管易通說(shuō)明書

1、第一章管易通快速上手 雖然，本軟件提供了十分詳細(xì)的操作手冊(cè)，但實(shí)際上，想要熟悉本軟件，完全可以通過(guò)界面提示，短時(shí)間內(nèi)學(xué)會(huì)軟件用法。軟件中的每一個(gè)窗體，每一個(gè)功能菜單都很容易理解。下面就帶您快速掌握本軟件的操作。 1.登錄：運(yùn)行軟件，首先是帳套管理窗口，你可以直接點(diǎn)擊打開(kāi)帳套按鈕。打開(kāi)帳套之后，如果彈出系統(tǒng)功能設(shè)置向?qū)В梢愿鶕?jù)提示進(jìn)行設(shè)置，也可以不改變?nèi)魏卧O(shè)置，直接點(diǎn)擊下一步直到保存設(shè)置。進(jìn)入操作員登錄窗口，系統(tǒng)需要您選擇用戶帳號(hào)并輸入密碼。如果您是新安裝的本軟件，您可以在“用戶”后面的下拉列表中選擇“001.管理員”，之后不必輸入密碼（即密碼為空），直接點(diǎn)擊登錄進(jìn)入系統(tǒng)。“001”是系統(tǒng)管

2、理員（超級(jí)用戶）的專有帳號(hào)；具有管理權(quán)限的用戶，可以為他人分配新的登錄帳號(hào)，詳見(jiàn)第四章多用戶分權(quán)操作。2.系統(tǒng)主界面：在主界面中，可以看到系統(tǒng)的幾個(gè)主要的的功能模塊。現(xiàn)在您就可以開(kāi)始使用軟件管理您的帳目信息了。根據(jù)您對(duì)系統(tǒng)的不同設(shè)置，每個(gè)系統(tǒng)主模塊中的子菜單也略有不同，但是操作思路是一致的。您可以從建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)開(kāi)始，也可以直接進(jìn)行貨品入庫(kù)。3.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括：“供貨商資料”“客戶資料”“部門資料”“貨品類別”“貨品檔案”。您也可以自行增加、修改、刪除這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在貨品編碼資料中，您需要錄入您的貨品的編碼、名稱等相關(guān)屬性，同時(shí)錄入原始庫(kù)存。如果需要，您也可以建立一種產(chǎn)成品是由哪些材料構(gòu)

3、成的（需要事先在系統(tǒng)功能設(shè)置中設(shè)置此項(xiàng)）。(系統(tǒng)也允許從Excel文件導(dǎo)入供貨商、客戶、貨品等檔案資料，詳見(jiàn)本手冊(cè)相關(guān)章節(jié))4.軟件操作方式：本系統(tǒng)采明清晰的界面方式，多數(shù)窗口的界面主界是兩“張”可切換的“卡片”。左側(cè)的“卡片”是信息的目錄列表，選中目錄列表中的某一行，切換到右側(cè)卡片（雙擊此行或點(diǎn)擊右側(cè)卡片標(biāo)頭），右側(cè)卡片是對(duì)應(yīng)左側(cè)被選中信息的詳細(xì)資料。在建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，在每一個(gè)功能窗口的頂部，都有諸如：增加修改刪除查找打印返回這樣的功能菜單。在正常狀態(tài)下，你是無(wú)法在窗口內(nèi)錄入任何數(shù)據(jù)的。只有你點(diǎn)擊了增加或修改菜單之后，才進(jìn)入錄入或編輯狀態(tài)，這時(shí)才可以在窗口內(nèi)錄入數(shù)據(jù)。 錄入數(shù)據(jù)后

4、，一定不要忘了點(diǎn)擊保存菜單。注意，在錄入、修改資料時(shí)，卡片是不能切換的，只有點(diǎn)擊了保存或取消之后，才可以切換。5.貨品出入庫(kù)相關(guān)單據(jù)：系統(tǒng)內(nèi)有多種單據(jù)，最常用的就是入庫(kù)單和出庫(kù)單。其它的還有入庫(kù)與出庫(kù)的逆操作-退貨單，此外還有“庫(kù)存盤點(diǎn)單”。所有的這些單據(jù)，操作方法都是一樣的。點(diǎn)擊增加可以新建一個(gè)單據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)生成單據(jù)號(hào)碼，在單據(jù)表格中輸入要出入庫(kù)的貨品編碼，并按回車鍵，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)出該編碼對(duì)應(yīng)的貨品名稱等相關(guān)屬性、默認(rèn)價(jià)格，之后再輸入貨品的數(shù)據(jù)、實(shí)際價(jià)格、備注信息，接著進(jìn)入下一行貨品的錄入。錄入單據(jù)完畢后，需要保存單據(jù)。保存后可以再次修改。但是，要注意此時(shí)僅僅“保存”了單據(jù)，這個(gè)單據(jù)還沒(méi)有生效

5、，也就是它還沒(méi)有影響到庫(kù)存數(shù)量。需要點(diǎn)擊審核菜單，使單據(jù)生效。審核后，貨品庫(kù)存隨單據(jù)發(fā)生了變化。審核后的單據(jù)成為事實(shí)發(fā)生的帳目，將不可以再修改。特殊情況下，超級(jí)管理員001有權(quán)撤銷審核，之后再修改或刪除單據(jù)。詳見(jiàn)第六章出入庫(kù)操作。6.進(jìn)出存報(bào)表、對(duì)帳單、成本利潤(rùn)分析：系統(tǒng)提供了查詢統(tǒng)計(jì)報(bào)表、存貨統(tǒng)計(jì)報(bào)表、進(jìn)出存明細(xì)、進(jìn)出存匯總、對(duì)帳單、出貨成本分析、銷售利潤(rùn)分析等類型豐富的報(bào)表，以便于決策者多方面宏觀掌控企業(yè)內(nèi)部物流運(yùn)行情況。系統(tǒng)允許根據(jù)多種條件組合，動(dòng)態(tài)生成滿足不同要求的報(bào)表，詳見(jiàn)第七章報(bào)表功能的使用。7.帳款往來(lái)：在倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)中沒(méi)有此項(xiàng)功能。在進(jìn)銷存管理系統(tǒng)中，如果入庫(kù)、出庫(kù)是是本公司與

