形成審核發(fā)現(xiàn)

1、形成審核發(fā)現(xiàn)審核發(fā)現(xiàn)是指將收集的審核證據(jù)對(duì)照審核準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)的結(jié)果。審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，或指出改進(jìn)的機(jī)會(huì)。因此，審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準(zhǔn)則，它既可以是正面的，也可以是負(fù)面的。1.評(píng)審和匯總審核發(fā)現(xiàn)審核組應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要在審核的適當(dāng)階段(如每天審核結(jié)束后和/或全部審核活動(dòng)完成后)共同評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)。通常情況下，每天現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)結(jié)束后，審核組會(huì)針對(duì)當(dāng)天的審核情況進(jìn)行內(nèi)部溝通，評(píng)價(jià)當(dāng)天審核中所收集的審核證據(jù)。當(dāng)全部現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)完成后，審核組會(huì)對(duì)照審核準(zhǔn)則對(duì)收集到的審核證據(jù)進(jìn)行全面的、總結(jié)性的匯總、比較、分析和評(píng)價(jià)，以確定審核發(fā)現(xiàn)。評(píng)價(jià)和匯總審核發(fā)現(xiàn)通常可采取以下方法:(1)審核組成

2、員按照審核計(jì)劃的審核任務(wù)的分工，分別介紹說(shuō)明其審核工作范圍內(nèi)所涉及的過(guò)程、活動(dòng)、部門(mén)/場(chǎng)所/現(xiàn)場(chǎng)等方面的審核情況、收集到的有關(guān)信息和證據(jù)以及初步判定的符合和不符合的審核發(fā)現(xiàn)。(2)審核組成員之間溝通需要相互印證的信息和證據(jù)，并就審核中的疑點(diǎn)和分歧進(jìn)行討論，包括可能需要進(jìn)行驗(yàn)證或跟蹤的問(wèn)題。(3)將每位審核組成員各自獲得的信息和審核證據(jù)進(jìn)行匯總和分析，特別是來(lái)自不同審核員的在不同職能和層次上收集的對(duì)同一審核對(duì)象，如文件控制、質(zhì)量目標(biāo)、內(nèi)部溝通等同一質(zhì)量管理體系過(guò)程的信息和證據(jù)進(jìn)行匯總、溝通和分析，以共同確定審核發(fā)現(xiàn)(包括符合的和不符合的)。審核組確定的審核發(fā)現(xiàn)應(yīng)形成記錄，這些信息是審核記錄的重要

3、組成部分。這些記錄的內(nèi)容通?？砂ǎ簩徍烁采w的區(qū)域場(chǎng)所或過(guò)程、審核的路線、具體的審核發(fā)現(xiàn)(包括符合和不符合的審核發(fā)現(xiàn)及其支持性審核證據(jù))等。2.符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)審核組在評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)的過(guò)程中，應(yīng)對(duì)符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行匯總分析，這些審核發(fā)現(xiàn)反映了組織管理體系運(yùn)行的符合性和有效性。為審核組對(duì)管理體系進(jìn)行總體評(píng)價(jià)時(shí)提供了正面的信息，也為審核組作出適宜的審核結(jié)論提供依據(jù)。3.不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)審核組在評(píng)審審核發(fā)現(xiàn)的過(guò)程中，對(duì)不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)也要進(jìn)行匯總分析。審核組通常會(huì)將不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)確定為不符合項(xiàng)，并根據(jù)不符合項(xiàng)的性質(zhì)對(duì)其進(jìn)行分類。在審核過(guò)程中，審核員針對(duì)不符合審核

