酒店采購管理實操培訓

1、酒店采購管理實操培訓第一部份：酒店采購管理中存在的第一部份：酒店采購管理中存在的問題剖析問題剖析1、酒店成本控制的重要環(huán)節(jié) 思考: 酒店月營業(yè)額500萬元，利潤49萬元。即利潤占營業(yè)額的近10%，如果通過有效手斷使成本降低額點營業(yè)額的3%，即15萬元，則利潤增加到64萬元，增加30.61%，按利潤占營業(yè)收入10%計算，營業(yè)收入相當于增加到640萬元，即相當于增加營業(yè)額28%。 也就是說，酒店管理者把注重營業(yè)額的一小部份精力用于成本控制，就會產生事半功倍的效果。 2.2、酒店采購支出占酒店總支付的60%以上，我們的采購經理、采購管理、以及管理層應該怎么做？ 采購管理是一項圍繞降低成本和風險而進行

2、的管理工作, 是企業(yè)內部控制的關鍵控制環(huán)節(jié)之一，具有長期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過程性，只有持之以恒毫不松懈地進行,才能取得應有的績效。2、涉及面廣（涉及財務、生產部門、服務部門、供應商、中間商）21、做到有效的溝通22、善于找短板3、季節(jié)性和隨機性強31、季節(jié)性物品的排列32、隨機性的應對預案4、品種繁多，情況復雜41、酒店采購物品有多少種？42、各類品種折合成多少采購渠道？5、專業(yè)程度越來越高51、高科技的使用，給采購工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求52、眼光、眼界的要求越來越高53、酒店定位、產品定位的有機結合采購工作層次與對酒店的貢獻采購工作層次與對酒店的貢獻采購工作層次 工作精力 對酒店貢獻工作

3、內容 戰(zhàn)略性工作層面 5%40%市場調查分析，區(qū)分工作重點供應商關系層面 15%30%開發(fā)、選擇、評估、培養(yǎng)及考核 操作性服務層面 35%25%談判及合同的簽定 行政性工作層面 45%5%訂單、付款及解決糾紛 當前采購工作普遍存在的問題當前采購工作普遍存在的問題1、工作重心不明確，事倍功半2、采購缺少主動參與，職責未到位3、缺乏高知商的人員管理采購工作。4、采購過多依賴經驗5、對企業(yè)的供應商缺乏認識6、采購工作缺少量化的績效考核酒店采購隊伍的建設及管理要素酒店采購隊伍的建設及管理要素1、選人及思想教育用人要疑,疑人要用慎用關系戶和親戚法制教育職業(yè)道德嚴明紀律酒店采購隊伍的建設及管理要素酒店采購

4、隊伍的建設及管理要素2、明確分工充分授權詢價與采購分工采購與收貨分工酒店采購隊伍的建設及管理要素酒店采購隊伍的建設及管理要素3、制度完善完善的供應商選擇制度完善的詢比價制度完善的供貨協(xié)議完善結算制度完善的監(jiān)督控制制度酒店采購隊伍的建設及管理要素酒店采購隊伍的建設及管理要素4、良好溝通與使用部門的溝通與成本的溝通與供應商的溝通(合作雙贏)酒店采購隊伍的建設及管理要素酒店采購隊伍的建設及管理要素5、成本控制貨比三家的原則季節(jié)變化的掌握三個層次,部門經辦人員,采購人員成本控制人員價格調查工作落實酒店采購隊伍的建設及管理要素酒店采購隊伍的建設及管理要素6、后續(xù)培養(yǎng)采購高科技化電子商務平臺的使用第二部份

5、第二部份 酒店采購管理的方式和酒店采購管理的方式和程序程序一、酒店采購的方式一、酒店采購的方式二、采購管理程序二、采購管理程序酒店采購的方式酒店采購的方式 1、戰(zhàn)略框架協(xié)議采購11、適用范圍：大宗設備、能源、大型材料，比如電梯、柴油、空調、鍋爐等12、要求：公司自身有一定的規(guī)模，有業(yè)務發(fā)展的空間。對方要很好的品牌和品質保障。13、作用：雙方對品牌互信及推廣都產生積極的影響。14、控制關鍵：品質、品牌酒店采購的方式酒店采購的方式2、中央采購21、中央采購的含義22、中央采購的招標、考察、合同洽談、合同的審批酒店采購的方式酒店采購的方式3、合同訂單采購31、合同訂單采購適用范圍：固定資產、低值易耗

