東北財經(jīng)大學會議管理辦法試行

1、東北財經(jīng)大學會議管理辦法（試行）（2015年11月4日印發(fā)）第一條為進一步規(guī)范會議管理，樹立良好會風，精簡會議，提高工作效率，特制定本辦法。第二條本辦法所指會議主要包括：學校黨員（代表）大會、教職工（代表）大會和工會會員（代表）大會；黨委常委會、校長辦公會議；各類常設(shè)委員會或（領(lǐng)導）工作組會議、中層干部會議、各類專題工作會；學校主辦或承辦的學術(shù)交流或工作會議、各單位（部門）主辦或承辦的學術(shù)交流或工作會議等。第三條會議組織原則：（一）注重實效原則。與會人員匯報、交流要注意緊扣議題，突出重點，簡明扼要，表達清楚，態(tài)度明確。（二）精簡會議原則。會議數(shù)量、會議時間、與會人員應(yīng)盡量精減。能不開的會議盡量

2、不開，能合并的會議盡量統(tǒng)籌合并，能開小會、短會的不開大會、長會。（三）務(wù)求節(jié)儉原則。辦會要厲行勤儉節(jié)約，嚴格控制會議經(jīng)費。會議經(jīng)費的管理參照學校相關(guān)財務(wù)制度。（四）領(lǐng)導出席原則。根據(jù)工作需要，各類專題會、學院（部門）主辦或承辦的會議，學校領(lǐng)導一般按照“誰分管，誰出席”原則參加。綜合性會議由主辦單位會同辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)有關(guān)校領(lǐng)導參會。第四條學校召開黨員（代表）大會、教職工（代表）大會和工會（會員）代表大會，應(yīng)嚴格按照相應(yīng)的條例規(guī)定進行。會議召開前學校應(yīng)成立專門的會議籌備領(lǐng)導機構(gòu)和工作機構(gòu)，負責會議的籌備和組織工作。會議由籌備組織機構(gòu)以文件形式通知，大會秘書組負責其他會議組織和會務(wù)。第五條學校黨委常

3、委會、校長辦公會議一般由學校黨政主要領(lǐng)導召集，會議的議題安排、會議組織、會議材料準備等按照中共東北財經(jīng)大學委員會常務(wù)委員會會議議事規(guī)則、東北財經(jīng)大學校長辦公會議議事規(guī)則執(zhí)行，學校辦公室負責具體的會議組織和會務(wù)。第六條學校各類常設(shè)委員會或（領(lǐng)導）工作組會議，由學校分管領(lǐng)導經(jīng)主要領(lǐng)導同意后，由相應(yīng)的委員會主任委員或（領(lǐng)導）工作組組長召集，委員會或（領(lǐng)導）工作組下設(shè)的辦公室所在部門報請分管領(lǐng)導簽發(fā)會議審批單，并負責具體的會議組織和會務(wù)。第七條學校統(tǒng)一召開的中層干部會議等涉及全校性工作會議，由學校黨政主要領(lǐng)導根據(jù)工作需要召集，學校辦公室報請黨政主要領(lǐng)導簽發(fā)會議審批單，并會同相關(guān)部門負責具體的會議組織和

4、會務(wù)。第八條各類專題工作會議由學校分管領(lǐng)導召集，并按照業(yè)務(wù)歸口原則，指定相應(yīng)的職能部門報請分管領(lǐng)導簽發(fā)會議審批單并負責具體的會議組織和會務(wù)。第九條學校主辦或承辦的涉及外單位人員參加的學術(shù)交流會或工作交流會，由學校分管領(lǐng)導經(jīng)主要領(lǐng)導同意后，成立由校級領(lǐng)導擔任負責人的會議籌備工作領(lǐng)導機構(gòu)，并制定會議籌備組織工作方案。根據(jù)會議內(nèi)容由學校辦公室會同相關(guān)職能部門負責具體的會議組織和會務(wù)。會議組織要遵守相關(guān)對外或涉外事宜相關(guān)管理規(guī)定。第十條各學院（部門）主辦或承辦的涉及外單位參加的學術(shù)交流或工作交流會，須遵守學校相關(guān)規(guī)定，并提前向（分管）校領(lǐng)導報告，并負責具體的會議組織和會務(wù)。會議組織要遵守相關(guān)涉外事宜管

