word第六講 制作產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)

1、知識(shí)點(diǎn)分節(jié)符頁(yè)眉/頁(yè)腳樣式目錄 在實(shí)際工作中經(jīng)常需要制作多章節(jié)或大量數(shù)據(jù)的復(fù)雜文檔，如企業(yè)中常用的調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)、項(xiàng)目合同、調(diào)研論文、標(biāo)書(shū)以及產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。這類文檔頁(yè)碼較多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，如果僅使用手工逐字設(shè)置的方式，既浪費(fèi)人力又不利于后期編輯修改。 下面將通過(guò)制作產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)這一案例，介紹長(zhǎng)文檔中的樣式應(yīng)用、目錄生成、頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置等內(nèi)容，掌握對(duì)較長(zhǎng)文檔進(jìn)行編輯的方法和技巧。3 小王的大學(xué)同學(xué)張浩在一家專業(yè)從事研究、生產(chǎn)和銷(xiāo)售手機(jī)的企業(yè)任職。昨天張浩給小王打來(lái)電話，說(shuō)他最近非常繁忙，前幾天部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)給他安排了一項(xiàng)任務(wù)為公司新研發(fā)的手機(jī)制作一份產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，而他近幾天還要去外地參加一個(gè)比較重要的會(huì)議

2、，于是想到請(qǐng)小王幫忙完成產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的制作。4知識(shí)目標(biāo)：知識(shí)目標(biāo)： 分節(jié)符的使用。 頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置與頁(yè)碼的編制方法。 樣式的應(yīng)用與修改方法。 自動(dòng)生成目錄的方法。能力目標(biāo)：能力目標(biāo)： 能夠利用所學(xué)知識(shí)對(duì)長(zhǎng)文檔進(jìn)行編排與修飾。5 產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)，是生產(chǎn)廠家向用戶介紹產(chǎn)品的性能特點(diǎn)、使用方法、保養(yǎng)維修及注意事項(xiàng)等內(nèi)容的應(yīng)用文體；是生產(chǎn)廠家向市場(chǎng)、用戶介紹和推薦產(chǎn)品的一種重要宣傳工具。它的主要特點(diǎn)是其內(nèi)容的科學(xué)性和實(shí)用性，既要準(zhǔn)確客觀，又要通俗易懂。 產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)一般由封面、前言、正文、落款等部分組成。 67 在默認(rèn)情況下Word將整篇文檔看作“1節(jié)”，若對(duì)某個(gè)部分進(jìn)行版面設(shè)置時(shí)整篇文檔都會(huì)隨之改變，要想對(duì)

3、不同部分設(shè)置不同的版式，必須使用“分節(jié)符”來(lái)實(shí)現(xiàn)。8 經(jīng)過(guò)分析需要把整篇文檔分成經(jīng)過(guò)分析需要把整篇文檔分成3 3節(jié)節(jié): :u 第1節(jié)為說(shuō)明書(shū)的封面。u 第2節(jié)為說(shuō)明書(shū)的目錄。u 第3節(jié)為說(shuō)明書(shū)的正文。u 設(shè)置文檔紙張大?。簩挾?1厘米，高度15厘米，上下左右頁(yè)邊距為;2厘米，1厘米，1厘米，1厘米使用分節(jié)符劃分文檔的具體操作步驟：使用分節(jié)符劃分文檔的具體操作步驟：將光標(biāo)定位在整篇文檔最開(kāi)始處，切換到【頁(yè)面布局】選項(xiàng)卡，單擊【頁(yè)面設(shè)置】選項(xiàng)組下的【分隔符】按鈕 ，在【分節(jié)符】列表中選擇【下一頁(yè)】選項(xiàng)。9 這時(shí)會(huì)在正文文檔前多出一個(gè)空白頁(yè)面，同時(shí)空白頁(yè)面上會(huì)出現(xiàn)“分節(jié)符（下一頁(yè)）”的格式標(biāo)記。這個(gè)

