建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范

1、建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范（建設(shè)部第712號(hào)公告，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：CJJ/T117-2007，2007年9月5日發(fā)布，2008年1月1日起實(shí)施）1 總則1.0.1 為加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的建設(shè)電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用，制定本規(guī)范。 1.0.2 本規(guī)范適用于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理。1.0.3 建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2 術(shù)語(yǔ)2.0.1 建設(shè)電子文件electronic construction records在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中通過(guò)

2、數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。2.0.2 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件electronic records of construction professional administration建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專業(yè)管理單位)在業(yè)務(wù)管理和業(yè)

3、務(wù)技術(shù)活動(dòng)中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及技術(shù)文件。2.0.3 建設(shè)工程電子文件electronic records of construction engineering在工程建設(shè)過(guò)程中通過(guò)數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。建設(shè)工程電子文件主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。建設(shè)工程電子文件可簡(jiǎn)稱為工程電子文件。2.0.4 建設(shè)電子檔案electronic

4、construction archives具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案。2.0.5 真實(shí)性 authenticity電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時(shí)的原始狀況一致。2.0.6 完整性 integrity電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息、元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。2.0.7 有效性 utility電子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。2.0.8 元數(shù)據(jù)metadata描述電子文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。2.0.9 在線式歸

5、檔on-line filing通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)向檔案部門移交的過(guò)程。2.0.10 離線式歸檔off-line filing將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)存儲(chǔ)的載體上向檔案部門移交的過(guò)程。2.0.11 固化fixing為避免電子文件因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式的過(guò)程。2.0.12 遷移migration將源系統(tǒng)中的電子文件向目標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。2.0.13 建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng) filing and management system of electronic construction records對(duì)建

6、設(shè)電子文件進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)，具有確定歸檔范圍與保管期限、登記、分類、著錄、存儲(chǔ)、保管、利用及數(shù)據(jù)交換等功能。該系統(tǒng)包括兩個(gè)類型，即建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件歸檔與管理系統(tǒng)和建設(shè)工程電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。3基本規(guī)定3.0.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔的管理，將電子文件的形成、收集、積累、整理和歸檔納入文件管理工作程序，明確責(zé)任崗位，指定專人管理。3.0.2 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集、整理和歸檔，并定期向當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。3.0.3

7、在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗(yàn)收移交工作中，建設(shè)單位應(yīng)履行下列職責(zé)： 1在建設(shè)工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí)，對(duì)工程電子文件的套數(shù)、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確要求； 2 收集和積累工程準(zhǔn)備階段、竣工驗(yàn)收階段形成的電子文件，并進(jìn)行整理歸檔； 3 組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位工程電子文件的形成、積累和整理歸檔工作； 4收集和匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案； 5 在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收； 6對(duì)列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，按規(guī)定向

8、當(dāng)?shù)爻墙n案館（室）移交工程電子檔案。3.0.4 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及測(cè)量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交。建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和預(yù)驗(yàn)收。3.0.5 對(duì)具有永久保存價(jià)值的可輸出打印型電子文件，建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品，并在內(nèi)容、格式、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致，且二者之間必須建立關(guān)聯(lián)。3.0.6 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔、保管、利用過(guò)程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理

9、。3.0.7 建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，并應(yīng)符合以下規(guī)定： 1 應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從建設(shè)電子文件形成開(kāi)始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生、處理過(guò)程符合規(guī)范。 2 應(yīng)采取安全防護(hù)技術(shù)措施，保證建設(shè)電子文件的真實(shí)性。 3應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。 4應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。 5建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國(guó)家的安全保密規(guī)定，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪問(wèn)、非法操作、病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密

10、等級(jí)要求相符的防范對(duì)策。3.0.8 建設(shè)電子文件形成單位與建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)建設(shè)電子文件加強(qiáng)前端控制，實(shí)行全過(guò)程的管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。3.0.9 建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀，及時(shí)提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導(dǎo)意見(jiàn)。建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求，保證歸檔質(zhì)量。4電子文件的代碼標(biāo)識(shí)、格式與載體4.0.1 電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼。1稿本代碼應(yīng)按表4.0.1-1標(biāo)識(shí)。表4.0.1-1稿本代碼稿本代碼草稿性電子文件M非正式電子文件U正式電子文件F2類別代碼應(yīng)按表4.0.1-2標(biāo)識(shí)。 表4.0.1-2類別代碼