4、準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)，通?？梢圆捎谩安环蠄?bào)告”的形式進(jìn)行記錄，記錄中應(yīng)包括該不符合項(xiàng)的支持性的審核證據(jù)。在審核過(guò)程中，經(jīng)評(píng)價(jià)不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)，可以確定為不符合項(xiàng)。通常，在以下3種情況下可以形成不符合項(xiàng):(1)管理體系文件不符合管理體系標(biāo)準(zhǔn)、適用的法律法規(guī)或合同的要求，即文件規(guī)定不符合標(biāo)準(zhǔn)。這種不符合項(xiàng)通常稱為“體系性不符合”。例如組織編制的某一管理體系文件對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的某一要求未做描述，或?qū)?biāo)準(zhǔn)的要求理解有誤，導(dǎo)致文件的規(guī)定出現(xiàn)不滿足標(biāo)準(zhǔn)的要求。(2)管理體系的實(shí)施現(xiàn)狀未按管理體系標(biāo)準(zhǔn)、體系文件或適用的法律法規(guī)或合同的要求執(zhí)行，即實(shí)施現(xiàn)狀不符合文件規(guī)定。這種不符合項(xiàng)通?？煞Q為“實(shí)施性不符合”。例

5、如審核中發(fā)現(xiàn)某一崗位工人未按規(guī)定要求操作，或文件未發(fā)放到使用場(chǎng)所。(3)管理體系的運(yùn)行結(jié)果未達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)，即實(shí)施效果未達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。這種不符合項(xiàng)通?？煞Q為“效果性不符合”。例如產(chǎn)品出現(xiàn)較多不合格，顧客投訴較多，雖然采取了一些措施，但類似問(wèn)題還在不斷發(fā)生。4.不符合性質(zhì)的判定根據(jù)審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則相偏離的嚴(yán)重程度，以及不及時(shí)采取措施可能引致后果的嚴(yán)重性，可將不符合分為嚴(yán)重不符合、一般(輕微)不符合和觀察項(xiàng)。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成嚴(yán)重不符合：(1)管理體系出現(xiàn)系統(tǒng)性失效。如某一過(guò)程、某一關(guān)鍵過(guò)程重復(fù)出現(xiàn)失效現(xiàn)象，又未能采取有效的糾正措施加以消除，形成系統(tǒng)性失效。也簡(jiǎn)稱為“過(guò)程普遍性失效”

6、。(2)管理體系運(yùn)行區(qū)域性失效。如某一部門(mén)或場(chǎng)所的全面失效現(xiàn)象，或者各層次、各部門(mén)出現(xiàn)失效。也簡(jiǎn)稱為“區(qū)域普遍性失效”。(3)造成嚴(yán)重的后果，或存在潛在嚴(yán)重后果的不符合或存在顧客重大投訴。(4)組織違反法律、法規(guī)或其他要求的行為較嚴(yán)重。(5)反復(fù)出現(xiàn)的一般不符合項(xiàng)長(zhǎng)期沒(méi)有得到有效糾正或預(yù)防。出現(xiàn)下列情況之一，原則上可構(gòu)成一般不符合。(1)對(duì)滿足質(zhì)量管理體系過(guò)程或質(zhì)量管理體系文件的要求而言，是個(gè)別的、偶然的、孤立的、性質(zhì)輕微的不符合。(2)對(duì)保證所審核范圍的質(zhì)量管理體系而言，是次要的問(wèn)題。出現(xiàn)下述情況，原則上可作為觀察項(xiàng)提出。所謂的觀察項(xiàng)是指系統(tǒng)或程序有潛在的不恰當(dāng)，以及具有潛在的風(fēng)險(xiǎn)的事項(xiàng)。這

7、些事項(xiàng)有變成不符合的趨勢(shì)，只是審核人員掌握的證據(jù)暫時(shí)不足。這類問(wèn)題可作為觀察項(xiàng)處理，可以用書(shū)面或口頭的形式向受審核方提出。觀察項(xiàng)與疑點(diǎn)的區(qū)別就在于一個(gè)是現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后，一個(gè)是現(xiàn)場(chǎng)審核過(guò)程中。對(duì)于觀察項(xiàng)，一般不要求受審核方提出限期整改方案，也不十分強(qiáng)調(diào)跟蹤驗(yàn)證，只要求對(duì)方引起注意，對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)有所準(zhǔn)備并加以預(yù)防和糾正。此外，審核中可能還要發(fā)現(xiàn)一些質(zhì)量管理體系建立及運(yùn)行中存在的不足或問(wèn)題，這些問(wèn)題一般不宜于以不符合的性質(zhì)處理，但其常常對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行產(chǎn)生更大影響，內(nèi)部審核后通常要對(duì)其一并采取糾正或預(yù)防措施。5.不符合報(bào)告不符合報(bào)告是記錄不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)的一種常用的方法。編寫(xiě)不符合報(bào)告，是

