要采用表格命令直接制作，不得采用超級(jí)鏈接辦法鏈接其它軟件制作的表格；頁碼的插入。頁碼應(yīng)位于頁面的底端（頁腳），對(duì)齊方式為“外側(cè)”（奇數(shù)頁在右側(cè)，偶數(shù)頁在左側(cè)）；注意：a、封面、目錄、正文、內(nèi)容摘要這幾部分之間頁碼不連續(xù)，

3、故此各部分之間要用分隔符（如分節(jié)符）分隔開（方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明第9頁）；b、插圖、插照、插表為單頁面的與正文也應(yīng)在相應(yīng)位置編連續(xù)頁碼。 頁面的設(shè)置以A4為宜，插圖、插表橫向超過A4的，按實(shí)際尺寸定，插表中有續(xù)表的，續(xù)表中仍必須有表名和表頭。 2、對(duì)審批類的整理 審批類文件不管其紙介質(zhì)與正文類合訂在一起與否，在做電子文檔時(shí)，審批類文件必須單獨(dú)組成一類電子文件； 對(duì)大調(diào)查項(xiàng)目審查類文件至少應(yīng)包括：認(rèn)定書、審查意見書，編排時(shí)認(rèn)定書在前、審查意見在后。當(dāng)存在多個(gè)審批驗(yàn)收文件時(shí)，應(yīng)按照審批級(jí)次由高到低編排，同級(jí)、同類的按時(shí)間順序由新到老編排； 審批類電子文件不得制作成柵格文件，若無原始的電子文件，應(yīng)在w

4、ord軟件下重新錄入； 審批類電子文件的內(nèi)容必須與正式批件一致，編排格式與正式文件盡量一致，每一份審批類電子文件必須注明發(fā)文機(jī)關(guān)（公章）、發(fā)文時(shí)間，公章內(nèi)容用文字表示。 3、對(duì)附表、附件類的整理 應(yīng)區(qū)別附表、附件，不要二者混淆為一體； 附表（附件）類文件內(nèi)容類別不同的表格（附件）應(yīng)分冊(cè)制作； 每?jī)?cè)附表（附件），都應(yīng)有附表（附件）的封面、目次頁、內(nèi)容，插入頁碼時(shí)各部分之間也應(yīng)用分隔符（分節(jié)符）分隔開； 附件及附表中的圖、表在計(jì)算機(jī)屏幕中顯示的方向應(yīng)向上； 附表類電子文件原則上要用表格命令直接制作，使用word軟件制作附表、對(duì)引用特別復(fù)雜函數(shù)的表格，可以在word中插入Microsoft Exce

5、l表格； 附表每一表格的表名要用5號(hào)標(biāo)題命令定義； 表格的縱向尺寸應(yīng)以版芯的尺寸為界限，若超出版芯，可用續(xù)表來解決，續(xù)表中仍必須有表名和表頭（續(xù)表的表頭標(biāo)題行可用word表格菜單中“標(biāo)題行重復(fù)”命令制作，具體方法見標(biāo)準(zhǔn)使用說明第9頁）。 4、附圖類文件的整理 附圖類電子文件包括兩類，第一類是可以獨(dú)立用于繪圖或顯示的電子文件、第二類是由計(jì)算機(jī)軟件制作的矢量化圖形文件； 對(duì)第一類（第二類后面另述）附圖電子文件 制作上，首選計(jì)算機(jī)直接制作（包括通過格式轉(zhuǎn)換）對(duì)不能直接用計(jì)算機(jī)制作或轉(zhuǎn)換的，可采用掃描等數(shù)字化方法形成柵格文件； 采用的格式為3種格式之一：EPS格式（不分色、文字變曲線）、壓縮的JPEG

6、格式（彩色或灰度圖采用）和CCITT tiff g4格式（黑白圖件采用）。分辨率的選取一般可取300dpi，對(duì)壓縮的JPEG格式質(zhì)量因子取75以上； 檢查轉(zhuǎn)換格式后的圖件是否能正常顯示且清晰； 檢查圖件的圖名、圖幅號(hào)、比例尺、圖例、圖簽、圖面內(nèi)容的正確性及規(guī)范性。 以上整理、編輯過程中貫穿的原則：文字部分的內(nèi)容、頁碼，附圖的圖號(hào)、內(nèi)容等必須與紙介質(zhì)一一對(duì)應(yīng)。二、電子文件的命名 1、將整理好的電子文件按照其分類命名，文件名由8個(gè)字符組成（不包括文件名后綴），按其標(biāo)識(shí)作用的不同分為3個(gè)部分：類別位、冊(cè)序位、文件序號(hào)位 文件名后綴 文件序號(hào)位 間隔符（下劃線） 冊(cè)序位 類別位 類別位（第1位）標(biāo)識(shí)該

