用Excel制作自動記錄的考勤表

1、用Excel制作自動記錄的考勤表wuaihui1010 的 用 Excel 制作自動記錄的考勤表單位傳統(tǒng)的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統(tǒng)計分析麻煩等特點，現(xiàn)在已經(jīng)進入了信息時代，為何不用電腦來幫我們進行考勤呢？用 Excel 2002制作簡單、快捷、準確的考勤表，你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。一、基本框架設置首先要進行的工作當然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。1 .啟動Excel 2002 ,新建一個工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表。2 .在當月工作表的A1、B1單元格中分別輸入 姓名、月期”，在A2單元格中輸入

2、第1個員工 的姓名，接著選擇 A2、A3單元格，然后單擊 合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為 1個單元格，按照以 上方法錄入其他員工的姓名（如圖1）。圖1創(chuàng)建考勤表3 .在單元格C1中輸入“-1”，程序?qū)⒆詣愚D(zhuǎn)成 “7月1日（這里假定考勤從7月1日開始）。用 鼠標點選單元格C1 ,并移動鼠標到單元格的右下角，待出現(xiàn)實心干”字的填充柄后，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在 7月1日后便形成了一個日期序列。4 .單擊日期序列最后的 自動填充選項”智能填充標記，在彈出來的菜單中點選以工作日填充”項，程序便自動將星期六、日去掉，不記入考勤日期。5 .選中整個日期行，在 單元格格式”對話框中點選 日期”選

3、項卡。在 分類”列表中點選 自定義” 項，在類型框中輸入 “d印;然后單擊 確定”按鈕。二、錄制宏1 .點選工作表中的任意一個單元格，然后單擊工具一宏一錄制新宏”菜單項，進入 錄制新宏”對話框。在宏名”框中輸入準備錄制的宏的名稱 返回當前時間：確定”后即進入宏的錄制階段（如圖2）。圖2錄制新宏”對話框2 .輸入公式“=now()”，然后按回車鍵，接著單擊停止錄制”工具欄中的 停止錄制”按鈕結(jié)束錄制三、制作宏按鈕繪圖”工具欄中的繪圖-對1 .單擊 視圖-工具欄-繪圖菜單項，調(diào)出 繪圖”工具欄，接著選擇齊-對齊網(wǎng)格項2 .單擊 視圖一工具欄一窗體菜單項，調(diào)出 窗體”工具欄，然后單擊 窗體”工具欄上

4、的 按鈕”，接 著在單元格B2中拖動鼠標繪制一個按鈕，Excel將自動打開 指定宏對話框，點選其中的 返回當前時間”宏，并單擊確定”按鈕(如圖3)。圖3選擇返回當前時間”宏3 .單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為上班”，并對文字大小、字體進行設置。然后單擊繪圖”工具欄上的選擇對象”按鈕，并按住“Ctr鍵，用鼠標將剛才制J作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復制到B3中，并將按鈕上的問題更改為下班”。4 .確認繪圖”工具欄上的 選擇對象”按鈕被選中，單擊下班”按鈕，然后按住“Shift鍵再單擊上班 按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊“Ctrl鍵，用鼠標將選中的兩個按鈕拖動復制到B列的其余單元格中。最后效

5、果如圖4。圖4創(chuàng)建上、下班”按鈕宏四、記錄出勤選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的上班”或 下班”按鈕即可。在單擊 上班”、下班”按鈕時會返回很長一串數(shù)字，其實我們只需輸入諸如“13:30這樣的時間即可。 單擊 格式一單元格”菜單項，在彈出來的 單元格格式對話框中點選 數(shù)字選項卡，在分類框中點選時間”，在 類型”框中點選“13:30,”最后單擊 確定”即可。要把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時間數(shù)值，否則當公式被重新計算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，單擊右鍵選擇復制”，點選編輯一選擇性粘貼”菜單項，在選擇性粘貼”對話框中選中數(shù)值”項，然后單擊確定”。五、統(tǒng)計結(jié)果1 .在日

