Lotus Notes的使用

1、主講人：主講人：Julie ChuJulie ChuLotus Notes 常用功能 MailLotus Notes 企業(yè)級(jí)通訊平臺(tái) IBM Lotus Notes & Domino Lotus Notes/DominoLotus Notes/Domino 是一個(gè)世界領(lǐng)先的企業(yè)級(jí)通訊、協(xié)同工作及是一個(gè)世界領(lǐng)先的企業(yè)級(jí)通訊、協(xié)同工作及Internet/Intranet Internet/Intranet （互聯(lián)網(wǎng)（互聯(lián)網(wǎng)/ /內(nèi)聯(lián)網(wǎng)）平臺(tái)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)）平臺(tái) 具有完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制具有完善的工作流控制、數(shù)據(jù)庫復(fù)制技術(shù)和完善可靠的安全機(jī)制 尤其適合于處理各種非結(jié)構(gòu)

2、化與半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)、建立工作流應(yīng)用、建立各類基于尤其適合于處理各種非結(jié)構(gòu)化與半結(jié)構(gòu)化的文檔數(shù)據(jù)、建立工作流應(yīng)用、建立各類基于WebWeb的應(yīng)用的應(yīng)用 它全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享，內(nèi)含強(qiáng)大的電子郵件功能及工作流軟件開發(fā)它全面實(shí)現(xiàn)了對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享，內(nèi)含強(qiáng)大的電子郵件功能及工作流軟件開發(fā)環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)群組協(xié)同工作、辦公自動(dòng)化的最佳開發(fā)環(huán)境環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)群組協(xié)同工作、辦公自動(dòng)化的最佳開發(fā)環(huán)境u Lotus NotesLotus Notes：NotesNotes客戶端，它安裝在用戶個(gè)人電腦上，用于訪問電子客戶端，它安裝在用戶個(gè)人電腦上，用于訪問電子郵件和郵件和NotesNotes

3、應(yīng)用。應(yīng)用。u Domino Domino：Notes/DominoNotes/Domino組合的服務(wù)器部分，它可以運(yùn)行在各種操作系統(tǒng)組合的服務(wù)器部分，它可以運(yùn)行在各種操作系統(tǒng)中。當(dāng)用戶通過中。當(dāng)用戶通過NotesNotes客戶端連接服務(wù)器備份郵件數(shù)據(jù)時(shí)，用來從用戶郵件客戶端連接服務(wù)器備份郵件數(shù)據(jù)時(shí)，用來從用戶郵件數(shù)據(jù)庫中提取內(nèi)容的正是數(shù)據(jù)庫中提取內(nèi)容的正是DominoDomino服務(wù)器。服務(wù)器。DominoDomino服務(wù)器還負(fù)責(zé)控制郵件和應(yīng)服務(wù)器還負(fù)責(zé)控制郵件和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的登錄和安全等。用數(shù)據(jù)庫的登錄和安全等。DominoDomino服務(wù)器擁有強(qiáng)大的安全模式，可以控制訪服務(wù)器擁有強(qiáng)大的安全

4、模式，可以控制訪問單個(gè)問單個(gè)NotesNotes文檔級(jí)別的安全性。主要通過基于用戶文檔級(jí)別的安全性。主要通過基于用戶Notes IDNotes ID登錄系統(tǒng)，以登錄系統(tǒng)，以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)通信加密技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)。及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)通信加密技術(shù)等來實(shí)現(xiàn)。Lotus Notes 企業(yè)級(jí)通訊平臺(tái) Lotus Notes 主 要 界 面 Lotus Notes 主 要 界 面 設(shè)置簽名檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu 創(chuàng)建簽名檔創(chuàng)建簽名檔http:/signature.missionhills.http:/ 插入簽名檔插入簽名檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu 插入簽名檔

5、插入簽名檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mail發(fā)送郵件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail三種類型收件人三種類型收件人u To To 收件人收件人直接發(fā)給某人直接發(fā)給某人u CC CC 抄送抄送carbon copy 知會(huì)某人知會(huì)某人u BCC BCC 密送密送blind carbon copy blind carbon copy 秘密地知會(huì)某人秘密地知會(huì)某人 Lotus Notes 常 用 功 能Mailp 會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要TOTO：不管該來的還是不該來的，只要出席會(huì)議，就有權(quán)收到會(huì)議記錄：不管該來的還是不該來的，只要出席會(huì)議，就有權(quán)收到會(huì)議記錄CCCC：應(yīng)該知道會(huì)議

