公司接待策劃實(shí)施方案

1、關(guān)于銀河電器公司來訪的接待劃書光明電子公司ll f nc n Jc rnn i物流服務(wù)第一小組二零一三年六月二十三日錄 contents一、接待準(zhǔn)備 3二、接待日程安排及人員 5三、接待后期工作 14四、經(jīng)費(fèi)預(yù)算 14銀河電器公司將于 2013年 8月 6日上午在總經(jīng)理王強(qiáng)的帶領(lǐng)下 一行 7 人來我公司進(jìn)行為期 3 天的訪問，主要是為加強(qiáng)進(jìn)一步的了解。 為了促進(jìn)銀河電器公司和我公司的進(jìn)一步合作，樹立良好公司形象， 以及促進(jìn)我公司又好又快的發(fā)展， 公司各部門員工必須重視此次的接 待工作， 做好全方位的準(zhǔn)備。 為此特別精心安排與制定了本次商務(wù)接 待方案。一、接待準(zhǔn)備（一）接待信息 ：1. 接待對象

2、：銀河電器公司總經(jīng)理一行 7 人2. 接待時間： 2013年8月6日8月8日3. 接待地點(diǎn)：接機(jī)地點(diǎn)機(jī)場；送機(jī)地點(diǎn)祿口機(jī)場； 下榻酒店京華大酒店 參觀地點(diǎn)：（1）公司總部；（2）公司廠區(qū)4. 接待規(guī)格：對等接待5. 接待原則：熱情友好；細(xì)致周到；禮儀適度6. 接待小組：接待部總負(fù)責(zé)，辦公室、公關(guān)部、后勤部協(xié)同工作（人員詳情分配見附表 1）（二）接待前期準(zhǔn)備：1信息收集。a 銀河電器公司的基本信息，未來發(fā)展態(tài)勢，及公司主要領(lǐng)導(dǎo)人 對此次合作的意向態(tài)度；b 銀河電器公司來訪人員基本情況（詳情見附表 2）；c 過去來訪情況；d 抵達(dá)時間和交通工具；e 來訪期間天氣狀況； （負(fù)責(zé)部門：接待部） 2詢問

3、對方意見，是否需要預(yù)定機(jī)票，若需要，根據(jù)所要求的時間 和地點(diǎn)來定；（負(fù)責(zé)部門：辦公室） 3住宿安排。提前預(yù)定房間； （負(fù)責(zé)部門：接待部） 4迎接車輛安排。七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車一輛，同時保證車 輛清潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從主接待人員協(xié)調(diào)安排，統(tǒng)一調(diào)度；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）5. 公司迎賓。參觀人員到達(dá)前5-10分鐘，提醒相關(guān)人員做好迎賓工 作；（負(fù)責(zé)部門：公關(guān)部）6. 擬定會議通知及會議議程，并下發(fā)至與會人員；（負(fù)責(zé)部門：辦公 室）7. 會場布置。準(zhǔn)備會議室花卉、水果、茶水、音響設(shè)備、投影設(shè)備、 領(lǐng)導(dǎo)席簽、橫幅、制作歡迎牌、指示牌、安排禮儀人員，安排攝影攝 像等；（負(fù)責(zé)部門：辦公室、后

4、勤部）8資料準(zhǔn)備。歡迎詞，歡送詞，公司宣傳材料，會議洽談資料；（負(fù)責(zé)部門：辦公室）9.事先聯(lián)系好足藝服務(wù)，游覽大運(yùn)河和瘦西湖事宜。（負(fù)責(zé)部門：辦 公室、接待部）附表：1、接待工作任務(wù)分配部門人員事項(xiàng)接待部燕、八、提前預(yù)訂酒店，協(xié)助來賓辦理酒店入住手續(xù)王媛、吳華、許安、錢梅宴席（迎接賓客、菜單確定、環(huán)境檢查、費(fèi)用清付）虹來賓信息搜集，提前約定足藝時間、人數(shù)公關(guān)部曉陽、關(guān)杰公司迎賓洋聯(lián)系廠區(qū)協(xié)調(diào)參觀事宜辦公室俊雅、郭璟、蔡慶制發(fā)會議通知及會議議程、總結(jié)會議紀(jì)要，會場布置，會議物品準(zhǔn)備，會間服務(wù)紹攝影攝像王淼車輛協(xié)調(diào)安排丁彩樺（秘書）接送機(jī)、大廳集合、景點(diǎn)游覽（門票購買、導(dǎo)游聯(lián)系）后勤部錢潔連、亞雷

