淺談提高公文寫作能力的途徑

1、淺談提高公文寫作能力的途徑 盡快提高公文寫作能力，以更好地適應工作的需要，這是眾多基層文秘人員對自身的迫切希望。筆者在近幾年來應邀為一些機關(guān)、企事業(yè)單位的有關(guān)工作人員進行公文寫作培訓時很強烈地感受到了這一點。這里嘗試談一談提高公文寫作能力的途徑問題，供有志于從事文秘工作的朋友們參考。 據(jù)考察，在提高公文寫作能力方面，一些基層文秘人員往往不同程度地存在幾種認識上的偏頗。試析如下。 唯格式是重。從實際情況看，很多基層文秘人員極為看重公文格式，甚至把它當成公文寫作能力中的根本性因素。誠然，準確掌握公文格式，并在實際公文運作中規(guī)范地體現(xiàn)出來，這確實是很必要的。但從公文寫作的角度看，達到這一要求，只是淺

2、層次的能力，并不難做到。因為公文格式是極為程式化的規(guī)定，完全屬于記問之學。如果把格式放在提高公文寫作能力的首要位置上，就勢必一定程度地忽視公文內(nèi)容方面的深入學習和訓練。 通過聽培訓課以提高公文寫作能力。筆者在與接受培訓的一些文秘人員的交流中感到，他們對這種培訓課十分渴望，并為能參加聽課而格外興奮。應當肯定，這種積極性是極為可貴的，而且通過聽課也確實可以開闊視野，更多、更準確地了解公文寫作的各項要求，從而有效地避免一些不規(guī)范現(xiàn)象的產(chǎn)生。但如果認為聽了課即可以使自己的公文寫作能力自然獲得提升，就未免有些不切實際了。因為能力是無法直接傳授的，而必須通過自身的反復實踐才能逐漸形成和鞏固。公文寫作能力亦

3、然。過于依賴聽課而忽視有意識地進行寫作實踐，就難以使公文寫作能力獲得扎實的提高。 完全依賴遵循本單位發(fā)文慣例進行模仿以提高能力。應當承認，這樣做對熟悉公文運作實際，了解一些公文文種模式是有相當直接的作用的，因之，它不失為提高自身公文寫作能力的一個有效方法。但有必要指出，一些基層公文運作狀況，往往難以與相關(guān)法規(guī)、規(guī)章的調(diào)整、變化同步，因而出現(xiàn)明顯的滯后性。如國務院國家行政機關(guān)公文處理辦法（2000年8月24日發(fā)布、2001年1月1日起施行，以下簡稱辦法）撤銷了“報告”中“向上級機關(guān)提出意見和建議”的適用內(nèi)容，而由新增加的法定公文文種“意見”（“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”辦法）來承擔這一

4、功能。但有一些行政機關(guān)向上級提出建議時仍使用“報告”（“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問”辦法）。再如一些基層機關(guān)單位盡管文秘人員幾經(jīng)變動，但仍幾十年一 貫制地將轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)“通知”的公文“通知”的標題擬成“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知的通知”。這與辦法中關(guān)于“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容”的要求很不相符。又如1994年1月1日起國務院辦公廳修訂、施行的國家行政機關(guān)公文處理辦法在“函”中增加了適用于“不相隸屬機關(guān)之間”的全指限定，從而使行政公文“函”不能再用于上下級機關(guān)之間，辦法保留了這一要求，規(guī)定“函”“適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答

5、復審批事項”。但時至今日，一些基層行政機關(guān)和單位仍將“函”用于上下級之間。凡此種種，都充分說明，不了解相關(guān)法規(guī)、規(guī)章的規(guī)范性要求，完全依賴遵循本單位發(fā)文慣例進行公文運作，是很容易出現(xiàn)不規(guī)范狀況的。 前已談及，能力是無法直接傳授的。公文寫作能力只有通過自身的不斷實踐，才能逐漸形成并得以提高。這是根本性因素。公文寫作的實際練習，可以考慮從以下幾個方面來進行。 1.表達方式的單項及綜合練習 公文的主要表達方式，包括敘述、說明和議論。這些表達方式，與語文教育寫作訓練中較普遍存在的偏于文學化的狀況相比，體現(xiàn)出很強的應用性。對于這一點，進行實際練習時應有明確的認識，從而力避文學化。通過寫作實踐，切實體會公

