正大集團(tuán)飼料廠采購管理制doc 87頁

1、 一. 采購管理制度 1. 采購委員會制度 采購管理是任何一個企業(yè)都視之為經(jīng)營是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。 特別在原材料成本占據(jù)銷售成本 75 85左右的行業(yè)，原材料采購成本和儲 存成本的合理性，會對經(jīng)營利潤產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購委員會制 度可以讓我們得以： (1). 奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)； (2). 提高采購管理水平； (3). 降低采購成本和儲存費用，合理使用資金。 1.1. 采購工作基本原則 1.1.1. 采購委員會是公司在原材料采購過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。 1.1.2. 公司的總經(jīng)理是采購委員會會議決議的最高執(zhí)行者。 1.1.3. 公司的財會部門必須對采購業(yè)務(wù)與采購委員

2、會會議決議是否相符， 予以充分的反映和監(jiān)督。 1.1.4. 品管部門必須對購入原材料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。 1.1.5. 采購部門必須根據(jù)采購委員會的會議精神，以最低之價格；最少之 損耗；最低之資金成本作為購入原材料之準(zhǔn)則。 1.1.6. 采購委員會會議須定期與不定期的交叉召開。 例如，根據(jù)年、季、月的生產(chǎn)，銷售目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原 材料的采購特點及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。 1.1.7. 采購部門必須定期作出市場、供貨、存貨、采購等分析，并及時提 交采購委員會。 采購部應(yīng)對供貨市場；供應(yīng)商情況；需購原材料質(zhì)量、價格、數(shù) 量、運輸、氣象資料、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。 1

3、.1.8. 原材料采購須遵循“錢貨兩訖”的原則，嚴(yán)格控制原料預(yù)付貨款。 必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點： (1). 必須是信用良好的固定供應(yīng)商。對貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得 采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。 (2). 信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購工作者必須努力 的工作任務(wù)之一。 (3). 必須事先派專人，如派采購，品管人員一起去實地調(diào)查供應(yīng)商 的實物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況，和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將 調(diào)查報告提交 采購委員會。 (4). 必須有完整的正式合同，并經(jīng)國家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。 在合同中必須有明確的交貨地點，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在 需方所在地的 人民法院管轄范圍內(nèi)履約。 (

4、5). 預(yù)付款的額度控制，須由采購委員會會議決定。對每一項預(yù)付 款都應(yīng)在會議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要 保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對策。 (6). 原材料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財會部必須同時派出專人 負(fù)責(zé)該項原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實際情況按天，或 周，或旬將記錄提交給采購委員會，直至該合同履行完畢。 1.1.9. 經(jīng)批準(zhǔn)購入的新品種原材料，須遵循試產(chǎn)，試銷原則。 為降低產(chǎn)品成本，在征得集團(tuán)配方部門的同意后，所購入的新 品種原料，在試產(chǎn)、試銷過程中，應(yīng)派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)追蹤， 并將分析結(jié)果提交采購委員會；采購部應(yīng)進(jìn)一步收集該原料的供貨 渠道、供貨量及供

5、貨趨勢、品質(zhì)情況、保管要求、價格變動趨勢等 資料，提交采購委員會以供作出進(jìn)一步的決策。 1.1.10. 采購部和財會部應(yīng)于每月末，與供應(yīng)商核對供貨數(shù)量，應(yīng)付貨款 等往來資料。. 采購委員會應(yīng)定期對采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，以提高采購人員的 業(yè)務(wù)能力和思想品德。 1.2. 采購委員會的基本組成 ( 詳見圖表 1-A ) 采購 委員會是由以下人員組成 : 1.2.1. 總經(jīng)理； 1.2.2. 財務(wù)長； 1.2.3. 采購負(fù)責(zé)人； 1.2.4. 品管負(fù)責(zé)人； 1.2.5. 生產(chǎn)負(fù)責(zé)人； 1.2.6. 其他與采購業(yè)務(wù)有關(guān)人員 (列席人員) ； 1.2.7. 采購委員會秘書 (兼任) 。 采購委員會秘書，由