5、物品采購辦理2、來訪人員詳細(xì)信息及安排職務(wù)年齡性別由口 房號喜好禁忌王強(qiáng)總經(jīng)理42男1606不喜甜食蓉總經(jīng)理秘書29女1610明遠(yuǎn)副總經(jīng)理37男1604書法朱敏翰市場部經(jīng)理35男1516文濤研發(fā)部經(jīng)理36男1516瑋銘市場部經(jīng)理助理32男1518堅(jiān)研發(fā)部經(jīng)理助理30男1518二、接待日程安排及人員*（一）日程安排表接待日程安排及人員日期時間容地點(diǎn)陪同人員負(fù)責(zé)人8月6日8: 20接機(jī)揚(yáng)泰機(jī)場徐副總經(jīng)理、秘書接待部部長10: 00 11: 20入住京華大酒店11: 30 13:00午宴京華大酒店一樓牡丹廳總經(jīng)理、徐副總、市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，秘書13： 0014： 30午休酒店房間14:40集合

6、酒店大廳秘書15: 00 17:00參觀公司光明公司總部徐副總、公關(guān)部人員、秘書公關(guān)部部長18:00 20:00晚宴京華大酒店5樓晚宴廳總經(jīng)理、徐副總、秘書、各部門經(jīng)理及優(yōu)秀代表接待部部長20:20 21:30足療陸琴腳藝徐副總、市場部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理8: 00大廳集合秘書8 :30 9:30品嘗特色早餐富春茶社徐副總、秘書接待部部長9:50 12:00參觀廠區(qū)光明公司廠區(qū)總經(jīng)理、徐副總、秘 書、市場部經(jīng)理、研公關(guān)部部長8月7日12:00 -13:00午宴廠區(qū)接待廳發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū)經(jīng)理、接待部部長13:20 - 14:30午休酒店房間14:40集合酒店大廳秘書15:00 - 17:00洽談會議總

7、部二樓會議室總經(jīng)理，徐副總，秘 書，市場部經(jīng)理，研 發(fā)部經(jīng)理，市場部經(jīng) 理助理，研發(fā)部經(jīng)理 助理辦公室主任18:00 - 19:30晚宴西園大酒店宴會廳總經(jīng)理，徐副總，秘 書，市場部經(jīng)理，研 發(fā)部經(jīng)理，市場部經(jīng) 理助理，研發(fā)部經(jīng)理 助理接待部部長20:00 21:00夜游古運(yùn)河便益門廣場出席宴會人員辦公室主任7:30 8: 00早餐京華大酒店餐廳接待部部長8:10集合酒店大廳秘書8:30 -11:20暢游瘦西湖瘦西湖風(fēng)景區(qū)徐副總、秘書辦公室主任8月8日11:30 13： 30送別午宴趣園總經(jīng)理、徐副總、辦公室主任、秘書、部分部門經(jīng)理接待部部長14:00集合酒店大廳秘書15:00送機(jī)祿口機(jī)場徐副

