訂單及發(fā)貨流程

1、產(chǎn)品訂單發(fā)運(yùn)流程相關(guān)規(guī)定為確保公司產(chǎn)品銷售、發(fā)運(yùn)井然有序，準(zhǔn)確及時(shí)，職責(zé)分明，往來(lái)清楚，特制定本工作流程及相關(guān)規(guī)定。1、 市場(chǎng)部根據(jù)銷售合同及其合同評(píng)審結(jié)果下達(dá)銷售訂單（見附件1， 簡(jiǎn)稱 訂單 ） 。 訂單一式五份，經(jīng)總經(jīng)理簽批后分別送至技術(shù)部、生產(chǎn)部、計(jì)劃、質(zhì)檢部。市場(chǎng)部對(duì)訂單 的 完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé) 。2、 訂單中應(yīng)明確貨物交運(yùn)日期及方式。貨物運(yùn)輸應(yīng)以“采取最廉價(jià)方式發(fā)運(yùn)”為原則，對(duì)提出送貨上門、客車代運(yùn)等非最 廉價(jià)方式發(fā)運(yùn)要求的，必須在訂單的“交貨方式”中注明，并提醒總經(jīng)理審示。3、 各部在接到訂單后，應(yīng)及時(shí)明了訂單內(nèi)容，如對(duì)訂單存有質(zhì)疑，必須在2 小時(shí)之內(nèi)反饋到市場(chǎng)部。市場(chǎng)部應(yīng)對(duì)提出的

2、問(wèn)題及時(shí)澄清，做出解答，對(duì)引起誤解的部分予以文字補(bǔ)充說(shuō)明。文字補(bǔ)充說(shuō)明不應(yīng)使訂單內(nèi)容發(fā)生實(shí)質(zhì)性的改變，若有實(shí)質(zhì)性變動(dòng)，應(yīng)按照本規(guī)定第 6 條“訂單修訂”有關(guān)要求進(jìn)行。4、 銷售訂單一旦確定下發(fā)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題造成不能滿足訂單要求或不能按時(shí)完成訂單時(shí)，應(yīng)在第一時(shí)間（即0.5 小時(shí)內(nèi)）反饋至市場(chǎng)部協(xié)調(diào)解決。對(duì)確認(rèn)不能滿足訂單技術(shù)或時(shí)間要求的，分下面兩種情形由市場(chǎng)部負(fù)責(zé)上報(bào)總經(jīng)理。a 、 經(jīng)與用戶溝通用戶接受修訂后的交貨條件：修改訂單，上報(bào)總經(jīng)理知曉；b 、 經(jīng)與用戶溝通用戶不接受修訂后的交貨條件：第一時(shí)間上報(bào)總經(jīng)理裁定。5、 對(duì)經(jīng)再次協(xié)調(diào)確定的與原訂單不一致的內(nèi)容，市場(chǎng)部必

3、須對(duì)訂單進(jìn)行書面修訂。6、 訂單修訂：、訂單修訂由原“下單員”負(fù)責(zé)完成，并對(duì)此項(xiàng)工作的徹底性和正確性負(fù)責(zé)。、若存在技術(shù)修訂，該單技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)提出書面技術(shù)修訂方案，經(jīng)總工程師審批后送達(dá)市場(chǎng)部實(shí)施“訂單修訂”。、在修訂內(nèi)容不多，不影響訂單內(nèi)容清晰完整，不會(huì)造成誤解的情況下，下單員可在市場(chǎng)部留存的訂單上直接進(jìn)行修訂。被修訂的留存訂單在報(bào)送總經(jīng)理復(fù)審簽批后，下單員到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)所有原訂單進(jìn)行修訂；、對(duì)修訂內(nèi)容較多，或影響訂單的清晰完整，或易造成誤解的，必須將原訂單全部收回，重新下達(dá)、審批、下發(fā)。必要時(shí)，在新訂單下達(dá)前重新進(jìn)行合同評(píng)審。市場(chǎng)部留存的重新下達(dá)的訂單應(yīng)與留存的原單一并保存；、 在原訂單上進(jìn)行內(nèi)容修

4、訂，必須采用劃改（劃改 在原內(nèi)容文字上畫上一道，以示原內(nèi)容作廢，但又不影響原內(nèi)容辨認(rèn)，之后在其上方或下方寫上正確的內(nèi)容。見附件 2： “劃改示意說(shuō)明”） ，在 原單上修訂 不得涂改 ；、下單員對(duì)所有被修訂訂單的每二處.修訂都必須簽章.確認(rèn)；、訂單中止（撤單），視為特殊的訂單修訂。訂單一旦被確認(rèn)中止，市場(chǎng)部必須在 第一時(shí)間向總經(jīng)理匯報(bào)，在得到同意撤單指示后，市場(chǎng)部應(yīng)隨即口頭通知生產(chǎn)部準(zhǔn)備進(jìn)行生產(chǎn)和采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整；同時(shí)應(yīng)在 2小時(shí)內(nèi)完成下列工作：a、在留存的 該原訂單上注明撤單原因，送總經(jīng)理簽批；b、收回已下發(fā)的所有該訂單合訂保存；、生產(chǎn)部門不得接受任何來(lái)自非市場(chǎng)部的訂單修訂或撤單要求。所有.訂單修

