Word 2016使用技巧

1、Word 2016使用技巧目錄Word 2016使用技巧1技巧一： 簡單共享（新）1技巧二： 協(xié)作編輯文檔（新）3技巧三： 版本歷史（新）4技巧四： 智能查找（新）7技巧五： 墨跡公式8技巧六： 編輯PDF文件10技巧七： 保存為PDF格式12技巧八： 展開和折疊13技巧九： 答復(fù)批注14技巧十： 簡單標(biāo)記和鎖定修訂15技巧十一： 對齊參考線和實時布局16技巧十二： 粘貼預(yù)覽17技巧十三： 多位數(shù)字編號18技巧十四： 導(dǎo)航窗格19技巧十五： 快速樣式21技巧十六： 文檔部件22技巧十七： 文檔封面24技巧十八： 設(shè)置默認(rèn)保存格式24技巧十九： 在后臺視圖設(shè)置打印26技巧二十： 輕松恢復(fù)未保存文

2、本29Word 2016使用技巧Word 2016提供了更簡單的云端共享和協(xié)作方式，協(xié)作編輯文檔更加方便。在版本歷史記錄中可找到每次修改的記錄，并可與當(dāng)前文檔進行對比。智能查找可讓您在無需離開Word窗口的情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)查找文檔中的詞語。技巧一： 簡單共享（新）Word 2016利用新的“共享”按鈕，快速便捷地邀請他人共同審閱或編輯文檔。操作步驟：1. 使用Office 365或微軟賬號登錄Word，單擊【文件】。2. 單擊【另存為】- 【OneDrive】-相應(yīng)文件夾名稱。3. 選擇要保存的位置，單擊【保存】。4. 在【文件】菜單中，單擊【共享】-【與人共享】-【與人共享】。5. 輸入邀

3、請人員的郵件地址，選擇【可編輯】或【可查看】權(quán)限，單擊【共享】。技巧二： 協(xié)作編輯文檔（新）Word 2016可以多人同時在線編輯存放在OneDrive、OneDrive for Business或SharePoint Online中的Word文檔。操作步驟：1. 在收到的含有共享文檔鏈接的郵件中，單擊帶鏈接的文檔名稱，即可打開共享的文檔。2. 在文檔右側(cè)會列出所有參與者，而文檔的正文左側(cè)，則會顯示出正在編輯此部分內(nèi)容的人員。技巧三： 版本歷史（新）當(dāng)您編輯存放在OneDrive、OneDrive for Business或SharePoint Online中的文檔時，改進的“版本歷史”，允許

4、您查看或回溯到文檔的早期草稿，讓您毫無顧慮地編輯和共享文檔。操作步驟：1. 單擊【打開】-【OneDrive-XXXX】，選擇文件。2. 單擊【文件】。3. 單擊【歷史記錄】。4. 即可看到保存的所有歷史記錄，單擊任意一條歷史記錄。5. 可以和現(xiàn)在的版本進行對比，也可直接還原到所選版本。技巧四： 智能查找（新）智能查找可讓您在無需離開Word窗口的情況下，利用互聯(lián)網(wǎng)查找文檔中的詞語。操作步驟：1. 選中要查找的文字，單擊右鍵，選擇【智能查找】。2. 在右側(cè)【見解】任務(wù)窗格中可以查看搜索到的結(jié)果。技巧五： 墨跡公式Word 2016提供了墨跡公式功能，可以用手指或觸摸筆直接書寫數(shù)學(xué)公式，Word

5、可以自動識別和轉(zhuǎn)換公式內(nèi)容。（Excel、PowerPoint、OneNote也具備此功能）。操作步驟：1. 在Word中，單擊【插入】-【公式】-【墨跡公式】。2. 可以任意書寫公式。當(dāng)輸入錯誤時，可以將內(nèi)容“擦除”后重新輸入，完成后單擊【插入】。3. 單擊公式右下角的下拉箭頭，選擇【另存為新公式】，即可將此公式保存到公式庫中。 4. 重新命名公式名稱，單擊【確定】。5. 單擊【插入】-【公式】，在展開的列表中，可看到保存的公式。技巧六： 編輯PDF文件Word 2016可以打開PDF文件，輕松獲取PDF文件內(nèi)容，并對段落、列表和表格進行排版，就像使用熟悉的Word文檔一樣。操作步驟：1.