6、內(nèi)容的：應(yīng)該知道會(huì)議內(nèi)容的BOSSBOSS和管理層，及那些應(yīng)該來開會(huì)而沒來的和管理層，及那些應(yīng)該來開會(huì)而沒來的BCCBCC：無特殊情況，不使用：無特殊情況，不使用p 通知、內(nèi)部通訊通知、內(nèi)部通訊TOTO：涉及到的相關(guān)部門、相關(guān)人員：涉及到的相關(guān)部門、相關(guān)人員CCCC：BOSSBOSS、管理層，部門行政助理，間接關(guān)系人或希望其知悉此事的人、管理層，部門行政助理，間接關(guān)系人或希望其知悉此事的人BCCBCC：希望其知悉此事，但不想給別人知道其知悉：希望其知悉此事，但不想給別人知道其知悉 Lotus Notes 常 用 功 能Mail發(fā)送郵件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill

7、不要空白郵件標(biāo)題，使用有意義的標(biāo)題，讓收信人一下就能明白里面是什么不要空白郵件標(biāo)題，使用有意義的標(biāo)題，讓收信人一下就能明白里面是什么l恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度 lEmailEmail正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，注意論述語氣正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，注意論述語氣 l選擇便于閱度的字號(hào)和字體，盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查選擇便于閱度的字號(hào)和字體，盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 l如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 l溝通重要事情時(shí)，優(yōu)先使用郵件溝通溝通重要事情時(shí)，優(yōu)先使用郵件溝通l

8、最后填寫收件人，以免不小心發(fā)送空白郵件最后填寫收件人，以免不小心發(fā)送空白郵件l如果郵件發(fā)送多人，請(qǐng)注意收件人之間的排列（職位高的在前、部門領(lǐng)導(dǎo)在前、如果郵件發(fā)送多人，請(qǐng)注意收件人之間的排列（職位高的在前、部門領(lǐng)導(dǎo)在前、同級(jí)別按照使用習(xí)慣排位）同級(jí)別按照使用習(xí)慣排位）發(fā)送郵件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill召回郵件召回郵件如郵件發(fā)送錯(cuò)誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯示該郵件如郵件發(fā)送錯(cuò)誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯示該郵件發(fā)送郵件 Tips Lotus Notes 常 用 功 能Maill召回郵件召回郵件如郵件發(fā)送錯(cuò)誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯

9、示該郵件如郵件發(fā)送錯(cuò)誤可選擇召回郵件，則收件人郵箱將不再顯示該郵件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail成功召回郵件的反饋報(bào)告成功召回郵件的反饋報(bào)告召回郵件失敗的反饋報(bào)告召回郵件失敗的反饋報(bào)告回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu Reply Reply 回復(fù)回復(fù)如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)就行了 u Reply ALL Reply ALL 回復(fù)所有人回復(fù)所有人 如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該回復(fù)所有人，讓大家都知道（注意收件人排位） u Forward Forward 轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā)原郵件至他人回復(fù)郵件 Tips Lotus No

10、tes 常 用 功 能Maill及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù)Email Email 1. 1.理想的回復(fù)時(shí)間是理想的回復(fù)時(shí)間是2 2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件。 2. 2.對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過對(duì)于一些優(yōu)先級(jí)低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過2424小時(shí)。小時(shí)。 3. 3.如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了，我們正在收到了，我們正在處理，處理， 一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確

11、認(rèn)一下收到了。及時(shí)作出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。l慎重使用慎重使用Reply AllReply All 如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要如果你對(duì)發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的當(dāng)著所有人的面，不停的RERE來來RERE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。郵件歸檔 Lotus Notes 常 用 功 能Maill 歸檔顧名思義就是把郵件數(shù)據(jù)庫中目前不再使用但是有保留價(jià)值

12、的歷歸檔顧名思義就是把郵件數(shù)據(jù)庫中目前不再使用但是有保留價(jià)值的歷史文檔存儲(chǔ)在歸檔數(shù)據(jù)庫中，以便需要時(shí)可以方便的查找到。史文檔存儲(chǔ)在歸檔數(shù)據(jù)庫中，以便需要時(shí)可以方便的查找到。l 可以通過歸檔將舊的或暫時(shí)不再使用的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中的文檔存儲(chǔ)到可以通過歸檔將舊的或暫時(shí)不再使用的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中的文檔存儲(chǔ)到另一個(gè)本地歸檔數(shù)據(jù)庫中來釋放空間以提高服務(wù)器數(shù)據(jù)庫的性能。另一個(gè)本地歸檔數(shù)據(jù)庫中來釋放空間以提高服務(wù)器數(shù)據(jù)庫的性能。l 與本地復(fù)本不同，歸檔時(shí)在把服務(wù)器數(shù)據(jù)庫上的文檔存儲(chǔ)到本地的歸與本地復(fù)本不同，歸檔時(shí)在把服務(wù)器數(shù)據(jù)庫上的文檔存儲(chǔ)到本地的歸檔數(shù)據(jù)庫后，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫上的相應(yīng)文檔就被刪除；服務(wù)器數(shù)據(jù)庫與歸檔