6、期行之后的單元格中依次輸入遲到“、畢退、病假、事假”等需要統(tǒng)計的項目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應于姓名行(如圖 5)。圖5創(chuàng)建相關統(tǒng)計項目2 .單擊單元格 Y2,然后鍵入公式 “=COUNTIF(C2:X2,8 : 30) ”(這里假設上班時間為8:30),并按回車鍵，Z2單元格中便會出現(xiàn)選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在 Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,17 : 00) ”假設下班時間為17:00),并按回車鍵，Z2單元格中便會出現(xiàn)選中員工所有早于17:00下班的工作日天數(shù)。3 .單擊AB2單元格輸入公式 =COUNTIF（C2:X3,事假）

7、；并按回車鍵確認， AB2單元格中便出 現(xiàn)了選中員工本月的事假次數(shù)。4 .其他人的統(tǒng)計方法可以利用 Excel的公式和相對引用功能來完成。5 .單擊工具一選項菜單項，在彈出的對話框中點選重新計算選項卡，并單擊 重算活動工作表按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計出來了。Excel 2003為考勤表更新?lián)Q代這里我們不談大公司里那些昂貴的IC卡考勤管理系統(tǒng)，我相信很多單位還在用紙制的簽到本，每月月底再進行人工統(tǒng)計。部門主管們月底要統(tǒng)計分析當月的銷售、毛利曲線，還要仔細地統(tǒng)計每個人的考勤，才能計算出獎金與工資。而且，越是和錢打交道的事情就越不能出錯，要是不留神給誰多算或少算了兩天假，總是件麻煩事情。也許

8、您曾想過用Excel編幾個函數(shù)來解決，但繁瑣的計算公式可能讓您放棄了這個念頭，其實 Excel 2003的模板里就有一個建好的考勤表，您只要花上五分鐘做一下簡單的設置就好了。一、激活考勤表模板之所以在這里叫激活，是因為它在默認時沒有安裝的，所以，您最好先把office 2003安裝光盤準備好，然后，點擊 新建”菜單新建工作簿一本機上的模板一電子方案表格一考勤記錄”，當它提示您插入光盤時按照屏幕提示做就行了。稍后，就會看到一個漂亮的考勤表界面。如圖1。丁麗!Eil磁頓醺凰薪1年度考勤記錄單位部門姓名| 2 |34 56| 79| 10111213141516| 17 1S192021年假1月病暇

9、事假二 月年假病膜事假年假病假事假rm年假巴1 月病暇事假五年假一二、更改默認設置既然是電子考勤簿，那么有三點是最為重要的，一是自動統(tǒng)計，二是外人不能隨意修改，三是輸入的數(shù)據(jù)不能出錯，比如把病假輸成-1,恐怕誰也搞不懂是什么意思，接下來我們就來說說這三點。1、解鎖考勤表新考勤表默認是加鎖狀態(tài)，除了輸入數(shù)據(jù)外，我們將無法對其作任何操作，因此，首先要點擊工具菜單一保護一撤銷工作表保護”來對其解鎖。2、修改允許數(shù)據(jù)我們要求用數(shù)字1來代表該員工當天因故休假，用空值代表當天未休假。所以，要設置每個單元格只能接受數(shù)字1或空，除了這兩個值以外的其它字符將提示輸入錯誤。用鼠標拖選1月1日至12月31日所有單元

10、格，點擊 數(shù)據(jù)”菜單一有效性”，在彈出的如圖2對 話框中將軟件默認的最大值“瞰為“1；然后，將 出錯警告”標簽里的 錯誤信息”也改成要求的內(nèi)容。3、重新加鎖重新加鎖的目的在于方便我們的日常使用以及保護公式的安全，由于表格中需要設置的單元格 均已預設好，這里只需點擊工具”菜單一保護一保護工作表”即可完成表格的加鎖工作。小提示：加鎖后的考勤表首次打開后會自動停在單位”一格中，這時，用Tab鍵會自動在需要輸入的單元格內(nèi)跳轉(zhuǎn)，方便進行操作三、制作其它員工的考勤表1、復制考勤表大家也許都會發(fā)現(xiàn)，這時的考勤表只能反映一位員工的考勤情況，那該如何反映其它人的數(shù)據(jù)呢？方法是，右鍵點擊最底下“Sheet1”標簽

