201203考試批次《秘書(shū)學(xué)》(大作業(yè))new

1、201203考試批次秘書(shū)學(xué)大作業(yè)學(xué)生姓名 學(xué)習(xí)中心 學(xué)號(hào) 專 業(yè) 年級(jí)層次摘要21、前言32、秘書(shū)時(shí)間管理的重要性43、秘書(shū)時(shí)間管理中存在的問(wèn)題63.1工作目標(biāo)不明確63.2工作計(jì)劃性不強(qiáng)73.3工作任務(wù)的延期74、秘書(shū)時(shí)間管理的原則74.1管理時(shí)間就是管理你的生命。74.2減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。74.3掌握時(shí)間的有序性。75、秘書(shū)時(shí)間管理的方法85.1目標(biāo)計(jì)劃管理法85.2工作分類(lèi)法85.3將工作內(nèi)容交錯(cuò)安排86、秘書(shū)時(shí)間管理的竅門(mén)9摘要本文的內(nèi)容探討秘書(shū)對(duì)時(shí)間管理方面的問(wèn)題。秘書(shū)是由職事演進(jìn)而成的一種職業(yè)，是指領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合輔助的工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。秘書(shū)的工作特性使秘書(shū)的時(shí)間管

2、理顯得非常重要，可以說(shuō)，秘書(shū)的時(shí)間管理是秘書(shū)最大的管理、最基本的管理。秘書(shū)對(duì)時(shí)間管理的好壞，直接影響著工作效率的高低。因此，秘書(shū)應(yīng)該努力掌握時(shí)間管理的藝術(shù)，懂得時(shí)間管理的原則和方法及一些小竅門(mén)，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。秘書(shū)的時(shí)間管理主要分為兩個(gè)部分：第一部分要替上級(jí)掌控時(shí)間，也就是要時(shí)時(shí)提醒領(lǐng)導(dǎo)“時(shí)間到了”；第二部分是要規(guī)劃好自己的時(shí)間，以免時(shí)間分配不均。關(guān)鍵詞：秘書(shū)，時(shí)間，管理SummaryThe contents of this article explore the Secretary to the problem of time management. Secretary is m

3、ade by the ministry of the evolution of a profession is the leader of those in charge around auxiliary staff and the public service staff. The operating characteristics of the Secretary of the Secretary of the time management is very important, it can be said secretary time management is the managem

4、ent of the secretary, the most basic management. Secretary, good or bad time management, a direct impact on the level of work efficiency. Therefore, the Secretary should work hard to master the art of time management, understand the principles and methods of time management tips, and effectively imp

5、rove work efficiency and quality of work. Secretary of time management is divided into two main parts: was asked in the first part of the superior control of time, is to remind the leadership of time; The second part is to plan their time to avoid the uneven allocation of time.Keywords: secretary, t

6、ime management1、前言談時(shí)間管理，首先要弄明白時(shí)間是一個(gè)什么東西。時(shí)鐘的發(fā)明，使時(shí)間有了一個(gè)具體地表達(dá)和傳遞，人類(lèi)也似乎抓住和掌握了時(shí)間。但事實(shí)上，時(shí)間在時(shí)間中流逝，時(shí)鐘的發(fā)明只是讓我們更加真切地感受到時(shí)間斗轉(zhuǎn)星移，卻始終無(wú)法阻止時(shí)間無(wú)可奈何花落去的流逝。時(shí)光穿梭機(jī)只是一種美好的想象，時(shí)間總是不經(jīng)意間在我們手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留?！耙淮绻怅幰淮缃穑缃痣y買(mǎi)寸光陰?！睍r(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，具有供給毫無(wú)彈性、無(wú)法積蓄、無(wú)法取代和無(wú)法失而復(fù)得等四個(gè)特性，就像一個(gè)神秘的精靈，來(lái)無(wú)影去無(wú)蹤，不可回溯、無(wú)法暫停，不能買(mǎi)賣(mài)也無(wú)法替代,是一項(xiàng)重要的無(wú)法再生的特殊