6、委員會指定專人兼任，無表決權(quán)。 1.3. 采購委員會組織的運行 ( 詳見圖表 1-B ) 1.3.1. 定期召開采購委員會會議 采購委員會會議是日常采購管理工作之一，由會議討論決定采 購委員會召開會議的固定時間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分 析資料，以供會議討論和決策。 1.3.2. 不定期召開采購委員會會議 對采購管理過程中的特殊事項，或經(jīng)采購委員會成員的提議， 應(yīng)臨時召開采購委員會會議。 1.3.3. 采購委員會的決議須由半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采 購委員會會議的列席人員和會議 秘書無表決權(quán)。 1.3.4. 采購委員會召開會議時，采購委員會成員若無法參會，應(yīng)授權(quán)代理 人員參會

7、。 1.3.5. 采購委員會各成員須有獨立的權(quán)責(zé)，其中財務(wù)長與采購部負(fù)責(zé)人不 得互相兼任。 1.3.6. 采購委員會秘書必須將有關(guān)部門所送的分析資料，以及會議文件資 料分類整理后存檔。 1.4. 采購委員會制度控制要點 1.4.1. 對采購過程中發(fā)生的重大采購事項，必須由采購委員會討論決定。 1.4.2. 原材料價格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。 1.4.3. 原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。 1.4.4. 根據(jù)產(chǎn)銷實際情況，確定每月原材料的最低和最高庫存量。 1.4.5. 對有預(yù)付貨款的采購，必須事先提交采購委員會討論通過。 1.4.6. 采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案

8、，并建立有效的采購分析擋案。 對一年以上的各類檔案應(yīng)交公司檔案室保存。 2. 采購批準(zhǔn)權(quán)限 2.1. 采購批準(zhǔn)權(quán)限制定目的和實施條件 2.1.1. 有利于采購管理工作的順利進(jìn)行。 2.1.2. 明確采購權(quán)責(zé)關(guān)系。 2.1.3. 采購委員會的會議決議和經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃，采購申請是行使采購 權(quán)的前提。 2.1.4. 采購批準(zhǔn)權(quán)限由采購委員會按照集團(tuán)規(guī)定的制定原則，由各公司董 事會制定，并報集團(tuán)備案。 2.2. 采購批準(zhǔn)權(quán)限制定原則 2.2.1. 采購批準(zhǔn)額度權(quán)限 采購批準(zhǔn)額度權(quán)限的制定，須分采購委員會批準(zhǔn)額度、總經(jīng)理 批準(zhǔn)額度、采購負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)額度。 2.2.2. 采購批準(zhǔn)額度行使權(quán)受每一品種原材料

9、最高庫存量的限制。 即當(dāng)某一品種原材料庫存量已達(dá)最高庫存，或原庫存量加申請 購買量超過最高庫存時，該品種原材料的采購批準(zhǔn)額度權(quán)限隨之失 效。若因客觀實際情況需要購買，須提交采購委員會討論決定。 2.2.3. 原材料倉庫每一品種原材料的最高和最低庫存量，由采購委員會每月 根據(jù)生產(chǎn)和銷售的實際情況予以核定，對積壓原材料應(yīng)另行處理，不 包括在內(nèi)。 2.3. 采購批準(zhǔn)權(quán)限表 2.3.1. 采購批準(zhǔn)權(quán)限的范圍 (1). 大宗原料的采購批準(zhǔn)權(quán)限； (2). 超級混合料的采購批準(zhǔn)權(quán)限； (3). 包裝物的采購批準(zhǔn)權(quán)限； (4). 零星原材料的采購批準(zhǔn)權(quán)限； (5). 備品備件的采購批準(zhǔn)權(quán)限。 2.3.2.

