設備材料采購實施流程

1、內部資料（注意保密，不得外傳） 南京仁恒流程管理體系文件設備材料采購實施流程簽發(fā)人： 簽發(fā)日期：1. 目的：規(guī)范項目工程所用材料（設備）的采購實施，確保材料（設備）質量和成本滿足項目定位的要求、國家標準以及項目目標成本的要求。2. 適用范圍：適用于公司在建項目的設備材料的選型、封樣、交底、驗收（包括乙供材料設備）、使用和結算。3. 術語和定義無4. 職責4.1. 物資部4.4.1. 負責采購材料、設備的市場調查，對擬采用產品品牌在符合市場定位、產品定位以及符合成本控制指導書的前提下提出建議；4.4.2. 提交樣品并進行技術交底；4.4.3. 協調處理供貨意外事宜；4.4.4. 負責材料設備采購

2、合同的簽訂。4.2. 設計部負責建安材料、景觀、裝飾、室內裝修及影響到外觀效果材料的市場調查、選型確認和封樣管理； 確認樣品并進行技術交底。4.3. 項目部4.3.1. 提供材料設備需求計劃和進場時間；4.3.2. 配合監(jiān)理單位建立現場材料設備樣板庫；4.3.3. 參與材料的封樣確認，并根據合同和封樣材料組織到貨驗收。4.4. 監(jiān)理單位根據合同和封樣材料組織到貨驗收；見證施工單位的取樣、送檢工作；對不符合要求的材料設備采取解決措施。 5.流程說明序號流程名稱責任人流程說明(輸入、輸出、流程說明)支持文件及記錄1材料設備市場調查物資部輸入：擴初設計圖紙 輸出：材料調研報告流程說明：1.1 物資部

3、、設計部負責公司重要材料和設備的市場調查，包括選型定板、樣本保存和新材料、新技術應用情況分析。1.2設計部在擴初設計完成后會同物資部進行建安材料、景觀、裝飾、室內裝修及影響到外觀效果材料的市場調查，積極采用四新技術，提出材料調研報告，并根據選型定板情況進行送樣。1.3物資部收集市場材料、設備成本變化情況，并對有參考價值的信息提供設計部參考和選擇。設計部還可通過供應商信息平臺查閱材料設備信息資料，必要時可到物資部查詢。1.4物資采購范圍的初步劃分：1.4.1甲供物資：包括鋁板、石材、景觀石材及景觀木材、綠化工程中的大型喬木、灌木、衛(wèi)浴潔具龍頭、廚房電器、電線、電纜、配電箱、不銹鋼管材、水泵、閥門

4、、母線等。1.4.2乙供物資： 包括水泥、混凝土、外加劑及抗襲纖維、防水材料、保溫材料、粘結劑、電氣預埋盒、PVC電線管、鋼管、鋼骨架PE管、電纜橋架等。1.5甲供和乙供物資清單確定：預算部在工程實施前，結合設計文件和圖紙，提交工程中所使用的大宗材料設備清單（包括材料設備的品種、規(guī)格和控制性數量），由總經理組織召開會議討論確定甲供和乙供物資的范圍。由預算部編寫完成材料設備采購范圍后提交總經理批準執(zhí)行。材料調研報告2材料樣品管理物資部設計部輸入：材料調研報告輸出： 材料樣品接收登記管理記錄流程說明：2.1設計材料選型定板 a)設計部和物資部組織重要材料、設備和景觀、裝飾、室內裝修及影響到外觀效果

5、材料的選型定板確認并封樣，對設計效果有重大影響的材料進行樣板制作，完成樣板后，組織材料樣板確認會進行設計確認，并對建安材料設備選型定板確認并封樣。（見材料選型定板流程）b)工程承包單位將乙供材料送樣到設計部（景觀、裝飾裝修材料）進行確認封樣。2.2材料樣品的移交a) 在材料設備采購合同簽署后一周內，設計部將確認的封樣材料(設備)以及材料樣品移交清單移交項目部；b) 物資部組織供應商、設計部、項目部進行合同交底，向監(jiān)理單位、供應商明確材料設備技術參數；c)項目部編制已定的材料樣品清單。2.3 現場材料樣品庫的建立a) 項目部建立材料樣品庫，對所有甲供及乙供材料進行封樣保管；b) 供應商材料樣品由

6、項目部與監(jiān)理單位負責接收材料樣品，共同建立材料樣品庫；c)項目部對接收的材料樣品進行樣品封樣、統一編號登記；d) 項目部編制已接收的材料樣品清單，同時報設計部備案。3材料計劃編制、審核 項目部輸入：甲供材料需求計劃和材料進場計劃輸出：月設備材料計劃匯總表流程說明：3.1施工單位編制甲供材料需求計劃和材料進場計劃，經監(jiān)理單位和項目部，公司主管領導審批后交由物資部，由物資部按公司批準的采購方式和規(guī)定要求組織采購。3.2項目部根據施工單位的材料需求計劃，匯總形成月設備材料計劃匯總表，報物資部組織貨源。月設備材料計劃匯總表4乙供材料價格管理項目部物資部輸入：月設備材料計劃匯總表輸出：供應商提供的材料設

7、備流程說明：4.1 乙供物資的價格由物資部負責審核，項目部負責乙供物資的品質管理。乙購物資的品牌或樣品由物資部會同設設計部、項目部確認。4.2 乙供物資價格審批流程：承包單位申報項目部物資部經理預算部經理主管副總總經理4.3 金額小于10萬元（含10萬元）的乙供物資，比價后，由物資部經理確認，經預算部審核后，報主管副總批準執(zhí)行。金額10萬元以上50萬元以下的乙供物資，比價后，由物資部經理確認，預算部審核，經主管副總確認后，報總經理批準執(zhí)行。金額大于50萬元的乙供物資，比價后，由物資部經理確認，預算部審核，經主管副總、總經理確認后，報董事會代表批準。5材料設備驗收項目部監(jiān)理單位輸入：材料設備輸出

