冰凍食品外包運(yùn)行方案知識(shí)講解

1、低溫食品物流外包運(yùn)行業(yè)務(wù)流程為有效控制低溫食品的經(jīng)營成本， 提高財(cái)務(wù)結(jié)算效率， 減少物流 中間環(huán)節(jié)，降低該類商品的缺貨率，簡化門店的操作流程，保證商品 供應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。 在仔細(xì)分析外包商提供的物流服務(wù)條款的基礎(chǔ)上， 根 據(jù)公司同外包商達(dá)成的初步合作意向制定低溫食品物流外包運(yùn)行方 案，具體如下：一、操作單位1、管理部門：物流配送部2、配合部門：采購部 財(cái)務(wù)部 信息工程部 營銷運(yùn)營部3、物流外包商：XX食品貿(mào)易發(fā)展有限公司（以下簡稱XX）二、業(yè)務(wù)范圍的界定1、XX 負(fù)責(zé)門店低溫商品的實(shí)物進(jìn)、出、存管理；2、XX 負(fù)責(zé)商品的配送管理， 負(fù)責(zé)制定配送方案 （按雙方約 定的時(shí)間將商品配送到各門店 ）；3、

2、XX 負(fù)責(zé)商品的換、退貨管理；4、物流配送部負(fù)責(zé)派遣人員負(fù)責(zé)商品訂貨及進(jìn)、 出、存單 據(jù)流的全面管理， 業(yè)務(wù)流程的制定執(zhí)行； 并負(fù)責(zé)門店的 配送編排工作。5、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)商品盤點(diǎn)工作及庫存調(diào)賬，物流配送部配 合。6、信息工程部負(fù)責(zé)在XX為本司單據(jù)員安裝電腦及商友系統(tǒng)，并同 XX 的系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，負(fù)責(zé)每 15 分鐘和總部交 換、處理一次數(shù)據(jù)；在物流配送部安裝電腦及商友系統(tǒng)， 并同總部系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，負(fù)責(zé)部分程序的調(diào)整， 。7、采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商收取配送的談判及合同簽訂工作； 負(fù) 責(zé)供應(yīng)商商品的送貨及缺貨跟進(jìn)、 協(xié)調(diào)工作， 保證商品 及時(shí)到冷庫。8、營銷運(yùn)營部負(fù)責(zé)安排門店按要求發(fā)送配貨， 驗(yàn)貨、收貨， 收貨當(dāng)天

3、審核單據(jù)等。三、具體業(yè)務(wù)流程1、配貨 各分店根據(jù)配送編排表的安排在送貨前一天 9 ：00 點(diǎn)之前 統(tǒng)一向系統(tǒng)一般補(bǔ)貨模塊發(fā)送配貨需求 （分店配送貨必須 即時(shí)發(fā)送數(shù)據(jù)）并同時(shí)將需求制成 EXCEL 文件用內(nèi)部郵 件發(fā)送到單據(jù)員處（兩個(gè)數(shù)據(jù)絕對(duì)要一致） 。 信息工程部負(fù)責(zé)在門店發(fā)送當(dāng)天中午 12 點(diǎn)前完成門店配 送單據(jù)的處理并生成配貨單和缺貨目錄 （在查詢?nèi)必浤K 里增加按“供應(yīng)商”查詢功能并可以單品匯總， 12 月 31 日完成）； 訂貨員根據(jù)配貨需求在當(dāng)天下午 3 點(diǎn)前完成對(duì)供應(yīng)商的缺 貨訂貨工作并將訂單傳真到相關(guān)供應(yīng)商， 下午完成商品常 規(guī)庫存檢查、處理缺貨、出貨后的常規(guī)補(bǔ)貨工作。 我司單據(jù)

4、員在門店配貨第二天上午 10 點(diǎn)前將不按庫存全 額生成該批商品揀貨單交到 XX 物流中心。（信息部在 12 月 31 日前完成無庫存情況下能生成揀貨單的系統(tǒng)改進(jìn)。同時(shí)要使系統(tǒng)增加我司單據(jù)員主動(dòng)分貨的單據(jù)能生成揀 貨單并可審核發(fā)貨的功能） 當(dāng)天商品的購進(jìn)單必須在當(dāng)天分店發(fā)送配貨數(shù)據(jù)產(chǎn)生缺 貨目錄后才能審核。 當(dāng)天揀完貨后單據(jù)員需在下班前審核出貨單并發(fā)貨。 （信 息部保證在下班前總部系統(tǒng)能增加庫存， 發(fā)貨時(shí)系統(tǒng)不能 自動(dòng)生成損溢單， 12月 31日完成）2、供應(yīng)商送貨 供應(yīng)商在收到訂單后當(dāng)天必須將貨源情況反饋到我司訂貨 員處。 供應(yīng)商根據(jù)訂單內(nèi)容保證在第二天中午 10：30 之前將所需 商品送到

5、XX 倉庫，將送貨單和訂單交 XX 收貨員收貨； 供應(yīng)商送貨到場(chǎng)后，我方單據(jù)員即制驗(yàn)收單交 XX收貨員 先進(jìn)驗(yàn)貨。3、XX收貨 XX收貨員仔細(xì)核對(duì)商品后在送貨單和驗(yàn)收單上簽名、蓋 章確認(rèn)。（如出現(xiàn)數(shù)量不夠、 規(guī)格不符的需在驗(yàn)收單上進(jìn)行修 改并簽名確認(rèn)）； XX收貨員將送貨單、驗(yàn)收單交我司單據(jù)員簽名、蓋章， 由單據(jù)員轉(zhuǎn)制購進(jìn)單交供應(yīng)商； 商品如不符收貨標(biāo)準(zhǔn)， 收貨員有權(quán)拒收并通知我司單據(jù)員； 單據(jù)員須在當(dāng)天將到貨實(shí)際情況反饋到訂貨員處。4、儲(chǔ)存XX 負(fù)責(zé)所有商品的實(shí)物管理、保質(zhì)期管理、商品庫存管 理；商品以我司門店收貨時(shí)檢驗(yàn)的質(zhì)量為標(biāo)準(zhǔn)，所有商品出 現(xiàn)質(zhì)量問題、庫存數(shù)量差異問題等均由 XX 負(fù)全