6、文寫作對表達方式的基本要求敘述簡潔莊重，不曲折、不修飾；說明平實確切，不失真、不渲染；議論精當凝練，不繁瑣，不鋪展。如針對本單位出現(xiàn)的錯誤現(xiàn)象，可以有意識地進行屬于公文“通報”（“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精種或者情況”辦法）所含內(nèi)容的多個單項練習：敘述錯誤情況，議論分析原因，說明處理結(jié)果，總結(jié)歸納教訓，提出希望要求。進行這樣的單項練習時力求符合、體現(xiàn)上述對表達方式的基本要求。嗣后即可以進行綜合，從而形成一篇段落清晰的完整公文。這樣的寫作實踐，可以說完全擺脫了粗放式，而是進入了集約化。堅持這樣的集約化練習，對公文寫作能力的形成與提高，無疑有事半功倍之效。 2.錘煉反復修改的寫作習慣 好

7、文章是改出來的，公文寫作亦不例外。盡管許多文秘高手寫作一般規(guī)模的公文常常可以一揮而就，但這是有多年文章修改經(jīng)驗積淀在其中的，而且是迅速打腹稿的體現(xiàn)。袖手于前，方能疾書于后。應當坦率指出，在各層次的語文教育中，“修改”這一極為重要的寫作訓練環(huán)節(jié)常被嚴重忽視，以致為數(shù)不少的文秘人員在剛走上工作崗位時，并沒有形成善于修改所擬文稿的良好習慣 ，往往是寫成后即送審，這自然很不成熟，也難以順利通過。這里有一個很能說明問題的例子，筆者在為某機關(guān)文秘人員進行公文寫作培訓時，曾布置了一道針對某鎮(zhèn)政府文教辦主任××為慶賀其父八十壽誕大擺酒席、廣收禮金問題寫作批評性“通報”的練習題。多數(shù)練習者寫

8、作時將“大擺酒席、廣收禮金問題”作為內(nèi)容的重點，詳盡鋪敘，諸如宴會時盛況、酒席規(guī)格、會后安排的一些活動等，悉數(shù)寫入，讀后使人如身臨其境，可謂具體生動。但由于忽視了批評性“通報”必須體現(xiàn)“剖析根源，歸納教訓”的核心之點，因而削弱了“通報”應有的教育意義和警示作用。筆者在強調(diào)了“通報”的有關(guān)寫作要求后，布置練習者有針對性地進行修改。最后基本達到了目的。由此，參加培訓的人員切實認識到公文寫作反復修改的必要性。這一例子告訴我們，進行公文文稿的修改，最主要的，除檢查是否符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定外，就是按所用文種的內(nèi)容要求來檢查文稿，其前提是必須明確各文種在內(nèi)容上的要求。這樣修改起來才有依據(jù)和針

9、對性，而不致盲目進行。這里不妨再舉一例，××縣教育局向其上級××縣人民政府匯報鄉(xiāng)鎮(zhèn)中小學校舍普查情況，并提出核撥校舍維修專項經(jīng)費的請求，以“報告”行文。該公文被××縣人民政府辦公室退回，要求重新制發(fā)。有關(guān)文秘人員按“報告”的寫作要求來檢查這一公文，才發(fā)現(xiàn)“報告不得夾帶請示事項”（辦法），于是刪去了原公文中“請求核撥校舍維修專項經(jīng)費”的內(nèi)容，改為單純地匯報情況，而另以“請示”（“適用于向上級機關(guān)請求指示、批準”辦法）行文呈請核撥有關(guān)經(jīng)費。試想，如果該文件的起草者熟悉“報告”的內(nèi)容要求，并在文稿形成后再檢查、修改，這樣不規(guī)范的情況就不會出