6、供貨商或客戶之間發(fā)生的，那么，您可能需要到帳款結(jié)算的功能。在編輯單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算本單應(yīng)收或應(yīng)付款，同時(shí)允許錄入本次交易現(xiàn)付金額，允許選擇是否記入應(yīng)收應(yīng)付帳?；蛘咴谕鶃?lái)帳款增加應(yīng)收/應(yīng)付記錄，記錄與供貨商、客戶的新增欠帳。 在往來(lái)帳款中，允許登記付款或收款記錄，系統(tǒng)自動(dòng)沖抵相關(guān)欠帳。同時(shí)，可以統(tǒng)計(jì)出應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)帳、總帳。8.系統(tǒng)操作權(quán)限與數(shù)據(jù)安全：您可以在系統(tǒng)管理->操作員管理中，增加新的操作員帳號(hào)，并為他們?cè)O(shè)定操作權(quán)限。以便各司其職，各負(fù)其責(zé)。在系統(tǒng)管理中，還有數(shù)據(jù)備份功能，為防止電腦故障、病毒、人為誤操作等意外情況，您應(yīng)經(jīng)常備份您的數(shù)據(jù)，把備份文件存放到安全位置。如果發(fā)生了上述的意

7、外情況，您就可以把備份過(guò)的文件恢復(fù)到系統(tǒng)中來(lái)。在必要的時(shí)候，您可以使用系統(tǒng)數(shù)據(jù)清除功能，有選擇的清除指定數(shù)據(jù)，或清除所有數(shù)據(jù)，重新建帳。9.怎樣獲得技術(shù)支持或反饋意見(jiàn)建議？請(qǐng)與深圳市管易通軟件有限公司聯(lián)系，您將獲得滿意的答復(fù)！感謝您的支持！從下一章開(kāi)始，我們將詳細(xì)介紹軟件的細(xì)節(jié)功能。第二章 帳套管理與聯(lián)機(jī)運(yùn)行本系統(tǒng)允許您建立多個(gè)帳套，分別用于管理不同方面的貨品進(jìn)出存情況。默認(rèn)情況下，在軟件運(yùn)行第一步，進(jìn)入帳套管理界面。在這個(gè)界面中，允許您選擇帳套并打開(kāi)，允許您新建帳套、導(dǎo)入已有帳套文件、更改當(dāng)前帳套名稱、刪除帳套。在管易通中，一個(gè)帳套對(duì)應(yīng)一個(gè)文件。在帳套管理界面中，可以查看該文件的路徑及文件名

8、，也可以直接打開(kāi)該文件所在的文件夾，并且可以備份該帳套到一個(gè)新的文件。對(duì)于管易通小型網(wǎng)絡(luò)版(Access 數(shù)據(jù)庫(kù)), 一個(gè)帳套就是一個(gè)獨(dú)立的文件，這為帳套的備份、恢復(fù)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、遠(yuǎn)程傳送提供了便利。另外，管易通允許多臺(tái)電腦同時(shí)操作一套帳（單用戶版除外），下面分別介紹小型網(wǎng)絡(luò)版(Access數(shù)據(jù)庫(kù))和大型網(wǎng)絡(luò)版(SQL Server 數(shù)據(jù)庫(kù))的聯(lián)機(jī)方法： 小型網(wǎng)絡(luò)版：AB兩臺(tái)電腦在同一局域網(wǎng)內(nèi)，兩臺(tái)電腦都要安裝管易通 。在A電腦上建立一個(gè)完全共享的文件夾（要設(shè)置“允許網(wǎng)絡(luò)用戶更改我的文件”）。然后用A電腦中的管易通新建帳套，把帳套文件存放在這個(gè)共享的文件夾中。在B電腦上運(yùn)行管易通，在帳套管理中使

9、用“導(dǎo)入已有帳套”，通過(guò)網(wǎng)上鄰居把帳套文件位置指向A電腦共享文件夾中的帳套文件。這樣，兩臺(tái)電腦就可以同時(shí)操作同一帳套，進(jìn)行聯(lián)機(jī)操作了。大型網(wǎng)絡(luò)版：在一臺(tái)電腦上安裝微軟sql server 2000做為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，其它電腦安裝管易通軟件，做為客戶端程序。第一次運(yùn)行客戶端程序，系統(tǒng)會(huì)彈出服務(wù)器設(shè)置界面，輸入sql server 服務(wù)器的登錄帳號(hào)及密碼，選擇或新建系統(tǒng)帳套（數(shù)據(jù)庫(kù)），保存服務(wù)器設(shè)置。每臺(tái)電腦都做同樣的設(shè)置，連接到同一服務(wù)器上的同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，即可實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)操作。 另外，考慮到帳套數(shù)據(jù)的重要性，為防止電腦故障、電腦病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客、人為誤操作等多種因素造成帳套數(shù)據(jù)損壞和丟失，系統(tǒng)提供了帳套

