采購部作業(yè)流程及標準(doc16頁)

1、采購部作業(yè)流程及標準（doc 16頁）xxx酒店質(zhì)量管理體系文件TY/ZY-11A-2005采購部作業(yè)文件2006年2月1日發(fā)布2006年3月1日實施xxxx酒店、術(shù)語和定義：最低庫存量一一表示在申購期應儲備的物資數(shù)量、作業(yè)流程：11. 1月、季度計劃采購流程11. 2市場調(diào)查流程11. 3供貨商評選流程11.4零星采購流程11. 5原材料采購流程11. 6物資驗收流程11. 7采購費用申請流程11. 8市場詢價作業(yè)流程11. 9質(zhì)量投訴處流程11. 10物資入庫流程11. 11物資發(fā)放流程11. 12直撥原材料收發(fā)流程11. 13標準化庫存量制定流程11. 14物資存放流程一、術(shù)語和定義：最

2、低庫存量一一表示在申購期應儲備的物資數(shù)量二、卜業(yè)流程：11 . 1計劃采購流程圖流程編號作 業(yè) 流 程 圖作 業(yè) 要 求1 .1提前20天要求部 門提供物資需求計劃；1 . 2采購人員綜合、歸 納，形成的采購計劃；1 . 3采購部把匯總后采 購計劃交財務部審核；1.4財務部審核完成后， 根據(jù)本年營業(yè)實績，消耗 率和損耗率，第二年營業(yè) 指標及預測做采購預算；1 . 5財務部將匯總的計 劃和預算報告送總經(jīng)理 審批；1 . 6經(jīng)批準的計劃由采 購部執(zhí)行、財務部監(jiān)督。711.2 市場調(diào)查流程流商編號I作 業(yè) 流 程 圖作 業(yè) 要 求1、采購員調(diào)查周期和需 求，確定調(diào)查目標；2、收集物資規(guī)格、型號、 質(zhì)

3、量標準、數(shù)量和價格等 信息；3、采購員到市場，對產(chǎn) 品進行調(diào)查了解（包括型 號、規(guī)格、標準、價格） 后，進行整理；4、采購、財務、相關(guān)部 門對市場進行分析；5、由采購同上級部門匯 報調(diào)查情況；6、由上級部門或相關(guān)領(lǐng) 導審批、認可；7、有關(guān)資料記錄存檔；7#11.3 供貨商評選流程流程作業(yè)流程圖作業(yè)要求編號1、為使酒店采購到優(yōu)質(zhì)、 價廉的物品，應由財務負 責人，物品使用部門和分 管采購負責負責人組成 評選小組，在公開透明的 管理下選擇供貨商、物品 選購、供貨商的選擇至少 應有2-3倍的被選對象； 2、在市場調(diào)查報告的基 礎(chǔ)上，由采購擬定供貨商 的指標條件，并請財務、 物品使用部門會審，會審 后的

4、指標條件應送主管采購部的領(lǐng)導批準；3、由采購部向社會公市招標條件；74、根據(jù)供應商的應標情況，由采購按照招標條件確定，供貨商候選人；5、由采購部牽頭，財務、物品使用部門參加對供應方候選人進行評審，并 初步確定，供應商候選人。6、由采購部主管將供應商候選人報主管領(lǐng)導審批，若領(lǐng)導有異議，則按程序重新進行評選；7、采供部主管同已確定的供應商簽訂采供協(xié)議；8、評選資料由采購部存檔，采供協(xié)議送總辦存11.4 零星采購流程流程作業(yè)流程圖作業(yè)要求編號11.5 原材料采購流程流程作業(yè)流程圖作業(yè)要求編號1、庫房根據(jù)庫存量進行 采購；2、采購、電話采購或人 員米購；3、對產(chǎn)品的規(guī)格、型號、 產(chǎn)地、保質(zhì)期、生產(chǎn)日期

5、、 數(shù)量等進行驗收。11.6物資驗收流程11.7采購費用申請流程5作 業(yè) 流 程 圖作 業(yè) 要 求2、各部門要購買的產(chǎn)品申購單;3、由采購部了解價格進行物資金額預算;4、由總經(jīng)理審批;5、采購員到財務領(lǐng)款。11 . 8市場詢價作業(yè)流程流程作 業(yè) 流 程 圖作 業(yè) 要 求1、采購員每周一、三、五到市場對酒店所采購之物品進行 價格調(diào)查，對采購價 格實行監(jiān)督控制；2、采購員每月 27 日前制作下月采購 物品價格清單（執(zhí)行人）；3、采購員每月 27日將下月需采購物 品的價格清單，一式 三份分別報采購，財 務和使用部門負責人；4、詢價員根據(jù)物品價格清單不定期到市場詢價，并作好相應記錄；5、詢價員應將巡價

6、情況以書面或口頭形式向上級報告；6、詢價報告采購部留作一份作為采購 員和供應商核銷費 用時的監(jiān)督憑證；11.9質(zhì)量投訴處理流程作 業(yè) 流 程 圖作 業(yè) 要 求1、部門對物資物品質(zhì)量投訴；2、核對是人為造成還是產(chǎn)品質(zhì)量自身質(zhì)量問題；3、是產(chǎn)品質(zhì)量問題退還廠家或商家，要求賠 償一定數(shù)量金額，如是 部門人為造成則追究責任；511 . 10物資入庫流程4、結(jié)果向上級部門或領(lǐng)導匯報。4、驗收后立刻填寫 入庫單；6、每日收入庫數(shù)， 金額核算交財務；7、收相關(guān)單據(jù)交財 務審核存檔。修訂狀態(tài)：A/O 頁碼：3/5實施日期：2006年3月1日 TY/ZY-11A-200511.11物資發(fā)放流程流程作 業(yè) 流 程

7、 圖作 業(yè) 要 求編號簽名確定；5、發(fā)放物資后的 時下賬，確保賬物 相符；6、將每天發(fā)放的 物資數(shù)量、金額、 分部門、分類、核算、報財務；7、將相關(guān)單據(jù)聯(lián) 交財務審核存檔。11 . 12直撥原材料收發(fā)流程11 . 13標準庫存量制定流程量的同時應做好相應 的記錄，認真準確地 填寫直撥單。流程作 業(yè) 流 程 圖作 業(yè) 要 求編號1、為了防止庫存量太多造成積壓，同時又要滿足酒店正常經(jīng)營，制定庫存標準量;2、對各種產(chǎn)品的供貨時間進行收集;3、庫房管理員、收集各部門每天物資 的領(lǐng)取量;4、庫房人員根據(jù)供 貨期和部門領(lǐng)取 量，計算最低庫存 量;6、報財務部，及上11 . 14物資存放流程級主管領(lǐng)導審批121、物資存放時應分類，分庫存放；2、保持庫房的清潔衛(wèi)生，干燥通風、注意防火防盜；3.1 庫房保管員每半月查一次庫存物資的完好性的保質(zhì)期限；