11、，然后選擇 移動或復制工作表”在彈出的對話框中勾選 建立副本后確定即可。2、重命名考勤表為便于查找，我們將復制好的幾個考勤表標簽均改為該員工的姓名。雙擊標簽名，然后輸入該員工名字即可。四、為考勤表增設密碼由于考勤記錄涉及到方方面面的問題，所以一定要保證其它人員無法擅自修改或查看該表。方法就是設置打開與編輯密碼。點擊文件”菜單男存為一工具一常規(guī)選項”，在如圖4的對話框中設置 打開權(quán)限密碼”和編輯權(quán)限密碼”項中輸入您的密碼后保存文件即可。小提示：打開權(quán)限密碼”含義是每當打開該表格時，系統(tǒng)會提示輸入密碼，當密碼不正確時，將無法看到表格內(nèi)容。修改權(quán)限密碼”的含義是沒有提供正確的密碼時將無法實施修改，但

12、可以直接看到表格內(nèi)容五、總結(jié)經(jīng)過上面幾步操作，相信您已經(jīng)制作出一個可以幫您應付普通考勤統(tǒng)計的表格了，要是您對 Excel的使用很熟悉，還可以在里面新建一個匯總表，然后通過自動調(diào)用各表匯總數(shù)據(jù)來實現(xiàn)排假，部門 考勤匯總等工作，或者直接將績效考核公式代入其中，讓計算機直接生成當月工資單。在Excel中統(tǒng)計與上報兩不誤實現(xiàn)思路因為在Excel中就能實現(xiàn)單元格中數(shù)據(jù)的動態(tài)更新 ,所以我們只需在 Excel文檔中建立兩個工作 表，分別取名為 出勤統(tǒng)計表”和匯總表把要進行數(shù)據(jù)輸入與統(tǒng)計的 學生出勤情況統(tǒng)計表建在 出勤統(tǒng)計 表”工作表中（如圖1）,而把作為上報材料的 學生出勤情況匯總表”建在匯總表”工作表中

13、（如圖2）。然 后把學生出勤情況匯總表”與學生出勤情況統(tǒng)計表”中的有關表格進行鏈接，就可實現(xiàn)數(shù)據(jù)的動態(tài)更新如果上報材料除了此匯總表以外還有許多其他文字，只需在匯總表”工作表中插入OLE word對象即可，這樣我們在 出勤統(tǒng)計表”工作表中輸入數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計后，馬上就可在匯總表”中打印上報材料，而無需運動 word 了。數(shù)據(jù)統(tǒng)計的動態(tài)更新其實，實現(xiàn)單元格中數(shù)據(jù)的動態(tài)更新就是把要實現(xiàn)數(shù)據(jù)動態(tài)更新的單元格與源數(shù)據(jù)單元格進行 鏈接，鏈接方法以 匯總表”中漢語言”專業(yè)的出勤率為例：1 .打開出勤統(tǒng)計表”工作表，激活 漢語言”專業(yè)的出勤率單元格 H5,進行復制。2 .打開匯總表”工作表，激活 漢語言”專業(yè)的出

14、勤率單元格 B3 ,單擊粘貼按鈕，這時粘貼入單 元格里的數(shù)據(jù)會無效。我們只要單擊單元格旁邊的粘貼”圖標，選擇鏈接單元格”（如圖3）。這時函數(shù)編輯框中顯示為“司勤統(tǒng)計表！$H$5”，說明此單元格已與 出勤統(tǒng)計表”工作表中的H5單元格進行了鏈 畫保造源格式一）,匹配目標區(qū)域格式如）O只有值位）0值和數(shù)字格式0信和源格式）0,保富源列寬曲 O僅格式電） 接。.髓接卷數(shù)據(jù)的上報如果需要上報的 匯總表”中還需輸入許多其他文字，如何在匯總表”工作表中插入OLE word對象呢？這里的OLE word對象實際就是嵌入在 Excel工作表中的word文檔，它可彌補Excel對文字處理能 力的不足。方法很簡單，首先單擊菜單中插入/對象”命令。然后在彈出的 對象對話框中的 新建”選項卡里的對象類型”欄中選擇“Micrsoft word文檔”，單擊確定按鈕（如圖4）。最后只需在插入的 OLE word對象中對文字進行輸入并編輯，方法與在word中一如果需要上報的 匯總表”