8、總、秘書辦公室主任（二）每日具體活動安排8月6日一、迎接來賓時間：上午8:20地點(diǎn)：機(jī)場人員：徐副總經(jīng)理，秘書，司機(jī)兩名準(zhǔn)備工作：迎接牌一個，鮮花兩束，七座商務(wù)車一輛，商務(wù)小轎車注意事項(xiàng)：1. 副總經(jīng)理和秘書及兩名司機(jī)于八點(diǎn)半出發(fā)， 在九點(diǎn)十分之前抵達(dá)揚(yáng) 泰機(jī)場。接機(jī)時高舉迎接牌，讓來賓清楚看到，主動問候來賓后，幫 來賓提拿攜帶行，但注意不要拿來賓的貴重行，如手提包等。2. 引導(dǎo)來賓上車，其中對方總經(jīng)理和副總及我方徐副總乘坐小轎車， 徐副總坐在副駕駛，后座右側(cè)為對方總經(jīng)理，左側(cè)是對方副總。我方 秘書及對方其余人乘坐七座商務(wù)車。3. 接待部派人提前在酒店等候，協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)。4將來賓送至京

9、華大酒店，引至安排好的房間。我方人員不宜久留，讓客人及時休息，消除疲勞。二、午宴時間：11:30-13 : 00地點(diǎn)：京華大酒店一樓牡丹廳出席人：總經(jīng)理、徐副總、市場部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、秘書；對方所有來賓。（12人）宴席規(guī)格：2500元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán) 42度480ml （ 2瓶）92裕解百納干紅葡萄酒（2瓶）注意事項(xiàng)：1. 秘書在午宴開始前，將擬好的菜單提前給對方秘書參考， 爭取合乎 來賓的口味和習(xí)慣。在特色菜上，要多加介紹。午餐時間盡量不飲酒， 以免耽誤下午行程。2. 座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪右方為客戶方 總經(jīng)理，左方為客戶方副總經(jīng)理，副陪右方為客戶方市場

10、部經(jīng)理，右 方為客戶方研發(fā)部經(jīng)理。其余人員按職務(wù)依次安排。圖1：三、參觀公司時間：15:00-17:00地點(diǎn)：光明公司總部出席人：總經(jīng)理，徐副總，公關(guān)部人員，秘書；對方所有來賓 流程：1.14:30派車去酒店接來賓到我公司；2. 徐副總和公關(guān)部部長全程陪同，詳細(xì)介紹公司各個部門以及工作流 程。各個部門經(jīng)理向來賓介紹該部門情況；3. 向來賓展示我公司歷年來取得的榮譽(yù)。參觀時，要注意雙方合照留 念；4. 參觀完后，前往接待室休息。注意事項(xiàng)：公關(guān)部派人提前做好迎賓工作，放置“熱烈歡迎銀河電器公司領(lǐng)導(dǎo)蒞 臨指導(dǎo)”戧牌。時間：18:00 20:00地點(diǎn)：京華大酒店5樓晚宴廳主題：攜手揚(yáng)帆，共創(chuàng)未來-銀河

11、電器公司歡迎酒會 出席人：我方總經(jīng)理，徐副總，秘書、各部門經(jīng)理、公司優(yōu)秀代表及攝影師一名；對方所有來賓。（共30人）形式：冷餐會宴席規(guī)格：200元/人準(zhǔn)備工作：1. 接待部人員提前半小時入場檢查現(xiàn)場，歡迎橫幅和海報，鮮花，氣 球、彩帶，酒水，茶點(diǎn)（酒店負(fù)責(zé)準(zhǔn)備）；2. 徐副總主持活動，我方總經(jīng)理致歡迎辭，營造歡樂祥和的氛圍。攝 影師做好全程攝影工作。四、飯后休閑時間：20:20 21:30地點(diǎn)：陸琴腳藝出席人：徐副總、市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理；對方所有來賓費(fèi)用：99元/人8月7日一、早餐 時間： 8:00 來賓在酒店大廳集合8:30-9:30 用餐時間 地點(diǎn)：富春茶社（廣陵區(qū)得勝橋街路 35 號