11、文件類別代碼文本文件（Text）T圖像文件（Image）I圖形文件（Graphics）G影像文件（Video）V聲音文件（Audio）A程序文件（Program）P數(shù)據(jù)文件（Data）D4.0.2 各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)應(yīng)采用通用格式。通用格式應(yīng)符合表4.0.2的規(guī)定。 表4.0.2各類電子文件的通用格式文件類別通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET圖像文件JPEG、TIFF圖形文件DWG影像文件MPEG、AVI聲音文件WAV、MP34.0.3 各種不同類別電子文件的存儲(chǔ)亦可采用國(guó)務(wù)院建設(shè)行政主管部門和信息化主管部門認(rèn)可的，能兼容各種電子文件的通用文檔格式。4.

12、0.4 脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫(xiě)光盤、磁帶、可擦寫(xiě)光盤、硬磁盤等。移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、軟磁盤等不宜作為電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。5建設(shè)電子文件的收集與積累 5.1 收集積累的范圍5.1.1 凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理等活動(dòng)中形成的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍。5.1.2 凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀的具有重要憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍。各類建設(shè)工程電子文件的具體收集范圍應(yīng)按照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T 50328-2001）規(guī)定的收集范圍進(jìn)

13、行。 5.2收集積累的要求5.2.1 建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作。5.2.2 建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確。工程電子文件內(nèi)容必須與工程實(shí)際相符合，且內(nèi)容及其深度必須符合國(guó)家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。5.2.3 記錄了重要文件的主要修改過(guò)程和辦理情況，有參考價(jià)值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留。5.2.4 凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件，收集積累時(shí)均應(yīng)進(jìn)行登記。登記時(shí)必須按照本規(guī)范附錄A、附錄B的要求，填寫(xiě)建設(shè)電子文件（檔案）的案卷級(jí)和文件級(jí)登記表。5.2.5 應(yīng)采取嚴(yán)密的安全措施，保證建設(shè)電子文件在形成和處理過(guò)程中不被非正

14、常改動(dòng)。積累過(guò)程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按本規(guī)范附錄C的要求，填寫(xiě)建設(shè)電子文件更改記錄表。5.2.6 應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件，并存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。對(duì)于多年才能完成的項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行分段積累，宜一年拷貝一次。5.2.7 對(duì)通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件。5.2.8 對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件，鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)必須一并歸檔，并保證其可準(zhǔn)確還原；當(dāng)難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時(shí)，可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種

15、相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式。5.2.9 與建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性、安全性等有關(guān)的管理控制信息（如電子簽章等）必須與建設(shè)電子文件一同收集。5.2.10 對(duì)采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件，在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可不按原格式存儲(chǔ)。5.2.11計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集。5.3收集積累的程序5.3.1 收集積累建設(shè)電子文件，均需進(jìn)行登記，并應(yīng)符合以下規(guī)定。 1工作人員應(yīng)按本單位文件歸檔和保管期限的規(guī)定，從電子文件生成起對(duì)需歸檔的電子文件性質(zhì)、類別、期限等進(jìn)行標(biāo)記。 2 應(yīng)運(yùn)用建設(shè)電子文件歸檔與管

16、理系統(tǒng)對(duì)每份建設(shè)電子文件進(jìn)行登記，電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。5.3.2 對(duì)已登記的建設(shè)電子文件必須進(jìn)行初步鑒定，并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.3 對(duì)經(jīng)過(guò)初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進(jìn)行著錄，并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)。5.3.4 對(duì)已收集積累的建設(shè)電子文件，應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項(xiàng)目來(lái)組織存儲(chǔ)。5.3.5 對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件的命名，宜由三位阿拉伯?dāng)?shù)字或三位阿拉伯?dāng)?shù)字加漢字組成，數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號(hào)，漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號(hào)。建設(shè)電子文件保管單元的命名規(guī)則可按照建設(shè)電子文件的命名規(guī)則進(jìn)行。5.3.6 建設(shè)

