金蝶總賬管理操作規(guī)程

1、總賬操作規(guī)程金蝶軟件（中國）有限公司2020年2月20日密級：高版本：1.0文檔控制1總賬管理1.1業(yè)務規(guī)程圖1.2操作規(guī)程1.2.1系統(tǒng)維護1.2.2公共資料設置1.0,1.2.3初始化15,1.2.4傳證處理18,1.2.5常用賬簿28.1.2.6期末處理30,1總賬管理1.1 業(yè)務規(guī)程圖1.2 操作規(guī)程1.2.1 系統(tǒng)維護在總賬日常憑證數(shù)據錄入前，需要用戶對憑證錄入過程中一些功能進行設置，完成這一操 作后，才能更方便、更快捷實現(xiàn)您的日常工作效率。在K/3主界面，選擇【系統(tǒng)設置】一【系統(tǒng)設置】一【總賬】一【系統(tǒng)參數(shù)】 ，打開系統(tǒng)參 數(shù)窗口，左上方有“系統(tǒng)”、“總賬”和“會計期間”三個頁簽，

2、如下圖所示：圖1-1總賬參數(shù)在總賬的標簽的窗口中，您可設置“本年利潤”的會計科目，該科目將用于“結轉損益”：按圖中字典的按鈕，系統(tǒng)將為您列示出所有的會計科目，您可以根據自己的需要進行選擇。同時提供了一些總憑證管理功能選項，請根據實際管理需要進行設置，功能釋譯如下：基礎信息頁簽如下表所示：表1-1參數(shù)說明記賬本位幣此處僅列示記賬本位幣的代碼和名稱，記賬本位幣信息是在設置賬套時確 定的，賬套一旦啟用便/、可以再修改。本年利潤科目在此處可選擇設置本年利7閏的會計科目。單擊本年利潤科目 后面的【回】，系統(tǒng)將為您列示出所有的會計科目，選擇一個具體的科目做為本年利潤科目。利潤分配科目在此處可選擇指定利潤分

3、配的會計科目。單擊利潤分配科目 右面面的【回】，系統(tǒng)將為您列示出所有的會計科目，選擇一個具體的科目做為利潤分配科目?！耙郧澳甓葥p益調整”的結轉到該科目。數(shù)量單價位數(shù)此處對數(shù)量單價設置了具體的小數(shù)位數(shù)后，在“憑證錄入”時，數(shù)量和單 價在自動計算后將按照所設置的小數(shù)位數(shù)四舍五入后進行保存。啟用多調整期如果選擇這一個選項， 則啟用多調整期，否則調整期業(yè)務處理將不能使用。選擇這一個選項后顯示“調整期間”的頁簽，在調整期間全部為關閉狀態(tài)且沒有使用的情況下，此勾選可以取消，一旦存在狀態(tài)為已打開的調整期間或者存在已有調整期間錄入憑證的情況卜不可再取消此勾選（即變成不參數(shù)說明可編輯狀態(tài)）。注：在集團管理賬套應

4、用場景下此選項受集團賬套的控制。啟用往來業(yè)務 核銷如果選擇這一個選項，則啟用往來業(yè)務核銷，否則核銷管理將不能使用。不使用金蝶K/3系統(tǒng)應收、應付管理系統(tǒng)的用戶最好選擇此參數(shù)，可以進行應收應付業(yè)務的賬務核銷，對于已使用K/3系統(tǒng)應收、應付管理系統(tǒng)的用戶可以按業(yè)務需要對除應收、應付以外的會計科目進行設定。往來業(yè)務必須錄入業(yè)務編號選中這個選項，則憑證錄入時對設置了往來業(yè)務核算的科目必須錄入往來 業(yè)務編號。賬簿核算項目 名稱顯示相應 代碼選中該選項，賬簿在顯示核算項目時會顯示相應的核算項目代碼。賬簿余額方向 與科目設置的 余額方向相同用于賬簿格式的顯示，如選中這一個選項，則在顯示賬簿時，賬簿的余額 方

5、向始終是向科目的方向T,如果不舊，則是以負數(shù)來進行顯示，如應 收賬款的科目余額方向為借方，當科目余額為借方余額時，則直接顯示為，借100;如果科目余額為貸方余額時，以負數(shù)來顯示，如借-100。如果不選擇這一個選項時，當余額方向同科目本身的方向相反時，則是顯示科目余額的方向，金額始終為正數(shù)，如上例，余額是貸方余額時，顯示為貸100。憑證/明細賬 分級顯示核算 項目名稱核算項目可以分級設置，選擇該選項，則在憑證錄入時和明細賬查詢時（顯示核算項目信息時），會顯示核算項目所有級次的項目名稱；如果不選擇 這個選項，則只顯示最明細級次的核算項目的名稱。如核算項目客戶分兩級設置，一級為地區(qū)，二級為具體核算項

6、目，一核算項目代碼為001.001 ,為華東區(qū)-上海公司，如果選中了這個選項，則核算項目顯示為001.001-華東區(qū)-上海公司；如果不選中這個選項，則顯示為001.001-上海公司，只顯示最明細級次的核算項目名稱。這個選項對憑證錄入和明細分類賬查 詢都功效。明細賬科目顯 示所有科目名 稱選擇此項，在預覽、打印明細賬的時候，顯示該明細科目的全部內容，如上一級科目；否則，只顯示最明細科目。明細賬（表） 摘要自動繼承 上條分錄摘要選擇了該選項，系統(tǒng)在生成明細分類賬、數(shù)量金額明細賬、核算項目明細 賬時，如果憑證中該條分錄沒有摘要，則明細賬摘要自動繼承上條有摘要 分錄的摘要。如果小選擇該選項，則自動繼承

7、憑證中A條分錄的摘要， 而不是上條有分錄的摘要。核算項目明細表在不選擇該選項的情況下，如 果第一條分錄科目下掛核算項目且有摘要，則自動繼承A條分錄的摘要，如第一條分錄科目卜/、掛核算項目，則不繼承摘要，核算項目明細表的摘 要欄為空。參數(shù)說明結賬時要求損 益類科目余額 為零損益結轉米用賬結法的企業(yè)，必須選中此項，則在結賬時如果損益類科目 的余額尚未結為0,將無法進行期末結賬；損益結轉采用表結法的企業(yè)， 則不需要此項選擇。多欄賬損益類 科目期初余額 從余額表取數(shù)對于采用表結法的用戶來說，不是每一期都會結轉損益，該選項使多欄賬 損益類科目期初余額從余額表取數(shù)，從而使多欄賬損益類科目期初余額在 表結法

