公司會議管理制度

1、 會議管理制度人力資源部2010、5、26目 錄第一章總則1第二章會議形式1第三章會議組織錯誤！未定義書簽。第四章會議效率管理4第五章會議室管理6第六章附則7附錄：會議記錄簿8第一章 總則第一條 為使XX公司（以下簡稱“公司”）的會議管理規(guī)范化和有序化，提高會議的效率，特制定本辦法。第二條 會議本著精減、有效、節(jié)儉原則運行。第二章 會議形式召開時間會議類型限定時間會議地點核心內(nèi)容主持人參會人員周一中高層激勵會8：30-9：002樓會議室1.對中高層進行激勵,勉勵,提升中高層積極性; 2.對本周重大工作事項進行統(tǒng)一安排，協(xié)調(diào)跨部門工作XX總中高層主管以上人員周二(每個月逢單周開)8：30-9：0

2、02.各部門辦公室1. 公司經(jīng)營、管理情況通報，討論職工關(guān)心的切身利益問題、與公司發(fā)展相關(guān)的合理化建議；1.XX總2.部門主管2.各部門骨干周三各部門經(jīng)理工作例會8：30-9：00各部門辦公室各部門本日工作匯報交流部門主管各部門骨干周四8：30-9：002樓會議室各部門匯報周工作完成情況，互動交流工作并提出協(xié)調(diào)或改進方案XX總高層主管以上人員周五各部門經(jīng)理工作例會8：30-9：00各部門辦公室各部門本日工作匯報交流部門主管各部門骨干周六上周工作總結(jié)和下周計劃會議16：00-18：002樓會議室上周業(yè)務(wù)工作總結(jié)、下周業(yè)務(wù)工作安排、公司情況傳達；XX總中高層主管以上人員不定時總經(jīng)理辦公會議不定時2

3、樓會議室公司經(jīng)營計劃事項，公司管理制度和管理辦法的擬定和審核事項，人事管理事項，公司合理化建議管理事項，公司其他重大經(jīng)營決策和管理問題等。XX總中高層主管以上人員不定時各級培訓(xùn)會不定時1樓培訓(xùn)室不定不定不定第三條 周一公司例會的出席人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、總經(jīng)理秘書、營銷中心總監(jiān)、品牌總監(jiān)、廣東市場部經(jīng)理、廣東零售部經(jīng)理、客服主管、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)主管、采購主管、物控主管、板房主管、裁床負責(zé)人、尾部負責(zé)人、人力資源經(jīng)理。第四條 周四公司例會的出席人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、總經(jīng)理秘書、營銷中心總監(jiān)、品牌總監(jiān)、客服主管、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)主管、生產(chǎn)計劃員、采購主管、物控主管、板房主管、裁床負責(zé)人、尾部

4、負責(zé)人、人力資源經(jīng)理。第五條 周六公司例會的出席人員：總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、總經(jīng)理秘書、財務(wù)經(jīng)理、營銷中心總監(jiān)、品牌總監(jiān)、廣東市場部經(jīng)理、客服主管、生產(chǎn)經(jīng)理、生產(chǎn)主管、生產(chǎn)計劃員、采購主管、材料倉班長、成品倉班長、物控主管、板房主管、裁床負責(zé)人、尾部負責(zé)人、機修班長、人力資源經(jīng)理、總務(wù)主管。第六條 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門小會不應(yīng)安排在公司例會同期召開，（與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外）應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則第三章 會議紀(jì)律第七條 所有與會人員不得無故遲到、缺席。不能參加會議的應(yīng)在會議開始之前五分鐘向會議主持人請假并說明原因，如果未事先請假或說明的，均要遵守和執(zhí)行快

5、樂基金制度；遲到早退貢獻快樂基金1元/分鐘，最高不超過5元，遲到十分鐘以上算缺席，缺席貢獻快樂基金20元/次第八條 會議期間，與會人員須關(guān)閉 或調(diào)到振動，以保持安靜的會議環(huán)境。有要事者可要求本部人員代為處理；如有違反，貢獻快樂基金5元/次。第九條 當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)講話時，所有人員不得當(dāng)眾頂撞上司。如有違反，貢獻快樂基金100元/次；情況嚴(yán)重者，扣除當(dāng)月所有績效獎金。第四章 會議組織第十條 會議程序一般而言，公司的會議組織過程包括以下幾個步驟：（一） 確立會議議題；（二） 安排會議議程；（三） 發(fā)出會議通知；（四） 會務(wù)準(zhǔn)備；（五） 做會議記錄和攝像、錄音；（六） 整理會議紀(jì)要、決議；（七） 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱改

6、、簽批；（八） 印發(fā)給有關(guān)部門、人員，并歸檔。第十一條 確立會議議題會議的議題可能有以下的來源：公司領(lǐng)導(dǎo)提出和各部門提出，人力資源部收集等。經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，即可召開會議。第十二條 對定期的常規(guī)會議，在會前應(yīng)明確該次會議主題和臨時出席或列席人員。對不定期的重要會議，承辦人應(yīng)提出會議企劃報告，該報告包括：1、會議名稱；2、會議主旨和目標(biāo)；3、會議議項；4、會議時間；5、會議議程；6、會議主持人；7、出席人員（名單）；8、會議財務(wù)（支出費用）預(yù)算；9、現(xiàn)有籌備情況及進展；10、籌備時間進度等。該報告批準(zhǔn)后方執(zhí)行。第十三條 提前發(fā)出會議通知（一） 通知內(nèi)容包括：時間、地點、出席人、議題、議程、編組等；