6、品、設備、大宗物料、燃料32、合同訂單采購是中央采購的具體實施33、合同訂單采購控制的要點酒店采購的方式酒店采購的方式4、配送采購41、配送采購范圍：具有一定特色、無法實現(xiàn)合同采購的物資42、配送采購的成本控制：不是所有的物資都可以配送采購的，要考慮運輸成本、損耗成本、人員成本等因素。 酒店采購的方式酒店采購的方式5、招標采購51、招標采購是合同訂單采購的前步。52、招標需要注意的事項53、認真履行招標程 酒店采購的方式酒店采購的方式6、詢價采購61、詢價采購范圍：臨時緊急采購且不屬于招標范圍的物資62、詢價采購特點：物資標準簡單、質量符合國家有關規(guī)定的產品63、詢價采購要求：貨比三家，“三家

7、”是指可以比較的“三家”，是具備可比性的三家。酒店案例：采購員詢價：一級批發(fā)商、二級批發(fā)商、三級零售商。不具備可比性。應該選擇同種品質、不同品牌及供應商的物品進行比較。酒店采購的方式酒店采購的方式7、指定采購71、適用范圍：來源渠道單一或屬專利首次制造合同追加原有采購項目的后續(xù)擴充發(fā)生其它緊急情況不能從其它供應商采 酒店采購的方式酒店采購的方式72、指定采購注意事項 成本往往比正常采購偏高 避免經常發(fā)生此類采購行為 區(qū)分采購的需求 確保價格和質量一致性 酒店采購的方式酒店采購的方式8、零星采購81、企業(yè)臨時急用的，除上述采購方式以外的采購方式82、一般零星采購控控制在8%以內。83、零星采購應

8、區(qū)分輕重緩急二、采購的原則二、采購的原則所有采購, 必須事前獲得批準，未經計劃并報審核和批準,不得采購。采購工作必須要圍繞“價”、“質”、“量”、“地”、“時”等基本要素來開展工作。2.1適價 價格永遠是采購活動中最核心的焦點，一個合適的價格往往要經過以下幾個環(huán)節(jié)的努力才能獲得。1、多渠道獲得報價報價就是向供應商詢價，根據“貨比三家”的采購原則，企業(yè)采購部門在物品采購時依據所要購買物品的具體采購要求，通過多種渠道向多家供應商發(fā)出物品采購要約，從而獲得來自不同供應商的多方面報價。2.1適價2、比價由于供應商報價單中所包含的條件往往不同，因此采購人員必須將不同供應商報價中的條件轉化成一致后才能比較

9、，只有這樣才能得到真實可信的比較結果。2.1適價3、議價經過比價環(huán)節(jié)后。篩選出價格最適當的二至三個報價（注意：是適當價格，不是最低價格），然后進行議價環(huán)節(jié)。隨著進一步的溝通，不僅可以將詳細的采購要求傳達給供應商，而且還可進一步“殺價”，供應商的第一次報價往往含有“水份”。但是，如果物料為賣方市場，即使是面對面地與供應商議價，最后所取得的實際成績可能要比預期的要低。2.1適價4、定價經過上述三個環(huán)節(jié)后，雙方均要接受的價格便作為日后的正式采購價，一般需保持兩至三個供應商的報價。這兩、三個供應商的價格可能相同，也可能不同。2.2適質并不是最低的價格就是最可取的, 應考慮價格對應的質量, 并同時考慮與

10、供應商的長遠合作關系和其他采購等因素, 使物品的質量在合適的前提下，采購價格達到最低最優(yōu)水平。一個優(yōu)秀的采購人員不僅要做一個精明的商人，同時也要是一個精通業(yè)務的品質管理人員。在物品采購時，價格是第一，但質量同樣不可忽視。品質達不到使用要求的嚴重后果是價格差異永遠無法彌補的。2.3適時原材料的采購到位時間，必須根據使用要求確定。若原材料未能如期購到，則將會影響企業(yè)的正常經營運作；若原材料提前太多時間買回來放在倉庫里，一方面會造成原材料的變質和損耗，另一方面將造成采購資金的積壓。故采購人員應該嚴格按照采購要求，把握物品交貨期限。 2.4適量批量采購雖然可以獲得數量折扣，但會積壓采購資金，太少又不能