8、： 材料設備驗收記錄流程說明：5.1供應商按物資部的要求提供材料和設備，在貨到前通知項目部，項目部組織監(jiān)理單位和承包商在接到通知后組織到貨驗收。5.2驗收時承包商應負責接貨并安排貨物入庫。 5.3由監(jiān)理單位對照計劃和樣板組織驗收，物資部和項目部協助； 5.4對涉及外觀效果的材料驗收應由設計部參加。5.5監(jiān)理單位負責組織物資部、施工單位、項目部對進貨產品共同檢驗和試驗。監(jiān)理單位和施工單位按照施工監(jiān)理合同和施工承包合同規(guī)定對進貨產品負最終質量驗收責任，供應商同時就進貨產品的最終質量對公司負責。5.6項目部負責督促監(jiān)理單位對照進貨產品檢驗規(guī)程抽樣檢查或全部檢驗每批進貨產品。a) 一般件抽樣檢查（如：

9、地磚），檢查不合格，應退貨；b) 主要件全部檢查（如：門窗、進戶門）。5.7進貨產品經驗收合格后，承包商、監(jiān)理單位、施工總承包單位驗收人員必須在材料設備驗收移交單上會簽確認，要求注明會簽意見及驗收日期。施工總包單位負責清點實收貨物數量，并由總包單位項目現場專業(yè)負責人簽字確認。5.8 驗收過程中，監(jiān)理單位按材料設備技術參數（如有材料設備樣板則對照樣板）進行審核，施工單位檢查其外觀質量、數量并接收；5.9監(jiān)理單位判斷該材料設備是否送檢，如送檢，則按規(guī)定要求見證取樣送檢；如不必送檢，則組織驗收人員得出結論；5.10承包商認為需見證送檢的材料，由監(jiān)理單位按規(guī)定要求見證取樣送檢。材料設備驗收移交單6不合

10、格材料及設備的處理供應商輸入：已驗收的材料設備 輸出：材料設備樣品 流程說明：6.1 不合格品的處理6.1.1如果發(fā)現一般件的不合格材料和設備，監(jiān)理單位在發(fā)出拒收通知時應考慮：a)如不影響工期，則全部退貨，安排供應商重新供貨；b)如影響工期，則看是否可以降級使用，如果不行則通知設計部尋找代替方案并由物資部提出索賠要求；c)如屬輕微缺陷但可降級使用的材料設備，經供應商、預算部、設計部協商后，提交分管領導審批后進行降級處理，同時由物資部向供應商提出索賠要求，并報預算部。6.1.2主要件全部檢驗不合格的辦理退貨，同時向供應商提出索賠要求；6.1.3不合格處理（材料設備計劃差錯）如果在驗收時屬于材料設

11、備計劃錯誤的：a)如不影響工期，實行退貨，安排供應商重新供貨；b)如影響工期，則看是否可以降級使用，如果不行則通知公司設計部尋找代替方案。c)監(jiān)理單位會同相應單位分析錯誤原因，在重新供貨前確定責任單位和落實相關責任。7材料設備結算物資部預算部財務部輸入：材料設備款的結算申請輸出： 材料設備款結算流程說明：7.1材料及設備采購結算款辦理流程：負責簽訂該材料及設備采購合同的采購主管（主辦）對結算材料的價格、數量、金額及付款依據進行審核，審核完成后由其辦理付款手續(xù)，后由物資部負責財務的主管進行復核，復核完成后辦理材料入、出庫手續(xù)。7.2材料及設備采購款項付款依據為物資采購合同及相關工作聯系單、甲供物

12、資價格審批表（須附上完整的審批意見）。7.3物資部主管（主辦）根據承包單位、監(jiān)理及工程部簽字確認的甲供物資驗收單，填寫物資款項申報表，按公司規(guī)定程序報批，并辦理材料的驗收入庫。7.3.1物資付款程序：物資部經辦人物資部經理預算部經理財務經理主管副總財務副總總經理（付款50萬以下）董事會代表（付款50萬及50萬以上）7.4機電設備安裝合同款項的辦理由項目部專業(yè)工程師根據預算部簽訂的安裝合同中有關要求，填寫機電設備工程款項申報表，報項目經理審批，預算部根據合同相關條款審核。7.4.1機電設備安裝款付款程序：項目部主管項目經理預算部經理財務經理主管副總財務副總總經理（付款50萬以下）董事會代表（付款

13、50萬及50萬以上）工程結（決）算流程8材料設備供方信息的管理物資部預算部輸入：材料設備供方信息輸出： 材料設備供應商管理信息庫流程說明：8.1物資部按照供方信息調查表的內容，負責及時收集工程建設項目各類物料的供方信息、樣品、樣本信息資料，分類建檔，并將相關信息形成電子文檔；8.2物資部負責組建公司材料、設備信息網絡，并根據采集的信息，適時更新維護網絡，隨時為公司材料設備選型提供決策參考，預算部建立成本價格信息庫。備注：6 支持性文件6.1 NJY-CB-LC002工程結（決）算流程6.2 NJY-CB-ZY003材料認質限價作業(yè)指引7 相關記錄7.1 NJY-CG-LC003-JL001材料調研報告7.2 NJY-CG-LC003-JL002材料樣品移交清單7.