企業(yè)檔案信息化利用研究

1、企業(yè)檔案信息化利用研究 21世紀(jì)，社會主義市場經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度日益完善并進一步深化和拓展。中國企業(yè)連續(xù)跨越工業(yè)化、市場化，進入信息化階段，它的發(fā)展壯大過程同時也是企業(yè)檔案信息積累、沉淀、開發(fā)與利用的過程。企業(yè)檔案客觀地記錄了企業(yè)生產(chǎn)活動的全過程，歷經(jīng)多年積累和沉淀成為企業(yè)最重要、最鮮活、最有權(quán)威性的知識資源。知識經(jīng)濟的發(fā)展又進一步將企業(yè)檔案信息的開發(fā)及利用問題提升為決定企業(yè)生死存亡、成敗興衰的關(guān)鍵因素，在巨大的競爭壓力下，企業(yè)越來越重視對企業(yè)檔案信息的管理工作，通過挖掘檔案信息，實現(xiàn)信息的共建共享，幫助企業(yè)做出科學(xué)的決策。當(dāng)前，隨著技術(shù)的變革和管理的創(chuàng)新，我國的企業(yè)檔案工作己逐步實現(xiàn)由純

2、粹意義上的實體管理向信息服務(wù)上的轉(zhuǎn)變。在信息化背景下，企業(yè)檔案工作的發(fā)展要求加強企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用。1.信息化對企業(yè)檔案信息利用工作的影響1)信息化推動檔案信息利用工作現(xiàn)代化的進一步發(fā)展與實現(xiàn)信息化更新人們的信息理念，它要求人們從眾多信息源中迅速有效的獲取有用信息。與此相適應(yīng)，人們要改變傳統(tǒng)的利用方式，如通過“信息高速公路”，實現(xiàn)圖書、情報、檔案信息一體化的目標(biāo)。利用者通過網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息可按主題詞進行跨全宗門類的查詢利用，也可通過人物、時間、地點等多個檢索項進行查詢利用;通過多媒體數(shù)據(jù)庫，用戶還可以同時獲得相關(guān)主題的圖、文、聲、像等方面的檔案信息。2)信息化沖破時空束縛計算機理論論文，

3、構(gòu)建企業(yè)檔案信息利用的新空間信息化強化企業(yè)檔案信息的即時利用，利用信息技術(shù)對檔案進行數(shù)字化處理，數(shù)字代碼可以壓縮，這樣，文件可在幾分鐘、甚至幾秒鐘內(nèi)就傳到用戶手上，使用戶能方便、快捷地利用檔案。同時在信息時代，借助于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的不斷完善和發(fā)展，一件檔案可以在所有與網(wǎng)絡(luò)相連的計算機上提供利用，進行有效傳播，打破了傳統(tǒng)環(huán)境下的利用界限，從而使其利用空間一下子擴展到了一個地區(qū)、一個國家甚至全世界。3)信息化更新企業(yè)檔案信息利用觀，實現(xiàn)“四轉(zhuǎn)變”信息化把企業(yè)送進一個沒有硝煙的戰(zhàn)場之中，在給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟利益之余，要求人們積極轉(zhuǎn)變觀念以適應(yīng)信息化的要求。即由被動型向主動型轉(zhuǎn)變:由沉默型向作為型轉(zhuǎn)變:由

4、內(nèi)向服務(wù)型向內(nèi)外兼顧型轉(zhuǎn)變:由滯后型向超前性轉(zhuǎn)變。2.企業(yè)檔案信息利用工作現(xiàn)狀及存在的問題1)企業(yè)檔案管理設(shè)施的現(xiàn)代化利用水平不高。部分企業(yè)雖然購置了計算機等現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室，但是，在應(yīng)用上尚處于淺層次，還囿于封閉性的傳統(tǒng)管理方式，影響檔案利用的時效。改變這一狀況，需要多方面的努力。2)一些企業(yè)采取多種措施促進企業(yè)檔案工作，積極開展檔案升級工作。但一些企業(yè)升級后，對檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有所放松，使升級中建立起的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)處于守攤狀態(tài)，各項檔案制度流于形式，檔案信息得不到開發(fā)利用，檔案地位在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)中逐漸下降。與時代發(fā)展的要求相比還存著相當(dāng)?shù)牟罹?，?檔案利用低，服務(wù)范圍小，利用方式少，仍

5、以借閱、摘錄等傳統(tǒng)方式為主，倫理道德論文很少借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)字資源的有效利用;技術(shù)手段落后，不能將計算機技術(shù)廣泛地應(yīng)用于檔案信息的加工存儲和開發(fā)利用，制約了信息利用工作向深度和廣度發(fā)展。3)企業(yè)檔案工作人員素質(zhì)與企業(yè)檔案工作的發(fā)展要求相比尚存在一定差距。企業(yè)檔案人員多身兼數(shù)職，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)得不到保證。尤其是在進入信息社會之后，一人數(shù)職的現(xiàn)象極其普遍。繁雜的業(yè)務(wù)工作致使檔案人員只能維護傳統(tǒng)的“你查我調(diào)”的簡單管理方式，很少有精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，更難以得到外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機會，業(yè)務(wù)知識得不到更新，給企業(yè)開展檔案信息利用工作帶來很大的困難，形成了大量的重復(fù)勞動，增加企業(yè)負擔(dān)。3.企業(yè)檔案信

6、息利用工作的轉(zhuǎn)變在信息高度發(fā)達的新時代，信息技術(shù)廣泛滲透到現(xiàn)代生產(chǎn)、生活中，充分擴展了人類智能。各企業(yè)正逐步由勞動密集型、資源高耗型、資金密集型向知識密集型、技術(shù)密集型、信息密集型轉(zhuǎn)變。為此檔案部門迫切需要運用當(dāng)今高新技術(shù)和知識創(chuàng)新方法，強化企業(yè)檔案信息利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。1)檔案信息利用對象由文件實體向信息數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變信息化之前，以紙質(zhì)為主要載體的檔案占據(jù)了檔案家族大部分席位。置身于信息化大環(huán)境下，管理會計論文它的弊端日漸顯露出來。首先，當(dāng)檔案數(shù)量龐大時，所占的儲存空間極大，保管和利用起來極其不方便;其次是這些檔案資料要建立一個完善分類的檢索目錄，并需要放在一個適當(dāng)?shù)奈恢茫湃菀讬z索。信息時

7、代，企業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域時時刻刻處于變化之中，企業(yè)工作方式由粗放向集約轉(zhuǎn)移，同時企業(yè)工作重心由物質(zhì)轉(zhuǎn)向信息。企業(yè)信息化建設(shè)的過程也是企業(yè)檔案溶入信息化社會的過程，在這一過程中，來源于電子載體的信息資源將極大地豐富企業(yè)檔案利用工作的內(nèi)容。隨著大批聯(lián)機數(shù)據(jù)庫的問世、電子文本的涌現(xiàn)，電子信息資源將成為未來企業(yè)檔案信息主體，由此，檔案信息利用的對象也將由以往的文件實體向電子信息數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)變。2)檔案信息利用方式由傳統(tǒng)手工操作向網(wǎng)絡(luò)化利用轉(zhuǎn)變信息化之前，企業(yè)檔案信息利用服務(wù)的絕大部分工作屬于事務(wù)性工作，如檔案外借和閱覽室閱覽等，這樣的工作方式不僅費時費力，而且工作效率極低，很大程度上約束了檔案信息價值的發(fā)揮。在信息時代