10、備份與恢復(fù)的功能，用戶應(yīng)該經(jīng)常備份數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)在帳套管理中可以操作，也可以在系統(tǒng)主界面-系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)維護(hù)-數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)中備份數(shù)據(jù)?；謴?fù)數(shù)據(jù)操作，可以在帳套管理界面中，使用導(dǎo)入已有帳套功能，也可以在系統(tǒng)主界面-系統(tǒng)管理-數(shù)據(jù)維護(hù)-數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)中恢復(fù)數(shù)據(jù)。第三章 系統(tǒng)功能設(shè)置管易通提供了靈活的自定義功能，主要通過(guò)“系統(tǒng)設(shè)置向?qū)А眮?lái)完成設(shè)置。軟件安裝后第一次運(yùn)行，在打開(kāi)帳套之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)運(yùn)行“系統(tǒng)設(shè)置向?qū)А?。您也可以設(shè)置下次打開(kāi)帳套時(shí)是否需要運(yùn)行該向?qū)?。除了通過(guò)打開(kāi)帳套時(shí)自動(dòng)運(yùn)行，在系統(tǒng)主界面，點(diǎn)擊系統(tǒng)管理->系統(tǒng)設(shè)置->系統(tǒng)功能設(shè)置菜單，也可以運(yùn)行該向?qū)?。系統(tǒng)設(shè)置向?qū)Ч卜治宀?/p>

11、：1. 模式選擇 不同的用戶，以本單位倉(cāng)庫(kù)為中心，按貨品的來(lái)源和去向，有不同的貨品流動(dòng)模式。在系統(tǒng)中，允許用戶選擇適用于自已的物流模式。模式選擇確定了系統(tǒng)中是否存在“供貨商”、“客戶”、“本司部門”。與供貨商、客戶發(fā)生的貨品進(jìn)出，存在帳款結(jié)算的問(wèn)題，與本司內(nèi)部部門發(fā)生的住來(lái)，不存在帳款結(jié)算問(wèn)題。 注：在管易通倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)中，只能使用“供貨商-倉(cāng)庫(kù)-部門”這一種模式。 2. 單據(jù)設(shè)置 系統(tǒng)內(nèi)的入庫(kù)、出庫(kù)、退貨等單據(jù)，不同的用戶習(xí)慣不同，可以按自已的想法給他們重新命名，如：貨品入庫(kù)單，可以改名叫“采購(gòu)進(jìn)貨單”或者“來(lái)料入庫(kù)單”等。 上圖中“點(diǎn)擊這里增設(shè)單據(jù)描述項(xiàng)目”是一項(xiàng)可以為入庫(kù)單、出庫(kù)單等增加

12、欄位的功能，點(diǎn)擊后出現(xiàn)下圖界面： 3.貨品設(shè)置 允許用戶設(shè)定系統(tǒng)只所有“貨品”改稱為“商品”或“材料”或“物資”等名詞。如果用戶需要按照產(chǎn)成品的數(shù)量來(lái)出庫(kù)所需材料或配件，則可以設(shè)定該功能。 4.數(shù)量設(shè)置 可以設(shè)定與數(shù)量有關(guān)的一些細(xì)節(jié)功能，如否允許單據(jù)中有負(fù)數(shù)出現(xiàn)、是否可以超過(guò)實(shí)際庫(kù)存出庫(kù)、庫(kù)存的報(bào)警功能等。 5. 價(jià)格金額 可以設(shè)定需不需要價(jià)格金額，以及與價(jià)格金額有關(guān)的一些細(xì)節(jié)功能。第四章 多用戶分權(quán)操作針對(duì)一個(gè)帳套，可以設(shè)定多個(gè)操作員，不同操作員有不同的權(quán)限。 在系統(tǒng)管理->操作員權(quán)限分配中，可以增加、刪除操作員的帳號(hào)，也可以修改操作員的姓名及權(quán)限。權(quán)限設(shè)定可具體到查看、編輯、審核、打

13、印、價(jià)格等。在系統(tǒng)中“001”是系統(tǒng)最高權(quán)限管理員的專用帳號(hào)，系統(tǒng)中某些操作只能由“001”來(lái)完成。在遠(yuǎn)程應(yīng)用上，如果你把帳套數(shù)據(jù)發(fā)送給遠(yuǎn)方的操作員，但只告訴對(duì)方一個(gè)受權(quán)限限制的帳號(hào)和密碼，那么遠(yuǎn)方的操作員權(quán)限也受一樣受到您的控制了。另外，在系統(tǒng)中，單據(jù)的錄入、修改、審核操作，都會(huì)自動(dòng)記錄是由哪個(gè)操作完成的。如果某單帳目出現(xiàn)問(wèn)題，可以方便的找到責(zé)任人。每個(gè)操作員都可以自已設(shè)定自已的密碼，沒(méi)有密碼不能進(jìn)入系統(tǒng)。第五章 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)1.供貨商與客戶在系統(tǒng)中，每一個(gè)供貨商及每一個(gè)客戶，都要設(shè)定一個(gè)唯一的編碼。在以后的相關(guān)單據(jù)中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)供貨商或客戶的編碼，自動(dòng)調(diào)出其名稱。 系統(tǒng)允許從EXCEL文件中導(dǎo)

14、入供貨商或客戶檔案到系統(tǒng)中。具體方法可以參考后面介紹的“Excel導(dǎo)入貨品檔案”。2.內(nèi)部部門每一個(gè)公司內(nèi)部部門，都設(shè)定一個(gè)唯一的編碼，在以后的相關(guān)單據(jù)中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)部門編碼自動(dòng)調(diào)用部門名稱。3.貨品類別為所有要管理的貨品分成若干個(gè)類別，以便于在相關(guān)報(bào)表中分類統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)默認(rèn)貨品只有一層分類結(jié)構(gòu)。即每種貨品類別下屬直接就是具體的貨品了。但是，您可以通過(guò)科學(xué)的類別編碼來(lái)實(shí)現(xiàn)多級(jí)分類。舉例說(shuō)明：如庫(kù)存貨品共分三大類：辦公用品、生產(chǎn)材料、包裝材料；辦公用品又分為：文具類、電腦類、桌椅類生產(chǎn)材料又分為：五金類、化工類、紡織類包裝材料又分為那么，我們就可以在系統(tǒng)之外制定一個(gè)主類別的編碼規(guī)則，而在我們的系統(tǒng)