7、資源。時(shí)間管理就是讓時(shí)間發(fā)揮到最高價(jià)值?！皶r(shí)間就是生命”，是我們每個(gè)人公平擁有的資產(chǎn)。研究表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達(dá)10倍以上，成功人士的共同點(diǎn)之一就是善于高效的運(yùn)用時(shí)間，因此，任何人想成功，都必須懂得時(shí)間管理。我們永遠(yuǎn)無(wú)法抓住時(shí)間，也不能左右時(shí)間前進(jìn)的步伐，但我們可以合理地支配時(shí)間。時(shí)間管理并不是去管理時(shí)間，而是在有限的時(shí)間內(nèi)，緊密?chē)@目標(biāo)，高效、有序地執(zhí)行計(jì)劃，圓滿地完成任務(wù)，在有限的精力與時(shí)間下，做出最大的產(chǎn)出，獲得最滿意的工作成果，其本質(zhì)是人生的自我管理，其意義在于計(jì)劃時(shí)間、做好確定目標(biāo)、自我管理的工作，減少浪費(fèi)時(shí)間的因素，使時(shí)間經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮到最大。好的時(shí)間管

8、理，可以有效地發(fā)揮所長(zhǎng)，更節(jié)省人力成本，可減輕工作壓力，事半功倍，提早完成工作。2、秘書(shū)時(shí)間管理的重要性秘書(shū)作為自然人，與從事其他工作的人一樣，要做好工作必須加強(qiáng)時(shí)間管理，明確目標(biāo)任務(wù)、分清輕重緩急，科學(xué)合理地分配時(shí)間，有計(jì)劃有組織地工作， 重要事情包括會(huì)影響群體利益的事情、上級(jí)關(guān)注的事情、會(huì)影響績(jī)效考核的事情。秘書(shū)要想做有效的時(shí)間管理，必須把自己當(dāng)天要做的事記錄下來(lái)，把時(shí)間優(yōu)先順序安排好，參照“四象限”時(shí)間管理法，對(duì)時(shí)間進(jìn)行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好輕重緩急，合理安排時(shí)間，才能提高工作效益，實(shí)現(xiàn)時(shí)間增值。同時(shí)秘書(shū)作為社會(huì)人，

9、其獨(dú)特的工作性質(zhì)使其時(shí)間管理具有特殊性。秘書(shū)自己本身的時(shí)間安排往往是被動(dòng)的、從屬的，必須隨時(shí)根據(jù)所服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)（上司、雇主）的時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。秘書(shū)沒(méi)有自己的時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)下班沒(méi)有走，秘書(shū)就不應(yīng)該走，領(lǐng)導(dǎo)周末加班，秘書(shū)就要跟著加班。所以，秘書(shū)的時(shí)間管理除了要進(jìn)行自我的時(shí)間管理之外，更重要的是要協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)合理的安排好領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)等，確保領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)順利地運(yùn)轉(zhuǎn)。秘書(shū)時(shí)間管理必須計(jì)劃先行。凡事“豫則立、不豫則壞”，這強(qiáng)調(diào)了計(jì)劃的重要性。對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，做好計(jì)劃顯得尤為重要。一般來(lái)說(shuō)，計(jì)劃按照實(shí)施時(shí)間的長(zhǎng)短和遠(yuǎn)近可分為日計(jì)劃、周計(jì)劃、月計(jì)劃，甚至是季度、年度計(jì)劃、五年規(guī)劃等。秘書(shū)必須對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一周、每一天的活動(dòng)及時(shí)進(jìn)

10、行安排，列好活動(dòng)計(jì)劃表，以防止活動(dòng)時(shí)間發(fā)生沖突或重要活動(dòng)疏漏。每周周末，秘書(shū)要將下一周領(lǐng)導(dǎo)要召開(kāi)的會(huì)議、參加的活動(dòng)、找什么人談話，列出一個(gè)時(shí)間表來(lái)，及時(shí)交由領(lǐng)導(dǎo)審定，然后按照領(lǐng)導(dǎo)審定的計(jì)劃表去落實(shí)，如果遇到特殊情況需要進(jìn)行必要的更改和變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋并征得領(lǐng)導(dǎo)的同意。除了一周安排表，很多秘書(shū)還應(yīng)該有一個(gè)每天安排表。像我每天都會(huì)在晚上一個(gè)相對(duì)固定的時(shí)間，把第二天工作的具體時(shí)間、地點(diǎn)以及注意事項(xiàng)（包括參加的會(huì)是否需要領(lǐng)導(dǎo)講話、參加的活動(dòng)是否需要穿正裝等），通過(guò)手機(jī)短信的方式報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既可以提醒領(lǐng)導(dǎo)，也可以跟領(lǐng)導(dǎo)溝通一下會(huì)不會(huì)有什么新的變化。同時(shí)我還把短信發(fā)給領(lǐng)導(dǎo)的司機(jī)，讓司機(jī)也掌握情況