6、現(xiàn)在，可以在Word 2016中直接打開PDF文件，內(nèi)容和排版高保真還原，還可以自動生成標(biāo)題導(dǎo)航，表格和圖片也保持原樣。單擊【文件】-【打開】，選擇PDF格式。2. 若顯示提示對話框，單擊【確定】。3. 此時，即可在Word 2016中直接編輯修改PDF文檔的內(nèi)容。技巧七： 保存為PDF格式當(dāng)文檔創(chuàng)建完成后，為使內(nèi)容不易被修改，我們可以將其另存為PDF格式。1. 單擊【文件】。2. 單擊【導(dǎo)出】-【創(chuàng)建PDF/XPS文檔】-【創(chuàng)建PDF/XPS】。3. 將文件存放在指定位置，然后單擊【發(fā)布】即可。技巧八： 展開和折疊只需輕點一下，就可以折疊章節(jié)，隱藏已閱讀的內(nèi)容，或展開章節(jié)，查看更多內(nèi)容。操作

7、步驟：1. 在較長的文檔中，單擊標(biāo)題前的標(biāo)志，可以折疊或展開標(biāo)題，收起已讀內(nèi)容或展開所有已收起的內(nèi)容，方便閱讀。2. 也可以同時折疊或展開所有的標(biāo)題，只需在選中的文字上單擊右鍵，然后在彈出的菜單中選擇【展開/折疊】-【展開所有標(biāo)題】或【折疊所有標(biāo)題】，這樣可以幫助您輕松關(guān)注重要內(nèi)容。技巧九： 答復(fù)批注在文字旁的批注中，可以展開多人討論。您可以輕松跟蹤批注，查看相關(guān)人員的相互回復(fù)，幫助您了解對話中的要點內(nèi)容。當(dāng)一個批注或?qū)υ挼膬?nèi)容已處理完畢，可標(biāo)記為“完成”，使它折疊并變灰，保留在旁邊，以供將來參考。操作步驟：1. 單擊批注圖標(biāo)展開批注中的內(nèi)容，查看他人的修改意見。也可以單擊答復(fù)批注圖標(biāo)進行答復(fù)

8、，圍繞文檔內(nèi)容進行討論。2. 討論結(jié)束時，在批注標(biāo)記上單擊右鍵，在彈出的菜單中選擇【將批注標(biāo)記為完成】，這樣批注變?yōu)榛疑?，提示自己和其他修改者現(xiàn)在的修改狀態(tài)，以供后續(xù)參考。技巧十： 簡單標(biāo)記和鎖定修訂用簡單的提示標(biāo)明修訂和批注，使整個文檔顯得干凈整潔。在修訂處單擊一下，即可查看所有的改變，查看之后再將其隱藏，實現(xiàn)輕松閱讀和跟蹤。添加一個密碼可以阻止其他人取消修訂狀態(tài)，確保文檔中所有被更改的地方都被跟蹤，文檔變化一覽無余。操作步驟：1. 當(dāng)文檔處于修訂狀態(tài)時，單擊【審閱】，在修訂組中將顯示標(biāo)記狀態(tài)更改為【簡單標(biāo)記】，可以隱藏修訂內(nèi)容，讓文檔更整潔。2. 【審閱】-【修訂】-【鎖定修訂】，可以將文