17、電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián)，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致。6建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔6.1 整理6.1.1 建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作。6.1.2 對(duì)于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件，業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項(xiàng)目完成后，應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上，對(duì)該案件或項(xiàng)目的電子文件進(jìn)行整理。6.1.3 整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律，保持案件或項(xiàng)目?jī)?nèi)建設(shè)電子文件間的有機(jī)聯(lián)系，便于建設(shè)電子檔案的保管和利用。6.1.4 同一個(gè)保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件整理要求進(jìn)行。6.1.5 建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按

18、照城建檔案分類大綱進(jìn)行。6.1.6 建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照城建檔案著錄規(guī)范（GB/T50323-2001）進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)按照保證其真實(shí)性、完整性、有效性的要求補(bǔ)充建設(shè)電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)信息與數(shù)據(jù)。6.2鑒定6.2.1 鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過(guò)程。電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限。 6.2.2 歸檔前，建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項(xiàng)目，對(duì)建設(shè)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行鑒定。6.2.3 建設(shè)電子文件的歸檔范圍、保管期限應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍、保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

19、建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。6.3歸檔6.3.1 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定合格的電子文件向本單位檔案部門歸檔移交。6.3.2 歸檔的建設(shè)電子文件應(yīng)符合下列要求： 1 已按電子檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上。 2 必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能夠反映建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程。6.3.3 建設(shè)電子文件的歸檔方式包括在線式歸檔和離線式歸檔?？筛鶕?jù)實(shí)際情況選擇其中的一種或兩種方式進(jìn)行電子文件的歸檔。6.3.4 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的在線式歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行；離線式歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件歸檔同時(shí)進(jìn)行。工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程

20、紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時(shí)歸檔。6.3.4 建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施在線式歸檔時(shí)，應(yīng)將建設(shè)電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至本單位檔案部門，并將建設(shè)電子文件及其元數(shù)據(jù)等通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提交給檔案部門。6.3.5 建設(shè)電子文件形成單位在實(shí)施離線式歸檔時(shí)，應(yīng)按下列步驟進(jìn)行：1 將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件（或項(xiàng)目）按要求從原系統(tǒng)中導(dǎo)出；2 將導(dǎo)出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲(chǔ)到耐久性好的載體上，同一案件（或項(xiàng)目）的電子文件及其著錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲(chǔ)在同一載體上。3 對(duì)存儲(chǔ)的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)。4? 在存儲(chǔ)

21、建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面。封面內(nèi)容的填寫(xiě)應(yīng)符合本規(guī)范附錄D的要求，同時(shí)存儲(chǔ)載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。5? 將存儲(chǔ)建設(shè)電子文件并貼好封面的載體移交給本單位檔案部門。6 歸檔移交時(shí)，交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù)。檔案部門必須對(duì)歸檔的建設(shè)電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)，并按照本規(guī)范附錄E的要求，填寫(xiě)建設(shè)電子檔案移交、接收登記表。交接雙方負(fù)責(zé)人必須簽署審核意見(jiàn)。當(dāng)文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性時(shí)，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。6.4 檢驗(yàn)6.4.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前，以及本單位檔案部門在接收電子文件之

22、前，均應(yīng)對(duì)移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可進(jìn)行交接。 6.4.2 勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)審查合格后向建設(shè)單位移交。6.4.3 在對(duì)建設(shè)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)檢查以下內(nèi)容：1 建設(shè)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性；2 建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致、是否已建立關(guān)聯(lián)；3 載體有無(wú)病毒、有無(wú)劃痕；4 登記表、著錄數(shù)據(jù)、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；6.5 匯總6.5.1 建設(shè)單位應(yīng)將勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗(yàn)收電子檔案一起按項(xiàng)目進(jìn)行匯總，并對(duì)匯總后的工程電子檔案