11、滿足經營需要，故合理確定采購數量相當關鍵，原則上企業(yè)需根據經濟訂購量采購。采購人員不僅要監(jiān)督供應商準時交貨，還要強調按訂單數量交貨。2.5適地 企業(yè)在選擇供應商時首先必須考慮最近的供應商來實施，近距離不僅使得溝通方便，處理事務更快捷，亦可降低采購物流成本。三、采購管理程序三、采購管理程序1、編制采購計劃2、審批采購計劃3、請購4、確定采購方式三、采購管理程序三、采購管理程序5、簽訂及履行采購合同6、采購入庫 7、結算 1、編制采購計劃11、開業(yè)物資采購計劃111、開業(yè)采購計劃編制的時間：要求在酒店開業(yè)前三到四個月完成開業(yè)物資采購的預算：五星級酒店2000萬元左右。四星1500萬元左右。112、

12、開業(yè)物資采購的范圍：日常經營所需的固定資產、低值易耗品、各類物耗、辦公設備及用品、印刷品、廚雜、標牌宣傳牌、各類VI表單、經營鋪墊物資等1、1開業(yè)物資采購計劃113、按照投資的預算和酒店定位制定開業(yè)采購計劃114、解決開業(yè)采購中攀比的心理 115、開業(yè)物資采購計劃單1、1開業(yè)物資采購計劃編制開業(yè)采購計劃注意事項:1、分類、分部門編制采購計劃清單2、根據酒店容量合理考慮配比3、根據開業(yè)后循序漸進的生意量考慮存量4、印刷品除非常用，宜少不宜多。管家部物品采購計劃單1.xls 12、日常采購計劃 121、采購周期的確定 122、最佳存量的確定 123、根據酒店經營預算及安全存量合理定采購計劃 124

13、、采購計劃包括年度采購計劃和月度采購計劃。12、日常采購計劃125、各部門根據每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的預測，在年底編制年度采購計劃。126、固定資產和低值易耗品由各企業(yè)資產管理部門根據批準的更新改造計劃編制年度采購計劃。127、企業(yè)各部門根據經營的實際狀況以及工程的進度，結合年度采購計劃及計劃外采購或臨時增加的項目，編制月度采購計劃。2、審批采購計劃 21、開業(yè)采購計劃的審核 開業(yè)采購計劃要關注投資情況、地理位置、營收預算、酒店定位等因素 22、年度采購計劃的審核 資產和低值易耗品的審核 物耗的審核（依據破損率/損耗率及使用壽命） 23、月度采購計劃的審核 關注資金的合理使用，避免

14、積壓。3、請購31需要采購的部門根據經審批的采購計劃和生產經營的需求提出請購申請。請購申請應對請購的數量、質量和需求時間有詳細的說明。填制完整的請購單經部門負責人簽字后交由倉庫管理部門審核。32倉庫管理部門根據最佳庫存量要求，核定需采購的數量，并經倉庫負責人簽字后，轉交采購部門。33采購部門審核請購單是否存在重復采購，是否存在其他不合理請購品種或數量。審核同意后根據已掌握的市場價格，對采購資金做出估算，經采購部負責人簽字后轉交財務部。3、請購34、財務部根據企業(yè)經營目標和采購預算，審核請購物資是否在預算之內，經財務負責人簽字后返還采購部門。35、采購部門根據經審批的各部門的請購單，編制正式采購

15、計劃，確定采購方式。4、確定采購方式5、簽訂及履行采購合同51采購部門選定供應商和確定采購價格后，應嚴格按照請購部門的質量要求和供貨時間簽訂采購合同或填制正式的訂貨單。當采購物品為替代品或不完全符合請購要求時，須經請購部門確認，核實訂單內容是否滿足生產經營的要求。同時將訂單交由收貨部門，以便驗收。52采購人員未能按既定進度完成采購時，應填制采購交貨延遲情況表并注明異常原因及預定完成日期，經批示后轉送請購部門，并與請購部門共同擬定處理對策。 6、采購入庫直撥/入庫所有物資必須有驗收人員驗收采購入庫不僅僅是收貨部門的事情確保供應商所送的物品與定樣一致考核供應商的各項績效7、結算 71企業(yè)財務部應根

16、據采購部門的付款申請，核對請購的審批手續(xù)、發(fā)票、合同、驗收部門的簽收單、有關部門經理簽字等。手續(xù)不全，財務部應拒絕付款。72對于臨時性采購，采購員報銷須憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經審核是否經批準或在計劃預算內，核準后方可給予報銷。73采購員若向個體戶購買商品，可通過稅務部門開票。因急需而賣方又無發(fā)票者，應由賣方出具售貨證明并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證明及驗收員的驗收證明，經部門經理和財務負責人簽字后方可給予報銷，但需按期到稅務機構補開發(fā)票。7、結算74臨時性采購現(xiàn)金的支付需符合現(xiàn)金支付范圍的有關規(guī)定。75一次性采購是指在同一時間內向同一供應商一次采購的一種或多種物資的采購行為。批量采購