15、中直接給底層的類別編碼。 如，在系統(tǒng)之外，我們規(guī)定：辦公用品用“A”代表，生產(chǎn)材料用“B”代表，包裝材料用“C”代表在系統(tǒng)的類別編碼中，我們把文具類編碼為“A01”,電腦類編碼為“A02”五金類編碼為“B01”這樣，我們就可以根據(jù)系統(tǒng)中的類別編碼，看出更多的分類層次，從而實(shí)現(xiàn)多級(jí)分類，便于管理和查詢。當(dāng)然，您也完全可以不制定任何編碼方案，只以易記的字母或數(shù)字，甚至是漢字做為類別編碼。 系統(tǒng)默認(rèn)貨品只有一層分類結(jié)構(gòu)。即每種貨品類別下可以建立多級(jí)子類別，也可以直接建立一級(jí)類別進(jìn)行管理：再通過(guò)科學(xué)的類別編碼來(lái)實(shí)現(xiàn)多級(jí)分類。舉例說(shuō)明：如庫(kù)存貨品共分三大類：辦公用品、生產(chǎn)材料、包裝材料；辦公用品又分為：

16、文具類、電腦類、桌椅類；生產(chǎn)材料又分為：五金類、化工類、紡織類；包裝材料又分為那么，我們就可以在系統(tǒng)之外制定一個(gè)主類別的編碼規(guī)則，而在我們的系統(tǒng)中直接給底層的類別編碼。如，在系統(tǒng)之外，我們規(guī)定：辦公用品用“A”代表，生產(chǎn)材料用“B”代表，包裝材料用“C”代表在系統(tǒng)的類別編碼中，我們把文具類編碼為“A01”,電腦類編碼為“A02”五金類編碼為“B01”這樣，我們就可以根據(jù)系統(tǒng)中的類別編碼，看出更多的分類層次，從而實(shí)現(xiàn)多級(jí)分類，便于管理和查詢。當(dāng)然，您也完全可以不制定任何編碼方案，只以易記的字母或數(shù)字，甚至是漢字做為類別編碼。 4.貨品編碼與貨品屬性 每一種相同名稱，相同規(guī)格，相同計(jì)量單位，可以同

17、時(shí)同價(jià)核算的貨品，都要規(guī)定一個(gè)唯一性的貨品編碼。 貨品的編碼方案也可以象類別編碼那樣層次分明，也可以用順序的數(shù)字，或用易記的字母縮寫、漢字，或用貨品自帶的條形碼等等。 貨品的名稱、規(guī)格、備注等信息可以隨時(shí)自由修改，但是貨品編碼一旦被系統(tǒng)的單據(jù)引用，就能再修改或刪除。 在新增貨品資料時(shí)，可以錄入貨品的原始庫(kù)存數(shù)，修改貨品資料時(shí)，原始庫(kù)存數(shù)將不再出現(xiàn)，以避免原始庫(kù)存被修改。 但是，我們不推薦在增加貨品資料時(shí)錄入原始庫(kù)存，建議通過(guò)入庫(kù)單錄入原始庫(kù)存。 貨品的成本價(jià)格與銷售價(jià)格，您可以在建立貨品檔案時(shí)規(guī)定。但是，如果原始庫(kù)存為0，您也可以不錄入價(jià)格。在以后的入庫(kù)出庫(kù)操作中， 系統(tǒng)將自動(dòng)根據(jù)移動(dòng)加權(quán)平均

18、的方法生成貨品的成本價(jià)格。 貨品的最低庫(kù)存、最高庫(kù)存屬性，是庫(kù)存報(bào)警功能的依據(jù)。最低庫(kù)存是倉(cāng)庫(kù)中至少需要的存有該貨品的數(shù)量，如果貨品庫(kù)存低于這個(gè)數(shù)量，將會(huì)造成供貨不足的危險(xiǎn)；最高庫(kù)存是該貨品最多不能超過(guò)的數(shù)量，如果貨品超過(guò)這個(gè)數(shù)量，可能會(huì)庫(kù)存積壓增大成本。 如果不需要庫(kù)存報(bào)警功能，貨品的最低庫(kù)存、最高庫(kù)存屬性也可以不設(shè)定。 貨品圖片，只記錄貨品圖片所在的路徑，因?yàn)?，在設(shè)定貨品圖片之前，最好先把圖片復(fù)制到統(tǒng)一的文件夾內(nèi)以便于管理。 如果某種貨品（產(chǎn)成品、半成品、整機(jī)、組件等）是由其它貨品（材料、配件、組件等）構(gòu)成的，可以在系統(tǒng)中設(shè)定構(gòu)成表。 設(shè)定構(gòu)成表的意義在于，在出庫(kù)時(shí)，為了生產(chǎn)或組裝若干套產(chǎn)

19、成品，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成所需要材料/配件的種類及數(shù)量。這個(gè)功能在下一章中還有詳細(xì)續(xù)述。5從Excel導(dǎo)入貨品檔案使用本系統(tǒng)，需要錄入所有貨品的檔案（編碼、名稱、規(guī)格等）。少則幾百種，多則數(shù)千種上萬(wàn)種的貨品檔案，如果完全由人工錄入，則需要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力。那么，有沒(méi)有辦法輕松的完成這個(gè)初始建帳的工作呢？許多客戶，在沒(méi)有使用本系統(tǒng)之前，一直在使用Excel記錄貨品的檔案;或者，有些客戶可以把其它管理軟件中的貨品檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel文件。那么，這樣的客戶，就不必花費(fèi)很多時(shí)間來(lái)錄入貨品檔案了。因?yàn)槲覀兊能浖峁腅xcel文件導(dǎo)入貨品檔案到系統(tǒng)中的功能。 首先要清楚，如果系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)存在一部份貨品