11、，必要的時(shí)候司機(jī)也能提醒領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)然，在制定計(jì)劃表時(shí)，一定要安排得適時(shí)和得當(dāng)，做到疏密結(jié)合，勞逸結(jié)合，這樣才能保證工作的質(zhì)量和效率。就像農(nóng)業(yè)上常用的“間作套種”的科學(xué)種田方法，實(shí)踐證明，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì)下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類(lèi)養(yǎng)分，長(zhǎng)此以往，地力就會(huì)枯竭。人的腦力和體力也像土地一樣，必須每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內(nèi)容，做到勞逸結(jié)合，張弛有度，例如有時(shí)候上午已經(jīng)安排了一個(gè)大會(huì)，那么下午就盡可能別再安排開(kāi)會(huì)了，可能安排得輕松一些，讓領(lǐng)導(dǎo)處理一下公務(wù)，理一理思緒，會(huì)議可以安排在第二天，這樣人的腦力和體力才可以得到有效的調(diào)劑和放松，從而確保領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃的落實(shí)執(zhí)行。秘

12、書(shū)時(shí)間管理必須抓住重點(diǎn)。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠(yuǎn)沒(méi)有時(shí)間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時(shí)間做對(duì)你來(lái)說(shuō)最重要的事。特別是領(lǐng)導(dǎo)，每天都有大大小小的會(huì)要開(kāi)，有各種各樣的活動(dòng)要參加，但領(lǐng)導(dǎo)的精力和時(shí)間畢竟有限，這就要求秘書(shū)在進(jìn)行時(shí)間管理，為領(lǐng)導(dǎo)安排活動(dòng)時(shí)一定要抓住重點(diǎn)，合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問(wèn)題，讓領(lǐng)導(dǎo)把主要的精力重點(diǎn)放在處理重要事務(wù)上，這樣就會(huì)像機(jī)器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。一般來(lái)說(shuō)，什么人要見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)，各單位邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)參加活動(dòng)，首先都要與秘書(shū)聯(lián)系，這就要求秘書(shū)一定要幫領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)什么必須安排、什么不應(yīng)安排，什么活動(dòng)可以多安排一些，什么活

13、動(dòng)應(yīng)該少安排一些，秘書(shū)自己也要從領(lǐng)導(dǎo)的身份地位和社會(huì)影響方面去考慮，為領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)和建議，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)減輕負(fù)擔(dān)。一般情況下，像一些涉及國(guó)計(jì)民生，涉及群眾利益的會(huì)議和活動(dòng)，如慰問(wèn)幫扶困難群眾、植樹(shù)造林等，能安排的應(yīng)該盡量安排，領(lǐng)導(dǎo)參加這些活動(dòng)能夠收到正面的、積極的社會(huì)效果和示范帶頭作用。而一些商業(yè)性質(zhì)的活動(dòng)、一般的普通應(yīng)酬、無(wú)關(guān)緊要的會(huì)議等，如一個(gè)小小的聯(lián)誼會(huì)，一個(gè)普通商業(yè)性項(xiàng)目的落成，秘書(shū)應(yīng)該能擋駕的就幫領(lǐng)導(dǎo)擋駕，能推掉的就主動(dòng)幫領(lǐng)導(dǎo)推辭。秘書(shū)時(shí)間管理必須統(tǒng)籌兼顧。在現(xiàn)實(shí)工作中，領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)的活動(dòng)都是非常繁忙，很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間安排，往往不是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)自己的事，而是經(jīng)常會(huì)涉及到多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間相互協(xié)調(diào)，

