怎樣搞好項(xiàng)目的采購(gòu)管理

1、怎樣搞好項(xiàng)目的采購(gòu)管理本項(xiàng)目根據(jù)國(guó)際游樂項(xiàng)目采購(gòu)經(jīng)驗(yàn)，以技術(shù)規(guī)格書內(nèi)的品牌及技術(shù)等相關(guān)要求和圖紙中材料、設(shè)備參數(shù)為依據(jù)，對(duì)本項(xiàng)目的機(jī)電采購(gòu)工作，具體管理內(nèi)容理解如下：材料采購(gòu)：由于材料很多采用國(guó)外進(jìn)口，其中對(duì)數(shù)量、型號(hào)、安裝方式、深化設(shè)計(jì)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)周期、倉(cāng)庫(kù)管理、成品保護(hù)、后期調(diào)試等工作有著非常高的要求；另外，影響工期的其中一個(gè)關(guān)鍵因素，長(zhǎng)周期材料：對(duì)于很多專業(yè)都有長(zhǎng)周期材料的存在，導(dǎo)致長(zhǎng)周期材料的因素有很多，例如：由于廠家原因，未按照約定時(shí)間生產(chǎn)或材料供應(yīng)不及時(shí)、園區(qū)材料的唯一性，由于材料品牌的限制，園區(qū)內(nèi)多家單位都使用同一種材料，高峰期產(chǎn)量導(dǎo)致跟不上現(xiàn)場(chǎng)的施工進(jìn)度、變更導(dǎo)致的材料重新

2、采購(gòu)、材料損壞或被盜，導(dǎo)致二次訂購(gòu)。針對(duì)采購(gòu)產(chǎn)生的問(wèn)題，對(duì)采購(gòu)管理措施的理解，如下：一.材料報(bào)審管理 1.各專業(yè)工程師要主動(dòng)對(duì)施工圖紙進(jìn)行詳細(xì)的排查，梳理，特別需要注意一些大宗設(shè)備上的附屬設(shè)備，例如流量計(jì)，液位計(jì)，這些小的組件往往會(huì)被遺忘。2.需要注意和土建及精裝專業(yè)可能有交接的設(shè)備，例如檢修門，排水地溝，出現(xiàn)在機(jī)電圖紙上的設(shè)備，要及時(shí)與總包單位溝通，確認(rèn)采購(gòu)的責(zé)任，避免后期出現(xiàn)雙方都認(rèn)為是對(duì)方工作范圍的遺漏。3.需要注意和專業(yè)分包可能有交接的設(shè)備，例如EMS的閥門，要提前進(jìn)行溝通，確認(rèn)產(chǎn)品的供給范圍。 4.項(xiàng)目前期的一項(xiàng)主要工作，是各專業(yè)應(yīng)該提供梳理好的材料大表，表格中應(yīng)該有品牌，大概涉及的

3、產(chǎn)品類型等信息（不一定需要明確的數(shù)量），由材料部門綜合尋找供應(yīng)商，確定每樣材料確實(shí)的供貨周期，這個(gè)供貨周期的基本確定，有兩個(gè)主要意義：一、識(shí)別長(zhǎng)周期材料，做到材料采購(gòu)報(bào)審工作有重點(diǎn)，二、根據(jù)供貨周期，工程進(jìn)度計(jì)劃的主要節(jié)點(diǎn)，倒推材料進(jìn)場(chǎng)的時(shí)間，幫助排出準(zhǔn)確有實(shí)際意義的進(jìn)度計(jì)劃。5.需要和雇主盡早確定簡(jiǎn)單可行的材料報(bào)審格式，盡量做到一次到位，不反復(fù)修改格式浪費(fèi)時(shí)間；應(yīng)該提供的報(bào)審內(nèi)容應(yīng)該商定明確，有特殊的情況的和雇主提前溝通。6.根據(jù)需要采購(gòu)的產(chǎn)品清單，挑出其中認(rèn)為采購(gòu)周期長(zhǎng)，采購(gòu)難度大的產(chǎn)品，在項(xiàng)目前期就和雇主溝通，提供替換方案，盡早開始協(xié)商，做好替換一些長(zhǎng)周期，采購(gòu)難的產(chǎn)品的計(jì)劃。7.根據(jù)需