13、數(shù)據(jù)庫后，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫上的相應(yīng)文檔就被刪除；服務(wù)器數(shù)據(jù)庫與歸檔數(shù)據(jù)庫不是完全的數(shù)據(jù)同步關(guān)系檔數(shù)據(jù)庫不是完全的數(shù)據(jù)同步關(guān)系 本地復(fù)本本地復(fù)本是在工作站本地創(chuàng)建的一個(gè)與服務(wù)器上的郵件數(shù)據(jù)庫一模一樣是在工作站本地創(chuàng)建的一個(gè)與服務(wù)器上的郵件數(shù)據(jù)庫一模一樣的本地?cái)?shù)據(jù)庫。主要作用：可以在無法訪問服務(wù)器或網(wǎng)絡(luò)時(shí)訪問郵件；的本地?cái)?shù)據(jù)庫。主要作用：可以在無法訪問服務(wù)器或網(wǎng)絡(luò)時(shí)訪問郵件；提高訪問郵件時(shí)性能；降低了對(duì)網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器的壓力負(fù)荷等。提高訪問郵件時(shí)性能；降低了對(duì)網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器的壓力負(fù)荷等。郵件歸檔 Step1： 操作歸檔設(shè)置 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step2： 歸檔設(shè)置頁面

14、基本本地 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step3： 條件創(chuàng)建編輯歸檔條件 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step4： 高級(jí) Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Step5： 日程安排 Lotus Notes 常 用 功 能Mail郵件歸檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu先單擊選定第一個(gè)文件，然后按住先單擊選定第一個(gè)文件，然后按住ShiftShift鍵的同時(shí)，單擊最鍵的同時(shí)，單擊最后一個(gè)文件，起止單擊范圍內(nèi)的文件被選定。后一個(gè)文件，起止單擊范圍內(nèi)的文件被選定。 u按住按住CtrlCtrl鍵，單擊一個(gè)文件，

15、把這個(gè)文件加入到已經(jīng)選定的鍵，單擊一個(gè)文件，把這個(gè)文件加入到已經(jīng)選定的組內(nèi)，繼續(xù)操作，就可以把若干個(gè)不連續(xù)排列的文件選定。組內(nèi)，繼續(xù)操作，就可以把若干個(gè)不連續(xù)排列的文件選定。 郵件歸檔 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu郵件成功歸檔郵件成功歸檔并保存在本地并保存在本地u郵箱上已刪除，郵箱上已刪除，不會(huì)占用郵箱容不會(huì)占用郵箱容量量外出通知u如遇休假或長時(shí)間外出，可使用如遇休假或長時(shí)間外出，可使用“離開辦公室離開辦公室”通知自動(dòng)向外來信息發(fā)送應(yīng)答通知自動(dòng)向外來信息發(fā)送應(yīng)答 Lotus Notes 常 用 功 能Mailu啟用后，你收到的郵啟用后，你收到的郵件將自動(dòng)回復(fù)件將自動(dòng)回復(fù)“X

16、XXX已離已離開辦公室開辦公室”通知至發(fā)件通知至發(fā)件人人u通知郵件只能發(fā)給同通知郵件只能發(fā)給同一個(gè)收件人一次，如果一個(gè)收件人一次，如果同一個(gè)人在你外出期間同一個(gè)人在你外出期間多次發(fā)郵件給你，其也多次發(fā)郵件給你，其也只會(huì)收到一封通知只會(huì)收到一封通知外出通知 Lotus Notes 常 用 功 能Mail日歷基本功能u從從HomeHome主頁或主頁或OpenOpen列表中打開日歷列表中打開日歷CalendarCalendar Lotus Notes 其 它 功 能日歷uMeetingMeeting會(huì)議會(huì)議和他人安排一個(gè)會(huì)議，和他人安排一個(gè)會(huì)議，然后用郵件將會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)給受邀者然后用郵件將會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)給

17、受邀者uAppointmentAppointment約會(huì)約會(huì)確定會(huì)議開始和確定會(huì)議開始和會(huì)議結(jié)束的時(shí)間，但不發(fā)郵件給受邀者會(huì)議結(jié)束的時(shí)間，但不發(fā)郵件給受邀者uAll Day EventAll Day Event全天事件全天事件安排或鎖安排或鎖定整個(gè)一天，如外出考察、休假定整個(gè)一天，如外出考察、休假uAnniversaryAnniversary紀(jì)念日紀(jì)念日安排每年循環(huán)安排每年循環(huán)事項(xiàng)，如生日事項(xiàng)，如生日uEvent announcementEvent announcement事件通知事件通知與會(huì)與會(huì)議類似，但受邀者不能回復(fù)議類似，但受邀者不能回復(fù) Lotus Notes 其 它 功 能日歷u 日歷主要界面 Lotus Notes 其 它 功 能日歷u M