8、下能夠對應正確取數(shù)。多欄賬成本類 科目期初余額 從余額表取數(shù)成本類科目處于未結平的狀態(tài)（余額不為零），系統(tǒng)參數(shù)選擇該參數(shù)。多 欄賬取數(shù)時，左邊多欄式與具體明細欄目的期初余額取自初始余額錄入的 期初余額。成本類科目已結平（余額為零）時，不選擇該參數(shù)，左邊多欄 式余額為零，但具體明細欄目的期初余額取自初始余額錄入的實際損益發(fā) 生額。數(shù)量金額明細 賬商品核算項 目顯示規(guī)格型 號科目帶商品數(shù)量金額核算時，選擇該選項則在數(shù)量金額明細賬商品核算項 目顯示規(guī)格型號。不允許跨財務 年度的反結賬選擇該參數(shù)，不能進行跨年度的反結賬。核算項目余額 表非明細級核 算項目的余額 合并在一個方 向選擇該參數(shù)，核算項目余額

9、表按照其明細級核算項目的余額匯總后，如果 即有借方余額又有貸方余額，需要以借貸方的差額填列，填列方向選取差 額的正數(shù)方向。如果選擇了系統(tǒng)選項“賬簿余額方向與科目設置的余額方向相同”，則此 選項的作用就會失效。憑證頁簽如下表所小:表1-2參數(shù)說明*憑證分賬制外幣的處理有統(tǒng)賬制和分賬制兩種，統(tǒng)賬制下，每筆外幣業(yè)務都必須折合為本位幣進行記錄； 如果是分賬制，則錄入外幣業(yè)務時， 則不需要進行外 幣的折算，直接記錄外幣的原幣金額。 分賬制一般是應用于外幣業(yè)務量較 大的企業(yè)，對于外幣業(yè)務量較少的單位，一般采用統(tǒng)賬制進行外幣業(yè)務的 處理。在憑證錄入中，如果是統(tǒng)賬制，一個憑證中允許不同的分錄是不同 的幣別；分

10、賬制中，/、同的分錄必須是相同的幣別。憑證過賬前必須審核對憑證過賬作出限制， 如果不選擇此選項， 憑證不審核也可以過賬； 如果 選擇了這個選項，則憑證必須審核后才可以進行過賬處理。一般情況下都應選擇這個選項，使業(yè)務的處理流程更加嚴謹。參數(shù)說明憑證過賬前必須出納復核該參數(shù)控制在憑證過賬前需檢查憑證是否經過出納復核。選擇該選項，憑證必須經出納復核后才能過賬。 該選項只對有現(xiàn)金科目或銀行存款科目的 憑證有效，即只對這類憑證在過賬前進行檢查是否出納復核，對其他不涉及到現(xiàn)金科目和銀行存款的科目不用進行檢查。憑證過賬前必需核準對憑證過賬作出限制， 如果不選擇此選項， 憑證不核準也可以過賬；如果選擇了這個選

11、項，則憑證必須核準后才可以進行過賬處理。企業(yè)應視具體情況下選擇這個選項，使業(yè)務的處理流程更加嚴謹。每條憑證分錄 必須有摘要選中此項，憑證錄入時，系統(tǒng)會自動檢測，否則不予保存，如果有機制憑 證，系統(tǒng)會自動在每條分錄上添上摘要。憑證查詢分錄 科目顯示核算 項目如果選擇了此參數(shù)，則在憑證分錄序時簿的科目名稱 一列中同時顯示科 目卜掛的核算項目； 反之，憑證分錄序時簿中， 在科目名稱一列顯示的 只是憑證分錄的科目名稱，不會顯示該科目相應卜掛的核算項目?，F(xiàn)金流量科目 必須輸入現(xiàn)金 流量項目在總賬中，可以通過在憑證中對現(xiàn)金流量科目指定現(xiàn)金流量項目的方法編 制現(xiàn)金流量表（具體對現(xiàn)金流量表的操作中有參加“現(xiàn)金

12、流量表”部分）。如果在憑證中必須對現(xiàn)金流量科目輸入現(xiàn)金流量項目，則需要選擇這個選項；否則，現(xiàn)金流量項目為非必錄項，憑證保存時不做檢查。錄入憑證時指 定現(xiàn)金流量表 附表項目如果用戶選擇該選項， 則在憑證錄入時對于附表相關科目，必須輸入現(xiàn)金流量附表項目，憑證保存時檢查該作證是否合法，如未輸入附表項目， 則視同作證不合法，不予保存。如果用戶取消該選項，則在憑證錄入時，不 對附表相關科目是否錄入現(xiàn)金流量附表項目做檢查。不允許修改/ 刪除業(yè)務系統(tǒng) 憑證對非總賬系統(tǒng)生成的憑證，如果選擇這一個選項， 則憑證在總賬中只能查看，不能進行修改或是刪除?，F(xiàn)金銀行存款赤字報警當現(xiàn)金和銀行存款余額小于 0時，在憑證錄入

13、時會出現(xiàn)相應的提示。往來科目赤字 報警“往來科目赤字報警”的控制與“現(xiàn)金銀行存款赤字報警”類似。該選項控制的科目范圍是在科目設置中設置了“往來業(yè)務核算”的科目。赤字報警根據科目的余額方向來判斷，如：在科目設置中設置的科目余額方向為借方，則當余額方向為貸方時， 給出預警提示；在科目設置中設置的科目 余額方向為貸方，則當余額方向為借方時， 給出預警提示。如某往來核算 科目出現(xiàn)赤字，系統(tǒng)給出提示：“往來科目赤字，是否繼續(xù)？"，選擇【是】 則繼續(xù)，選擇【否】則重新輸入數(shù)據。銀行存款科目 必須輸入結算 方式和結算號選擇此項， 在憑證錄入及保存的時候，對于銀行科目（在科目屬性設置中選中了銀行科目