5、理規(guī)定。第十一條會議組織單位一般要至少在會議召開前一周填寫東北財經(jīng)大學會議審批表，報請學校領(lǐng)導簽發(fā)后，報學校辦公室統(tǒng)籌安排會議室、接待室。第十二條會議組織和會務(wù)主要包括：發(fā)布會議通知、擬定會議議程、準備會議材料、落實布置會場、組織會議考勤、安排會議記錄、草擬會議紀要、督促和檢查會議決定（精神）的落實、歸檔會議材料等。第十三條參加會議的人員應(yīng)嚴格遵守以下紀律：（一）嚴格履行請假制度。因故不能參會的人員，要按照學校相關(guān)請假制度請假，并報會議組織單位記錄。（二）嚴格考勤制度。負責會議組織的單位要嚴格記錄應(yīng)到人數(shù)及名單、實到人數(shù)及名單和缺席人員名單及理由，并于會后向簽發(fā)批準該會議的主要校領(lǐng)導匯報并報學

6、校辦公室記錄。（三）嚴格遵守會場紀律。對有保密要求的會議，與會人員應(yīng)嚴格遵守保密工作的有關(guān)規(guī)定。除按規(guī)定履行職能及授權(quán)傳達外，不得擅自外傳或討論會議內(nèi)容。第十四條本辦法由學校辦公室負責解釋。第十五條本辦法自印發(fā)之日起實施。附件：1.東北財經(jīng)大學會務(wù)管理工作細則（試行）2.東北財經(jīng)大學會議審批表附件1東北財經(jīng)大學會務(wù)管理工作細則（試行）（2015年11月4日印發(fā)）為進一步規(guī)范會議管理，提高辦公效率，根據(jù)東北財經(jīng)大學會議管理辦法，特制定本工作細則。一、接收會議指令各單位、各部門在接到會議指令時，確定會議召開的各項要求，如會議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時間、地點、議程、出席領(lǐng)導、參加人員、列席人員、

7、擬邀請人員等。以紙質(zhì)或數(shù)字辦公形式填寫東北財經(jīng)大學會議審批表。二、會議審批根據(jù)東北財經(jīng)大學會議管理辦法，將東北財經(jīng)大學會議審批表報相關(guān)校領(lǐng)導審批，并報學校辦公室秘書科記錄、備案。三、會議方案制訂會議批準后，會議組織單位要根據(jù)接到的會議指令和領(lǐng)導的有關(guān)要求制訂會議方案，方案主要內(nèi)容包括但不限于以下方面：詳細會議議程、會議文件資料準備、會場布置、安保措施、環(huán)境衛(wèi)生、新聞報道、典型發(fā)言、頒獎、會議經(jīng)費預(yù)算及其來源和其它特殊要求等。四、會前籌備（一）會議通知1.重要會議應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知；若電話通知，應(yīng)擬定簡明扼要的通知稿。2.通知內(nèi)容應(yīng)包括會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內(nèi)容、會期注意事項、聯(lián)系

8、電話和請假方式等。不能參會人員應(yīng)按請假相關(guān)規(guī)定履行請假手續(xù)。3.通知范圍應(yīng)按會議要求，通知到每位需參會的校領(lǐng)導、其他參會人員、列席人員及相關(guān)單位。4.通知完成后，會議組織單位應(yīng)及時將擬出席人數(shù)、請假情況向主管領(lǐng)導匯報。（二）會議文件準備由會議組織單位負責會議文件準備。對需向會議提交的文件資料，應(yīng)明確專人負責收集和分發(fā)，并與會務(wù)協(xié)辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會議文件主要有：1.會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領(lǐng)導講話等。2.會議程序文件，包括議程文件、日程安排、參會名單、選舉程序、表決程序等。3.會議管理文件，包括會議須知、保密規(guī)定、作息時間等。（三）會場布置會場布置應(yīng)體現(xiàn)會議的性質(zhì)