7、電子文件的類別，類別代碼如表所示。類別名稱類別代碼（字母大小寫均可）正文類Z審批類S附圖類T附表類B附件類J其它類Q 冊(cè)序位（第2-3位）冊(cè)序位用于標(biāo)識(shí)該電子文件所在分冊(cè)的順序。冊(cè)序位的值為01-99。若其值小于10，冊(cè)序位的第1位填充“0”。 文件序號(hào)位（第5-8位）標(biāo)識(shí)該電子文件在本分冊(cè)中的順序。同一分冊(cè)電子文件的文件序號(hào)，從“0001”起連續(xù)取值。2、附圖類第二類電子文件的整理與命名附圖類第二類電子文件按產(chǎn)生時(shí)采用軟件的平臺(tái)不同可分別包含下述電子文件；mapGIS6.1版及其以上版本或5.32版（若使用六色色標(biāo)庫(kù)，則必須使用6.1版及其以上版本）的 *.wt、*.wl、*.wp等點(diǎn)線面文

8、件，*.mpj工程文件和相應(yīng)的屬性文件；arc/info for PC 的3.51版的E00文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的軟件）R14版的DXF文件；Mapinfo4.5版的 *.map、*.ID、*.TAB等文件；以及運(yùn)行上述電子文件繪圖時(shí)所必須的相關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫(kù)、子庫(kù)和文件等） 將上述電子文件收集全 上述電子文件名應(yīng)與對(duì)應(yīng)的第一類附圖電子文件名相對(duì)應(yīng)，如附圖第一冊(cè)的圖02采用mapGIS平臺(tái)制作轉(zhuǎn)換為EPS格式第一類電子文件T01_0002.eps，其對(duì)應(yīng)用mapGIS生成*.wt文件的文件名就應(yīng)為T01_0002.wt (楊斌雄注：矢量文件不要改名) 一個(gè)圖

9、件的所有第二類電子文件存放在對(duì)應(yīng)的一個(gè)子目錄中，其子目錄名與其對(duì)應(yīng)的第一類電子文件相同將整理后并按要求命名的第二類電子文件存放在文件夾Backup下如果各圖件第二類電子文件是在同一軟件平臺(tái)產(chǎn)生的，運(yùn)行第二類電子文件繪圖時(shí)所必須的相關(guān)文件相同，則可以將這些相同的內(nèi)容直接放在Backup下。每份成果資料附圖類的電子文件必須制作一個(gè)說明文件，以圖為單位說明兩類電子文件各自的軟件平臺(tái)、版本、以及標(biāo)示出運(yùn)行第二類電子文件繪圖時(shí)所必須的相關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫(kù)、子庫(kù)和文件等），并寫明一些必要的參數(shù)（如坐標(biāo)系、比例尺、投影方式、投影參數(shù)、字段名及字段名含義等）；對(duì)壓縮的JPEG和CCITT tiff

10、 g4格式的圖件，必須注明圖件的實(shí)際尺寸和形成柵格文件時(shí)所采用的分辨率。 此說明文件文件名規(guī)定存為“Backup.txt”，置于Backup子目錄下。三、電子文檔三級(jí)目錄的制作 安裝“地質(zhì)資料光盤制作瀏覽系統(tǒng)V3.6PS”后 1、盤目錄的制作 在硬盤中新建一文件夾（其文件夾名可任意取，如GP、ZL、DZZL等）； 點(diǎn)擊地質(zhì)資料光盤制作瀏覽系統(tǒng)的“盤目錄制作”點(diǎn)擊對(duì)話框中的“輸入”，然后在資料號(hào)、報(bào)告題名、光盤號(hào)各框中輸入對(duì)應(yīng)報(bào)告的電子文檔號(hào)（屏幕畫面中顯示的是“資料號(hào)”）、報(bào)告題名、光盤號(hào)后點(diǎn)擊“增加”，確認(rèn)無誤后點(diǎn)擊“保存”，在文件名框中鍵入main_dir.ml，保存位置選擇第步建的文件夾

11、的位置，最后點(diǎn)“確定”。 2、類目錄的制作 在文件夾下建一文件夾（文件夾的命名為該報(bào)告的電子文檔號(hào)） 點(diǎn)擊光盤制作瀏覽系統(tǒng)的“類目錄制作”，出現(xiàn)“類名”、“文件名”對(duì)話框 a、若正文類為一冊(cè)，類名框中輸入“正文”，文件名框中輸入Z01_0001.ml b、若正文類為多冊(cè)，如為2冊(cè)，類名框中輸入“正文（空兩個(gè)字節(jié)）第一冊(cè)（空一個(gè)字節(jié)）第一冊(cè)的題名”，文件名框中輸入“Z01_0001.ml”后點(diǎn)“增加”，再在類名框中輸入“正文（空兩個(gè)字節(jié)）第二冊(cè)（空一個(gè)字節(jié)）第二冊(cè)的題名”，文件名框中輸入“Z02_0001.ml”后點(diǎn)“增加”，審批類、附圖類、附表類、附件類、其它類依次同上輸入，最后點(diǎn)擊“保存”。