12、） 出席人：徐副總，秘書及對方所有來賓 規(guī)格：夏沁宴配“魁龍珠”茶（ 960/ 桌）二、生產(chǎn)廠區(qū)參觀活動 時間： 9:50 12:00 地點(diǎn)：光明公司生產(chǎn)廠區(qū) 陪同人員：總經(jīng)理、徐副總、秘書、市場部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、廠區(qū) 經(jīng)理 活動具體安排： 9：309：50 從富春出發(fā)，乘車 20 分鐘至生產(chǎn)廠區(qū) 9： 5011： 30 廠區(qū)參觀（廠區(qū)環(huán)境、生產(chǎn)流程參觀） 11：3012： 00 會議室座談 a 廠區(qū)介紹（廠區(qū)宣傳片，介紹 PPT） b技術(shù)交流（技術(shù)人員PPT講解，互動） c 會場服務(wù)（茶水及相關(guān)材料準(zhǔn)備） d 拍照（依重要程度，進(jìn)行拍照留檔） e 會后整理（會場整理，客戶所需資料，裝袋贈送

13、） 12：0013： 00 午餐（廠區(qū)接待廳） 13：0013： 20乘車送回酒店 注意事項(xiàng)：1. 確定行程后，提前通知廠區(qū)做好準(zhǔn)備，與廠區(qū)相應(yīng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，告 知參觀事宜及注意事項(xiàng)。2. 參觀廠區(qū)期間，配備講解員全程陪同講解。3. 會議室提前布置好會場，準(zhǔn)備好茶水、紙巾以及所需文件資料，調(diào) 試好話筒、投影等設(shè)備。4. 安排專業(yè)人員對來賓提出的問題進(jìn)行解答。5. 午餐按照接待重要客戶的規(guī)格準(zhǔn)備。 宴席規(guī)格： 1500元/ 桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán) 42度480ml （2瓶）92 裕解百納干紅葡萄酒（ 2 瓶）三、會議洽談活動時間：14:40 來賓在酒店大廳集合15:00 17:00 洽談會議地

14、點(diǎn)：光明電子集團(tuán)二樓會議室主題：促進(jìn)雙方公司友好交流，推動雙方進(jìn)一步合作主持人：光明電子公司徐副總經(jīng)理 參會人員：銀河電器方：總經(jīng)理，畐U總經(jīng)理，總經(jīng)理秘書，市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市場部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理光明電子方：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理, 項(xiàng)目部經(jīng)理，公關(guān)部經(jīng)理會議議程:時間議程發(fā)言人15:00宣布會議開始主持人15:05光明公司致歡迎詞光明公司總經(jīng)理15:15銀河電器公司代表致辭銀河電器公司總經(jīng)理15:25光明公司介紹本公司2013年產(chǎn)品研發(fā)情況及2014年最新產(chǎn)品情況光明公司研發(fā)部經(jīng)理15:45客戶代表發(fā)言銀河電器公司研發(fā)部經(jīng)理16:00光明公司介紹20

15、13年產(chǎn)品銷售情況及2014年市場調(diào)查預(yù)測光明公司市場部經(jīng)理16:25客戶代表提問銀河電器公司市場部經(jīng)理16:40雙方就協(xié)議涉及容洽談17:00閉會并合影留念會議布置形式：橫列式會議座次：左右排列法，長桌。主位為銀河電器總經(jīng)理，主位左邊首 位為銀河電器副總經(jīng)理，右邊首位為總經(jīng)理秘書，其余人 員按左右順序依次落座；光明電子方按照對方座位排布對 應(yīng)入座。圖2：AT I A4 | A2 | 盟 | A3 | A廠 |T?刃 | ©5 | 旳 | Bl | B2 |&4| 陸令imA為客方B為主方會議準(zhǔn)備：會議物品準(zhǔn)備及會場布置：1. 會場入口擺放兩盆綠色盆栽，會議桌中間擺放鮮花；2