9、檔的修訂狀態(tài)鎖定。3. 將處于鎖定修訂狀態(tài)的文檔發(fā)給其他人進行修改時，文檔將始終處于修訂狀態(tài)。如果要解除修訂，必須輸入正確的密碼，否則無法解除修訂狀態(tài)。這樣可以跟蹤所有修改的內(nèi)容，使您對任何更改都明察秋毫。技巧十一： 對齊參考線和實時布局在文檔中將圖片、視頻、形狀拖入文字時可實時預(yù)覽布局情況，釋放鼠標(biāo)后，對象和文本環(huán)繞即按預(yù)覽的結(jié)果呈現(xiàn)。新的對齊參考線，可以輕松將圖表、照片、圖形與文字對齊，使您的文檔看起來專業(yè)而美觀。參考線會顯示在需要的位置，設(shè)置完畢會自動消失。操作步驟：1. 在圖形、圖片、圖表的旁邊，可以利用布局選項快速設(shè)置版式。2. 拖動對象時，對齊參考線自動幫助對齊，布局效果可實時預(yù)覽

10、。技巧十二： 粘貼預(yù)覽Word 2016中實時粘貼預(yù)覽能讓您預(yù)覽到各種粘貼效果，不再因為粘貼后格式不正確而撤銷或再次粘貼，使您在第一時間得到正確的內(nèi)容。操作步驟：1. 復(fù)制內(nèi)容后，在Word中單擊右鍵，在“粘貼選項”下出現(xiàn)效果預(yù)覽。例如：將光標(biāo)移動至“保留源格式”。2. 若想查看其他粘貼效果，例如“只保留文本”，只需將光標(biāo)移動至相應(yīng)圖標(biāo)。3. 當(dāng)確定效果后，單擊該圖標(biāo)即可完成粘貼。技巧十三： 多位數(shù)字編號多位數(shù)字編號功能，擴展了以前版本提供的自動編號能力，并且能允許為多達 5 位數(shù)字進行自動編號。操作步驟：1. 選中文檔中的文字，在“開始”選項卡中，單擊“編號”旁邊的三角符號，如圖所示，在下拉

11、列表中，選擇“定義新編號格式”。2. 在“編號樣式”中，拖動滾動條至底部選擇其樣式為“00001, 00002,00003”，單擊【確定】，完成設(shè)置。技巧十四： 導(dǎo)航窗格編輯文檔時，有時會遇到長達幾十頁，甚至上百頁的超長文檔，用鍵盤上的翻頁鍵查找，既不方便，也不精確。Word 2016的“導(dǎo)航窗格”提供三種導(dǎo)航模式：文檔標(biāo)題導(dǎo)航、文檔頁面導(dǎo)航、搜索導(dǎo)航。提示：文檔標(biāo)題導(dǎo)航必須事先設(shè)置有標(biāo)題樣式。操作步驟：1. 單擊【視圖】，勾選“導(dǎo)航窗格”。在文檔左側(cè)會出現(xiàn)導(dǎo)航窗口。例如，此時顯示的是“文檔標(biāo)題導(dǎo)航”。2. 單擊【頁面】，即將文檔導(dǎo)航方式切換為“文檔頁面導(dǎo)航”，以縮略圖形式顯示文檔頁面。3.

12、單擊【結(jié)果】，導(dǎo)航方式切換為“關(guān)鍵字導(dǎo)航”，然后在搜索框中輸入關(guān)鍵字，“導(dǎo)航”窗格上會列出所有包含關(guān)鍵字的導(dǎo)航鏈接，單擊這些導(dǎo)航鏈接，可快速定位到文檔的相關(guān)位置。4. 需要查找圖形、表格、公式和批注等特定對象時，如下圖所示操作，導(dǎo)航窗格中會列出搜索結(jié)果的導(dǎo)航鏈接。技巧十五： 快速樣式合理化的格式設(shè)置和段落編排往往能使文檔內(nèi)容更具專業(yè)色彩。Word 2016所提供的強大的樣式設(shè)置工具可以幫助用戶快速完成對文檔的格式標(biāo)準(zhǔn)化工作。操作步驟：1. 選擇文檔中的文字，在【開始】選項卡下的“樣式”分組中單擊“其他”按鈕，如圖所示。2. 在打開的“快速樣式”庫中，移動鼠標(biāo)可進行樣式預(yù)覽。技巧十六： 文檔部件