12、 在新出現(xiàn)的“另存為”對(duì)話框的“文件名”框中鍵入sud_dir.ml，保存位置為文件夾。檢查無誤后點(diǎn)擊“確定”。 3、文件目錄的制作 點(diǎn)擊光盤瀏覽制作系統(tǒng)的“文件目錄制作”后點(diǎn)擊對(duì)話框中的“輸入”選項(xiàng)，在文件目錄項(xiàng)框中，輸入相應(yīng)的標(biāo)題（對(duì)“正文類”應(yīng)為報(bào)告題名，“審批類”為審批文號(hào)、審批形式，若無審批文號(hào)，則以審批機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱和審批形式為標(biāo)題，對(duì)附圖類以對(duì)應(yīng)圖名為標(biāo)題），頁碼框中鍵入的是電子文件的文件序號(hào)，然后點(diǎn)擊“增加”，每?jī)?cè)文件輸入完后，點(diǎn)擊“保存”，文件名框中鍵入的文件名與對(duì)應(yīng)的電子文件名相同，但文件序號(hào)的取值為該分冊(cè)中文件序號(hào)最大的那個(gè)序號(hào)，文件后綴應(yīng)改為“.ml”，保存位置為文件夾，最后

13、點(diǎn)擊“確定”。 制作三級(jí)目錄時(shí)應(yīng)注意： 附圖類文件目錄文件，其目錄條目的標(biāo)題部分若有比例尺，比例尺符號(hào)用半角字符“/”表示，小于等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“萬”表示數(shù)字單位； 若目錄文件（不管哪一級(jí)）中含有上、下角標(biāo)時(shí)，以符號(hào)“”表示上角標(biāo)的開始；以符號(hào)“|”表示下角標(biāo)的開始。每個(gè)角標(biāo)用中括號(hào)“ ”括起。如 2E+B 表示為：2|E+B 制作中，類目錄文件、文件目錄文件的目錄條目框由于有字節(jié)所限，若目錄條目超長(zhǎng)可點(diǎn)擊“增加”后續(xù)行，續(xù)行的文字應(yīng)與上一行文字左對(duì)齊，對(duì)類目文件，續(xù)行中的文件目錄文件名要完整；在編制類目錄文件時(shí)要按正文類、審批類、附圖類、附表類、附件類和其它類的

14、順序排列。編制三級(jí)目錄還可以用寫字板或記事本一類的字處理軟件直接制作，但要注意各級(jí)條目的記錄格式（尤其注意字節(jié)要求，的鍵入），另要注意：每行后都要有一個(gè)回車符。盤目錄文件記錄格式為： 盤號(hào) 電子文檔號(hào)該電子檔號(hào)對(duì)應(yīng)的成果地質(zhì)資料正題名 “盤號(hào)”長(zhǎng)度限定在20個(gè)字節(jié)之內(nèi) “電子文檔號(hào)”長(zhǎng)度限定在12個(gè)字節(jié)之內(nèi) “成果地質(zhì)資料正題名”無長(zhǎng)度限制 “保存”時(shí)的文件名規(guī)定為“main_dir.ml”類目錄文件中的記錄條目有兩種格式： 格式1： 類目名該類目所對(duì)應(yīng)的文件目錄文件名 格式2： 類目名 冊(cè)序號(hào)1 冊(cè)題名1冊(cè)提名1所對(duì)應(yīng)的文件目錄文件名 冊(cè)序號(hào)2 冊(cè)題名2冊(cè)提名2所對(duì)應(yīng)的文件目錄文件名 當(dāng)一類

15、文件僅有一個(gè)文件冊(cè)時(shí)，采用格式1；當(dāng)一類文件含多個(gè)分冊(cè)時(shí)，采用格式2 在格式2中，用數(shù)字標(biāo)注冊(cè)序號(hào)，其后標(biāo)注冊(cè)題名，冊(cè)序號(hào)左邊空2個(gè)字節(jié)，冊(cè)序號(hào)與冊(cè)題名之間空一個(gè)字節(jié)，冊(cè)題名用于揭示該冊(cè)的主題，應(yīng)簡(jiǎn)潔、明了。目錄條目每行最大長(zhǎng)度為28個(gè)字節(jié)，目錄條目超長(zhǎng)時(shí)要換行。換行后，下一行文字與上一行文字應(yīng)“左對(duì)齊”，續(xù)行中的文件目錄文件名要完整。每條目錄條目后面（包括最后一個(gè)條目）要有一個(gè)回車符。 文件“保存”，文件名規(guī)定為“sub_dir.ml” 文件目錄文件記錄條目格式為： 標(biāo)題標(biāo)題所對(duì)應(yīng)的起始電子文件的文件序號(hào) 目錄條目每行最大長(zhǎng)度為37個(gè)字節(jié)，目錄條目超長(zhǎng)時(shí)要換行。換行后，下一行文字與上一行文字應(yīng)“左對(duì)齊”。每條目錄條目后面（包括最后一個(gè)條目）要有一個(gè)回車符。 四、電子文檔的錄制將整好按要求命名了的各類電子文件copy到文件夾中相應(yīng)文件目錄后，第二類附圖電子文件夾Backup也copy到文件夾下；對(duì)文件名、所放位置按要求進(jìn)