14、 這一選項的會計科目） 系統(tǒng)會作強制性檢查， 如不通 過，憑證無法保存。憑證套打小顯選擇了該選項，憑證套打打印時不打印核算項目類別名稱或代碼，只用打參數(shù)說明示核算項目類別名稱印出具體的明細核算項目的名稱或代碼?？颇棵Q顯示 在科目代碼前選擇了該選項，憑證中科目名稱顯示在科目代碼前面不允許手工修 改憑證號選擇了此參數(shù)，新增憑證時，由系統(tǒng)根據用戶選擇的憑證號規(guī)則， 如選擇 了新增憑證自動填補斷號 、憑證號按期間統(tǒng)一排序 、憑證按年度排 列，給出一個憑證號，在憑證中該憑證號顯示為灰，不允許用戶修改。修改憑證時也不允許修改憑證號。 如果不選擇此參數(shù)，則憑證號可由用戶 自行修改并保存。新增憑證檢查憑證號

15、在網絡應用的時候，如果不需要系統(tǒng)分配的憑證號，自己錄入，可選此項；否則，系統(tǒng)自動給新增的憑證增加憑證號。新增憑證自動填補斷號新增的憑證自動獲取斷號，如憑證號最大號已是15號，但是中間的2號和9號憑證因為種種原因被刪除了， 如果選中了這個選項，在新增憑證時， 憑證號將選上沒有憑證的憑證號，如前面的2和8,這兩個號都已補上之后，增加憑證時，才會是在最大號之后 +1;如果不選中這個選項，則系統(tǒng) 將對斷號不做檢查而直接在最大號后面進行追加。一般情況下，應選擇這個選項，否則憑證號將可能不連續(xù)，無法判斷是沒有憑證的憑證號本身就 是沒有業(yè)務記錄，還是由于人為的原因將該憑證丟失或是做了其他的處 理，不利于財務

16、管理。憑證號按年度排列有此選項，憑證號按年度排列。如第1期的最大憑證號為125,在結賬到第2期后，新增憑證時，憑證號從126開始；如果不選擇該選項，憑證號按期間排列時，第2期新增憑證，憑證號從 1開始。憑證號按期間統(tǒng)一排序有此選項，憑證號按期間排列。如第 1期的最大憑證號為125,在結賬到第2期后，新增憑證時，憑證號從 1開始；如果不選擇該選項，憑證號按年度排列時，第2期新增憑證，憑證號從 126開始。憑證審核此參數(shù)提供兩種選項：禁止成批審核 ,即如果選中這一個選項， 則必須 一張張憑證的單獨審核，不能進行多張憑證的批量審核。必須雙敲審核, 即如果選中這一個選項，必須對憑證執(zhí)行雙敲審核這一步驟

17、。 該選項主要 是滿足金融、證券等特殊行業(yè)的需要。憑證日期處理在“憑證日期處理”中，增加選項憑證錄入截止日期 和月份調整系數(shù)， 供月份和截止日期的選擇。如賬套期間為8月份，8月份的結賬日是9月6日，則在9月6日前仍然可以增加、修改憑證，在 9月6日后便/、再允 許對8月份的憑證進行新增、 修改和刪除?？商幚頌椋涸趹{證錄入截止日 期的選框中輸入數(shù)字 6,在月份調整系數(shù)中輸入數(shù)字 1即可。月份調整系 數(shù)可輸入正自然數(shù)和負自然數(shù)，實際的控制月是“當前賬套期間加月份調整系數(shù)”，當月份為0,只選擇結賬日，則默認該結賬日為所有月份的結參數(shù)說明賬日。當結賬日為 0時，則月份可以隨便輸入，不做控制。當結賬月和

18、吉賬日 都為0時，則不控制結賬月和結賬日。默認匯率類型來源為公共資料中匯率體系設定的【匯率類型】，默認值為【公司匯率】?？蓡螕粲覀鹊摹緡窟x擇，支持F7選擇，不可手工錄入，此參數(shù)可以隨 時修改。憑證中的匯率勾選此選項，憑證中的匯率不受匯率表限制，可以手工修改；不勾選此選允許手工修改項，憑證中的匯率取對應匯率表的匯率。分賬制下憑證錄入界面:圖1-2分賬制下憑證錄入界面統(tǒng)賬制下憑證錄入界面：圖1-3統(tǒng)賬制下憑證錄入界面預算頁簽如下表所示：表1-3參數(shù)說明顯示科目最新余額、預算額選中此項，即在憑證錄入的時候可即時顯示該科目的最新余額，包括未過賬憑證；預算額是在科目屬性中所設置的預算數(shù)據的范圍。余額和

19、預算額在“記賬憑證新增”界面中的參考消息上面的位置顯示，只有當光標指向金額處時才會顯示余額和預算額的數(shù)據。在顯示余額時包 括未過賬憑證，如果需要顯示錄入了當前分錄后的科目余額，應在錄入完 金額后將光標移開后，再指向金額處才會顯示包括當前錄入分錄的金額后 科目余額。錄入以后期間的憑證，顯示科目的最新余額時，將該憑證期間 已錄入的憑證包括在內計算余額。預算控制系統(tǒng)對科目余額預算、科目發(fā)生額預算、科目單筆分錄發(fā)生額預算不符合 預算（大于最高預算或小于最低預算）的科目錄入提供三種選擇：不檢查、 警告（可繼續(xù)錄入）、禁止使用（/、可繼續(xù)錄入）。往來傳遞頁簽如下表所示:表1-4系統(tǒng)參數(shù)說？明啟用內部往 來

20、憑證協(xié)同 處理選中時，主控臺的R內部往來協(xié)同處理R對方內部往來1才可以使用。只有選中“啟用內部往來協(xié)同處理”時，參 不允許結賬”與“內部往來信息發(fā)送方式”及相應的子功能R我方內部往來1 、之數(shù)“內部往來信息未完成確認，才可以選擇；內部往來信 息未完成確 認，不允許結 賬本期有內陪B往來信息未完成確認不允許結賬，即本期還有我方或對方的內 部往來信息處于“未確認”、“未完全確認”狀態(tài)時，期末不允許結賬。 默認不選中。內部往來信息發(fā)送方式提供三種選擇，三：1、？限借方發(fā)送（默認選中）2、?限貸方發(fā)送3、?借貸雙方均可發(fā)送該參數(shù)在子公司賬套中不能選擇，由集團賬套統(tǒng)一控制1.2.2公共資料設置【系統(tǒng)設置