4、要采購(gòu)的產(chǎn)品清單，挑出其中數(shù)量少，采購(gòu)周期長(zhǎng)，難度大的產(chǎn)品，和雇主溝通，如果是全園區(qū)通用的，比如其他片區(qū)采購(gòu)數(shù)量較多的，是否由雇主統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，以免今后采購(gòu)困難8.根據(jù)需要采購(gòu)的產(chǎn)品清單，結(jié)合招標(biāo)文件，盡早確認(rèn)可供選擇的供應(yīng)商是否存在信息不實(shí)，無(wú)法提供對(duì)應(yīng)產(chǎn)品的情況，及時(shí)和雇主溝通，解決。9.項(xiàng)目部盡早編制材料報(bào)審的標(biāo)準(zhǔn)文件，可以提供樣本，在標(biāo)準(zhǔn)文件中明確說(shuō)明供應(yīng)商應(yīng)該提供的資料，提出回復(fù)的具體時(shí)間，發(fā)給供應(yīng)商，提高資料收集效率10.減少報(bào)審文件在文控，管理公司手中停留的時(shí)間，增加設(shè)計(jì)師和專業(yè)工程師溝通的時(shí)間，可以設(shè)定專門的會(huì)議，對(duì)材料報(bào)審的問(wèn)題進(jìn)行溝通。應(yīng)該限定每一個(gè)報(bào)審的審批流程時(shí)間，并且

5、將該時(shí)間納入進(jìn)度計(jì)劃的考慮。二.物資計(jì)劃管理 1.各專業(yè)負(fù)責(zé)人要在項(xiàng)目施工前要把自己專業(yè)的材料總量要提出來(lái)，對(duì)我們項(xiàng)目開工后的物資需求計(jì)劃及采購(gòu)計(jì)劃管控都會(huì)有著極大的幫助，材料部門與商務(wù)部門要對(duì)各專業(yè)提出的材料總量跟業(yè)主的合同量進(jìn)行比對(duì)，對(duì)后期的材料索賠做準(zhǔn)備2.在制訂物資需求計(jì)劃時(shí)，沒有將物資加工或使用過(guò)程中的必要的損耗計(jì)算在內(nèi)，導(dǎo)致編制物資計(jì)劃時(shí)，采購(gòu)出現(xiàn)誤差，最終采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)項(xiàng)目無(wú)法按照施工計(jì)劃正常施工。3.生產(chǎn)部門及材料部門，沒有將倉(cāng)儲(chǔ)物資存量或在途物資數(shù)量進(jìn)行扣除，導(dǎo)致編制的物資需求計(jì)劃不合理，需定期組織生產(chǎn)人員及材料人員盤點(diǎn)剩余材料和采購(gòu)計(jì)劃。4.在編制采購(gòu)需求計(jì)劃的同時(shí)，僅考慮了

6、產(chǎn)品或零部件的獨(dú)立需求，未提前預(yù)見物資需求所引起的相關(guān)需求，導(dǎo)致物資需求計(jì)劃制訂的不合理。5.物資需求會(huì)找個(gè)過(guò)程中，沒有按照對(duì)各單體的需求進(jìn)行排定，導(dǎo)致物資需求計(jì)劃的時(shí)間不合理，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)混亂。6.物資需求計(jì)劃必須有各專業(yè)主管工程師編制及審核，必須注明材料使用班組使用部位。材料部門要做出分材料分專業(yè)分班組物資需求計(jì)劃臺(tái)賬7.材料部門物資需求計(jì)劃下單后，要建立下單臺(tái)賬，注明下單時(shí)間及到貨時(shí)間，定時(shí)跟蹤，一定要準(zhǔn)確掌握材料生產(chǎn)狀態(tài)，如果供應(yīng)商無(wú)法再合同規(guī)定的時(shí)間交貨。及時(shí)跟項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)反映。做好應(yīng)急措施三.倉(cāng)庫(kù)管理材料進(jìn)出庫(kù)管理流程1.規(guī)劃：材料部收到專業(yè)負(fù)責(zé)人的需求計(jì)劃后，要第一時(shí)間在近期到貨材料

7、備案，在下單到材料到貨這段真空期，倉(cāng)庫(kù)主管要對(duì)材料的堆放地點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃。1. 入賬：材料到貨后倉(cāng)庫(kù)主管進(jìn)行入賬，如果項(xiàng)目分片區(qū)及分單體，倉(cāng)庫(kù)主管每一批材料都要注明使用區(qū)域及計(jì)劃申請(qǐng)人，堅(jiān)決杜絕冒領(lǐng)、亂領(lǐng)材料情況發(fā)生。3. 掛牌：材料堆放和掛牌要合理，倉(cāng)庫(kù)主管可以根據(jù)材料領(lǐng)取的頻率進(jìn)行分區(qū)管理，材料掛牌要注明專業(yè)、使用區(qū)域或單體、專業(yè)負(fù)責(zé)人及到貨時(shí)間。4. 出庫(kù)：領(lǐng)料人員必須持有材料計(jì)劃復(fù)印件及領(lǐng)料單，領(lǐng)料單統(tǒng)一用局標(biāo)準(zhǔn)化格式，倉(cāng)庫(kù)理貨員必須按單出庫(kù)，嚴(yán)格把控，同時(shí)開具出庫(kù)單，錄入臺(tái)賬。5. 核對(duì)：材料運(yùn)輸?shù)巾?xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)后，材料部門要派專人核對(duì)出庫(kù)單材料數(shù)量、規(guī)格型號(hào)和到現(xiàn)場(chǎng)材料是否一致。6. 管控：