14、既包括協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，還包括協(xié)調(diào)活動(dòng)（會(huì)議）的時(shí)間。例如一位副市長(zhǎng)已經(jīng)安排好時(shí)間召開(kāi)XX會(huì)議，但由于市長(zhǎng)也剛好同一時(shí)間召開(kāi)另一個(gè)與該副市長(zhǎng)有關(guān)的會(huì)議，需要該副市長(zhǎng)參加，這時(shí)候秘書(shū)就要及時(shí)地將情況報(bào)告該副市長(zhǎng)，一般情況下該副市長(zhǎng)就要調(diào)整自己的時(shí)間以適應(yīng)市長(zhǎng)的時(shí)間。有時(shí)候還經(jīng)常碰到這樣的情況，就是兩個(gè)活動(dòng)或接待等同時(shí)進(jìn)行而且同樣重要都需要領(lǐng)導(dǎo)參加，這時(shí)候秘書(shū)就要及時(shí)將問(wèn)題提出來(lái)并協(xié)調(diào)，一方面看看有沒(méi)有可能其中一個(gè)活動(dòng)改期，如果不行則協(xié)調(diào)另一領(lǐng)導(dǎo)代表參加，如果時(shí)間無(wú)法更改也協(xié)調(diào)不了其他領(lǐng)導(dǎo)參加，則需要秘書(shū)進(jìn)一步協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧，把兩個(gè)活動(dòng)的地方盡可能安排得近一些并盡可能地錯(cuò)開(kāi)一些時(shí)間，以便領(lǐng)導(dǎo)兩頭跑，

15、兩邊都兼顧一下。秘書(shū)時(shí)間管理必須留出時(shí)間。秘書(shū)在為領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)間時(shí)要注意為領(lǐng)導(dǎo)留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，避免用各種活動(dòng)把一天的時(shí)間排滿。如果把每天的時(shí)間都排滿而沒(méi)有留出一點(diǎn)“機(jī)動(dòng)時(shí)間”，出現(xiàn)意外情況，領(lǐng)導(dǎo)就不得不放棄計(jì)劃中的工作，來(lái)處理突發(fā)事件，而今日未完成的工作，就必須加進(jìn)明日的工作表中，這樣就打亂了計(jì)劃，使后面的工作壓力不斷加大。每天為領(lǐng)導(dǎo)留些“機(jī)動(dòng)時(shí)間”，即使沒(méi)有發(fā)生突發(fā)事件，領(lǐng)導(dǎo)也可利用“機(jī)動(dòng)時(shí)間”處理一些較次要的問(wèn)題；或與下屬聯(lián)絡(luò)一下感情；也可休息一會(huì)，考慮一天工作中的得失等。這樣，領(lǐng)導(dǎo)就可緊張而又不失輕松地完成一天的工作，從容地面對(duì)明天。3、秘書(shū)時(shí)間管理中存在的問(wèn)題 3.1工作目標(biāo)不明確如果不清

16、楚自己的行為目標(biāo)，那么，要想有效地管理時(shí)間是十分困難的。除了一些日常工作，秘書(shū)還有很多臨時(shí)性的事務(wù)要處理，如果沒(méi)有明確的工作目標(biāo)，就好比無(wú)頭蒼蠅，整天忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)，還不知道自己在干些什么，到頭來(lái)一些重要的工作或是應(yīng)該在某個(gè)時(shí)段完成的工作沒(méi)有完成，影響了下一步工作的開(kāi)展。 3.2工作計(jì)劃性不強(qiáng)有些秘書(shū)的工作計(jì)劃性不強(qiáng)，或者說(shuō)沒(méi)有計(jì)劃，整天忙于應(yīng)付，工作起來(lái)手忙腳亂，經(jīng)常被日常工作搞得暈頭轉(zhuǎn)向，工作效率大打折扣，自己覺(jué)得很忙很累，其實(shí)不然。 3.3工作任務(wù)的延期現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì)，辦公室秘書(shū)工作不再是以前人們說(shuō)的那樣：一杯茶，一張報(bào)紙打發(fā)時(shí)間，而應(yīng)該高速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)，注重效能。由于秘書(shū)工作任