20、資料，這時(shí)再?gòu)腅xcel文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)，如果Excel文件中存在的貨品編碼與系統(tǒng)內(nèi)原有貨品編碼有重復(fù)現(xiàn)象，那么，導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)，會(huì)自動(dòng)用Excel內(nèi)的新的數(shù)據(jù)，覆蓋掉系統(tǒng)內(nèi)的舊數(shù)據(jù)。因此，建議您在一個(gè)新的帳套中，首先從Excel文件導(dǎo)入貨品編碼資料，之后再在軟件中補(bǔ)充錄入其它貨品編碼及資料。導(dǎo)入數(shù)據(jù)操作過(guò)程如下：1.以管理員001身份登錄系統(tǒng)，打開(kāi)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)->貨品檔案，點(diǎn)擊從Excel導(dǎo)入貨品資料按鈕，打開(kāi)導(dǎo)入界面。點(diǎn)擊“Excel文件”空格后面的瀏覽按鈕，選中要導(dǎo)入的Excel文件。2.在“工作表名稱”一欄中輸入Excel文件內(nèi)的指定工作表名稱。（工作表是指一個(gè)Excel文件中的一個(gè)表格，在

21、Excel界面右下角，默認(rèn)名稱為“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等）。輸入完成后點(diǎn)擊讀入數(shù)據(jù)按鈕，把Excel文件一個(gè)工作表內(nèi)的數(shù)據(jù)讀入到系統(tǒng)內(nèi)。此果僅為暫時(shí)讀入數(shù)據(jù)，還沒(méi)有真正導(dǎo)入貨品資料成功。3.檢查從Excel工作表中讀入的數(shù)據(jù)，查看表格是否有規(guī)律，沒(méi)有規(guī)律的表格數(shù)據(jù)是無(wú)法導(dǎo)入的，強(qiáng)行導(dǎo)入會(huì)在軟件運(yùn)行中出現(xiàn)錯(cuò)誤。 還要檢查是否存在空行，特別是涉及到貨品編碼的列，是否有空格。如果存在，點(diǎn)擊選中該行，再點(diǎn)擊頂部刪除行菜單刪除無(wú)用的行。4.從Excel文件讀入的數(shù)據(jù)呈現(xiàn)在系統(tǒng)界面的表格內(nèi)，這時(shí)候每一列的頭都有一個(gè)字母代號(hào)“A、B、C”等。同時(shí)，“貨品編碼”、“貨品名稱”、“

22、單位”、“規(guī)格型號(hào)”等這些貨品屬性描述后面的下拉框內(nèi)，也充入了“A、B、C”這樣的字母，數(shù)量與下面表格的列數(shù)對(duì)應(yīng)。 這時(shí)需要您指定，哪一列對(duì)應(yīng)哪一個(gè)貨品屬性。如：貨品編碼對(duì)應(yīng)C列，貨品名稱對(duì)應(yīng)D列，那么您就可以分別在貨品編碼、貨品名稱后的下拉框內(nèi)選擇或輸入“C”、“D”。其它項(xiàng)，如規(guī)格、單位、備注、價(jià)格、數(shù)量、安全庫(kù)存等項(xiàng)，如果在Excel表中有這樣的列，就選擇對(duì)應(yīng)的字母，如果沒(méi)有，就保持其對(duì)應(yīng)的下拉框?yàn)榭铡Ｈ绻鸈xcel工作表中的數(shù)據(jù)有貨品所屬類別及類別編碼一列，那么，也象操作貨品編碼、名稱一樣，在相應(yīng)的下拉框中選擇即可。如果沒(méi)有貨品類別及類別編碼，那么，系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)將按照“默認(rèn)類別編碼”、“

23、默認(rèn)類別名稱”來(lái)把要導(dǎo)入的所有貨品歸類。 如果僅有類別名稱，沒(méi)有類別編碼，那么，您可以把“類別名稱”、“類別編碼”都指向Excel工作表中的類別名稱一列。5.完成以上工作，就可以開(kāi)始導(dǎo)入新數(shù)據(jù)了。點(diǎn)擊頂部導(dǎo)入新數(shù)據(jù)菜單執(zhí)行。系統(tǒng)會(huì)有警告提示，確認(rèn)無(wú)誤即可選擇確實(shí)要執(zhí)行此操作。6.如果前面操作無(wú)誤，您的數(shù)據(jù)就會(huì)存入系統(tǒng)的貨品資料庫(kù)中。在系統(tǒng)主界面->基礎(chǔ)數(shù)據(jù)->貨品編碼資料中可以查看得到。如有需要，您可以對(duì)個(gè)別貨品資料進(jìn)行修改。第六章 入庫(kù)與出庫(kù)操作系統(tǒng)中存在入庫(kù)單、出庫(kù)單、退貨單等多個(gè)出入庫(kù)的單據(jù)類型。(盤點(diǎn)單也可以產(chǎn)生庫(kù)存數(shù)量的增減，但盤點(diǎn)單的相關(guān)說(shuō)明放在下一章。)各類型的單據(jù)操

24、作方法是一致的，下面詳細(xì)說(shuō)明：1單據(jù)的錄入、保存、修改、刪除?要錄入一張新的工作單據(jù)，需要從系統(tǒng)主界面點(diǎn)擊相應(yīng)的菜單，如 入庫(kù)管理->貨品入庫(kù)單，或出庫(kù)管理->貨品出庫(kù)單。進(jìn)入單據(jù)操作窗口后，點(diǎn)擊頂部增加菜單，開(kāi)始錄入一張新單據(jù)。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)單據(jù)號(hào)碼（入庫(kù)單號(hào)、出庫(kù)單號(hào)等）， 也允許你按您的想法修改這個(gè)單號(hào)，但是系統(tǒng)中不可以存在兩張單號(hào)相同的單據(jù)。系統(tǒng)默認(rèn)的單據(jù)發(fā)生日期就是電腦系統(tǒng)當(dāng)天的日期，您同樣可以修改。發(fā)生入庫(kù)出庫(kù)的相關(guān)單位您可以從下拉框中選擇，也可以只錄入該單位的編碼，在保存單據(jù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)找到該單位名稱。錄入單據(jù)涉及的貨品時(shí)，只需要單據(jù)表格的第一列錄入貨品編碼后按