7、（二） 方式：由會議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會召開的確認；（三） 出席會議的重要或主要人員，應(yīng)通過 等方式確認是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排。（四） 通知時間：根據(jù)會議要項擬訂會議通知，并提前發(fā)送。第十四條 會務(wù)準(zhǔn)備會務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會議場所布置座次布局、會議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、出席者主賓座次銘牌、資料袋（內(nèi)裝鉛筆和記錄紙）、簽到簿、備用桌椅、墨水、電源插頭和延長線、麥克風(fēng)和播放系統(tǒng)、錄音工具、茶水、飲料、水果或點心，投影儀、幻燈片和白板或黑板等。根據(jù)會議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進行相應(yīng)的準(zhǔn)備。第十五條 各部門召開本部門會議，由本部門指定負責(zé)會議紀(jì)要的起草人。幾個部門召

8、開聯(lián)席會議，由幾個部門協(xié)商指定一個部門負責(zé)起草會議紀(jì)要，且在會議室使用時間登記表上登記會議的召集人或主持人。一個部門召集，其他部門參加的，由召集的部門負責(zé)會議紀(jì)要的起草工作。第十六條 各部門起草會議紀(jì)要的內(nèi)容要求：（一） 必須全面記錄會議的內(nèi)容；（二） 必須準(zhǔn)確記錄與會人的意見，不能以個人的喜好、觀點而增刪內(nèi)容，或加入記錄人自己的觀點；（三） 會議紀(jì)要必須做到全而精，要詳略得當(dāng)，重點突出；（四） 起草會議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號）；時間緊急的情況也可采用手寫體；但為了長久保持要求用墨水筆寫，同時要保持紙面清潔；（五） 會議紀(jì)要應(yīng)在會后的三天之內(nèi)提交人力資源部存檔；（六）

9、 會議紀(jì)要一般要由總經(jīng)理或常務(wù)副總簽發(fā)，重要決議必須經(jīng)所有參會人員閱讀簽字后存檔。第五章 會議效率管理第十七條 判斷會議效率的高低有以下的標(biāo)準(zhǔn)：（一） 會議是否按預(yù)期進行（二） 目的及議題是否清晰，是否徹底討論（三） 會場準(zhǔn)備是否完善（四） 資料是否齊全（五） 會議日程是否有計劃性（六） 參加者是否預(yù)先了解主題（七） 討論離題是否嚴(yán)重（八） 會議氣氛是否熱烈（九） 建設(shè)性發(fā)言數(shù)量（十） 是否得出結(jié)論或?qū)Σ叩谑藯l 提高會議效率的要領(lǐng)（一） 要嚴(yán)格遵守會議的開始時間；（二） 要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明；（三） 要把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者；（四） 在會議進行中要注意

10、如下事項：1. 發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?2. 發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?3. 是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?4. 發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進?（五） 應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論；（六） 在必須延長會議時間時，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長的時間；（七） 應(yīng)當(dāng)把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認；（八） 應(yīng)當(dāng)把決議付諸實行的程序理出，加以確認。第十九條 會議禁忌事項（一） 發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕；（二） 不可取用不正確的資料；（三） 不可打斷他人的發(fā)言；（四） 不要中途離席。第二十條 會議管理技巧（一） 控制出席人數(shù)，與會無關(guān)者不參加；（二） 每次會議須明確主題；（三） 對重大或有分歧的議

11、題，在會議上爭執(zhí)不下時，主持人應(yīng)及時制止且擱置該問題，會后再議；（四） 會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，相對控制每位發(fā)言時間；（五） 對多個議題的會議，每段時間只集中充分地討論其中一個議項。主持人可在每一議項或每隔一段發(fā)言時間做出小結(jié)，及時做出決定。（六）第六章 會議室管理第二十一條 會議室使用登記手續(xù)（一） 凡需用會議室的部門及人員須提前做預(yù)約登記手續(xù)；（二） 會議室預(yù)約登記手續(xù)由人力資源部辦理；（三） 會議結(jié)束后將會議紀(jì)要送人力資源部備案。第二十二條 會議室必備的物品、用品和環(huán)境（一） 會議室備有會議桌、椅；（二） 會議室備有飲水機；（三） 會務(wù)準(zhǔn)備有特殊要求的，請與人力資源部協(xié)商；（四） 會議室保潔。(原則上誰開會，誰負責(zé)歸位、清潔)第二十三條 會議室使用環(huán)境衛(wèi)生的要求（一） 注意保持會議室的環(huán)境衛(wèi)生；（二） 嚴(yán)禁在會議室吃東西；（三） 嚴(yán)禁在會議室及桌面，堆放與會議室配套物品無關(guān)的設(shè)施；（四） 嚴(yán)禁在會議室處理與工作無關(guān)的事情。第二十四條 會議室維護費用由人力資源部編制預(yù)算并執(zhí)行。第七章 附則第二十五條 本辦法