9、和需要，烘托會場氣氛。1.會場裝飾會場裝飾按照國家對于會議管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.會場座次排列主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，以主席臺座位為準，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導為中心，依先左后右次序排列。因特殊情況對座次有不同安排，應(yīng)及時請示主管領(lǐng)導方可執(zhí)行。標識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。重大會議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。3.其他要求會場要考慮制冷、取暖、通風和消毒等事項。會場桌椅擺放應(yīng)整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應(yīng)干凈整齊、顏色統(tǒng)一。座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。會

10、場內(nèi)音響、話筒、燈具等應(yīng)至少提前2小時調(diào)試好，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品及備用辦公設(shè)備，隨時應(yīng)對突發(fā)情況。4.特殊要求對表彰類會議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮。對出席重要會議的領(lǐng)導和其他參會人員有著裝要求的，應(yīng)提前通知。涉密會議，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定和通知要求辦理。重要會議會場應(yīng)提醒與會人員關(guān)閉移動通訊工具鈴音。（四）會議用品準備提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所用物品的名稱和數(shù)量詳細列出。主要包括：1.制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等。2.印制會務(wù)手冊。包括：議程、日程、參會人員

11、名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。3.特殊會議，如召開選舉性會議，應(yīng)準備選票、選票箱、封條等，并準備填寫選票用筆等物品。（五）會議車輛安排依據(jù)國家公務(wù)用車相關(guān)規(guī)定制定車輛安排方案，明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應(yīng)將車輛編號、排序。（六）新聞報道工作根據(jù)會議需要，會議組織單位可向宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部申請聯(lián)系新聞單位，并做好會議新聞報道準備。會議組織單位應(yīng)提前擬定新聞通稿。（七）會議經(jīng)費編制根據(jù)會議需要，編制會議經(jīng)費，報有關(guān)領(lǐng)導和部門審批。五、會議報到會務(wù)工作人員應(yīng)至少提前30分鐘到達會場并做好以下工作：1.會議簽到。要求與會人員本人簽到。報到完畢后，應(yīng)及時匯總情況，向會議主持人

12、報告。會務(wù)工作人員在會前五分鐘，對沒有到會人員進行催促。與會人員遲到十五分鐘以上視為缺席。2.發(fā)放文件、資料。包括各種會議文件及出席證、列席證、房證、餐證等。3.會議報到后需要召開預(yù)備會的，組織參會人員或參會代表召開預(yù)備會，布置會議相關(guān)工作。4.會議開始前，引導與會人員入座，制止無關(guān)人員進入會場。5.宣布會議紀律。開會時要關(guān)閉手機鈴音，進入會場不準吸煙，不準隨意走動、交談喧嘩，涉密的會議強調(diào)有關(guān)保密紀律。六、會中服務(wù)1.會場服務(wù)人員應(yīng)穩(wěn)重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務(wù)。2.會議開始后，會務(wù)人員應(yīng)巡視會場，維持會場秩序，發(fā)現(xiàn)不遵守紀律的情況，及時制止，妥善處理突發(fā)情況，確保會議順利進行。3.會

13、議期間應(yīng)安排專人值班，搞好會中服務(wù)。4.根據(jù)需要，會議組織方要安排有關(guān)人員做好會議紀要、會議簡報、討論記錄和意見匯總工作。七、會后工作1.會議結(jié)束后，應(yīng)疏導與會人員離開并檢查會場，查看有無遺留物品、資料，清退會議室、客房等。2.收回會議文件。對需要收回的會議文件，在會議結(jié)束時及時如數(shù)收回。3.會議文件的歸檔。會議組織方要將形成的所有文件包括會議方案、通知、報告、簡報、記錄、簽到表等文件進行整理歸檔。應(yīng)由學校存檔的資料要分類報送，將會議通知、簽到表等報學校辦公室秘書科記錄，將領(lǐng)導講話、會議報告等報學校辦公室綜合科記錄；最終所有會議文字、影像材料匯總至學校辦公室信息科。4.會議新聞報道。會議組織單位負責撰寫新聞稿件，會議結(jié)束后會議組織單位要及時與辦公室信息科聯(lián)系做好校園網(wǎng)新聞報道工作，如有需要，還要與宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部共同做好新聞媒體報道工作。5.督辦落實。會