業(yè)務(wù)流程內(nèi)控要點(diǎn)

1、銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)循環(huán)控制流程(2)關(guān)鍵控制點(diǎn)-序號(hào) 處 理 說(shuō) 明 責(zé)任單位 -C1 由商務(wù)部根據(jù)公司銷(xiāo)售政策及報(bào)價(jià)政策及權(quán)限范圍進(jìn)行報(bào)價(jià) 商務(wù)部C2 根據(jù)公司合同簽訂授權(quán)政策，有適當(dāng)人員簽署合同，合同簽訂前經(jīng)過(guò)法律部審核方可 政策控制C3 客服專(zhuān)員根據(jù)簽訂的合同， ERP系統(tǒng)中錄入合同信息，諸如固定倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)， 基于固定倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)的固定流轉(zhuǎn)量等 ,客服專(zhuān)員并有人進(jìn)行審核確保與合同信息一致。 客服主管C4 計(jì)量部要準(zhǔn)確計(jì)量所收取的客戶(hù)油量，并存放合同約定的庫(kù)存點(diǎn) 計(jì)量經(jīng)理及運(yùn)營(yíng)經(jīng)理 C5 商務(wù)部在下訂單前檢查客戶(hù)的信用狀況，信用額度根據(jù)信用政策而定并 商務(wù)合同事前 由財(cái)務(wù)部錄入系統(tǒng)進(jìn)行控制 C6 計(jì)量

2、部要準(zhǔn)確計(jì)量所發(fā)出的客戶(hù)油量 計(jì)量部C7 財(cái)務(wù)部應(yīng)收帳款人員要實(shí)時(shí)的在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)已發(fā)生的業(yè)務(wù)開(kāi)局發(fā)票即確認(rèn) 收入和應(yīng)收款， 這是檢查客戶(hù)信用狀況的前提 財(cái)務(wù)部C8 財(cái)務(wù)部應(yīng)收帳款人員要定期對(duì)已開(kāi)局的發(fā)票進(jìn)行周期結(jié)算以保證及時(shí)反應(yīng)客戶(hù)的欠款情況 財(cái)務(wù)部C9 財(cái)務(wù)部定期進(jìn)行客戶(hù)帳齡分析，對(duì)超過(guò)期限的客戶(hù)監(jiān)督商務(wù)進(jìn)行催收 財(cái)務(wù)部 C10 財(cái)務(wù)部定期給客戶(hù)對(duì)帳，對(duì)于超過(guò)信用期的款項(xiàng)，對(duì)超過(guò)期限的客戶(hù)監(jiān)督商務(wù)進(jìn)行催收 (3)總體控制原則1 1、不相容崗位分離、不相容崗位分離(1)公司將合同簽訂、合同管理、收入貨管理及收款四項(xiàng)業(yè)務(wù)分別有商務(wù)部、客戶(hù)服務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部及財(cái)務(wù)部等部門(mén)（或崗位）來(lái)操作。商務(wù)部部門(mén)（或

3、崗位）主要負(fù)責(zé)處理訂單、簽訂合同、執(zhí)行銷(xiāo)售政策和信用政策。 客戶(hù)服務(wù)部（或崗位）主要負(fù)責(zé)合同管理、催收貨款運(yùn)營(yíng)部門(mén)（或崗位）主要負(fù)責(zé)油料的收發(fā)及油料的管理諸如盤(pán)點(diǎn)等。財(cái)會(huì)部門(mén)（或崗位）主要負(fù)責(zé)銷(xiāo)售款項(xiàng)的結(jié)算和記錄、客戶(hù)的信用管理、監(jiān)督管理貨款回收。(2)信用的設(shè)定有商務(wù)部與財(cái)務(wù)部共同決定，信用的管理執(zhí)行在財(cái)務(wù)部，信用額度有sap系統(tǒng)自動(dòng)更新控制。2 2、授權(quán)批準(zhǔn)、授權(quán)批準(zhǔn)(1)對(duì)銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人員對(duì)銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人的職責(zé)范圍和工作要求。(2)審批人根據(jù)銷(xiāo)售與收款授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得

4、超越審批權(quán)限。(3)經(jīng)辦人要當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見(jiàn)辦理銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)。 4)嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和人員經(jīng)辦銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)。3 3、控制程序、控制程序(1)銷(xiāo)售談判。單位在銷(xiāo)售合同訂立前，商務(wù)部就價(jià)格、信用政策、存儲(chǔ)期限及收款方式等具體事項(xiàng)與客戶(hù)進(jìn)行談判。談判人員至少應(yīng)有兩人以上，并與訂立合同的人員相分離。銷(xiāo)售談判的全過(guò)程應(yīng)有完整的書(shū)面記錄。(2)合同訂立。公司授權(quán)有關(guān)人員與客戶(hù)簽訂銷(xiāo)售合同。簽訂合同要使用泰山標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。對(duì)于添加合同條款，要經(jīng)公司事務(wù)部審核后方能簽訂。(3)合同審批。在合同正式簽訂前，要進(jìn)行合同審批。建立健全銷(xiāo)售合同審批制度。審批人員應(yīng)對(duì)銷(xiāo)售價(jià)格、信用政策、發(fā)貨