25、回車鍵，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)讀入該編碼對(duì)應(yīng)的貨品名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、默認(rèn)價(jià)格。光標(biāo)自動(dòng)跳到入庫(kù)/出庫(kù)數(shù)量一欄，默認(rèn)數(shù)量為1，您可以在修改（或不修改）數(shù)量之后，再按回車鍵，光標(biāo)跳入價(jià)格一欄在熟練操作下，錄入+回車可以一直到完成整個(gè)單據(jù)的錄入。如果您僅知道貨品名稱，或只知道貨品編碼中的幾個(gè)字符，您可以點(diǎn)擊在單據(jù)錄入界面中的？按鈕查詢貨品編碼。注意上圖界面中,有一項(xiàng)“采用批量模式增加”的選項(xiàng)，勾選了此項(xiàng)，就可以在不退出貨品資料列表窗品的情況下，選擇多款貨品;不勾選此項(xiàng)，則一次只能選擇一款貨品。 在上圖貨品資料列表界面中，可以錄入關(guān)鍵詞（如類別、編碼中的幾個(gè)字符、名稱規(guī)格中的部份字詞等）。然后點(diǎn)擊模糊查詢，系

26、統(tǒng)就會(huì)列出符合條件的貨品編碼列表，選中您要錄入的貨品。如果您的入庫(kù)單（或出庫(kù)單/退貨單等）已經(jīng)存在于一個(gè)Excel文件，那么，您可以點(diǎn)擊“Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入”按鈕進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。點(diǎn)擊后在彈出的窗口內(nèi)選擇Excel文件，設(shè)定貨品編碼、數(shù)量、單價(jià)、金額等對(duì)應(yīng)的列：設(shè)定好之后點(diǎn)擊寫入單據(jù)菜單即可。如果您是使用貨品的條形碼做為貨品編碼，您的電腦又裝有條形碼掃描設(shè)備，那么，您首先設(shè)光標(biāo)定位在頂部“貨品編碼”一欄內(nèi)，然后用條碼掃描設(shè)備對(duì)準(zhǔn)貨品條形碼進(jìn)行讀碼，系統(tǒng)會(huì)把自動(dòng)在單據(jù)增加該貨品，掃描一次數(shù)量為1，光標(biāo)又回落在頂部“貨品編碼”欄，您可以直接掃描下一款貨品的條形碼了。在單據(jù)錄入過(guò)程中，如果錯(cuò)誤錄入了不相

27、關(guān)的其它貨品編碼，您需要?jiǎng)h除單據(jù)中的一行，那么請(qǐng)這樣操作：先用光標(biāo)選中要?jiǎng)h除的這一行，這時(shí)頂部“貨品編碼”欄出現(xiàn)該行的貨品編碼，接著您點(diǎn)擊頂部刪除貨品即可實(shí)現(xiàn)刪除。 在錄入單據(jù)內(nèi)容的過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)隨時(shí)自動(dòng)合計(jì)單據(jù)總金額，呈現(xiàn)在單據(jù)界面下方“金額(或應(yīng)收/付款)”欄內(nèi)。如果是與供貨商或客戶之間發(fā)生的貨品收發(fā)，并且在系統(tǒng)功能設(shè)置中設(shè)置了允許錄入實(shí)付款，就會(huì)有“實(shí)付款”一項(xiàng)以及結(jié)算方式的選擇。這一點(diǎn)在后面收款付款章節(jié)會(huì)有詳細(xì)說(shuō)明。錄入員一欄，是您在系統(tǒng)內(nèi)的用戶名稱。您無(wú)權(quán)修改。審核人一欄，您也無(wú)權(quán)錄入，在單據(jù)審核時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)記錄審核人的用戶名稱。單據(jù)界面最下方，“備注”一欄，可以錄入這張單據(jù)的注釋，也

28、可以保持為空。?如果您想放棄單據(jù)錄入，您可以點(diǎn)擊頂部取消菜單，那么您對(duì)這一張單的錄入將全部消失。一張單據(jù)錄入完成后，必須及時(shí)保存，點(diǎn)擊頂部保存菜單即可。注意，保存后的單據(jù)，并沒(méi)有馬上生效，也就是說(shuō)，還沒(méi)有影響到庫(kù)存。此時(shí)，您可以用修改菜單，打開(kāi)一張已經(jīng)保存卻未審核的單據(jù)，對(duì)單據(jù)進(jìn)行修改或繼續(xù)錄入。修改后再重新保存。一張已經(jīng)保存卻還沒(méi)有審核的單據(jù)，您可以對(duì)它進(jìn)行刪除操作。2單據(jù)的審核與撤銷審核前面提到，一張單據(jù)保存后并沒(méi)有立即生效，也就是說(shuō)，還沒(méi)有影響庫(kù)存。要完成這一張單的入庫(kù)或出庫(kù)動(dòng)作，需要對(duì)它進(jìn)行審核。選中一張單據(jù)，再點(diǎn)擊審核菜單，單據(jù)將生效，庫(kù)存數(shù)量發(fā)生變化，系統(tǒng)自動(dòng)在該單據(jù)內(nèi)記入審核人的