17、可以降低采購成本和提高工作效率，嚴禁為逃避審批，人為把本應一次采購的物資分次采購。76企業(yè)應加強對應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應付款項。已到期的應付款項須經有關授權人員審批后方可辦理結算與支付。7、結算 77企業(yè)應建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，及時收回退貨款。78 企業(yè)應定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應查明原因，及時處理。第三部份第三部份 采購管理中的方法和技采購管理中的方法和技巧巧一、談判原則一、談判原則 - 哈佛的六項建議哈佛的六項建議二、談判的技巧二、談判的技巧三、與

18、供應商的談判策略及應對方法三、與供應商的談判策略及應對方法四、如何做好供應商的考核四、如何做好供應商的考核 談判原則談判原則 - 哈佛的六項建議哈佛的六項建議1. 不參加不必要的談判不要和卑鄙的，不公正的生意人進行談判?？赡艿脑?，盡量使自己保持不需要和別人談判的立場。最佳替代方案 該談判可能的最佳結果 2. 讓對方展開競爭不要過分熱情讓對方知道有強烈的競爭對手出現(xiàn)或存在時，比較容易成功。 3. 彈性策略Flexibility如果你渴望“20”，就要向對方要求，“25”。如果你想給予對方“10”，就不妨先只給他，“7”。談判原則談判原則 - 哈佛的六項建議哈佛的六項建議4. 運用僵局談判破裂臨界

19、點設定自己的，識別對方的5. 設定假目標虛假的解決問題例如，先讓對方拒絕前面的要求，然后才把真正的條件提出來。6. 已經定好Already decided 我們老板已經決定，價格必須提高20談判的技巧談判的技巧技巧技巧 (1)打破僵局之九高招打破僵局之九高招技巧技巧 (2) 討價還價的九個規(guī)則討價還價的九個規(guī)則技巧技巧 (3) 如何讓步之九技巧如何讓步之九技巧技巧技巧 (4) 弱勢時的九個應對辦法弱勢時的九個應對辦法技巧技巧 (5) 九個詭計九個詭計技巧技巧 (1)打破僵局之九高招打破僵局之九高招 1. 把注意力集中到問題本身 2. 變困境為多種選擇的局面 3. 縮小問題的范圍 4. 擴大問題

20、的范圍技巧技巧 (1)打破僵局之九高招打破僵局之九高招 5. 休息一下 6. 陳述對方的情況 7. 尋找共同的興趣 8. 把注意力集中到同意領域 9. 改變談判程序技巧技巧 (2) 討價還價的九個規(guī)則討價還價的九個規(guī)則 1. 喊價水平要高, 讓步節(jié)奏要慢 2. 善于吹毛求疵, 勇于無中生有 3. 向似是而非的數字進攻 4. 要有說“不”的勇氣技巧技巧 (2) 討價還價的九個規(guī)則討價還價的九個規(guī)則 5. 軟硬兼施邊打邊談 6. 車輪戰(zhàn)術 7. “既成事實” 8. 善用假設 9. 最后通牒技巧技巧 (3) 如何讓步之九技巧如何讓步之九技巧1、開價要與最終目標保持間距 2、不要假定你已經了解對方的要

21、求 3、不要認為自己的期望已經太高 4、在沒有得到某個交換條件之前 ,決不要輕易讓步技巧技巧 (3) 如何讓步之九技巧如何讓步之九技巧5、未了解對方的真實要求之前 ,不要做任何讓步6、注意讓步的幅度和次數 , 不要花光了“虛頭”7、不要在重大問題上率先讓步 8、接受對方讓步 ,不要有負罪感9、給他 “未來”技巧技巧 (4) 弱勢時的九個應對辦法弱勢時的九個應對辦法1. 確定底線, 不被對方誘惑而沖動2. 發(fā)展好最佳替代方案3. 借力法后發(fā)制人4. 尋找“客觀”標準技巧技巧 (4) 弱勢時的九個應對辦法弱勢時的九個應對辦法5. 不在立場上糾纏6. 把人和問題分開7. 盡量簽合同8. 作最壞的準備