13、當(dāng)在大量的文檔中，需要使用很多相同的內(nèi)容，如：公司的Logo、聯(lián)系方式等，無需再用復(fù)制粘貼的方法，可將它們分別制作成文檔部件，保存在自己的文檔部件庫中，像使用零件一樣裝配到文檔中。例如：將下圖圖片做成文檔部件，便于重復(fù)使用。操作步驟：1. 在文檔中選中預(yù)先插入并調(diào)整好格式的圖片，單擊【插入】-【文檔部件】-【將所選內(nèi)容保存至文檔部件庫】。2. 此時打開“新建構(gòu)建基塊”對話框，將名稱命名為“Logo”并單擊【確定】。此圖片即做成為文檔部件，并被保存在庫中。3. 定位到文檔中的頁眉位置，單擊【插入】-【文檔部件】，找到已經(jīng)添加到庫中的圖片，在圖片上右擊，單擊【在當(dāng)前文檔位置插入】，即可將圖片自動添

14、加到頁眉處。4. 圖片插入到指定位置的效果。技巧十七： 文檔封面Word 2016提供了一個封面庫，其中包含預(yù)先設(shè)計好的各種封面，使用起來非常方便。為文檔選擇封面，此封面將自動在首頁插入。操作步驟：1. 單擊【插入】-【封面】，在下拉列表中出現(xiàn)各種封面樣式，單擊“奧斯汀”。即完成插入封面。2. 您也可以設(shè)計自己的封面，并選中設(shè)計好的封面頁，單擊【插入】-【封面】-【將所選內(nèi)容保存到封面庫】，以后即可隨時插入自定義的封面。技巧十八： 設(shè)置默認(rèn)保存格式為了確保低版本的Word能夠打開Word 2016所保存的文件，除了可以將文檔另存為“Word 97-2003格式”外，還可以設(shè)置Word 2016

15、的默認(rèn)保存格式，使每次保存都默認(rèn)存為低版本格式。操作步驟：1. 單擊【文件】。2. 單擊【選項】。 3. 在打開的“Word選項”對話框中，單擊【保存】，在“將文檔保存為此格式”中，選擇“Word 97-2003文檔”，然后單擊【確定】。文檔的默認(rèn)保存格式即更改為低版本的doc格式。提示：采用低版本格式，Word 2016中的某些新功能將變成灰色無法使用。技巧十九： 在后臺視圖設(shè)置打印文檔創(chuàng)建完成后可以通過打印的方式將其輸出，Word 2016的后臺視圖功能可以快速進行打印設(shè)置，并預(yù)覽打印效果。例如：若設(shè)置了文檔背景顏色，在默認(rèn)情況下，打印時將不打印背景色。通過如下設(shè)置可預(yù)覽和打印文檔的背景顏

16、色。操作步驟：1. 單擊【文件】。2. 【打印】，即可顯示各種打印設(shè)置和打印預(yù)覽。選擇【頁面設(shè)置】。3. 在“頁面設(shè)置”對話框中，選擇【紙張】選項卡，單擊【打印選項】。4. 在“Word選項”對話框中，單擊【顯示】，勾選【打印背景色和圖像】，再依次單擊【確定】，關(guān)閉所有對話框。5. 此時即可打印和預(yù)覽該文檔的背景顏色。技巧二十： 輕松恢復(fù)未保存文本當(dāng)出現(xiàn)意外關(guān)閉文件而未保存的情況時，可選擇保留文件最近的自動保存版本，這樣可以在下次打開該文件時進行恢復(fù)。還可設(shè)置自動保存時間間隔，讓我們不再擔(dān)心意外情況而導(dǎo)致文檔內(nèi)容丟失。例如：在編輯文檔時，發(fā)生意外情況關(guān)閉其正在編輯的文檔，而且沒有保存。需要恢復(fù)該文檔的最新版本。操作