23、按本規(guī)范6.4.3條的要求進(jìn)行檢驗(yàn)。7 建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與移交7.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交7.1.1 建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，定期向城建檔案館（室）移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案。移交方式包括在線式和離線式。7.1.2 凡已向城建檔案館（室）移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的單位，如工作中確實(shí)需要繼續(xù)保存紙質(zhì)檔案的，可適當(dāng)延緩向城建檔案館（室）移交紙質(zhì)檔案的時(shí)間。7.2? 建設(shè)工程電子檔案的驗(yàn)收與移交7.2.1 建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，提請(qǐng)當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)工程紙質(zhì)檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)同時(shí)提請(qǐng)對(duì)工程電子檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。7.2.2 列入城建

24、檔案館（室）接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交工程紙質(zhì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交一套工程電子檔案。7.2.3 停建、緩建建設(shè)工程的電子檔案，暫由建設(shè)單位保管。7.2.4 對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充、完善原工程電子檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編制工程電子檔案，并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館（室）移交。7.3 辦理移交手續(xù)7.3.1 城建檔案館（室）接收建設(shè)電子檔案時(shí)，應(yīng)按照本規(guī)范6.4.3條的要求對(duì)電子檔案再次檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后，將檢驗(yàn)結(jié)果按照本規(guī)范附錄E的要求，填入建設(shè)電子檔案移交、接收登記表，交接雙方簽字、蓋章。7.3.2 登記表

25、應(yīng)一式兩份，移交和接收單位各存一份。8 建設(shè)電子檔案的管理8.1 脫機(jī)保管8.1.1 建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)及軟、硬件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理。并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來(lái)，定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機(jī)保管的建設(shè)電子檔案，以保障建設(shè)電子檔案的安全保存。8.1.2 脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放，一式3套，一套封存保管，一套異地保存，一套提供利用。8.1.3 脫機(jī)建設(shè)電子檔案的保管，應(yīng)符合下列條件：1 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層；2環(huán)境溫度應(yīng)保持在1720之間；相對(duì)濕度應(yīng)保持在3545之間；3 存

26、放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離；4 存放地點(diǎn)必須做到防火、防蟲(chóng)、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防光；5 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。8.1.4 建設(shè)電子檔案在形成單位的保管，應(yīng)按照本規(guī)范8.1.3條的要求執(zhí)行。8.2有效存儲(chǔ)8.2.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對(duì)電子檔案讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，必須進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換。8.2.2 對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。8.2.3 應(yīng)根據(jù)載體的壽命，定期對(duì)磁性載體、光盤載體等載體的建設(shè)電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存時(shí)必須

27、進(jìn)行登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄F的要求填寫(xiě)。8.2.4 在采取各種有效存儲(chǔ)措施后，原載體必須保留三個(gè)月以上。8.3 遷移8.3.1 建設(shè)電子檔案保管單位必須在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或電子文件格式淘汰前，將建設(shè)電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其在新環(huán)境中完全兼容。8.3.2 建設(shè)電子檔案遷移時(shí)必須進(jìn)行數(shù)據(jù)校驗(yàn)，保證遷移前后數(shù)據(jù)的完全一致。8.3.3 建設(shè)電子檔案遷移時(shí)必須進(jìn)行遷移登記，登記內(nèi)容應(yīng)按本規(guī)范附錄G的要求填寫(xiě)。8.3.4 建設(shè)電子檔案遷移后，原格式電子檔案必須同時(shí)保留的時(shí)間不少于3年，但對(duì)于一些較為特殊必須以原始格式進(jìn)行還原顯示的電子檔案，可采用保存原始檔案的電子圖像。

28、8.4 利用8.4.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)編制各種檢索工具，提供在線利用和信息服務(wù)。8.4.2 利用時(shí)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法規(guī)和規(guī)定。凡利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布或在線利用建設(shè)電子檔案時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)有關(guān)部門審核批準(zhǔn)。8.4.3 對(duì)具有保密要求的建設(shè)電子檔案采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，必須按照國(guó)家、地方及部門有關(guān)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密安全管理的規(guī)定，采取必要的安全保密措施，報(bào)經(jīng)國(guó)家或地方保密管理部門審批，確保國(guó)家利益和國(guó)家安全。8.4.4 利用時(shí)應(yīng)采取在線利用或使用拷貝件，電子檔案的封存載體不得外借。脫機(jī)建設(shè)電子檔案（載體）不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位或人員不得擅自復(fù)制、拷貝、修改、轉(zhuǎn)送他人。8.4.5 利用者對(duì)電子檔