16、. 每個座位前放置一瓶礦泉水，一條放在小碟子中的濕毛巾，每兩 個座位間擺放一盒紙巾；3. 桌上按順序擺放桌簽、雙方各配置兩個話筒（雙方總經(jīng)理各配置 一個，其余兩個為流動話筒）；4將所需資料文件（會議議程、公司宣傳冊、 2013年上半年產(chǎn)品資 料、2013年產(chǎn)品質(zhì)量報告、2013年上半年客戶反饋資料、2014年預(yù) 計(jì)新型產(chǎn)品匯總資料、2014年市場預(yù)期調(diào)查報告）分發(fā)至每個座位、八刖；5將標(biāo)有“光明電子公司與銀河電器公司交流洽談會”的橫幅懸掛 于幕布上方；6. 安排攝影、攝像位置。會前檢查：1. 電腦、投影儀的檢查調(diào)試；2. 音響、話筒、攝影攝像設(shè)備的檢查調(diào)試；3. 會場衛(wèi)生的檢查、溫度的調(diào)試。注

17、意事項(xiàng)：1. 服務(wù)人員及時添換茶水，更換毛巾；2. 會后由本公司秘書匯總出會議紀(jì)要；3. 會間攝像拍照及會后合影留念。會議物品準(zhǔn)備明細(xì)表：序號用品名稱數(shù)量單價備注1盆栽2100元/盆2鮮花820元/盆3橫幅1100元/條4紙巾85元/盒5礦泉水220元/箱6綠陽春1200元/包7小碟子143元/個8毛巾165元/條9集體照1410/10桌簽14公司自備11茶具1412電腦113投影儀114話筒415音響216相機(jī)117攝影機(jī)1四、晚宴時間：18: 0019: 30地點(diǎn)：西園大酒店宴會廳出席人：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書，市場部經(jīng)理，研發(fā)部經(jīng)理，市 場部經(jīng)理助理，研發(fā)部經(jīng)理助理；對方所有來賓。（1

18、4人）座次安排：主陪為總經(jīng)理，副陪為徐副總經(jīng)理。主陪左方為客戶方總 經(jīng)理，右方為客戶方副總經(jīng)理，副陪左方為客戶方市場部 經(jīng)理，右方為客戶方研發(fā)部總經(jīng)理。其余人員按職位依次 安排。（參見圖1）宴席規(guī)格：3000元/桌酒水：洋河藍(lán)色經(jīng)典天之藍(lán) 42度480ml（ 2瓶）92裕解百納干紅葡萄酒（2瓶）注意事項(xiàng)：1. 接待部安排人員提前在西園大酒店大廳等候來賓；2. 王總經(jīng)理不能吃過于甜膩食物，菜肴以清淡為主，輔以幾道特色菜 肴。五、夜游古運(yùn)河時間： 20:00 21:00 地點(diǎn)：便益門廣場南門遺址 陪同人員：總經(jīng)理，徐副總經(jīng)理，秘書 注意事項(xiàng)：1.由西園驅(qū)車至便益門廣場， 客人登船后，司機(jī)驅(qū)車至南門遺址等候。 游覽完送回酒店；2. 在畫舫上準(zhǔn)備果盤及茶水。8月8日一、早餐時間： 7：308：00 地點(diǎn)：京華大酒店餐廳 注意事項(xiàng)： 提前告知對方秘書此次用餐在京華大酒店，需憑房卡用自助早餐。二、暢游瘦西湖時間： 8：10 來賓在酒店大廳集合8:30 11:20 游覽瘦西湖 陪同人員：徐副總經(jīng)理，秘書，攝影師一名。 準(zhǔn)備工作：1. 秘書 8 點(diǎn)到達(dá)京華大酒店大廳等候2. 門票及飲品購買 路線：大虹橋南大門徐園四橋煙雨小金山白塔 五亭橋望春樓熙春臺二十四橋石壁流淙 錦泉花嶼北門，配備導(dǎo)游講解。三、午宴時間： 11：3013：30 地點(diǎn)：趣園陪同人員：總經(jīng)理、徐副總經(jīng)理、辦