29、名稱。如果是入庫(kù)單，系統(tǒng)可以根據(jù)移動(dòng)加權(quán)平均的方法更新貨品成本價(jià)。審核后的單據(jù)已經(jīng)成為事實(shí)發(fā)生的帳目，將不可以再被修改或刪除。?在特殊情況下，如果確實(shí)需要修改或刪除已經(jīng)審核過(guò)的單據(jù)，需要系統(tǒng)最高權(quán)限管理員“001”執(zhí)行撤銷審核操作。3單據(jù)查找打開(kāi)一個(gè)單據(jù)的操作窗口，看到的是兩片可切換的“卡片”，左側(cè)卡片是單據(jù)列表，右側(cè)卡片一張單據(jù)的明細(xì)信息。左側(cè)的單據(jù)列表，在默認(rèn)狀態(tài)下只顯示未審核的單據(jù)，做為未完成的工作，在每次打開(kāi)該單據(jù)窗口時(shí)提示操作員。如果需要查看已審核的單據(jù)，請(qǐng)使用查找功能。關(guān)于查找功能的操作，請(qǐng)參看本手冊(cè)相關(guān)章節(jié)。4單據(jù)打印輸出每一種單據(jù)，系統(tǒng)都提供了兩種單據(jù)打印形式。僅涉及數(shù)量不涉及

30、價(jià)格金額的單據(jù)和涉及價(jià)格金額的單據(jù)。另外，你還可以點(diǎn)擊導(dǎo)出把單據(jù)導(dǎo)出到一個(gè)Excel文件中或一個(gè)圖片文件中。關(guān)于打印功能及導(dǎo)出為文件的功能的操作，請(qǐng)參看第八章 數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出第七章 庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、報(bào)警與盤點(diǎn) 在系統(tǒng)中，除了貨品收發(fā)功能，還有查看庫(kù)存、存貨數(shù)量報(bào)警、存貨數(shù)量盤點(diǎn)等相關(guān)功能，下面詳細(xì)介紹： 1存貨統(tǒng)計(jì)查看庫(kù)存數(shù)量、貨品庫(kù)存均價(jià)、金額合計(jì)，是系統(tǒng)主模塊綜合報(bào)表中的第一項(xiàng)。系統(tǒng)會(huì)列出庫(kù)存貨品的數(shù)量、價(jià)格、金額，可以按多種方式排序，也可以按照較復(fù)雜的篩選條件從眾多的貨品資料中找到你需要查看的貨品。同時(shí)系統(tǒng)也可以打印輸出報(bào)表或?qū)С鰯?shù)據(jù)到Excel文件。關(guān)于查找、打印及數(shù)據(jù)輸出到Excel，

31、請(qǐng)參看第十一章數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出 2庫(kù)存報(bào)警在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)->貨品編碼資料中，可以規(guī)定一種貨品的最低庫(kù)存（安全庫(kù)存）和最高庫(kù)存。貨品的最低庫(kù)存、最高庫(kù)存屬性，是庫(kù)存報(bào)警功能的依據(jù)。最低庫(kù)存是該貨品最少需要的持有數(shù)，如果貨品為存低于這個(gè)數(shù)量，將會(huì)告訴成供貨不及時(shí)的危險(xiǎn)；最高庫(kù)存是該貨品最多不能超過(guò)的數(shù)量，如果貨品超過(guò)這個(gè)數(shù)量，可能會(huì)庫(kù)存積壓增加成本。在 倉(cāng)庫(kù)存貨統(tǒng)計(jì)中，有庫(kù)存報(bào)警的功能菜單，點(diǎn)擊菜單，就會(huì)列出低于安全庫(kù)存或高于最庫(kù)存的貨品。在系統(tǒng)管理->系統(tǒng)設(shè)置->系統(tǒng)功能設(shè)置中，還可以設(shè)定，在啟動(dòng)本系統(tǒng)時(shí)，如果有低于安全庫(kù)存或高于最庫(kù)存的貨品，是否自動(dòng)彈出報(bào)警。3貨品盤點(diǎn)在倉(cāng)庫(kù)管

32、理中，庫(kù)存帳面數(shù)量的增減都是經(jīng)過(guò)相關(guān)的單據(jù)運(yùn)作才發(fā)生的，但在實(shí)際工作中，常常會(huì)出現(xiàn)帳面數(shù)量與實(shí)際存貨量出現(xiàn)差異的情況。原因是多種的，如丟失、損壞等。因些，庫(kù)存管理就需要定期對(duì)貨品存量進(jìn)行清點(diǎn)。再根據(jù)實(shí)際存量來(lái)修改帳面存量。盤盈或盤虧實(shí)際就是零價(jià)格的入庫(kù)或出庫(kù)。本系統(tǒng)提供了貨品盤點(diǎn)單的功能。您可以在盤點(diǎn)單中錄入盤點(diǎn)實(shí)際數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)用帳面數(shù)與之比較，確認(rèn)是否存在盈虧。盤點(diǎn)單審核之后系統(tǒng)會(huì)根據(jù)實(shí)際存量來(lái)刷新帳面數(shù)量。盤點(diǎn)單操作方法與入庫(kù)、出庫(kù)單操作方法基本相同，這里不重復(fù)介紹。第八章 報(bào)表功能的使用前面介紹的入庫(kù)、出庫(kù)、退貨、盤點(diǎn)等單據(jù)，都是倉(cāng)庫(kù)的工作流程。那么，作為管理人員，也經(jīng)常需要一些統(tǒng)計(jì)、分

33、析、匯總的報(bào)表，通過(guò)報(bào)表可以清楚地掌握貨品進(jìn)出存情況、與供貨商/客戶進(jìn)行對(duì)帳，分析出庫(kù)成本及銷售利潤(rùn)。本系統(tǒng)提供了多種報(bào)表，并且提供了靈活的篩選查詢方法?？梢愿鶕?jù)您的要求，得到多種統(tǒng)計(jì)匯總數(shù)據(jù)。 同時(shí)，統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)，也可以打印成紙面上的報(bào)表，或?qū)С龀蔀镋xcel文件，這樣更加便于傳送、存檔、查看。關(guān)于統(tǒng)計(jì)報(bào)表中查找的操作方法及打印的相關(guān)說(shuō)明、導(dǎo)出為Excel文件的操作方法，請(qǐng)到第九章 數(shù)據(jù)篩選與數(shù)據(jù)輸出詳細(xì)了解，本章不作重點(diǎn)介紹。1出入庫(kù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表在系統(tǒng)主菜單中，每一種單據(jù)（入庫(kù)單、出庫(kù)單、退貨單、盤點(diǎn)單等）都有一個(gè)對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)模塊，如入庫(kù)統(tǒng)計(jì)、出庫(kù)統(tǒng)計(jì)等。下面以入庫(kù)統(tǒng)計(jì)為例說(shuō)明：打開(kāi)入庫(kù)管理-&

