公文基本格式要求

1、公文基本格式要求結(jié)合日常公文處理實際，提出一些基本要求，請認真研讀執(zhí)行。一、公文寫作1方向要正確。撰寫公文必須要符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及本企業(yè)的 制度、規(guī)定，并能客觀、完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)本單位、部門所要表達的意圖。2主題要突出。起草公文要開門見山，簡明準(zhǔn)確，要合理安排正文結(jié)構(gòu)，做到層次、條理清 楚，要確保請示件一事一文，不可一文多事。3表達要深入。尤其請示件，一定要內(nèi)容完整、有深度。例，對于涉及到經(jīng)費方面的請示項 目在明確理由的同時，還應(yīng)拿出依據(jù)，測算經(jīng)費，并提出合理方案，或擬定幾種方案，闡 明利弊，供領(lǐng)導(dǎo)決策借鑒，從而增強文件的前瞻性和批辦效果。4文題要對應(yīng)。目前上報的請示

2、中，文不對題的現(xiàn)象依然存在。例，某已開工工程需申請費 用，標(biāo)題卻寫“關(guān)于XXX程的請示”。5用語要得體、規(guī)范。具體應(yīng)注意以下幾點：(1 )文句嚴(yán)謹，周密、準(zhǔn)確，不生歧義，沒有漏洞、失當(dāng)之處。(2) 簡明，精煉，去浮辭，忌冗長空泛。(3 )文理通順，符合語法、邏輯規(guī)律。(4 )格調(diào)鄭重、嚴(yán)肅、客觀，不主觀褒貶、肆意渲染，不矯操造作、虛構(gòu)加工，體現(xiàn)公文 的權(quán)威性。(5 )平實自然，通俗易懂，忌堆砌詞藻，濫用辭格。(6)要使用規(guī)范化公文書面詞語，現(xiàn)重點例舉以下幾種常用詞進行說明。稱謂詞，第一人稱用“我”、“本”，第二人稱用“貴”、“你”，第三人稱用“該”。 領(lǐng)敘詞，一般有根據(jù)、依據(jù)、按照、遵照、接、

3、頃接、近接。作為下文依據(jù)的詞有悉、收悉、 敬悉、欣悉、驚悉、恭悉、獲悉、謹悉等。表示目的的詞有“為”、“為了”。表示理由的 詞有“由于”、“因為”、“茲因”、“鑒于”。承轉(zhuǎn)詞常用的有“據(jù)此”、“為此”、“故此”、“有鑒于此”、“基于上述”、“綜上所 述”、“由此可見”、“總之”、“總而言之”。時態(tài)詞不能用“明年”、“后年”等不準(zhǔn)確的詞，而應(yīng)使用具體化的年、月、日。此外常用 的時態(tài)詞有茲、現(xiàn)、將、值此、時值、按時、準(zhǔn)時、屆時、在即、立即、當(dāng)即、先期、逾期、 片刻、曾經(jīng)、暫、暫行等。結(jié)尾詞，一般有此復(fù)、特此批復(fù)、特此函告、特此報告、為盼、為要。還有致意性結(jié)尾詞，如謝謝合作，謹致謝意，順致誠摯問候等

4、。公文語言要符合發(fā)文機關(guān)職權(quán)、符合文體特點、符合行文關(guān)系，下行文要明確肯定，平行文、上行文要用語謙和，分寸適宜?！罢埵尽币罄碛沙浞郑匾?、可行性闡述清楚，在結(jié)尾處不能含糊， 如“請領(lǐng)導(dǎo)考慮”“上述意見不知妥否，請上級酌定”就含糊其詞，而應(yīng)當(dāng)明確請求批示，例如，“妥否，請批示。”等就比較明確。6字句要正確。避免病句、錯字、標(biāo)點亂用等文字性錯誤，減少語句前后缺乏邏輯性、關(guān)聯(lián) 詞使用不恰當(dāng)、標(biāo)題不準(zhǔn)確、不確切等表達上的錯誤。7引文要準(zhǔn)確。常見的錯誤有：引用某個相關(guān)文件名稱時，公文文號置前，標(biāo)題置后，或者 引文文號中的六角號“”用“ ”代替，正確格式應(yīng)為“標(biāo)題(文號)”；引用 會議紀(jì)要內(nèi)容時，專門

5、強調(diào)某個領(lǐng)導(dǎo)提出某某事項，不符合行文規(guī)定。正確的表達應(yīng)該是會議強調(diào)某某事項，不出現(xiàn)個人姓名；專業(yè)術(shù)語、計量單位和數(shù)字用法不符合相關(guān)規(guī)定等錯誤。二、文種使用公文種類主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等 13種。1不能漏寫文種。例：“關(guān)于xx的方案”、“關(guān)于xx的辦法”，為不完整正式公文，“方案”、“辦法” 不能作為文種，應(yīng)為“關(guān)于印發(fā)XX方案的通知”。2不能自編文種，行文時必須在上述13個文種中選擇適當(dāng)?shù)奈姆N， 避免出現(xiàn)“說明”、“建議”、“要求”等自編文種的現(xiàn)象。3正確選擇文種。要依據(jù)發(fā)文機關(guān)的職權(quán)選擇，上行文多采用“請示”或“報告”，必