22、9. 建立好關系技巧 (5) 九個詭計 1、授權有限2、設計竟爭對手3. 蠶食(投入精力、時間 , 最后說:“就差這一點了!”)4. 白臉紅臉(戰(zhàn)爭與和平 , 情緒化)技巧 (5) 九個詭計 5. 過分的要求(然后大幅退讓 ) 6. 接受還是放棄 7. 撤回建議(本來就不是真的 , 反對, 然后再同意) 8. 譴責或推卸責任 9. 拒絕談判, 欺騙或故意泄漏信息與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法 （一）、供應商哭窮并指責你的工作 供貨商如此做是不愿意作出讓步，或雖然作出了讓步，卻想得到有利條件補償其不便之處。應對方法：那么作為酒店方，應認真聽取其意見，認清他們指責是否合理

23、；或是否你還解釋得不夠清楚。若是；尋找機會向其解釋明白。但首先以誠懇態(tài)度聽，同時堅持自己的利益。與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（二）、供應商在談判中突然保持沉默保持沉默是想使你感到不安，促使你不斷地說話，以獲得有用的信息。屬于一種以守為攻的防御策略，也是他們在談判中經常使用的手段，因為此時他們答應你也不好，不答應也不好，想借此有一個轉機。應對方法：碰到這種情況，我們要主動地設法讓對方將這種意思表達出來，詢問他的沉默是否意味著我們之間還有什么溝通不夠。 與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（三）、供應商常會吹自己的商品如何好供貨商這樣做常是想給你造成

24、一種錯覺，讓你相信他們的實力相信他的資信等等，于是讓你能很草率地答應他們的某些要求，或想讓你做出更大的讓步。如某一供貨商吹自己的價格和質量是如何的好，從而索取較高的進價等。應對方法：不要輕信供貨商的一面之詞，在你不充分了解市場的情況下，委婉將此事緩一緩，建議將關鍵問題的細節(jié)集中在以后再談。 與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（四）、供應商會拖延時間供貨商常會使用種種方法來拖延，以從你這里套取更多的信息，如他們希望知道你的最終條件，而自己卻以要先和老板商量等來拒絕作出決定。我們要你們現(xiàn)在決定。在作出保證之前，也可說在發(fā)表意見之前，我們需要研究一下你的提議。應對方法：事先周密

25、計劃，堅守你的目標。除非雙方都有決策權，否則不輕易透露自己的底牌。與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（五）、供應商會最后通碟，給你壓力此時他們會說，我已盡力了，價錢不能再低，要么接受，要么算了。他們這樣做是為了試探你們的反應，為使談判進行下去，強逼你們會作出讓步。 應對方法：不要作任何承諾，你們要知道對手正密切注視著你。此時我們也不必正面回答這個問題，宜尋找一個機會，轉移到另一個新問題上。與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（六）、供應商會使用紅臉/白臉策暗有時供貨商會采用紅臉與白臉的策略來爭取更多的利益或更少的讓步，通過兩者的配合，擾亂你的心緒，使你

26、答應他的要求。應對方法：我們要根據雙方的目標距離有多大，然后在談判中少去注意紅臉人，應努力轉變白臉人(態(tài)度強硬者)的態(tài)度，設法闡述自己要求的合理性和充分性。 與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（七）、供應商讓一半時很多人都有這樣的經歷，那就是在買衣服時，標價1000元，你花了九牛二虎之力將價格壓至500元，此時你也許覺得自己很劃算，但殊不知此衣服才值100元。因此不能以供貨商讓一半就覺得他們大出血，虧本了。要根據市場和自己的實際情況，評估這種退讓是否對我們有利。如同種同質商品的不同供貨商中的一位答應給你降一半的價格，卻要求你不經營其同類型的商品等。應對方法：當遇到供貨商主

27、動或輕易降價讓步時，證明供貨商有談判的意向，如上例想獨占你的市場，這時我們要試著談判更低的價格或更有利的條件。與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（八）、供應商：我的職權有限有時供貨商會先派一業(yè)務員來談判，然后是業(yè)務經理，再之后才是經理。每次談判都要你完全地投入，使你的信息完全向對方曝光，他們自己卻不輕易作出承諾，而是在他們認為有利時才立刻隨時以此表決，導致你不得不接受一些對自己不利的談判結果。應對方法：我們必須清醒地認識形勢，向對方提出談判雙方地位不平等，談判毫無意義，你可以決策，而對方需層層請示，要求對方與你地位相當的人員來談，其中可向對方暗示不滿意對方這種不尊重的談判態(tài)度，施加無形心理壓力，為以后的談判埋下伏筆。與供應商的談判策略及應對方法與供應商的談判策略及應對方法（九）