29、案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。 8.5 鑒定銷毀8.5.1 建設(shè)電子檔案的鑒定銷毀，應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。銷毀建設(shè)電子檔案必須在辦理審批手續(xù)后實(shí)施，并按本規(guī)范附錄H的要求，填寫(xiě)建設(shè)電子檔案銷毀登記表。8.6統(tǒng)計(jì)8.6.1 建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)建設(shè)電子檔案的接收、保管、利用及鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。附錄A 建設(shè)電子文件（檔案）案卷（或項(xiàng)目）級(jí)登記表文 件 特 征內(nèi) 容工程地點(diǎn)單 位名 稱聯(lián)系方式歸檔時(shí)間載體類型載體編號(hào)設(shè) 備 環(huán) 境 特 征硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)制造廠商等）軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相關(guān)軟件（文字處理工具、瀏覽器、壓縮或解

30、密軟件等）文 件 記 錄 特 征記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯）記錄類型定長(zhǎng)可變長(zhǎng)其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號(hào)：數(shù)量：備份數(shù)：一件一盤 多件一盤一件多盤 多件多盤制 表 審 核填表人（簽名）年 月 日審核人（簽名）年 月 日附錄B 建設(shè)電子文件（檔案）文件級(jí)登記表文件編號(hào)文件名文件稿本代碼文件類別代碼形成時(shí)間載體編號(hào)保管期限備注附錄C 建設(shè)電子文件更改記錄表序號(hào)電子文件名更改單號(hào)更改者更改日期備注附錄D 建設(shè)電子文件（檔案）載體封面載體編號(hào)： 類別： 檔 號(hào)： 套別： 內(nèi) 容： 地 址： 編制單位： 編制日期： 保管期限： 密級(jí)： 文件格式： 軟硬件平臺(tái)說(shuō)明： 附錄

31、E 建設(shè)電子檔案移交、接收登記表載體編號(hào)載體標(biāo)識(shí)載體類型載體數(shù)量載體外觀檢查有無(wú)劃傷是否清潔病毒檢查殺毒軟件名稱版本病毒檢查結(jié)果報(bào)告：載體存儲(chǔ)電子文件檢驗(yàn)項(xiàng)目載體存儲(chǔ)電子文件總數(shù)文件夾數(shù)已用存儲(chǔ)空間字節(jié)載體存儲(chǔ)信息讀取檢驗(yàn)項(xiàng)目編制說(shuō)明文件中相關(guān)內(nèi)容記錄是否完整是否存有電子文件目錄文件載體存儲(chǔ)信息能否正常讀取移交人（簽名）年 月 日接收人（簽名）年 月 日移交單位審核人（簽名）年 月 日接收單位審核人（簽名）年 月 日移交單位（印章）年 月 日接收單位（印章）年 月 日附錄F 建設(shè)電子檔案轉(zhuǎn)存登記表存儲(chǔ)設(shè)備更新與兼容性檢驗(yàn)情況登記光盤載體轉(zhuǎn)存登記磁性載體轉(zhuǎn)存登記填表人（簽名）：年 月 日審核人（

32、簽名）：年 月 日單位（蓋章）：年 月 日附錄G 建設(shè)電子檔案遷移登記表源系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲(chǔ)設(shè)備：目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備情況硬件系統(tǒng)：系統(tǒng)軟件：應(yīng)用軟件：存儲(chǔ)設(shè)備：被遷移歸檔電子文件情況源文件格式：目標(biāo)文件格式：遷移文件數(shù)：遷移時(shí)間：遷移檢驗(yàn)情況硬件系統(tǒng)校驗(yàn)：系統(tǒng)軟件校驗(yàn)：應(yīng)用軟件校驗(yàn)：存儲(chǔ)載體校驗(yàn)：電子文件內(nèi)容校驗(yàn)：電子文件形態(tài)校驗(yàn)：遷移操作者（簽名）：年 月 日 遷移校驗(yàn)者（簽名）：年 月 日單位（蓋章）：年 月 日附錄H 建設(shè)電子檔案銷毀登記表序號(hào)文件名稱文件字號(hào)歸檔日期頁(yè)次銷毀原因銷毀人簽字備注本規(guī)范用詞說(shuō)明1 為了便于在執(zhí)行本規(guī)范條文時(shí)區(qū)別對(duì)待，對(duì)要求嚴(yán)格程度不同的