8、審核員必須掌握的基本技能。不符合報(bào)告的內(nèi)容通常包括以下幾點(diǎn)：(1)受審核的部門(mén)或不符合發(fā)生的地點(diǎn)。(2)受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人。(3)審核員。(4)審核日期。(5)不符合事實(shí)的描述，即不符合項(xiàng)的支持性審核證據(jù)。(6)不符合的審核準(zhǔn)則(如標(biāo)準(zhǔn)、文件等)的名稱和條款。(7)不符合項(xiàng)的性質(zhì)。(8)審核員簽字、審核組長(zhǎng)認(rèn)可簽字和受審核部門(mén)代表確認(rèn)簽字。(9)適用時(shí)，不符合報(bào)告的內(nèi)容還可包括：不符合項(xiàng)的原因分析。糾正措施計(jì)劃及預(yù)計(jì)完成日期。糾正措施實(shí)施情況的說(shuō)明。糾正措施的完成情況及驗(yàn)證記錄。6.不符合報(bào)告編寫(xiě)的要求對(duì)于一個(gè)審核員來(lái)說(shuō)，如何編寫(xiě)不符合報(bào)告是審核員必須掌握的基本技能。審核員在編寫(xiě)不符合報(bào)告時(shí)應(yīng)遵

9、循以下方面的要求：(1)不符合事實(shí)的描述應(yīng)準(zhǔn)確具體，不要遺漏任何有益信息，具有可重查性和可追溯性。(2)觀點(diǎn)和結(jié)論從不符合事實(shí)的描述中自然流露，不要只寫(xiě)結(jié)論不寫(xiě)事實(shí)，不應(yīng)帶有評(píng)論性意見(jiàn)。(3)文字表述力求簡(jiǎn)明精煉，盡可能使用行業(yè)或?qū)I(yè)術(shù)語(yǔ)。(4)不符合審核準(zhǔn)則的條款判斷應(yīng)準(zhǔn)確，如果判斷得不準(zhǔn)確，會(huì)導(dǎo)致糾正措施的方向發(fā)生偏差。(5)不符合項(xiàng)的性質(zhì)應(yīng)能客觀地反映不符合項(xiàng)的實(shí)際情況。7.不符合項(xiàng)事實(shí)的確認(rèn)審核員根據(jù)審核組共同評(píng)價(jià)的結(jié)果，針對(duì)不符合審核準(zhǔn)則的審核發(fā)現(xiàn)編寫(xiě)不符合報(bào)告。在現(xiàn)場(chǎng)審核活動(dòng)結(jié)束前，審核組通常會(huì)以不符合報(bào)告的形式將所確定的不符合項(xiàng)提交給受審核部門(mén)的代表進(jìn)行確認(rèn)。一方面是確認(rèn)不符合事

10、實(shí)(即支持不符合項(xiàng)的審核證據(jù))的準(zhǔn)確性，另一方面可以使有關(guān)人員理解不符合所反映的問(wèn)題以及有關(guān)審核準(zhǔn)則的要求，促進(jìn)采取糾正措施來(lái)解決和消除不符合的原因。這種方法體現(xiàn)了審核的公正、透明和規(guī)范，也考驗(yàn)了審核員的工作質(zhì)量，只要不符合事實(shí)中有任何虛假失實(shí)之處，受審核部門(mén)及有關(guān)人員都有理由拒絕簽字確認(rèn)，這有助于提高審核員的素質(zhì)，養(yǎng)成一絲不茍的科學(xué)態(tài)度和工作作風(fēng)。如果由于受審核部門(mén)或人員的誤解或不理解而不確認(rèn)不符合事實(shí)時(shí)，審核組應(yīng)耐心地作出解釋，說(shuō)明需要受審核方確認(rèn)的只是不符合事實(shí)，需要時(shí)，審核組應(yīng)向?qū)μ峁┗蛘故居嘘P(guān)的審核證據(jù)，以證實(shí)審核組提出的不符合項(xiàng)是建立在充分的證據(jù)基礎(chǔ)上的。如果受審核部門(mén)提出了補(bǔ)充證