6、要時 也可使用“意見”；平行文用“函”，指在同一系統(tǒng)內(nèi)部平級單位之間或不相隸屬的任何級 別的單位之間；下行文使用的文種有“通知”、“通報”和“批復(fù)”等。要注意幾個易出錯文種的正確使用：“請示”和“報告”，“請示”需上級批復(fù)，而“報告”則是向上級匯報，不須批復(fù)?！罢?示”必須是一文一事?！巴ㄖ焙汀巴▓蟆?，“通知”具有執(zhí)行性，主要用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)行文，轉(zhuǎn)發(fā)公文，印發(fā) 本機關(guān)公文；通報具有教育性，如批評、表揚及情況通報等?！皼Q定”和“決議”，這兩個文種都屬于下行文，具有決策性，但決議是黨的機關(guān)文種之一，而且是會議通過的，在題注中要注明是哪次什么會議什么時間通過的。三、公文格式規(guī)范的公文包括眉首，正

7、文和版記三個部分。1眉首。一般包括公文份數(shù)序號、秘密等級與期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、 簽發(fā)人6個部分。上行文必須要注明簽發(fā)人姓名。2正文。一般包括公文標(biāo)題、主送機關(guān)、正文及成文時間，有時還有附件。(1)標(biāo)題。準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，要文字簡明。文種中已表達過的內(nèi)容標(biāo)題不 再重復(fù)，如，不能說“關(guān)于申請xx的請示”，“申請”二字是多余的。標(biāo)題中除必要時使 用書名號外，一般不用標(biāo)點符號。要正確使用介詞，要么用“關(guān)于”，要么用“對”，不能 出現(xiàn)“關(guān)于對”。標(biāo)題的排列要均稱，不能將一個詞拆分成兩行。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，如通知的通 知的通知，可省略中間層次，但在正文中須敘述完整。(2 )主送機

8、關(guān)?！罢埵尽辈荒芏囝^主送。(3 )成文時間。成文時間以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽 發(fā)日期為準(zhǔn)。3版記。版記部分包括主題詞、印發(fā)機關(guān)、印刷份數(shù)和發(fā)文時間。(1) 主題詞：主題詞應(yīng)主要選擇名詞、動名詞和名詞性詞組，有些公文標(biāo)注的主題詞是將 標(biāo)題簡單割裂，有的甚至出現(xiàn)介詞“關(guān)于”、動詞“調(diào)整”等等，對于揭示公文主題內(nèi)容、 便于檢索毫無意義， 選詞數(shù)量應(yīng)不多于 6個，排列順序為類別詞、 類屬詞，最后必須加上文 種。(2) 版記最后要標(biāo)注印發(fā)機關(guān)、成文時間和打印份數(shù)。4其他格式遵循“參照標(biāo)準(zhǔn)，力求美觀”的原則，對常出現(xiàn)的格式及其他細節(jié)方面的問題作如下統(tǒng)一規(guī) 范：(1) 文號、

9、正文(除標(biāo)題外)、版記(除主題詞、詞素外)及上行文中的“簽發(fā)人”3個字都采用仿宋 GB2312三號字，頁碼采用仿體四號阿拉伯?dāng)?shù)字；上行文的簽發(fā)人姓名為楷體三號；標(biāo)題用宋體小二加粗；“主題詞”3個字為黑體三號，主題詞詞素為宋體小三，各詞之間空一全角漢字。(2) 正文統(tǒng)一用1.5倍行距。(3) 一般標(biāo)題上與紅色反線空兩行三號字距離，下與正文空一行。(4) 附件與正文空一行，附件名稱不加標(biāo)點符號，如需回行，則回行后第一字與名稱首字對齊。正確格式為：附件：1.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(5) 有附件的文件，正文中一定要按以上格式標(biāo)明，并

10、與后附標(biāo)題一致。(6) 成文日期中的“O”從特殊符號里引用，并與正文字體相同。(7) 正文層次序號依次為：“一、(一)1. ( 1)”或“一、1. (1)”(8) 單獨發(fā)文落款處只寫日期，不寫發(fā)文單位。(9 )用印要求橫向居成文日期中間，縱向上不壓正文，下壓日期，騎年蓋月。印章所在頁 必須有正文，不能在空白頁上打上“此頁無正文”之后再加蓋印章，必要時可調(diào)整行間距或標(biāo)題與紅色反線距離。(10) 版記應(yīng)置于文件最后一頁，亦即偶數(shù)頁。(11) 要雙面打印紙質(zhì)文件，以備歸檔。在0A系統(tǒng)電子版公文制作時，要按紙質(zhì)文件要求 排版。(12) “妥否，請批示”并不是請示中必用的固定格式，如以“請公司批復(fù)”收尾，再加“妥 否，請批示”，則屬多余。(13 )請示文件應(yīng)在成文日期下隔一行標(biāo)明聯(lián)系人及電話，報告因不必署聯(lián)系