17、務(wù)繁重，有些秘書(shū)做事總是拖拖拉拉，把應(yīng)該馬上做的事情一貫地往后拖，而每天又會(huì)有新的工作任務(wù)，新舊任務(wù)交織在一起，就可能導(dǎo)致工作雜亂無(wú)章，丟三落四。4、秘書(shū)時(shí)間管理的原則 4.1管理時(shí)間就是管理你的生命。人生最寶貴的資源就是時(shí)間，管理時(shí)間，就是管理你的生命。時(shí)間管理要區(qū)分戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)兩個(gè)層次。首先做好戰(zhàn)略管理，包括時(shí)間要實(shí)現(xiàn)的整體目標(biāo)與價(jià)值，經(jīng)常做方向性的調(diào)整，用戰(zhàn)略來(lái)指導(dǎo)戰(zhàn)術(shù)管理。要涉及長(zhǎng)遠(yuǎn)和近期兩個(gè)尺度，近期時(shí)間安排要服務(wù)于長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。時(shí)間的利用要使工作價(jià)值最大化，要通過(guò)管理使時(shí)間富?；Ｒ矣诖蚱瞥Ｒ?guī)，以創(chuàng)新方式利用時(shí)間。比如，利用走路時(shí)思考，帶問(wèn)題入睡，啟動(dòng)潛意識(shí)創(chuàng)新，讓空閑時(shí)間成為寧?kù)o的享

18、受。 4.2減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)。首先，要改變無(wú)意義的思考及行動(dòng)的習(xí)慣。曾經(jīng)引起“水平思考”風(fēng)潮的思考心理學(xué)者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘決定目標(biāo)及課題，次兩分鐘思考的擴(kuò)張及探求，最后兩分鐘應(yīng)整理思緒，定出結(jié)論。如此嚴(yán)格地限制時(shí)間，反而能使精神集中，更有助于解決問(wèn)題。另外，秘書(shū)還應(yīng)消除工作中浪費(fèi)時(shí)間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時(shí)間等等。 4.3掌握時(shí)間的有序性。所謂有序性就是先做什么后做什么，要有條理，不能窮于應(yīng)付。這種有序性要體現(xiàn)在時(shí)間的計(jì)劃安排之中。工作時(shí)間的順序確定一般說(shuō)來(lái)要注重將來(lái)而不是注重過(guò)去，要著重于機(jī)會(huì)而非著重于困難，要選擇認(rèn)定

19、的方向而不輕易地受環(huán)境影響，要以創(chuàng)造性為先，而不僅僅追求穩(wěn)當(dāng)和易辦。 4、注意事情的輕重緩急。秘書(shū)在擬定時(shí)間計(jì)劃表的時(shí)候，必須區(qū)分重要事情和一般事情。首先應(yīng)把要做的事依據(jù)重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關(guān)鍵性的工作，同時(shí)還要注意用最佳的時(shí)間安排最重要的工作。根據(jù)自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時(shí)間處理最重要的工作。5、秘書(shū)時(shí)間管理的方法 5.1目標(biāo)計(jì)劃管理法目標(biāo)是秘書(shū)時(shí)間運(yùn)用的基礎(chǔ)，工作目標(biāo)不明確就會(huì)迷失方向。秘書(shū)要有較強(qiáng)的把握工作目標(biāo)的能力，并能事先作好周密的工作計(jì)劃，事先作好周密的計(jì)劃是節(jié)省時(shí)間最好的辦法。如果在工作開(kāi)始前多花幾分鐘思考，可能會(huì)為下一步工作的開(kāi)展節(jié)省幾個(gè)小時(shí)的

20、時(shí)間。如每年年末制定下一年度工作計(jì)劃，每季季末制定下季度工作計(jì)劃，每月月末制定下月工作計(jì)劃，每周周末制定下周工作計(jì)劃。同時(shí)要養(yǎng)成記錄自己實(shí)際耗用時(shí)間的習(xí)慣，一般是當(dāng)時(shí)作出記錄，不得已的情況下可事后回憶補(bǔ)記，盡量做到事前控制；或準(zhǔn)備一個(gè)待辦事項(xiàng)清單、時(shí)間記錄本或效率手冊(cè)，以事本上標(biāo)注當(dāng)天或預(yù)定工，電子記事本設(shè)置發(fā)聲裝置以便及時(shí)提醒。 5.2工作分類(lèi)法將工作按輕重緩急分為：(（緊急、重要）、)（次要）、*（一般）三類(lèi)，以便于安排各項(xiàng)工作的優(yōu)先順序，粗略估計(jì)各項(xiàng)工作時(shí)間和占用百分比。在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間，對(duì)比每日計(jì)劃時(shí)間與實(shí)際耗用時(shí)間，分析時(shí)間運(yùn)用效率；重新調(diào)整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。將日常工作與非日常工作區(qū)分開(kāi)來(lái)，先將日常工作的