11、據(jù)，證明審核組提出的不符合事實(shí)有誤或證據(jù)不準(zhǔn)確時(shí)，審核組應(yīng)進(jìn)行必要的補(bǔ)充調(diào)查核實(shí)，如經(jīng)核實(shí)確屬不符合事實(shí)有誤或不準(zhǔn)確，審核組應(yīng)勇于修正錯(cuò)誤，修改不符合事實(shí)的內(nèi)容或撤銷(xiāo)該不符合項(xiàng)；同時(shí)，審核組也應(yīng)查明補(bǔ)充證據(jù)為什么沒(méi)有在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí)提供的原因。如果對(duì)于某一有分歧的不符合項(xiàng)，經(jīng)過(guò)審核組和受審核方的溝通還是不能得到解決，審核組應(yīng)記錄未解決的分歧，必要時(shí)應(yīng)向管理者代表或最高管理者說(shuō)明有關(guān)情況，請(qǐng)其進(jìn)行仲裁。【案例 不符合報(bào)告】受審核部門(mén)技術(shù)部部門(mén)負(fù)責(zé)人李*審核員張*審核日期2016年3月15日不符合事實(shí)描述新產(chǎn)品WP-667空調(diào)器在樣機(jī)試驗(yàn)后的設(shè)計(jì)評(píng)審報(bào)告（編號(hào)為SP0004,2010年9月16日發(fā)布）

12、中有三項(xiàng)指標(biāo)未滿足設(shè)計(jì)輸入要求（噪音過(guò)大，制冷時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，耗電量過(guò)大），評(píng)審結(jié)論為“修改設(shè)計(jì)，再作一臺(tái)樣機(jī)測(cè)試”。但設(shè)計(jì)科在未修改設(shè)計(jì)的情況下就通知生產(chǎn)車(chē)間按原樣機(jī)圖紙小批量生產(chǎn)10臺(tái)。不符合 標(biāo) 準(zhǔn)：GB/T19001-2008中7.3.4 設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)評(píng)審 受審核方文件：QP121 產(chǎn)品設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)控制程序（A/1） 4.6.5和4.6.6不符合性質(zhì) 體系性不符合 實(shí)施性不符合 效果性不符合審核員：張* 審核組長(zhǎng)：王* 受審核方代表：李*日期：2016年3月17日 日期：2016年3月17日 日期：2016年3月17日原因分析“產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)控制程序”中未對(duì)新產(chǎn)品小批量試生產(chǎn)的條件和審批權(quán)限做出明確規(guī)定。糾正措施計(jì)劃1.已開(kāi)始投產(chǎn)的10臺(tái)WP667型空調(diào)器全部停止生產(chǎn)，可用元器件可拆下經(jīng)檢驗(yàn)后回庫(kù)。2.設(shè)計(jì)科修改設(shè)計(jì)計(jì)劃，根據(jù)SP0004號(hào)評(píng)審報(bào)告結(jié)論修改設(shè)計(jì)，批準(zhǔn)后再試制一臺(tái)測(cè)試。3.修改產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)控制程序，增加新產(chǎn)品小批量試生產(chǎn)的條件和未經(jīng)評(píng)審組長(zhǎng)會(huì)簽的圖紙不能用作小批試生產(chǎn)的規(guī)定4.以上各措施應(yīng)在4月1日前完成。受審核方代表：李* 2016年3月18日糾正措施完成情況 1.已開(kāi)始投產(chǎn)的10臺(tái)WP667型空調(diào)器已于3月18日全部停止生產(chǎn)，以領(lǐng)出或已裝入壓縮機(jī)的元器件經(jīng)