5、訂或撤 單要求必須通過(guò)市場(chǎng)部按照有關(guān)程序及要求實(shí)施。、收到修訂文件的部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在下單員指定的文件上簽字認(rèn)可。7、 生產(chǎn)部每天下午下班之前，把按訂單要求第二天要發(fā)運(yùn)的、或未到訂單要求發(fā)運(yùn)時(shí)間，但第二天也可以發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品通知市場(chǎng)部。8、 市場(chǎng)部根據(jù)生產(chǎn)部的通知做出發(fā)運(yùn)安排，并將與發(fā)運(yùn)安排相一致的配貨清單（見附件 3）送達(dá)生產(chǎn)部。9、 配貨清單是訂單的組成部分，其產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、編號(hào)應(yīng)與訂單相一致。當(dāng)訂單要求的產(chǎn)品不能一次性發(fā)運(yùn)完畢時(shí)，應(yīng)在配貨清單編號(hào)后添加能夠表明發(fā)運(yùn)批次的后綴。10、生產(chǎn)部根據(jù)市場(chǎng)部的發(fā)運(yùn)安排，于次日下午四點(diǎn)半之前，把要發(fā)運(yùn)的產(chǎn)品按照訂單和配貨清單的要求成套包裝入庫(kù)，并通知成

6、品倉(cāng)庫(kù)做好出庫(kù)準(zhǔn)備。配貨清單上所標(biāo)出的內(nèi)容必須逐條驗(yàn)對(duì)后在“口”處打上。驗(yàn)對(duì)人應(yīng)在配貨清單上“核準(zhǔn)人員”處簽名。11、 由市場(chǎng)部根據(jù)產(chǎn)品準(zhǔn)備情況，開具三聯(lián)式出庫(kù)單（如附件4） ， 分別作為成品庫(kù)出庫(kù)、市場(chǎng)部發(fā)貨、財(cái)務(wù)監(jiān)督的下賬憑證。市場(chǎng)部對(duì)出庫(kù)單的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。12、出庫(kù)單“經(jīng)理”一欄由主管銷售的副總經(jīng)理簽署，以示對(duì)用戶、產(chǎn)品及其配套物品的確認(rèn)。主管銷售的副總經(jīng)理不在崗時(shí)，由主管生產(chǎn)的副總經(jīng)理代簽，待主管銷售的副總經(jīng)理到崗后，由下單員送交補(bǔ)簽。13、成品庫(kù)管理人員按照出庫(kù)單上的產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、變比、數(shù)量、準(zhǔn)確級(jí)及負(fù)荷對(duì)待出庫(kù)產(chǎn)品逐一進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤，成品庫(kù)管理人員在出庫(kù)單上簽字，實(shí)施出庫(kù)。成品庫(kù)

7、管理人員 對(duì)出庫(kù)產(chǎn)品 與出庫(kù)單的一致 性負(fù)責(zé) 。14、所有出庫(kù)產(chǎn)品，事先必須辦理入庫(kù)手續(xù)。產(chǎn)成品原則上不允許先出后入，以防止漏辦錯(cuò)辦。15、產(chǎn)品出庫(kù)后，市場(chǎng)部應(yīng)及時(shí)開出貨物發(fā)運(yùn)通知單（見附件5，簡(jiǎn)稱通知單）實(shí)施發(fā)運(yùn)，并對(duì)出庫(kù)待發(fā)運(yùn)產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。16、 貨物發(fā)運(yùn)通知單一式二份，負(fù)責(zé)貨物發(fā)運(yùn)人員和市場(chǎng)部各一份。貨物發(fā)運(yùn)人員在接到發(fā)運(yùn)通知單后，對(duì)通知單上發(fā)往各目的地的發(fā)送件數(shù)進(jìn)行核準(zhǔn)，確認(rèn)無(wú)誤，發(fā)運(yùn)人員在通知單上簽字。17、 通知單應(yīng)至少包含以下內(nèi)容：客戶名稱（或訂單編號(hào)）、發(fā)運(yùn)日期、目的地、貨物件數(shù)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、發(fā)運(yùn)要求及付款方式。場(chǎng)部對(duì) 待發(fā)運(yùn)貨物標(biāo)識(shí)和 貨物 發(fā)運(yùn) 通知單