10、原材料采購批準(zhǔn)權(quán)限表 采購批準(zhǔn)權(quán)限表由采購委員會討論編制后，提交公司董事會 決定。原材料采購批準(zhǔn)權(quán)限表一式六聯(lián)，第一聯(lián)送集團(tuán)主管部門； 第二聯(lián)送總經(jīng)理；第三聯(lián)送財會部；第四聯(lián)送采購部；第五聯(lián)送 品管部；第六聯(lián)作董事會文件存檔。 ( 詳見圖表 1-C ) 3. 原材料市場分析與采購決策 3.1. 原材料市場分析制度 3.1.1. 原材料市場分析制度實施的意義 (1). 實施該制度，可以保證企業(yè)有長期的市場供應(yīng)信息資料來源， 為分析市場供應(yīng)變動狀況提供充分的依據(jù)。 (2). 堅持長期實行供貨市場分析制度，努力做好供貨市場分析工 作，是現(xiàn)代采購管理工作的基本要求。 (3). 實施該制度可以提高采購業(yè)

11、務(wù)人員的工作水平，是降低采購 成本的根本途徑。 3.1.2. 建立、取得原材料市場的分析資料 原材料供應(yīng)市場的資料收集主要包括以下內(nèi)容： (1). 有交易供應(yīng)商的供貨資料； (2). 無交易供應(yīng)商的供貨資料； (3). 國際市場的價格水平資料和近期價格變動預(yù)測資料； (4). 國內(nèi)異地市場的價格水平資料和近期價格變動預(yù)測資料； (5). 本地市場的價格水平資料和近期價格變動預(yù)測資料； (6). 原料質(zhì)量結(jié)構(gòu)對比資料； 由于同一品種原料因供貨渠道不同，其原料的品質(zhì)亦有所 不同，從而引起價格水平的不一。在保證到貨原料質(zhì)量的前提 下，應(yīng)以成本最低為準(zhǔn)則，選購最合適的原料。 (7). 本公司與同行業(yè)的

12、原材料存貨資料； (8). 付款方式變動分析資料和資金需求量、資金需求時間變動分析資料。 (9). 供應(yīng)商的信用分析資料； (10). 供應(yīng)商及公司的運輸損耗資料； (11). 歷年來的氣象資料，以及近期的氣象預(yù)測資料，包括原材料采 購地點和運輸路線地區(qū)，原材料庫存地點的歷史氣象資料和氣 象預(yù)測資料； (12). 與兄弟公司、同行業(yè)公司在采購管理水平、采購數(shù)量、質(zhì)量、 價格、存貨上的比較分析資料。 3.1.3. 原材料市場分析報告的完成與通過 (1). 原材料采購市場分析是以采購部為主，財會部、品管部為輔的， 對生產(chǎn)原料、超級混合料、燃料、包裝物等的目前供應(yīng)狀態(tài)，以及變 動趨勢情況的分析和預(yù)測

13、，它是公司領(lǐng)導(dǎo)人制定采購決策的主要 依據(jù)之一。 (2). 原材料市場分析報告的主要內(nèi)容分為五個部分，第一部分是公 司原材料 ( 原料、超級混合料等 ) 的庫存數(shù)量及金額；第二部分是 當(dāng)前可供貨情況和當(dāng)前市場價格的資料搜集對比情況；第三部 分是市場價格、供貨量、需求量的變動預(yù)測，主要依據(jù)于所搜 集的市場動態(tài)信息分析填制；第四部分是氣象變化預(yù)測和運輸 狀況的預(yù)測，主要依據(jù)于歷年的經(jīng)驗和所取得的氣象分析資料、 運輸單位實際運輸變動狀況而填制；第五部分為訂購點的初步 確定，它根據(jù)以上分析結(jié)果填制，并供采購委員會會議分析和 討論，以作最后的確定。 (3). 原材料市場分析報告一式五聯(lián)，由采購部負(fù)責(zé)編制，