21、】一【基礎資料】中的【公共資料】不僅是總賬系統(tǒng)的基礎數(shù)據，也為其他財務會計子系統(tǒng)乃至整個K/3系統(tǒng)所共用，是整個系統(tǒng)運轉不可缺少的部分。1 .幣別設置幣別是企業(yè)經營活動的交易媒介和度量單位，特別是在涉外業(yè)務中，為了方便用戶對不同 幣種的業(yè)務數(shù)據進行記錄和度量，系統(tǒng)提供了 “幣別”基礎資料。在幣別設置窗口中可以對幣 別進行新增、修改、匯率設置等操作。在K/3主控臺，選擇【系統(tǒng)設置】一【基礎資料】一【公共資料】一【幣別】，進入幣別維護界面。單擊【新增】，輸入幣別信息，點擊【確定】保存即可，如下圖所示：圖1-4幣別錄入界面2 .計量單位設置物料的設置必定涉及計量單位。在 K/3系統(tǒng)中，維護計量單位信

22、息要先設置計量單位組， 再在組中設置計量單位。在K/3主界面，選擇【系統(tǒng)設置】一【基礎資料】一【公共資料】一【計量單位】 ，進入計 量單位維護界面，先點擊左邊的窗口，再點擊工具欄上的【新增】按鈕，輸入計量單位組，如 下圖所示。圖1-5計量單位組錄入界面增加好計量單位組后，在左邊窗口選擇新增的計量組，再在右邊空白區(qū)域點擊一下，再點 擊【新增】按鈕，輸入該組的計量單位，即在新增計量單位時要選擇一個組別，如下圖所示：圖1-6計量單位錄入界面選擇單位組中系數(shù)為1的計量單位，點擊菜單欄的【編輯】一【設為默認值】可將該計量單位設為默認計量單位，如下圖所示：圖1-7默認計量單位的設置3 .核算項目設置在K/

23、3系統(tǒng)中，核算項目是一些操作類似、作用相類似的基礎數(shù)據的統(tǒng)稱，在系統(tǒng)中可以 將這類數(shù)據統(tǒng)一歸到核算項目中進行管理，以方便應用、簡化操作。在系統(tǒng)中已經預設了多種 核算項目類別，如客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應商、成本對象、勞務、成本項目、要 素費用、分支機構、工作中心、現(xiàn)金流量項目等。用戶也可以根據實際需要，自己定義所需要 的核算項目類別。案例：某公司業(yè)務面廣，以工程項目進行項目管理，在核算項目類別中增加“工程項目”，包括 的屬性有代碼、名稱、區(qū)域、負責人、備注，其中“區(qū)域”屬性為系統(tǒng)中已經存在的輔助資料，“負責人”屬性為系統(tǒng)中核算項目類別職員中的信息，“備注”屬性為文本類型，長度為100,

24、工程項目的自定義屬性如下表所示。表1-4 核算項目案例自定義屬性名稱相關屬性省缺值屬性頁區(qū)域輔助資料一區(qū) 域整數(shù)基本資料負責人核算項目類別 一職員整數(shù)基本資料備注無文本自定義步驟:第一步：新增核算項目類別。在 K/3主界面，選擇【系統(tǒng)設置】一【基礎資料】一【公共 資料】一【核算項目管理】，進入核算項目維護界面，先點擊左邊窗口的空白區(qū)域，再點擊工具 欄上的【新增】按鈕，輸入核算項目類別，如下圖所示。圖1-8核算項目類型新增第二步：在“核算項目類別-新增”界面，點擊【新增】，打開“自定義屬性-新增”界面, 增加核算項目自定義屬性。結合案例為核算項目類別“工程項目”增加自定義屬性“區(qū)域”、“負責人”

25、和“備注”，如下圖所示。圖1-9自定義屬性的設置第三步：保存自定義屬性資料后，返回到“核算項目類別-新增”界面，此時“核算項目 類別-新增”界面自定義屬性處多了三條記錄，在該界面可以對各個屬性設置其是否必錄、是 否顯示，如下圖所示。圖1-10核算項目類別屬性修改第四步：設置好自定義核算項目“工程項目”的字段屬性后，就可以增加具體的核算項目 了。首先，選中左邊窗口中的“工程項目”，然后點擊右邊窗口的空白處，再點擊工具欄上的【新增】，彈出“工程項目-新增”界面，如下圖所示。圖1-11核算項目的新增4 .科目設置系統(tǒng)中的會計科目可以引入，但引入的只是一級科目和少數(shù)會計科目體系有規(guī)定的二級科 目，用戶

26、可以根據自身需求新增二級科目或其他明細科目，并對所有科目的屬性進行維護。會計科目的設置涉及物流核算以及財務人員的賬務核算等關鍵操作，用戶需慎重設置。在科目設 置窗口，用戶可以對會計科目進行瀏覽、新增、修改、禁用、預算數(shù)據錄入、科目計息定義， 還可以預覽、打印全部科目的屬性。第一步：從模板引入科目。選擇【系統(tǒng)設置】一【基礎資料】一【公共資料】一【科目】 ， 進入“科目”界面后，點擊菜單【文件】一【從模板中引入科目】，在科目模板中選擇“新會計 準則科目”，點擊【引入】，在科目列表中選擇需要引入的科目，點擊【確定】進行引入，如下 圖：圖1-12科目的引入第二步：增加明細科目。點擊【新增】，可以增加明