4、頁(yè)面就是利用文檔分節(jié)實(shí)現(xiàn)的，它是文檔的第1節(jié)，后面的所有正文頁(yè)是文檔的第2節(jié)。10使用同樣的方法，在正文頁(yè)前面再插入一個(gè)分節(jié)頁(yè)面。這時(shí)“分節(jié)符”將整個(gè)文檔劃分成3節(jié)。在第2節(jié)的上方輸入“目錄”兩個(gè)字，并對(duì)其進(jìn)行格式美化設(shè)置。 1112制作說(shuō)明書(shū)封面的步驟：13u 插入封面背景圖片。u 插入產(chǎn)品圖片。u 使用文本框插入產(chǎn)品說(shuō)明文字，并進(jìn)行格式美化。 除了可以自已制作封面外，也可以直接使用Word提供的內(nèi)置封面樣式獲得封面。切換到【插入】選項(xiàng)卡，單擊【頁(yè)】選項(xiàng)組下的【封面】按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇需要的封面。1415頁(yè)眉是頁(yè)面上方（上邊距內(nèi)）的信息，可以輸入文字信息，通?？稍谄渲休斎牍久Q

5、、制作人姓名、部門(mén)、文檔名稱或頁(yè)碼等，也可以插入公司的標(biāo)志圖片等對(duì)象。 頁(yè)腳是頁(yè)面下方（下邊距內(nèi)）的信息，通常可在其中輸入文檔頁(yè)碼、總頁(yè)數(shù)、作者或日期時(shí)間等內(nèi)容。16頁(yè)眉頁(yè)腳因?yàn)閷?duì)文檔各個(gè)部分頁(yè)眉頁(yè)腳的設(shè)置要求不同，所以之前的分節(jié)設(shè)置為設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳做好了準(zhǔn)備工作。 本文檔各個(gè)部分對(duì)頁(yè)眉頁(yè)腳的要求：本文檔各個(gè)部分對(duì)頁(yè)眉頁(yè)腳的要求：u 首頁(yè)不需要設(shè)置頁(yè)眉頁(yè)腳。u 目錄頁(yè)不需要設(shè)置頁(yè)腳，需設(shè)置頁(yè)眉為“目錄”。u 正文頁(yè)需設(shè)置頁(yè)眉為“說(shuō)明書(shū)正文”，頁(yè)腳設(shè)置適合的頁(yè)碼樣式。17將光標(biāo)定位到目錄頁(yè)空白處，切換到【插入】選項(xiàng)卡，單擊【頁(yè)眉和頁(yè)腳】選項(xiàng)組中的【頁(yè)眉】按鈕。18在下拉列表的下方選擇【編輯頁(yè)眉】選

6、項(xiàng)，進(jìn)入【頁(yè)眉和頁(yè)腳】視圖。在【頁(yè)眉和頁(yè)腳】視圖下不能對(duì)正文中的文字進(jìn)行更改和編輯，所以正文部分是灰色的，當(dāng)退出頁(yè)眉和頁(yè)腳視圖回到正常的頁(yè)面視圖后，頁(yè)眉和頁(yè)腳中的文字便會(huì)變成灰色。由于文檔已經(jīng)進(jìn)行過(guò)分節(jié)，所以出現(xiàn)下圖所示的狀態(tài)顯示。19為目錄頁(yè)設(shè)置頁(yè)眉。因?yàn)槟夸涰?yè)的頁(yè)眉與封面頁(yè)不同，所以應(yīng)該先取消“與上一節(jié)相同”功能，再進(jìn)行頁(yè)眉設(shè)置。具體方法：切換到【頁(yè)眉和頁(yè)腳工具設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡，單擊【導(dǎo)航】選項(xiàng)組下的【鏈接到前一條頁(yè)眉】按鈕，使按鈕彈起呈“不選中”狀態(tài)。在目錄頁(yè)頁(yè)眉處輸入“目錄”，即可完成目錄頁(yè)頁(yè)眉的設(shè)置。20這時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)正文頁(yè)的頁(yè)眉與目錄頁(yè)的頁(yè)眉相同，將光標(biāo)定位到第3頁(yè)頁(yè)眉處，使用步驟4中的方