14、交采購委 員會會議秘書；由采購委員會會議秘書編號后，分送以下人員： (a). 第一聯(lián)地區(qū)副總裁； (b). 第二聯(lián)總經(jīng)理； (c). 第三聯(lián)財務(wù)長 ； (d). 第四聯(lián)品管部負(fù)責(zé)人； (e). 第五聯(lián)采購部。 (4). 采購委員會成員收到原材料市場分析報告后，應(yīng)對其內(nèi)容進(jìn)行 核實和作出分析意見，并在定期召開的采購委員會會議上發(fā)表 意見進(jìn)行討論，以確定原材料的訂購點及各項采購決策，或者 視情況緊急而召開臨時采購委員會會議，以及時作出供貨過程 中的各項決策。 3.2. 采購決策 采購決策是采購委員會在定期和不定期召開的會議上，在統(tǒng)一認(rèn)識了 目前的供貨狀態(tài)、供貨形勢后，所制定的各項采購策略；及針對供

15、貨過程 所發(fā)生的各種問題所決定的將采取的各種措施。( 詳見圖表 1-D ) 3.2.1.實施采購委員會制度后采購決策的意義 (1). 通過集體決策，可以保持采購管理水平的穩(wěn)定性。 (2). 采購決策的實際效應(yīng)，體現(xiàn)在采購成本的合理性和保持在較低 水平上，以增加公司產(chǎn)品的競爭能力。 (3). 鍛練和提高了公司中上層管理人員的素質(zhì)和工作責(zé)任。 3.2.2. 采購決策的主要依據(jù) (1). 原材料市場分析報告 (2). 原材料庫存日報表 (3). 原材料安全庫存分析表 (4). 原材料采購計劃 (5). 原材料采購資金分析 (6). 其他各種采購資料 3.2.3. 采購委員會會議內(nèi)容和決議的執(zhí)行 (1

16、). 會議內(nèi)容 (a). 當(dāng)期采購決策。 (b). 上期采購委員會會議決議的 執(zhí)行檢查 上期會議決議的執(zhí)行檢查，主要是針對采購過程的組 織工作、費用控制、損耗控制情況的檢查。 (c). 趨勢分析和相應(yīng)對策 主要是對下一階段的原材料供應(yīng)量、價格、供應(yīng)商等變 化情況的預(yù)策分析及對策。 (2). 當(dāng)期采購決策與會議決議的執(zhí)行 (a). 對目前供貨市場作進(jìn)一步的討論分析，以確定各品種原料的 需求量及儲存量，并結(jié)合價格變動趨勢預(yù)測供貨變動情況。 (b). 分析因季節(jié)性變動所需變動的原料品種或數(shù)量，并測算因此 而產(chǎn)生產(chǎn)品成本結(jié)構(gòu)變動所帶來的影響。 (c). 根據(jù)原材料庫存和安全庫存分析及產(chǎn)銷實際情況，調(diào)整

17、修改 采購計劃。 (d). 對采購成本進(jìn)行測算，并分析資金占用情況和計入資金占用利息. (e). 分析采購成本變動對銷售價格的影響。 (f). 分析公司資金的流入、流出情況，確定資金實際需求量。 (g). 依據(jù)各供應(yīng)商的情況，如價格、數(shù)量、品質(zhì)、質(zhì)量、運輸、 信用、結(jié)算方式、交貨地點等，分析并確定供應(yīng)商選擇范圍 和作出選擇方案。 (h). 對會議討論、修改的采購計劃和各項措施進(jìn)行討論通過。 (i). 根據(jù)會議決議授權(quán)采購部簽定采購合同。 3.3. 原材料市場分析制度控制要點 3.3.1. 定期提供 撛牧鮮諧治霰鏀。 3.3.2. 每項采購業(yè)務(wù)須有財會部的會簽意見。 3.3.3. 原材料采購檔案