27、細科目，明細科目與上級科目用” 號分級，如下圖：圖1-13明細科目的新增第三步：科目屬性設置。雙擊某會計科目，可以打開并修改該科目的屬性?，F(xiàn)金類科目的設置。在科目屬性中勾選 飄金科目 或銀行科目 則為現(xiàn)金類科目，出現(xiàn)金 日記賬、銀行存款日記賬及現(xiàn)金流量表時會涉及到此類科目，如下圖所示勾選硼金科目 或銀行科目后，系統(tǒng)自動勾上 出日記賬的選項。圖1-14科目屬性設置第四步：往來核算科目的設置。應收應付等往來科目選擇了近來業(yè)務核算 ,可以在總賬中進行詳細的往來業(yè)務核算，勾選近來業(yè)務核算 的科目必須設置核算項目，如下圖所示。圖1-15往來核算科目的設置圖1-16往來核算科目的設置第五步：數(shù)量金額核算科

28、目的設置。進行數(shù)量金額核算的科目在憑證錄入時不僅要錄入 金額還要錄入數(shù)量，實現(xiàn)總賬系統(tǒng)金額、數(shù)量的雙重核算，設置時首先選擇數(shù)量金額輔助核算,，然后選擇計量單位組 和缺省單位,，如下圖所示。圖1-17數(shù)量金額核算科目的設置第六步：計息科目的設置。為計算企業(yè)資金的時間成本，科目中選擇 科目計息,并設 置 日利率，可以在科目利息計算表中計算出該科目的利息，如下圖所示。圖1-18計息科目的設置第七步：預算科目的設置。在科目設置中可以錄入科目的預算數(shù)據，再結合總賬系統(tǒng)參 數(shù)實現(xiàn)對該科目預算的控制。A、無核算項目的科目的預算數(shù)據錄入。雙擊“管理費用”科目，點擊【科目預算】即可 對科目進行預算金額的設置。在

29、預算數(shù)據的錄入界面，顯示為白色的部分是本年數(shù)據，為“可 錄項”，顯示為黃色的部分是上年數(shù)據，為“非可錄項”。若賬套連續(xù)使用，系統(tǒng)可以自動 取標示為“非可錄項”的上年數(shù)據。結合案例，錄入“管理費用”科目 9月份“本期單筆最 高預算借方發(fā)生額” 100000,如下圖所示。圖1-19科目預算的設置B、有核算項目的科目的預算數(shù)據錄入。結合案例，“財務費用”科目下設“部門”核算 項目，其預算數(shù)據錄入過程如下：第一，雙擊“財務費用”科目，點擊【科目預算】；第二，勾選 核算項目 ?？颇繏炝撕怂沩椖亢?，“核算項目”這個選項為可選（如科目 未帶核算項目，這個復選項為灰色不可選的狀態(tài)），只有選中了這個選項，本期預

30、算數(shù)據才會 變?yōu)榘咨目射浫霠顟B(tài)，否則為黃色的不可修改狀態(tài)；第三，單擊【新增項目】，在右邊的核算項目列表框中將會增加一條空白記錄，列頭上會 顯示核算項目類別信息，科目下設置幾個核算項目就顯示幾列，每一列的列頭上是核算項目 類別名稱，如下圖所示；圖1-20計息科目的設置第四，雙擊核算項目類別下的黑色條目，出現(xiàn)錄入具體核算項目信息的窗口;第五，在部門代碼處通過手工錄入或按【F7】選擇的方式填入核算項目代碼，點擊【保 存】回到預算數(shù)據錄入界面；第六，依例部門核算項目選擇“辦公室”，“財務費用” 9月份的“本期最高預算借方發(fā) 生額”為1,000,000元，如下圖所示。圖1-21計息科目的設置Q 注意：

31、1、打開新增界面后，【科目預算】按鈕顯示為灰色，只有已保存的科目才能使用此功 能。2、如果希望對科目設置核算項目，則此操作一定要在科目使用前進行。如果科目沒 有設置核算項目，而該科目又已經使用，則不能再為其設置核算項目。3、新增明細科目，明細科目與上級科目用”號分級。在已發(fā)生業(yè)務的一級科目下增加子科目，系統(tǒng)會自動將父級科目的全部業(yè)務轉移到新增的子科目上，該操作不可逆。5 .憑證字設置憑證字是在錄入憑證時使用的用于標記憑證類別的符號。常用的設置方案包括：多憑證字,如憑證字分“收”、“付”、“轉”；單憑證字，如憑證字統(tǒng)一用“記”字。案例：某公司憑證字如下表所示：表1-5名稱借方 必有貸方必有借或

32、貸必有必無貸方 必無借和 貸必 無是否 默認收付1001,1002.01-1002.03轉步驟：在K/3主界面，選擇【系統(tǒng)設置】一【基礎資料】一【公共資料】一【憑證字】，進入憑證字維護界面，點擊【新增】，輸入憑證字，如下圖所示。圖1-22憑證字的設置注意:1、使用多個憑證字，并且設置科目范圍，可以保證將來在憑證上正確的使用憑證字。結合案例憑證字“付”字，設置為貸方必有1001,1002.01-1002.03，借方必無1001, 1002.01-1002.03 ,后期憑證錄入時，若使用憑證字“付”字，而貸方科目沒有1001 庫存現(xiàn)金科目或1002.01-1002.03銀行存款科目，該憑證不能保存

33、，這樣可以協(xié)助 用戶檢查憑證錄入的內容，提高憑證字使用的準確性。2、<限制多借多貸憑證 >:憑證字屬性勾選該選項，且憑證錄入時選擇了該憑證字， 當對應憑證為多借多貸時，系統(tǒng)不允許保存。注意：一借一貸、一借多貸、多借一貸 的憑證系統(tǒng)不做上述控制。3、設置默認憑證字。選中一個憑證字，在菜單欄選擇【編輯】一【設為默認值】（或右擊選擇【設為默認值】），則可將指定的憑證字設為默認憑證字。新增憑證時，默認 憑證字將自動帶入到憑證中。用戶也可以不設置默認憑證字， 在這種情況下，系統(tǒng)將 根據拼音排序將排在首位的憑證字帶到新增憑證中。1.2.3初始化科目初始余額的錄入分兩種情況：一種是賬套的啟用期間