7、法取消本頁(yè)中的“與上一節(jié)相同”功能。在本頁(yè)頁(yè)眉處輸入文字“說(shuō)明書(shū)正文”，即可完成正文頁(yè)的頁(yè)眉設(shè)置。21頁(yè)腳的設(shè)置和頁(yè)眉相似，用戶自己嘗試完成。插入頁(yè)眉和頁(yè)腳后，功能區(qū)中將自動(dòng)添加【頁(yè)眉和頁(yè)腳工具設(shè)計(jì)】選項(xiàng)卡。用戶只有在頁(yè)眉和頁(yè)腳編輯狀態(tài)下方可對(duì)頁(yè)眉和頁(yè)腳進(jìn)行編輯，可以通過(guò)雙擊已經(jīng)插入的頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)入頁(yè)眉頁(yè)腳編輯狀態(tài)。 單擊下圖中的【關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳】按鈕即可關(guān)閉頁(yè)眉和頁(yè)腳，返回文檔的頁(yè)面視圖。2223 樣式是事先制作完成的一組“格式”集合，每個(gè)樣式都有不同的名稱，只要將這些樣式應(yīng)用到指定的文字之中，便可以將該樣式中所有的格式都加載進(jìn)來(lái)。 樣式通常分為字符樣式、段落樣式和鏈接樣式三種。24 要想為

8、長(zhǎng)文檔自動(dòng)生成目錄必須使用Word中的“樣式”功能。25 Word本身自帶了許多樣式，稱為內(nèi)置樣式。除了可以直接使用已定義好的內(nèi)置樣式外，還可以根據(jù)具體需要新建樣式、刪除樣式以及對(duì)內(nèi)置樣式進(jìn)行修改后再使用等。 本任務(wù)對(duì)Word自帶的標(biāo)題樣式進(jìn)行修改后再來(lái)應(yīng)用。下面是具體的操作步驟：26選定“1 歡迎使用”文本內(nèi)容，切換到【開(kāi)始】選項(xiàng)卡，單擊【樣式】選項(xiàng)組中的【標(biāo)題1】按鈕，即可將選定內(nèi)容設(shè)置為“標(biāo)題1”樣式。27同樣的方法對(duì)其它一級(jí)標(biāo)題進(jìn)行設(shè)置。 同樣的方法將“標(biāo)題2”樣式設(shè)置為“宋體，小五號(hào)，加粗”樣式，然后將“標(biāo)題2”樣式應(yīng)用于文檔中的二級(jí)標(biāo)題。新建樣式。具體步驟：28切換到【開(kāi)始】選項(xiàng)卡

9、，單擊【樣式】選項(xiàng)組右下角的啟動(dòng)按鈕，彈出【樣式】窗格，單擊左下角的【新建樣式】按鈕。彈出【根據(jù)格式設(shè)置創(chuàng)建新樣式】對(duì)話框，在【屬性】欄下的【名稱】文本框中輸入樣式名稱，在【樣式類型】下拉列表中選擇樣式的類型。29在【格式】欄中為新建樣式設(shè)置字體、字號(hào)、字型和顏色等格式，如要還需要更完善的設(shè)置，則單擊對(duì)話框左下角的【格式】按鈕，在彈出的菜單中選擇需要設(shè)置的格式。30刪除樣式。具體步驟：31切換到【開(kāi)始】選項(xiàng)卡，單擊【樣式】選項(xiàng)組右下角的啟動(dòng)按鈕 ，彈出【樣式】窗格。將鼠標(biāo)指向需要?jiǎng)h除的樣式，該樣式右側(cè)即可出現(xiàn)下拉按鈕，單擊該按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行【刪除】命令。不能刪除系統(tǒng)樣式。3233切換到【引用】選項(xiàng)卡，單擊【目錄】選項(xiàng)組下的【目錄】按鈕 ，在彈出的下拉列表中選擇【插入目錄】選項(xiàng)，彈出【目錄】對(duì)話框。34 為各級(jí)標(biāo)題設(shè)置好樣式后，就可以在文檔中插入目錄了。具體操作步驟：在【目錄】選項(xiàng)卡下，可以對(duì)是否顯示頁(yè)碼，是否頁(yè)碼右對(duì)齊，以及制表符前導(dǎo)符等進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，即可在當(dāng)前光標(biāo)處插入自動(dòng)生成的