18、建立的完整性與應(yīng)用水平的提高。 3.3.4. 定期評估采購工作。 4. 采購業(yè)務(wù)的管理與控制 ( 詳見圖表 1-E, 1-F, 1-G ) 4.1.采購業(yè)務(wù)的確定 采購業(yè)務(wù)首先依據(jù)與產(chǎn)銷狀況而予以確定，因此年度、季度、月度的 生產(chǎn)計劃 ( 包括內(nèi)部調(diào)撥量和庫存量 ) ，銷售計劃，是編制年、季、月采 購計劃的基礎(chǔ)。 4.1.1. 原材料需用量計劃和原材料需用款計劃 (1). 原材料需用量報告。 (a). 品管部根據(jù)月度生產(chǎn)量計劃，并與銷售計劃、內(nèi)部調(diào)撥用 量計劃、產(chǎn)成品庫存量計劃核對后，編制“原材料需用量 測算表”。 (b).“原材料需用量測算表”是根據(jù)各品種產(chǎn)品的數(shù)量， 按配 方計算成各品種原

19、料、超級混合料的報表，該表由品管部自用。 (c). 品管部根據(jù)“原材料需用量測算表”編制“原材料需用量 報告”，并在報告中提出有關(guān)采購原料的分析意見和建議， 該報告一式四聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理；第二聯(lián)交財會部；第 三聯(lián)交采購部；第四聯(lián)由品管部留存。 (2). 原材料采購資金分析周報 (a). 財會部每周應(yīng)編制“原材料采購資金分析周報”，并作為 采購委員會會議制定采購決策的分析依據(jù)。 (b).“原材料采購資金分析周報”也是財會部安排付款的依據(jù) 之一，它包括有已訂購、在途、已人庫原材料的付款狀況。 (c).“原材料采購資金分析周報”，一式二聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng) 理，第二聯(lián)由財務(wù)長留存。 4.1.2. 年度

20、、季度、月度采購計劃 (1). 原材料采購年度計劃 (a). 采購部依據(jù)年度目標(biāo)生產(chǎn)量和原材料安全庫存編制原材料 采購年度計劃。 (b). 原材料采購年度計劃一式三聯(lián)，由采購部編制后，將第一 聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財務(wù)長，第三聯(lián)由采購部留存。 (2). 原材料采購季度計劃 (a). 采購部根據(jù)調(diào)整后的季度目標(biāo)生產(chǎn)量，和原材料安全庫存， 修改原材料采購年度計劃中的本季度采購計劃。 (b). 該表一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財務(wù)長，第三聯(lián) 由采購部留存。 (3). 月度原材料采購計劃 (a). 采購部根據(jù)調(diào)整后的本月目標(biāo)生產(chǎn)量，和品管部提供的“原 材料需用量報告”，確定本月計劃采購量。 (b)

21、. 采購部根據(jù)當(dāng)前原料市場實際價格測算出資金需用量。 (c). 原材料采購計劃一式三聯(lián)，第一聯(lián)交總經(jīng)理，第二聯(lián)交財務(wù) 長，第三聯(lián)留存采購部。 (d). 采購委員會會議上，根據(jù)會議決議修改原材料采購計劃， 并作為采購業(yè)務(wù)發(fā)生的依據(jù)。 4.2. 采購申請 4.2.1. 采購申請依據(jù) 采購業(yè)務(wù)每次發(fā)生時，包括向供應(yīng)商采購原料、包裝物；向集 團(tuán)內(nèi)兄弟公司采購的超級混合料，都必須填寫“原材料采購申請” 采購申請應(yīng)依據(jù)采購委員會會議確定的供應(yīng)商或供應(yīng)商選擇范圍， 以及采購計劃進(jìn)行編制。 4.2.2. 采購申請的填制及采購部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn) (1). 采購部根據(jù)供應(yīng)商提供的原材料樣品品質(zhì)情況和品管部的化驗結(jié) 果填