8、的正確性負(fù)責(zé) 。18、發(fā)運(yùn)人員憑通知單通知生產(chǎn)部主任安排待發(fā)運(yùn)貨物裝車事宜。貨物裝車是生產(chǎn)全過(guò)程的一部分，生產(chǎn)部主任應(yīng)按照通知要求及時(shí)安排人員認(rèn)真實(shí)施，不得推諉、延誤。發(fā)運(yùn)人員應(yīng)保證 所發(fā)運(yùn) 貨物 及 其 目的地 與通知單 相 一致 。19、非常規(guī)出庫(kù)/ 發(fā)運(yùn)，是指無(wú)論工作日或休息日當(dāng)成品庫(kù)管理人員不在崗情況下需辦理的出庫(kù) / 發(fā)運(yùn)。遇此，生產(chǎn)部主任應(yīng)事先安排其他人員臨時(shí)負(fù)責(zé)成品庫(kù)工作，履行產(chǎn)成品出入庫(kù)職責(zé)，同時(shí) 把指定的成品庫(kù)臨時(shí)負(fù)責(zé)人告訴場(chǎng)部知曉。除此之外，非常規(guī)出庫(kù)/ 發(fā)運(yùn)其余各崗位流程及要求不變。20、 成品庫(kù)管理人員對(duì)其不在崗情況下辦理的出入庫(kù)手續(xù)，應(yīng)在到崗后4 個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成核對(duì)、

9、登帳，不得拖延。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。21、通常情況下，發(fā)運(yùn)人員應(yīng)在貨物發(fā)出后第二天，持“物流貨物運(yùn)單”到場(chǎng)部復(fù)命。場(chǎng)部應(yīng)對(duì)“物流貨物運(yùn)單”與通知單要求進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤在“物流貨物運(yùn)單”上簽字認(rèn)可。此簽字作為貨物發(fā)運(yùn)費(fèi)用簽批報(bào)銷依據(jù)。22、 場(chǎng)部在接到貨物已發(fā)運(yùn)復(fù)命后，5 日內(nèi)應(yīng)完成對(duì)用戶的電話回訪，了解貨物收到情況，并記錄。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)在當(dāng)天 上報(bào)部門主管經(jīng)理尋求解決。23、 在確認(rèn)用戶收到貨物后，對(duì)當(dāng)月未回款的用戶場(chǎng)部應(yīng)開出產(chǎn)品交付卡（見附件6） ，通過(guò)該業(yè)務(wù)責(zé)任業(yè)務(wù)人員轉(zhuǎn)交用戶，經(jīng)用戶簽收后由業(yè)務(wù)人員帶回，交場(chǎng)部留存，以確保貨物及貨款安全。24、 本規(guī)定所涉及的各種附件文件均為公司商業(yè)機(jī)密，

10、各個(gè)部門應(yīng)完整保存，不得隨意丟棄，未經(jīng)許可不得向外透漏、提供。 每年三月底由場(chǎng)部負(fù)責(zé)把上一年度發(fā)放到各部門的附件文件收回統(tǒng)一處理。除留存一套完整文件被查外，其余均銷毀。25、凡抽查到未按本規(guī)定要求執(zhí)行，但未造成責(zé)任后果的，第一次提醒；第二次批評(píng)；第三次及其以后每次處罰10 元，以示警戒。對(duì)釀成不良后果的，除行政處分外，按其影響程度處以20200元罰款。對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)非本崗位責(zé)任問(wèn)題，避免重大不良后果的予以50200元獎(jiǎng)勵(lì)。部門領(lǐng)導(dǎo)干部因不積極推動(dòng)本規(guī)定執(zhí)行，或因工作安排不當(dāng)造成本規(guī)定無(wú)法執(zhí)行釀成不良后果的，在同等責(zé)任下，處以兩倍罰款。（后附本規(guī)定所涉及附件樣本，供參考）1銷售訂單訂貨單位報(bào)單員編號(hào)

11、批準(zhǔn)規(guī)格型號(hào)變比等級(jí)負(fù)荷數(shù)量技術(shù)要求：備 注技術(shù)方茉技術(shù)部簽字交貨方式結(jié)算方式交貨日期下單員：接單員：下單日期：是否開票附件2劃改示意說(shuō)明銷售訂單訂貨單位報(bào)單員 索朝華 編號(hào)1100415 批準(zhǔn)規(guī)格型號(hào)變比等級(jí)負(fù)荷數(shù)量LZZB2-1040/50.2S10 VA2JDZ-10210/0.10.220VA10/0.1/0.220.2/3.015VA/500VA技術(shù)要求：10米9芯配5米7芯鎧甲電纜備 注技術(shù)方茉技術(shù)部簽字交貨方式物流汽運(yùn)鐵路運(yùn)輸結(jié)算方式交貨日期下單員：接單員：下單日期：是否開票附件3配貨清單客戶名稱：訂單編號(hào)：提貨單號(hào):規(guī)格型號(hào)變比等 級(jí)負(fù)荷數(shù)量備注特殊配件婁攵量特殊配件數(shù)量下單人員：核準(zhǔn)人員：日期年月 日附件4單位年 月 日字第 號(hào)編號(hào)物品名稱規(guī)格單位數(shù)