34、gt;入庫(kù)統(tǒng)計(jì)，默認(rèn)列出的是本月1日至當(dāng)天所有已審核的入庫(kù)記錄。用戶還可以可以選擇或輸入相關(guān)條件，篩選得出多種報(bào)表。查找菜單，提供了更加細(xì)致的篩選條件設(shè)定。另外，使用排序菜單，可以改變數(shù)據(jù)的排序方法。 統(tǒng)計(jì)出來(lái)的數(shù)據(jù)，可以輸出到打印機(jī)或Excel文件，系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)原樣輸出（打印流水帳）和按貨品合計(jì)后再輸出兩種形式。2倉(cāng)庫(kù)存貨統(tǒng)計(jì)可以統(tǒng)計(jì)出現(xiàn)存貨品的數(shù)量、價(jià)格、金額相關(guān)報(bào)表。 選擇綜合報(bào)表倉(cāng)庫(kù)存貨統(tǒng)計(jì)即可查詢。3進(jìn)出存明細(xì)表可以綜合統(tǒng)計(jì)出貨品一段時(shí)間內(nèi)的入庫(kù)、出庫(kù)、結(jié)存流水記錄情況。允許只統(tǒng)計(jì)數(shù)量、或同時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)量、金額。可以打印對(duì)應(yīng)的兩種報(bào)表。 選擇綜合報(bào)表進(jìn)出存明細(xì)即可查詢。4進(jìn)出存匯總表可以

35、綜合統(tǒng)計(jì)出貨品一段時(shí)間內(nèi)的上期結(jié)存、本期入庫(kù)、本期出庫(kù)、期末結(jié)存等匯總數(shù)據(jù)。允許只統(tǒng)計(jì)數(shù)量、或同時(shí)統(tǒng)計(jì)數(shù)量、金額?？梢源蛴?duì)應(yīng)的兩種報(bào)表。選擇綜合報(bào)表進(jìn)出存匯總表即可查詢。5貨品收發(fā)對(duì)帳單可以按供貨商或客戶統(tǒng)計(jì)，一段時(shí)間內(nèi)，與該單位發(fā)生的貨品往來(lái)記錄。以便于傳真報(bào)表給對(duì)方對(duì)帳。選擇綜合報(bào)表收貨對(duì)賬單或發(fā)貨對(duì)賬單，即可查詢。6出庫(kù)成本統(tǒng)計(jì)表用于計(jì)算一段時(shí)間內(nèi)，滿足指定條件的出庫(kù)成本金額。選擇綜合報(bào)表出庫(kù)成本統(tǒng)計(jì)表即可查詢。7銷售毛利統(tǒng)計(jì)表用于計(jì)算一段時(shí)間內(nèi)，滿足指定條件的銷售賺得到毛利金額。選擇綜合報(bào)表銷售毛利統(tǒng)計(jì)報(bào)表即可查詢。第九章 往來(lái)帳款管理軟件提供了應(yīng)收應(yīng)付往來(lái)帳管理的功能。在供貨商檔案

36、或客戶檔案中,允許設(shè)置年初應(yīng)付或應(yīng)收款。年初應(yīng)付或應(yīng)收款有兩種意義，以供貨商為例說(shuō)明：第一，在應(yīng)用本系統(tǒng)時(shí)，之前對(duì)供貨商的欠款，可以在這里設(shè)置。第二，使用本系統(tǒng)到年末時(shí)，進(jìn)行年度結(jié)轉(zhuǎn)，年底尚欠供貨商的款額結(jié)轉(zhuǎn)為第二年的年初應(yīng)付款。 在年初應(yīng)付/應(yīng)收款基礎(chǔ)上，本年度發(fā)生的欠款、付款等帳目按如下辦法操作： 1增加應(yīng)收應(yīng)付帳 增加應(yīng)收應(yīng)付帳有兩種方式： 第一，在發(fā)生入庫(kù)、出庫(kù)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)合計(jì)該單據(jù)的款額，自動(dòng)記入應(yīng)收/應(yīng)付帳。 第二，在往來(lái)帳款功能模塊中，使用增加應(yīng)付及增加應(yīng)收功能記帳。 2收款付款收款付款有兩種操作方式。第一種方式是在相關(guān)的入庫(kù)單、出庫(kù)單中直接輸入現(xiàn)付的款額。這個(gè)功能需要在系統(tǒng)功能設(shè)置中設(shè)置后才能激活。 如，在采購(gòu)入庫(kù)單中，錄入單據(jù)時(shí)，該單總金額系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。在實(shí)付款一欄內(nèi)，可以填寫實(shí)付款額，在結(jié)算方式一欄中選擇相應(yīng)的結(jié)算方式即可。結(jié)算方式有四類情況：A記入應(yīng)收/付款：本工作單所有發(fā)生額全部記帳；B余款記入應(yīng)收/付帳：應(yīng)付款減實(shí)付款不足的金額記帳；C零付款結(jié)算：本工作單發(fā)生的金額不結(jié)算，完全饋贈(zèng)，不入欠款。D按實(shí)付款結(jié)算：不足的金額不記入欠款。 第二種收付款的方式是在系統(tǒng)主界面帳款往來(lái)中選