6、責(zé)； 5、 XX 配、送貨 我司單據(jù)員根據(jù)門店的配貨需求轉(zhuǎn)制二聯(lián)揀貨單交 XX 倉 庫管理員配貨。 XX倉庫管理員必須嚴(yán)格按照出貨單揀貨并簽名確認(rèn)，保 證數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、包裝牢固、標(biāo)志清晰。 XX倉庫管理員揀完貨后將揀貨單交我司單據(jù)員復(fù)核并轉(zhuǎn) 制三聯(lián)出貨單，送貨時(shí)需單貨同行。 門店驗(yàn)收收貨后，必須在單上簽名、蓋章確認(rèn)，一聯(lián)單返 回我司單據(jù)員存檔，一聯(lián)XX留底。 所有門店收貨后必須當(dāng)天完成送貨單據(jù)簽收手續(xù)。6、車輛配裝、配送 商品的裝載必須遵循“重下輕上” 、后送先裝原則，對(duì)外觀 相近、容易混淆的商品盡量分開裝載； XX收到出貨單后必須在當(dāng)天門店下班之前將商品完好無 缺地送到門店，簽收出貨單

7、。在同分店進(jìn)行商品交接時(shí)仔細(xì) 檢查貨物有無損壞，如有須隨車?yán)?，在單上注明原因?司機(jī)回場(chǎng)后將門店簽收后的出貨單交單據(jù)員進(jìn)行存檔；7、退、換貨 （附件一：退貨標(biāo)準(zhǔn) ） 我司單據(jù)員根據(jù)同供應(yīng)商簽訂的協(xié)議及要求，定期在公示 板上發(fā)布冷凍食品退貨通知。 門店按照退貨通知打印退倉單連同商品交當(dāng)天送貨司機(jī)帶 回。倉庫管理員按照退倉單名細(xì)將退貨入倉，然后將退單交回單據(jù)員。由單據(jù)員通知供應(yīng)商退貨。供應(yīng)商退貨時(shí)由單據(jù) 員打印退廠單交倉庫管理員退貨，退完貨后管理員將簽收的 退單交回單據(jù)員存檔； 在搬運(yùn)和運(yùn)輸過程中非人為造成的商品損壞，門店須當(dāng)天隨車退回，由 XX 通知供應(yīng)商換貨。 由于配、送貨和單據(jù)處理造成的商

8、品差錯(cuò)，門店須在下次送貨時(shí)將商品退回。8、盤點(diǎn) 由財(cái)務(wù)部派人會(huì)同單據(jù)員、 XX 人員每月兩次（試行）對(duì)庫存商品盤點(diǎn)，對(duì)商品數(shù)量、質(zhì)量、保管條件進(jìn)行檢查； 盤點(diǎn)由財(cái)務(wù)部制定計(jì)劃，物流配送部出庫存表。 盤點(diǎn)以我司帳面庫存數(shù)為依據(jù)進(jìn)行核對(duì)，如有差異由金粵豐人員對(duì)盤點(diǎn)出來的差錯(cuò)進(jìn)行核 查， 給出差 錯(cuò) 原因并承 擔(dān)因此造成的 損失； 財(cái)務(wù)部提交盤點(diǎn)報(bào)告，經(jīng)公司審核后，可采取長短或者盤 點(diǎn)時(shí)出長短的方式調(diào)整帳存。四、人員管理 物流配送部負(fù)責(zé)單據(jù)員、訂貨員的全面管理。單據(jù)員工作地點(diǎn)在 XX ，訂貨員工作地點(diǎn)在配送中心單據(jù)員負(fù)責(zé)出貨單、購進(jìn)單、退廠單、溢單處理，通知供 應(yīng)商退貨，商品盤點(diǎn)工作。 訂貨員負(fù)責(zé)訂

9、貨單的處理，缺貨跟進(jìn)、商品庫存管理。 單據(jù)員的工作時(shí)間與XX上班時(shí)間同步； 單據(jù)工作采取六天制，單據(jù)員每周日固定休息一天；單據(jù)員補(bǔ)休或請(qǐng)假時(shí) 由配送中心單據(jù)組指定人員頂班，頂崗人員采取輪崗制。 XX負(fù)責(zé)收貨、送貨、退貨過程中的所有單據(jù)回收工作，保證單據(jù)及時(shí)到達(dá)我方單據(jù)員手中。物流配送部二 00 八年十月十日附件一：精品文檔冷凍商品退貨標(biāo)準(zhǔn)一、不可退貨情況1、配送的冷凍商品如果是由于配送商儲(chǔ)存不當(dāng)或運(yùn)輸不當(dāng)造成的壞貨不予退貨，損失由配送商承擔(dān)。2、配送的冷凍商品如果是由于門店停電或壞柜造成的壞貨不予退貨，損失由門店承擔(dān)。3、配送的冷凍商品如果是由配送倉或門店管理不善造成的過期商品（總含稅進(jìn)價(jià)額超過 200 元）不予退貨，損失由配送倉或門店承擔(dān)。二、可退貨情況1、配送的冷凍商品如出現(xiàn)非人為的破包、變質(zhì)和