22、列在采購申請上。 (2). 采購申請根據(jù)本月批準(zhǔn)的采購計劃填列所需購買的原材料品種和 數(shù)量；在采購申請中分供應(yīng)商情況和采購部申請意見兩大部份， 應(yīng)根據(jù)實際情況和具體分析填列。 (3). 采購部負(fù)責(zé)人根據(jù)采購申請的內(nèi)容核對有關(guān)資料后，簽字核準(zhǔn)。 并將原材料樣品化驗資料存檔備查。 4.2.3. 樣品化驗及品管部、財會部的會簽 (1). 品管部將樣品分析結(jié)果和分析建議意見會簽在采購申請單上，供 采購部參考。對提貨形式的原材料采購，品管部必須派專人前往 供應(yīng)商倉庫進(jìn)行100%的實地抽樣檢查。 (2). 財務(wù)長檢查采購申請是否符合采購委員會的決議，以及檢查最高 庫存情況。( 詳見圖表 2-A , 4-A

23、 ) 4.2.4. 總經(jīng)理核準(zhǔn)后的建檔追蹤與合同的簽定 (1). 總經(jīng)理根據(jù)采購申請的內(nèi)容，進(jìn)行修改與核定，并建立追蹤檔案， 以保證按期完成采購任務(wù)。 (2). 采購部根據(jù)總經(jīng)理核準(zhǔn)的采購申請，與供應(yīng)商簽定合同，并經(jīng)總 經(jīng)理、財務(wù)長審核無誤后，蓋章生效。 (3). 采購申請一式四聯(lián)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，第一聯(lián)留于總經(jīng)理，第 二聯(lián)交財務(wù)長，第三聯(lián)交品管部，第四聯(lián)留存采購部。 (4). 采購合同的正本一式四聯(lián)。其中，第一聯(lián)供應(yīng)商，第二聯(lián)財會 部，第三聯(lián)總經(jīng)理，第四聯(lián)采購部。 (5). 采購合同控制要點 (a). 在合同簽發(fā)之前，財會部必須審核合同是否與批準(zhǔn)后的采 購申請一致。 (b). 應(yīng)采用經(jīng)集團(tuán)總

24、部認(rèn)可的本公司的采購合同。 (c). 在合同中必須注明合同的履約地在公司所屬地，即由公司所 屬的人民法院管轄處理。 (d). 必須有供應(yīng)商單位的法定代表人簽字；若供應(yīng)商單位法定代 表人授權(quán)代理人在合同上簽字，采購部必須向供應(yīng)商索取授 權(quán)書，經(jīng)審核后交公司檔案室存檔。 ( 詳見圖表 2-B , 4-B ) (e). 采購合同生效后，采購申請單才相應(yīng)生效。原材料收貨時的 收貨報告的開立，須以生效后的采購申請單作為原材料收貨 報告開立的依據(jù)。 4.3. 原材料交貨地點的確定與控制 4.3.1. 控制原則 (1). 損耗最小原則 即應(yīng)采用送貨制，并以公司計量設(shè)備計量為準(zhǔn) (過公司地磅)。 (2). 運

25、輸成本最低原則 原材料在提貨制的情況下，應(yīng)盡量了解各種運輸方案以降 低運輸成本，如利用回程車降低運輸成本。 (3). 風(fēng)險最低原則 大宗原料的異地采購應(yīng)以送貨制為宜，因其價值大，路程 遠(yuǎn)，運輸情況復(fù)雜，雖有保險可降低其風(fēng)險，但若發(fā)生供貨 時間的貽誤、成本的增加等情況，對生產(chǎn)和銷售都會帶來很 大影響。 (4). 綜合分析原則 除考慮以上三項原則外，還須考慮結(jié)算方式、運輸條件、 包裝情況、裝卸情況、采購數(shù)量、品種等諸多因素而定。 4.3.2. 運輸方式的確定 (1). 按承運對象分類 (a). 公司自運 (提貨) (b). 供應(yīng)商自運 (送貨) (c). 供應(yīng)商委托代運 (送貨) (d). 公司委托代運 (提貨) (2). 按運輸工具不同分類 (a). 鐵路運輸 (b). 公路運輸