5、及收款方式等嚴(yán)格把關(guān)。4 4、其他控制措施、其他控制措施(1)建立銷(xiāo)售定價(jià)控制制度，制定價(jià)目表、折扣政策、付款政策等并予以執(zhí)行。(2)在銷(xiāo)售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設(shè)置相關(guān)的記錄、填制相應(yīng)的憑證，建立完整的銷(xiāo)售登記制度，并加強(qiáng)銷(xiāo)售合同、銷(xiāo)售計(jì)劃、銷(xiāo)售通知單、銷(xiāo)售發(fā)票等文件和憑證的相互核對(duì)工作。(3)總體控制原則(3)會(huì)對(duì)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的加強(qiáng)管理。賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)應(yīng)遵循規(guī)定的銷(xiāo)售政策和信用政策。對(duì)符合賒銷(xiāo)條件的客戶(hù)，應(yīng)經(jīng)審批人批準(zhǔn)后方可辦理賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)；超出銷(xiāo)售政策和信用政策規(guī)定的賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行特別審批程序。(4)建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷(xiāo)售部門(mén)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)督促銷(xiāo)售部門(mén)加緊

6、催收。(5)公司對(duì)于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)報(bào)告有關(guān)決策機(jī)構(gòu)，由其進(jìn)行審查，確定是否確認(rèn)為壞賬。單位發(fā)生的各項(xiàng)壞賬，應(yīng)查明原因，明確責(zé)任，并在履行規(guī)定的審批程序后作出會(huì)計(jì)處理。 (6)注銷(xiāo)的壞賬會(huì)進(jìn)行備查登記，做到賬銷(xiāo)案存。已注銷(xiāo)的壞賬又收回時(shí)應(yīng)當(dāng)及時(shí)入賬，防止形成賬外款。(7)有專(zhuān)人保管應(yīng)收票據(jù)，對(duì)于即將到期的應(yīng)收票據(jù)，應(yīng)及時(shí)向付款人提示付款；已貼現(xiàn)票據(jù)應(yīng)在備查簿中登記，以便日后追蹤管理。制定逾期票據(jù)的沖銷(xiāo)管理程序和逾期票據(jù)監(jiān)控制度。(8)定期與往來(lái)客戶(hù)通過(guò)函證等方式核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)。如有不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)處理。(9)對(duì)于超過(guò)單位既定銷(xiāo)售政策和信用政策規(guī)定范圍

7、的特殊銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，單位要進(jìn)行集體決策，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)控制流程關(guān)鍵控制點(diǎn)： - 序號(hào) 處 理 說(shuō) 明 責(zé)任單位 責(zé)任人 -C1 根據(jù)公司授權(quán)批準(zhǔn)政策，有適當(dāng)?shù)娜藛T對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行批準(zhǔn)C2 根據(jù)公司燃料油采購(gòu)政策，確定適當(dāng)?shù)墓?yīng)商并進(jìn)行詢(xún)價(jià)， 政策控制C3 根據(jù)權(quán)限有適當(dāng)人員簽署合同，合同簽訂前經(jīng)過(guò)法律部審核方可 C4 計(jì)量部及運(yùn)營(yíng)部要準(zhǔn)確計(jì)量所收取的油量并進(jìn)行儲(chǔ)存，要填寫(xiě)采購(gòu)收貨單 等單據(jù)作為其他環(huán)節(jié)操作依據(jù) 運(yùn)營(yíng)計(jì)量部C5 根據(jù)采購(gòu)收獲單及采購(gòu)訂單在里輸入所收取的油量并對(duì)采購(gòu)訂單的執(zhí)行, 情況進(jìn)行比較。該步產(chǎn)生庫(kù)存因此油量準(zhǔn)確性及其重要運(yùn)營(yíng)部 C6 財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳款會(huì)

8、計(jì)根據(jù)油量的收取量及采購(gòu)價(jià)格確認(rèn)應(yīng)付帳款發(fā)票 財(cái)務(wù)部總體控制原則：如下原則不僅適用于自用油采購(gòu)的業(yè)務(wù)控制，也適用其他的采購(gòu)，比如循環(huán)四的固定資產(chǎn)采購(gòu)控制。涉及自用油采購(gòu)時(shí)有商務(wù)部執(zhí)行采購(gòu)，其他由采購(gòu)部執(zhí)行。 1 1、不相容職務(wù)分離、不相容職務(wù)分離（1） 請(qǐng)購(gòu)由使用部分提出，由適當(dāng)人員進(jìn)行審批（2） 詢(xún)價(jià)由采購(gòu)部（商務(wù)部）進(jìn)行，但是確定供應(yīng)商由采購(gòu)部外的其他部門(mén)或人員決定（3） 合同的訂立在事務(wù)部審核后，由適當(dāng)人員審批后方可（4） 采購(gòu)由采購(gòu)部（商務(wù)部）執(zhí)行，貨物驗(yàn)收由使用部門(mén)或者實(shí)物管理部門(mén)執(zhí)行（5） 采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄分別由采購(gòu)部及驗(yàn)收部填寫(xiě)2 2、授權(quán)批準(zhǔn)、授權(quán)批準(zhǔn)(1)建立采購(gòu)與付

9、款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確審批人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，并規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。 (2)根據(jù)據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，由財(cái)務(wù)部對(duì)審批情況進(jìn)行監(jiān)督。3 3、控制程序、控制程序（1）請(qǐng)購(gòu)與審批控制。建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。同時(shí)會(huì)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)；對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)應(yīng)對(duì)需求部門(mén)提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核后再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。 （2）采購(gòu)。根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定訂單采購(gòu)、合同訂貨、直接購(gòu)買(mǎi)等方式。采購(gòu)前充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力等有關(guān)情況，采取由采購(gòu)、使用、財(cái)務(wù)等部門(mén)共同參與比質(zhì)比價(jià)的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購(gòu)要由經(jīng)授權(quán)的部門(mén)事先對(duì)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。單位應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購(gòu)處理程序。（3）驗(yàn)收。根據(jù)規(guī)定的驗(yàn)收制度和經(jīng)批準(zhǔn)的訂單、合同等采購(gòu)文件，由獨(dú)立的驗(yàn)收部門(mén)或指定專(zhuān)人對(duì)所購(gòu)物品或勞務(wù)等的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。 對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的