34、是會計年度的第一期，此時只需 錄入各個會計科目的期初余額；另一種是賬套的啟用期間非會計年度的第一期，此時需錄入截 止到賬套啟用期間的各個會計科目的本年累計借、貸方發(fā)生額、期初余額，損益類科目還要錄 入“實際損益發(fā)生額”。案例：某公司2009年9月各個會計科目初始數(shù)據，如下表所示。表1-6科目代 碼科目名 稱本年累 計借方本年累 計貸方方 向期初余 額實際損 益發(fā)生 額1001庫存現(xiàn)金300000200000借85000001002銀行存款1037500862500借36000001002.01，商銀行1037500862500借3600000-人民幣1121應收票據050000借5000001

35、122應收賬款80000040000借80000001123預付賬款2300000借23000001221其他應收款1450600借1364400 ,1403原材料400000400000借50000001403.01重量組300000200000借2000000 ,1403.02數(shù)量組100000200000借30000001601固定資產60000000借600000001602累計折舊7600000貸76000002202應付賬款60000160000貸3800000 ,2203預收賬款565000555000貸36500002241其他應付款00貸28500004001實收資本00貸1

36、000000004104利潤分配0268000貸39590005001生產成本56000320000借320002400005001.01直接材料56000320000借32000240000 ,6001主營業(yè)務 收入5000001000000貸095000006301營業(yè)外收入2500050000貸020000 16401主營業(yè)務 成本4000008000000借07600006405營業(yè)稅金 及附加130000130000借01300006601銷售費用305000305000借03560006601.01宣傳費用205000205000借02560006601.02運雜費用1000001

37、00000借01000006602管理費用120000120000借01580006603財務費用130000120000借0130000步驟：在K/3主界面，選擇【系統(tǒng)設置】一【初始化】一【總賬】一【科目初始數(shù)據錄入】，進入”初始余額錄入”界面，在科目初始數(shù)據錄入時，科目設置不同，錄入方式也不同，下面區(qū) 分不同類型的科目做以講解。第一步：普通科目初始數(shù)據錄入。直接錄入會計科目的本年累計借、貸方發(fā)生額、期初余 額。期初余額的方向是基礎資料科目中設置的方向，在此不能修改，如下圖所示。圖1-23科目初始余額錄入第二步：外幣科目初始數(shù)據錄入。初始數(shù)據是區(qū)分不同幣別錄入的，首先在幣別下拉框中選擇需要錄

38、入的幣別，輸入原幣金額后，系統(tǒng)會根據基礎資料【幣別】中設置的匯率自動將 原幣折算為本位幣，如下圖所示。圖1-24外幣科目初始余額錄入第三步：數(shù)量金額科目初始數(shù)據錄入。當科目啟用了數(shù)量金額輔助核算，選中該科目時， 系統(tǒng)自動彈出“數(shù)量”欄供用戶錄入。錄入界面無法選擇計量單位，系統(tǒng)默認選用科目設置的 計量單位，下面分情況說明。A、科目下設明細科目的錄入方法?？颇吭O置中一個科目只能使用一個計量單位組中的單位，而不同的物料卻有可能用到不同 計量單位組的單位，所以有幾個計量單位組，一般需要建立幾個明細科目與之對應。初始數(shù)據 錄入時，數(shù)量是以科目屬性設置的計量單位組中的默認計量單位為標準。結合案例：科目初始

39、 數(shù)據錄入時，直接錄入各科目的本年累計借、貸方發(fā)生額、期初余額，其中科目1403.01重量組的數(shù)量單位為千克；科目 1403.02數(shù)量組的數(shù)量單位為個，如下圖所示。圖1-25數(shù)量金額科目初始余額錄入B、科目下設核算項目的錄入方法?？颇肯略O了 “物料”核算項目，由于核算項目類別中不同的物料會有不同的計量單位，即 使同一個物料其中基本計量單位、輔助計量單位等也會設置不同，但是要明確一點物料中的基 本計量單位就是單位組中的默認計量單位，而科目中的缺省計量單位不一定是單位組中的默認 計量單位，所以下設了核算項目物料的科目，在初始數(shù)據錄入時，數(shù)量的單位是以具體物料的 基本計量單位為標準的。（物料對應的基

40、本計量單位與物料所屬科目選擇的計量單位組中的默認 計量單位一致）。結合案例：科目初始數(shù)據錄入時，單擊核算項目欄中的，在彈出的“核 算項目初始數(shù)據錄入”界面，選擇物料錄入本年累計借、貸方發(fā)生額、期初余額，其中001涂料的數(shù)量單位為千克，002機箱的數(shù)量單位為個。如下圖所示。圖1-26數(shù)量金額科目初始余額錄入第四步：帶核算項目科目的初始數(shù)據錄入。科目設置了核算項目，在初始數(shù)據錄入時，會 在科目的核算項目欄中做一標記， 單擊，系統(tǒng)自動切換到核算項目的初始余額錄 入界面。圖1-27核算項目初始余額錄入第五步：損益類科目初始數(shù)據錄入。如果科目是損益類科目，當光標移到該科目時，系統(tǒng) 會自動彈出“實際損益發(fā)

41、生額”供用戶錄入，如下圖所示。圖1-28損益類科目初始余額錄入第六步：上述數(shù)據輸入無誤后，在幣別窗口選擇 <綜合本位幣 >,匯總各幣別數(shù)據，然后單 擊【平衡】，查看初始數(shù)據試算平衡情況，最終試算結果平衡即可，如下圖所示。圖1-29試算平衡第七步：結束初始化，如下圖所示。圖1-30結束初始化0r 注意：1、損益類科目的錄入方法。年中啟用賬套，在表結法下，初始化時，損益類科目處于未結平狀態(tài)，即余額不為零，此時無需錄入科目的“實際損益發(fā)生額”， 與一般科 目一樣錄入本年累計借方、累計貸方及期初余額。在賬結法下，初始化時，損益類科 目處于已結平狀態(tài)，即余額為零，此時需要錄入本年累計借方、累