33、用詞，說(shuō)明如下：1）表示很嚴(yán)格，非這樣做不可的用詞：正面詞采用“必須”；反面詞采用“禁止”。2）表示嚴(yán)格，在正常情況下均應(yīng)這樣做的用詞：正面詞采用“應(yīng)”；反面詞采用“不應(yīng)”或“不得”。3）表示允許稍有選擇，在條件許可時(shí)，首先應(yīng)這樣做的用詞：正面詞采用“宜”；反面詞采用“不宜”。表示有選擇，在一定條件下可以這樣做，采用“可”。2 條文中指定按其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范執(zhí)行時(shí)，寫(xiě)法為：“應(yīng)符合的規(guī)定”或“應(yīng)按執(zhí)行”。建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范條 文 說(shuō) 明1 總則1.0.1 “加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的城建電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用”，

34、既是制定本規(guī)范的目的，也是制定本規(guī)范的指導(dǎo)思想。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效是尊重和保持建設(shè)電子檔案歷史原貌的科學(xué)要求。保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。1.0.2本規(guī)范對(duì)從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)的部門與機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。1.0.3建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1）、電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894）、城建檔案分類大綱、城建檔案密級(jí)與保管期限表等規(guī)范或文件的

35、規(guī)定。2 術(shù)語(yǔ)2.0.1 建設(shè)電子文件主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類。其中建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件主要產(chǎn)生于建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專業(yè)管理部門(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專業(yè)管理單位)；建設(shè)工程電子文件產(chǎn)生于工程建設(shè)活動(dòng)中，主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。2.0.7 有效性，也可以稱作可用性，可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解，能夠

36、表明文件與形成它的業(yè)務(wù)活動(dòng)和事件過(guò)程的直接關(guān)系。2.0.8 元數(shù)據(jù)被稱作數(shù)據(jù)之?dāng)?shù)據(jù)，它主要描述電子文件的數(shù)據(jù)屬性。它是一種信息資源組織和管理工具，可以對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準(zhǔn)確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長(zhǎng)期存取，也是檢驗(yàn)電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)之一。2.0.9 運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程的傳遞和移交這種在線式歸檔，是隨著電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的新的檔案工作方式，它有別于傳統(tǒng)的文件、檔案的傳遞和移交。2.0.10 離線式歸檔是通過(guò)中間載體的轉(zhuǎn)存，來(lái)達(dá)到將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應(yīng)用或存儲(chǔ)設(shè)備

37、傳遞到檔案部門的電子文件管理、應(yīng)用或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.0.11 固化是指針對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的城建電子文件，為避免其因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式的過(guò)程。另外，針對(duì)同一保管單元內(nèi)的各種不同格式的建設(shè)電子檔案，由于格式復(fù)雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來(lái)很大的難度和工作量，因此，也可考慮采用信息固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用格式。2.0.13 建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)是對(duì)建設(shè)電子文件進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)。對(duì)建設(shè)電子文件的管理，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，從其形成到利用，都必須依靠一定的技術(shù)設(shè)備，包括硬件設(shè)備和管理軟件。功能齊全合理的建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)能使管理人員對(duì)建設(shè)電子文件主動(dòng)管理，保證電子文件歸檔、檢測(cè)、安全保管和有效利用。3 基本規(guī)定3.0.3 建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)是城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門設(shè)置的負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的機(jī)構(gòu)；或者是受城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門委托負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的城建檔案館（室）。3.0.5建設(shè)電子文件形成單位是指產(chǎn)生建設(shè)電