10、現(xiàn)了。教訓不可謂不深刻。至于公文語言上的修改，將在下面與語感的培養(yǎng)一并談及。 3.努力培養(yǎng)對事務語體的感悟及運用能力 公文所用語言，基本屬于書面語體中的“事務語體”（又稱“公文語體”），也兼及“政論語體”和“科報語體”，而一般不用“文藝語體”。但十幾年的語文教育中，受教育者打下烙印最深的，往往是文藝語體，以致語言運用偏于文學化，語感畸形化，很難適應社會對實用性語言能力的需求。這一點，已為眾多有識之士所詬病。因之，培養(yǎng)對事務語體的感悟能力，恰當、得體地運用公文語言，就成為公文寫作能力的重要組成部分。這種能力，并不是了解了事務語體的特點和要求后就能自然形成的，同樣需要在寫作實踐中反復鍛煉才能逐漸

11、具備。進行這種實際鍛煉，可以說與上面談到的表達方式的單項練習及寫作后的反復修改緊密相連，相輔相成。如講述某單位未按財務要求逐月上交有關(guān)款項時用“有關(guān)款項迄今猶未繳足”這樣的語句，說明下發(fā)有關(guān)文件的目的時用“為迅速落實會議精神，特作如下要求”這樣的語句，議論發(fā)文件的緣起時用“傳銷活動嚴重損害了人民群眾的合法權(quán)益，擾亂了正常的經(jīng)濟秩序，并引發(fā)了一系列社會問題，成為社會治安的巨大隱患”這樣的語句。凡此種種事務性語體特點明顯的公文語言，都只有在反復的寫作實踐中才能對其形成感悟能力并進而熟練運用。練習使用公文語言時，還應注意按辦法的要求“直述不曲”，即不能使用曲筆。如有的文秘人員在起草向上級請求為本單位

12、增加人員編制的“請示”時寫道：“懇請上級機關(guān)體恤我單位人員極為緊張之情?！边@就是不適宜地在公文中使用了“曲筆”，有委婉批評上級存在官僚主義之嫌，后經(jīng)修改，將這一違反“直述不曲”要求的語句予以刪除。語言運用上同時要注意避免口語化和文學性。如某鄉(xiāng)政府向所在縣財政局請求增撥校舍修建經(jīng)費時發(fā)“請示”（該鄉(xiāng)政府與縣財政局是不相隸屬的平級關(guān)系，所以不應使用“請示”而應用“函”行文。但為數(shù)不少的基層機關(guān)單位在向無隸屬關(guān)系的職能部門請求批準某一事項時常用“請示”而棄用“函”，意在表示對收文者的“尊重”，避免引起誤解和反感，這是很不規(guī)范的文種誤用。這里附帶論及，同時也再次強調(diào)依循本單位發(fā)文慣例來進行公文運作容易

13、出現(xiàn)的偏差。）中說：“這次山洪將在建的鄉(xiāng)中學一側(cè)圍墻及相鄰的廁所和建材倉庫沖倒，造成約15萬元的經(jīng)濟損失，原已下?lián)艿目铐棽粔蛴昧恕Ｓ捎谑転?，我鄉(xiāng)財政捉襟見肘，雪上加霜。”這段文字語體明顯失當?！安粔蛴昧恕笔强谡Z，應改為“不敷使用”；“捉襟見肘，雪上加霜”是文學性的描述語句，應改為“十分緊張”。 公文寫作能力的提高，離不開自身寫作實踐這一要素。基層文秘人員應牢固樹立“寫作實踐永遠是第一位的”這一理念，在諸如參加培訓、閱讀指導書等輔助條件之下，積極地、有針對性地進行公文寫作實踐，在不斷的實踐過程中去體會各類文種的寫作要求，熟悉運用恰當?shù)谋磉_方式，感悟事務語體的特點，同時將公文格式、文種適用范圍等易記、易用的程式化規(guī)定融入其中，這樣就能逐漸適應工作的需要。提高公文寫作能力的途徑在于自身的反復實踐。這一實踐不應是簡單地循環(huán)往復的