42、計貸方及賬套啟用 之前的實際損益發(fā)生額。2、有外幣的情況，必須切換到綜合本位幣下再試算平衡，試算平衡后則可結束初始 化，試算不平衡則不能結束初始化。1.2.4 憑證處理上述設置工作完成后，即可錄入當期有關憑證數(shù)據了，在總賬報表系統(tǒng)的主窗口中，單擊 “憑證處理”進入憑證使用的模塊中，系統(tǒng)為您提供了憑證錄入、憑證查詢、憑證過賬、憑證 匯總、模式憑證、雙敲審核、標準憑證引入、標準憑證引出等功能，使憑證的錄入更迅速、準 確。1 .憑證錄入日常處理中“憑證錄入”窗口是用戶使用最頻繁的窗口，憑證錄入對于用戶來說，是用戶 工作量最大部分。單擊“憑證處理”中的“憑證錄入”，進入如下窗體，如下圖所示：圖1-31

43、憑證錄入界面下面為您介紹重要操作憑證增加的一些操作：1）憑證日期業(yè)務日期：是此業(yè)務實際發(fā)生日期；日期：是制單日期；請注意兩者的區(qū)別。 注意：1、系統(tǒng)會自動給出上一次錄入的最后一張憑證的日期，可以修改。憑證錄入的日期 若在當前的會計期間之前，則系統(tǒng)不允許輸入；但允許輸入本期以后的任意期間的記賬憑證，在過賬時系統(tǒng)只處理本期的記賬憑證，以后期間的憑證不作處理。2）憑證號憑證號系統(tǒng)會自動給出，按照當前期間同類憑證的最大號加 1給出。用戶不作憑證號調整, 系統(tǒng)將按統(tǒng)一大流水方追加憑證號。作完一個憑證后必須保存之后系統(tǒng)才會給出該憑證的憑證 號，如果憑證未保存，該憑證無效，不占用憑證號。3）摘要欄摘要錄入有

44、兩種方法，一是對于錄入速度比較快的用戶可采用直接錄入。二是為了提高錄 入速度，點擊功能鍵F7,在摘要庫中自動引入常用摘要。新增摘要庫操作步驟：第一步：單擊熱鍵F7,將彈出摘要庫窗口，如下圖：圖1-32憑證摘庫錄入界面第二步：選擇“編輯”標簽頁，單擊編輯窗口下方“新增”，彈出下面窗口，如下圖所示圖1-33憑證摘庫錄入界面第三步：首先要求增加摘要具體大類，指示圖標箭頭所示，然后再增加相應類別具體內容（摘要具體內容是以代碼+名稱表示）圖1-34憑證摘庫錄入界面第四步：最后單擊“保存”。系統(tǒng)提供了摘要庫的功能，在憑證錄入界面，將光標移動到摘要欄，您可以選擇已錄入摘 要庫中的摘要，點擊“確定”后，摘要會

45、自動添入當前的憑證中。您可以對摘要庫進行編輯：增加、修改、刪除等。專家指點：系統(tǒng)提供了摘要的快速復制功能：在錄入完第一條摘要以后，將光標移到憑證欄中的下一 條摘要處，錄入“.”，復制上一條摘要，錄入“ ”復制第一條摘要。4）會計科目欄在科目欄中錄入會計科目的方法有多種。下面介紹錄入的主要三種方法：A、第一種方法若您對本單位的會計科目代碼記得相當?shù)氖炀?，您可以在會計科目欄直接輸入會計科目代碼，這種方法這無疑是一個最快捷的方式。在錄入過程中左下方的狀態(tài)欄會隨時 動態(tài)提示代碼所對應的科目名稱，如果輸入完代碼后，狀態(tài)欄中沒有科目名稱顯示，則說明輸 入的代碼有錯誤。B、第二種方法是單擊“ F7”熱鍵，可

46、以直接彈出會計科目列表，您可以選定科目后雙擊或 單擊確定按鈕將其寫入憑證。G如果您在會計科目設置中定義了助記碼， 則可以在此直接輸入助記碼，系統(tǒng)會自動找到 該科目將其寫入憑證。專家指點：A、系統(tǒng)同時提供鍵盤操作，如果您需要錄入某一類的科目，按該類科目代碼的第一個數(shù)字， 系統(tǒng)將為您顯示該類別下的所有的會計科目，如您需要錄入負債類的科目，負債類科目的代碼 的第一個數(shù)字為2,在鍵盤上按數(shù)字2,系統(tǒng)將為您顯示所有的負債類科目的代碼，這樣將大大節(jié)約您錄入憑證的時間，提高工作的效率。B、如果會計科目中設定了 “核算單一外幣”選項，則在輸入科目代碼之后，系統(tǒng)會顯示出 外幣輸入格式，顯示出幣別代碼，匯率數(shù)據，

47、要求您輸入原幣金額。如果選擇了 “核算所有外幣”，在輸入外幣時還必須對幣別進行選擇。 輸入原幣金額后，系統(tǒng)會自動根據匯率折算為折合 本位幣金額并顯示在金額欄中，折合本位幣金額可以修改，若原幣乘以匯率不等于金額，系統(tǒng) 會提示是否繼續(xù)。G如果會計科目中選擇了下設數(shù)量金額核算， 系統(tǒng)會要求您輸入數(shù)量和單價，系統(tǒng)會檢驗 數(shù)量單價的乘積是否與原幣金額相等，如不相等，系統(tǒng)會提示是否繼續(xù)。D如果選擇“是”則按輸入的金額保存，若選擇“否”則系統(tǒng)要求修改相應項目，以使金 額=數(shù)量*單價。注意：1、如果所選的科目下設核算項目，則在選定了該科目后，系統(tǒng)會自動提示錄入核算 項目代碼會計科目和核算項目的錄入都可采用前面

48、所述的模糊查詢的功能實現(xiàn)快速 錄入。2、對于核算項目的獲取，系統(tǒng)除了模糊查詢之外， 還可以通過查找功能來實現(xiàn)， 點 擊“查找”，系統(tǒng)提示錄入核算項目及其相關附屬信息，確認后，就可以獲取相關核 算項目。5）金額欄在輸入完前面的項目以后，就可以輸入金額了，金額分為借方金額和貸方金額兩欄，每條 分錄的金額只能在借方或貸方，不能在借貸雙方同時存在。如果要將已錄入的金額轉換到另一 方，只需將光標定位于要轉換的金額欄上，然后按“空格”鍵進行切換。若要輸入負金額，在 錄入數(shù)字后再輸入“-”號，系統(tǒng)即會以紅字顯示。操作：這里要求用戶請在金額欄直接錄入“20000”；結算方式：支票專家指點：A、如果需要清除金額