8、倉(cāng)庫(kù)主管對(duì)倉(cāng)庫(kù)材料管控表進(jìn)行整理，每日發(fā)項(xiàng)目材料部。庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)控制一. 庫(kù)存過(guò)高（1）由于各專業(yè)盲目提材料計(jì)劃，材料部也沒有進(jìn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行管控，造成的大量庫(kù)存積壓，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)管理人員工作量大，管理難度高，出庫(kù)困難?？刂品椒ǎ阂皂?xiàng)目初期需求總計(jì)劃和投標(biāo)合同量做為下單的警戒線，如果下單總量超出警戒線，材料部門及時(shí)跟商務(wù)和生產(chǎn)溝通，找出原因，按實(shí)下單。（2） 生產(chǎn)部門提材料計(jì)劃時(shí)只考慮庫(kù)存量，沒有考慮項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)存貨數(shù)量，導(dǎo)致采購(gòu)量大于實(shí)際需求，造成庫(kù)存量過(guò)高。 控制方法：生產(chǎn)部門領(lǐng)料時(shí)要按照施工計(jì)劃領(lǐng)料，領(lǐng)取計(jì)劃內(nèi)材料，保證施工需要的同時(shí)不造成現(xiàn)場(chǎng)材料積壓。材料人員需要每天對(duì)現(xiàn)場(chǎng)材料進(jìn)行盤點(diǎn)，并將數(shù)據(jù)反饋給倉(cāng)

9、庫(kù)，發(fā)料時(shí)才能做到心中有數(shù)。 （3） 庫(kù)存過(guò)高需要大量的倉(cāng)儲(chǔ)空間，也擠占其他材料的堆放空間，在上海寸土寸金的城市，每一平方的面積項(xiàng)目都要付出昂貴的費(fèi)用，減少庫(kù)存，也會(huì)對(duì)倉(cāng)庫(kù)的租賃面積進(jìn)行靈活掌控，合理分配，降低租賃成本。（4） 庫(kù)存過(guò)高會(huì)占用公司大量的流動(dòng)資金，使公司資金壓力過(guò)大。 2. 庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)控制2.庫(kù)存過(guò)低總包多，施工高峰期階段，施工現(xiàn)場(chǎng)遍地開花，可能出現(xiàn)某種材料及設(shè)備短時(shí)間整個(gè)園區(qū)需求量過(guò)大，出現(xiàn)供不應(yīng)求的情況，如果按常規(guī)的供貨周期來(lái)下單，可能會(huì)出現(xiàn)到貨時(shí)間延期，無(wú)法滿足現(xiàn)場(chǎng)要求，所以在項(xiàng)目初期材料部要和專業(yè)負(fù)責(zé)人策劃，對(duì)使用量大、供貨周期長(zhǎng)、進(jìn)口材料及設(shè)備、產(chǎn)能低的材料設(shè)定最低庫(kù)存量，保證現(xiàn)場(chǎng)供應(yīng)。3. 庫(kù)存物資損壞變質(zhì)（1）長(zhǎng)時(shí)間的積壓使得庫(kù)存物資失效案例：巖棉堆放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，天氣潮濕，導(dǎo)致巖棉硬度下降，無(wú)法達(dá)到施工要求（2）在搬運(yùn)過(guò)程中，產(chǎn)生的物資損壞等案例：項(xiàng)目一次運(yùn)輸配電箱，由于固定不夠，運(yùn)輸過(guò)程中配電箱從貨車掉了下來(lái)，萬(wàn)幸的沒有人員受傷，但是配電箱的損壞也對(duì)項(xiàng)目的施工進(jìn)度和項(xiàng)目成本都帶來(lái)了影響。4. 倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn) （1）將倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資實(shí)際數(shù)量和賬本顯示的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)；（2）檢查倉(cāng)庫(kù)物資是否存在損壞、質(zhì)量是否有變化；（3） 現(xiàn)場(chǎng)拉回的材料進(jìn)行備案，是否有損壞，是否可以二次利用，損壞原因，做好記錄，為項(xiàng)目