49、欄中的數(shù)據，只需將光標移至金額處，敲“ ESC鍵即可。您可點擊 “Ctrl ”和“F7”兩個功能鍵在有關窗口進行數(shù)據平衡。如果入錯了借貸方向，空格鍵可以切 換金額方向。6）憑證保存將以上會計科目的內容全部輸入之后，一個會計憑證便完成了，此時如果按工具條中保存 按鈕或是選擇編輯菜單中的保存憑證的選項，系統(tǒng)將保存該憑證。您如果要退出憑證錄入狀態(tài) 或是錄入一張新憑證，系統(tǒng)將提示您憑證已修改，是否保存變動，確定之后您可退出錄入憑證 狀態(tài)或是繼續(xù)錄入新憑證。如果憑證沒有摘要或是借貸方金額不相等或是其他的地方有錯誤， 系統(tǒng)將提示您修改憑證，修改正確后方可保存退出。注意：1、憑證保存后立即新增：未選此項，憑

50、證保存后，您必須按“新增”或快捷鍵F4才能新增憑證。7）憑證頁面設置對于憑證的頁面的顯示，系統(tǒng)提供了靈活的頁面設置功能，您可以根據自身的愛好和需要 自行設置憑證頁面的顯示格式。按工具條中的頁面按鈕，系統(tǒng)將為您彈出頁面設置的窗口，如 圖所示：圖1-35憑證頁面設置點擊“標題”標簽您可以設置憑證的標題：如憑證項目，您可以寫為記賬憑證，也可以改為收款憑證、付款憑證或是別的憑證類別， 參考消息您可以改為輔助信息等，其他依此類推，您都可以修改憑證的標題，對于外資企業(yè)， 您也可以將相關的條目定義為英語，點擊“尺寸”標簽，系統(tǒng)將顯示憑證尺寸定義的窗口：在尺寸定義的窗口中可以設置欄目的高度和寬度。您可以詳細定

51、義標題欄、分錄、合計欄 的高度；定義摘要欄、科目欄、幣別/單位、匯率/單價、原幣/數(shù)量、借方欄、貸方欄的寬度； 定義頁面的上邊距、下邊距、左邊距和右邊距的大?。贿x擇計量的單位可以是厘米、英寸或是 象素。將圖中各個欄目的寬度和高度定義完成之后，按確認按鈕，確定您所做的定義，一個漂 亮的憑證格式便產生了。點擊“選項”標簽，系統(tǒng)進入選項的操作窗口：在選項的窗口中，您可以選擇確定憑證的錄入界面是否顯示人民幣大寫、是否打印外幣、 是否打印數(shù)量以及每張憑證打印的分錄的數(shù)目，按確認按鈕確定您的選擇。點擊“字體”標簽，系統(tǒng)將進入字體定義的窗口:在字體的操作窗口，您可以定義憑證頭字體、分錄標題字體、分錄內容字體

52、、分錄數(shù)字字 體。如您要定義憑證頭的字體，按憑證頭字體的按鈕，系統(tǒng)將為您彈出定義字體的窗口，提供 各種字體由您選擇。您可以選擇字體、字型、字的大小，在示例窗口中您可以看到您定義的字 的形狀和大小，其他欄目的字體的定義同憑證頭的定義方法類似。點擊“顏色”標簽，進入憑證顏色的設置：在顏色設置的窗口中，您可以設置憑證的背景顏色、憑證頭顏色、分錄背景、合計欄背景、 負數(shù)的顯示顏色、千分位顏色、數(shù)字分隔顏色、小數(shù)位的顏色、分錄文字顏色、憑證頭文字顏 色、活動單元的背景顏色。系統(tǒng)為您提供了各種顏色，任由您選擇。進行憑證頁面的設置后， 您可以將自己的憑證錄入界面做得豐富多彩，斑斕多姿，當然，所有的設計方案都

53、可以保存。8）憑證修改如果要修改一張末審核的憑證，只需將鼠標指向憑證所需修該的地方，單擊鼠標左鍵，重 新錄入新的內容即可。注意對于審核過憑證修改的方法首先由審核人“銷章”后，即取消審核標致，才允以制單 人修改。如果錄入的憑證未保存，此時您想錄入一張新的憑證而將未保存的憑證作廢，您只需按工 具條中的還原按鈕即可將您不需要的內容全部清除，您可以重新錄入一張新的憑證。9）憑證預覽與打印錄入的憑證只有經過保存后，才能進行預覽、打印，點擊預覽圖標。此時，您直接可以將 憑證輸出到打印機，當然，如果您需要固定且漂亮地輸出憑證，可以選擇憑證套打，憑證將以套打的格式顯示。憑證是登記賬簿的依據。最后輸出賬簿的正誤

54、完全取決于憑證錄入。因此錄入憑證時一定 要認真、準確。在實際的工作當中，可以直接在計算機上根據審核無誤的原始單據來錄入記賬 憑證，也可以先手工制單再錄入計算機。錄入的憑證后，若查看或修改已錄入的憑證，方法是關閉當前錄入窗口，進入憑證查詢一 確定一修改。在憑證錄入窗口中用戶所錄入的憑證都是以會計分錄序時簿形式存在，在此窗口 中就可看到想要查看和想要修改的憑證了。2 .憑證查詢金蝶K/3提供用戶靈活方便的憑證查詢方式，查詢方式分兩種方式，一種是無機查詢；一 種有機查詢。A、無機查詢方式用戶每次進入憑證錄入窗口時，或單擊憑證查詢主窗口中“查詢”菜單中“過濾條件”，系統(tǒng)都將彈出上圖所示窗口，用戶直接單擊確定，將是以系統(tǒng)默認的條件查詢，此方法就是無機 查詢方式。注意：在下邊有“未審核”、“已審核”、“全部”；“未過賬”、“已過賬”、“全部”幾 種憑證大類方式，用戶可根據需要按大類進行分類直接查詢。B、有機查詢方式上一種方式是一種按憑證大類條件進行憑證查詢，在憑證查詢主窗口 ”會計分錄序時簿” 中顯示此條件所有憑證。那么要